Автоматизация документооборота в канцелярии

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1 Общая характеристика КГБУЗ «Городская больница №2»

1.1 Канцелярия как структурное подразделение, ведающее делопроизводством в КГБУЗ №2

Глава 2 Теоретические основы документооборота в КГБУЗ №2

2.1 Основные принципы организации канцелярской работы

2.2 Типы документов, классификация и их взаимосвязи

2.3 Типовые процессы канцелярии

2.4 Отчетность канцелярии о проделанной работе, оперативные отчеты и аналитические отчеты

2.5 Канцелярия и специализированное делопроизводство

Глава 3 Автоматизация документооборота КГБУЗ №2

3.1 Необходимость автоматизированных систем документооборота.

3.2 Цели автоматизации документооборота организации

3.3 Средства автоматизации документооборота КГБУЗ №2

3.4 Пакет управления документооборотом Action Workflow

3.5 Средство автоматизации Пакет Microsoft Office for Windows

3.6 Анализ эффективности автоматизации документооборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А Документирование без автоматизированной системы

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Взаимосвязи документов

ПРИЛОЖЕНИЕ В Процесс прямой обработки входящего документа

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Внедрение системы электронного документооборота

ПРИЛОЖЕНИЕ Д Принцип автоматизированного документооборота

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Электронный документооборот - «BB Workspace»

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Организация систем электронного документооборота

ПРИЛОЖЕНИЕ И Система SoftSolutions

ПРИЛОЖЕНИЕ К Система OCR (Optical Character Recognition)

ПРИЛОЖЕНИЕ Л Операционная система Windows

ПРИЛОЖЕНИЕ М База данных Lotus Notes

ПРИЛОЖЕНИЕ Н Технология Groupware и Staffware

ПРИЛОЖЕНИЕ П Продукт Action Workflow

ПРИЛОЖЕНИЕ Р Панель управления продукт Action Workflow

ПРИЛОЖЕНИЕ С Набор прикладных программ Microsoft Office

ПРИЛОЖЕНИЕ Т Эффективность автоматизации документооборота

ВВЕДЕНИЕ

Системы управления документацией являются средством автоматизации бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок.

Исходя из вышесказанного, я сформулировала цель работы - выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.

В соответствии с целью и в работе ставятся задачи: обозначить и определить предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией в канцелярии; обозначить и определить современные условия автоматизированных систем управления документацией в канцелярии; выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией.

Объектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией в КГБУЗ «Городская больница №2», а именно работа канцелярии, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Актуальность темы: Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства. Качество информации определяет качество управления. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Глава 1 Общая характеристика КГБУЗ №2

1.1 Канцелярия как Структурное подразделение, ведающее делопроизводством в КГБУЗ «Городская больница№2»

КГБУЗ «Городская больница №2» - это современное многопрофильное лечебное учреждение. Учреждение является некоммерческой организацией, имеет организационно-правовую форму - бюджетное учреждение, является городской больницей, создано для осуществления первичной медико-санитарной помощи и иной медицинской деятельности на территории городского округа и входит в муниципальную систему здравоохранения г. Комсомольска - на - Амуре Хабаровского края.

Цель структуры управления КГБУЗ №2 состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед учреждением задач: снижение трудоемкости производства, производственных затрат; повышение активности сотрудников; повышение качества предоставляемых услуг.

Служба делопроизводства строится в зависимости от принятой в учреждении формы организации - централизованной, децентрализованной или смешанной.

В КГБУЗ «Городская больница №2» используется смешанная форма: одна часть операций (прием, регистрация, контроль, отправка документов) централизуется, а другая (хранение документов, формирование дел, справочно-информационное обслуживание) децентрализуется.

В больнице существуют структурные подразделения, ведающие делопроизводством: кадровые отделы, канцелярии, управления делами, секретариаты, общие отделы.

Основная задача канцелярии больницы, заключается в обеспечении четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении. Для выполнения этой задачи в составе канцелярии предусматриваются соответствующие подразделения (группы), в которые входят секретари, делопроизводители, машинистки, стенографистки, архивариусы, инспекторы, и так далее.

Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом главного врача больницы.

Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями, утвержденными главным врачом, распределение обязанностей между ними производит заведующий канцелярией. Канцелярия имеет печать с обозначением своего наименования.

Основной целью канцелярии является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики.

В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления канцелярия решает следующие задачи: постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота, унификация форм документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в больнице.

Канцелярия КГБУЗ «Городская больница №2» выполняет следующие функции:

Разработка и ведение Альбома унифицированных форм документов, внесение в них изменений;

Установление порядка прохождения и обработки документов, составление схем документооборота, внедрение новых технологических приемов работы с документами;

Прием, учет, регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;

Ведение информационно - справочной работы по документам;

Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов;

Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству;

Разработка сводной номенклатуры дел больницы, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;

Обеспечение формирования и оформления дел, описания и уничтожения дел;

Осуществление контроля за порядком формирования дел в структурных подразделениях, их хранением и использованием;

Организация работы с письменными обращениями граждан;

Организация работы с документами ограниченного доступа;

Глава 2 Теоретические основы документооборота в КГБУЗ «Городская больница№2»

2.1 Основные принципы организации канцелярской работы

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В КГБУЗ «Городская больница №2" есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины документооборота в данной организации система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

2.2 Типы документов, классификация и их взаимосвязи

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе данной организации, достаточно много. В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов, например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. Через канцелярию больницы проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия и приказы руководства больницы.

Организация работы с документами без автоматизированной системы - в приложении А.

Все документы, проходящие через канцелярию больницы являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие.

Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения. В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

Взаимосвязи документов представлены в приложении Б.

2.3 Типовые процессы канцелярии

Основным процессом канцелярии является прохождение по учреждению входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

1.Непосредственно исполнителю.

2.На принятие решения в центральный аппарат.

Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат больницы. Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является главный врач или его заместители. Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы.

По существующей практике работы канцелярии в КГБУЗ «Городская больница №2» на контроль ставятся только дела, проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб работников канцелярий, дела, проходящие по первой схеме часто “провисают”, т.е. теряются в ходе обработки.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа.

Процесс прямой обработки входящего документа в приложении В.

2.4 Отчетность канцелярии о проделанной работе, оперативные отчеты и аналитические отчеты

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству больницы о потоке документов. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:

Оперативные. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в организации.

Оперативные отчеты - это получение информации для оперативного управления организацией. Они готовятся от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными.

Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.

Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени. Сводные отчеты поступают к руководству организации или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства.

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. Аналитические отчеты выдаются по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты показывают работу больницы за определенный период времени.

2.5 Канцелярия и специализированное делопроизводство

Документооборот в КГБУЗ «Городская больница №2» не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения организации.

Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему, работающую со структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. В данной организации удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота, как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например - бухгалтерия), в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами: они связаны с основной производственной деятельностью организации; на них существуют жесткие маршруты прохождения документов; они работаю со структурированными документами; документы подвергаются сложной и специфической обработке, которую нужно программно проверять и поддерживать (контракт-счет-накладная).

С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или подразделений предприятия.

Глава 3 Автоматизация документооборота КГБУЗ №2

3.1 Необходимость автоматизированных систем документооборота

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. Сейчас организация сталкивается с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учреждение остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В КГБУЗ «Городская больница №2» важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через организацию. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

В КГБУЗ «Городская больница №2» введена система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.

Внедрение системы электронного документооборота в приложении Г.

При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы: технология (на основе современных компьютерных комплексов); корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах); психология пользователей и их обучение.

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

Принцип работы автоматизированной системы документооборота представлен в приложении Д.

3.2 Цели автоматизации документооборота организации

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

повышение качества и оперативности управления;

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации.

Система электронного документооборота - «BB Workspace» представлена в приложении Е.

Эти цели можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов: повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации; унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

Организация документооборота и исполнения документов: исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации); исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации); упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация); повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами; сокращение сроков исполнения и прохождения документов; своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

Организация контроля исполнения документов: объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных); оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

Организация хранения документов, поисковая система: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним; обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу; обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

Организация работы систем электронного документооборота представлена в приложении Ж.

3.3 Средства автоматизации документооборота

Рассмотрим основные методы автоматизации документооборота канцелярии. Данная организация представляет собой совокупность подразделений, филиалов, отделов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни информации являются: ввод информации в систему; хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами; вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации: система SoftSolutions.

Система SoftSolutions представлена в приложении И.

Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

Система OCR (Optical Character Recognition) в приложении К.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в данную организацию поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации.

В современных операционных системах типа Windows есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Операционная система Windows представлена в приложении Л.

В КГБУЗ «Городская больница №2» применяется специфический метод хранения, реализованный в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов.

База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

База данных Lotus Notes представлена в приложении М.

Организация и автоматизация в КГБУЗ «Городская больница №2» с документами строятся на технологиях Groupware и Workflow. Технологии Groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа: сетевой доступ к файлам и базе данных; локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии); терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста.

Так же используется такая система, как Staffware. В основу архитектуры системы были положены три принципа: независимость, открытость и интегрированность. Как и большинство современных программных комплексов, пакет использует парадигму клиент/сервер, позволяя строить как одноузловые конфигурации, например Unix-сервер, вокруг которого размещается множество рабочих мест (Windows, NT, OS/2, удаленный терминал типа VT100, Macintosh), так и многоузловые, содержащие несколько серверов, работающих под управлением ОС Unix или NT и оперирующих своим подмножеством клиентов. Клиентский компонент Staffware имеет пользовательский интерфейс, настроенный на конкретную прикладную область и отражающий очередь рабочих заданий сотрудника компании или организации. Связь между клиентом и сервером осуществляется при помощи механизма удаленного вызова процедур (RPC), позволяющего одной программе использовать сервис другой.

Технология Groupware и Staffware в приложении Н.

3.4 Пакет управления документооборотом Action Workflow

В КГБУЗ «Городская больница №2» активно используются возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Продукт Action Workflow компании Action Technologies представлен в приложении П.

Технологии класса Workflow служат для автоматизации документооборота не только в канцелярии, но и во всей организации и для них характерно: поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии “цикл” (“loop”). В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Панель управления продукт Action Workflow в приложении Р.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации: обработка текста; электронные таблицы; деловая и презентационная графика; планирование работ и совещаний; генерация отчетов из базы данных; мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печати документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

3.5 Средство автоматизации Пакет Microsoft Office for Windows

Microsoft Office for Windows представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современной организации, которые объединены в один пакет и работают как единое целое. Это мощный набор программ и инструментов для делопроизводства, организации и ведения бизнеса.

Набор прикладных программ Microsoft Office for Windows представлен в приложении С.

В КГБУЗ «Городская больница №2» пакет Microsoft Office применяется для работы во всех структурных подразделениях, в том числе и канцелярии.

В пакет Microsoft Office 2010 входят следующие программы и компоненты:

Word - мощный текстовый редактор позволит создавать документы любой сложности.

Excel - программа для работы с таблицами и формулами.

PowerPoint - набор инструментов для создания презентаций.

Outlook - возьмет на себя заботу по работе с пользовательской электронной почтой.

OneNote - удобный инструмент для хранения данных, доступ к которым можно получить с любого компьютера. Можно вести записи и дневники как персонально, так и совместно с другими пользователями.

Access - мощное средство для создания и работе с базами данных.

InfoPath сбор и обработка различных данных.

Communicator - удобное средство общения между людьми посредством отправки мгновенных текстовых сообщений, голосового общения и видеоконференций.

Publisher - инструмент для подготовки публикаций.

Visio - работа с графиками и диаграммами.

Project - средство управления проектами.

SharePoint Designer - построение приложений на базе SharePoint.

Picture Manager - работа с графическими файлами рисунками, фотографиями.

Document Image Writer - виртуальный принтер, позволяющий создавать документы в формате «Microsoft Document Imaging Format» из любой программы поддерживающей вывод данных на печать.

Diagnostics - инструмент для проверки и восстановления работы поврежденных приложений пакета Microsoft Office.

Встроенное средство разработки макросов VBA позволяет настраивать и автоматизировать работу с документами по желанию пользователя. 

С помощью Microsoft Office можно организовать совместную работу сотрудников независимо от их местонахождения, собирать и хранить в одном месте данные любых типов, быстро находить и распределять нужные материалы, а также с легкостью обмениваться информацией и обновлять ее.

3.6 Анализ эффективности автоматизации документооборота

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели.

Цели внедрения автоматизации документооборота в КГБУЗ «Городская больница №2»:

автоматизация потоков документов;

автоматизация контроля исполнения документов и поручений;

повышение исполнительской дисциплины;

наведение порядка в работе с документами;

сокращение времени на операции с документами;

переход к безбумажным технологиям;

Таким образом, можно определить эффективность использования автоматизированного документооборота.

В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

экономический - его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией автоматизации. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.

финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования автоматизации, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,

ресурсный - его показателями отражают влияние использования автоматизации на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.

научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность автоматизации;

социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации автоматизации, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

Эффективность автоматизации документооборота представлена в приложении Т.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы в качестве носителей информации выступают как непременный элемент внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных работников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а так же материалом для справочно-поисковой работы. Чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее будет работа организации. В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Анализ деятельности позволяет установить, что в КГБУЗ «Городская больница №2» достаточно эффективно использует собственные и привлеченные ресурсы в процессе производственной деятельности, Организационная структура КГБУЗ «Городская больница №2» обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья призваны командовать, а функциональные - консультировать. Это позволяет рационально сочетать линейные подразделения, выполняющие весь объем основной производственной деятельности, с отделами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей организации. Однако на предприятии документооборот имеет ярко выраженный вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей организационной структуры управления. Любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении. В Очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства КГБУЗ «Городская больница №2» и, следовательно, эффективности работы самого предприятия.

В исследовании была обозначена эффективность существующего документооборота в канцелярии, сформулирована цель - повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота Action Workflow, Технология Groupware которые отвечают высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Однако наряду с в положительными сторонами автоматизации документооборота имеются и отрицательные: переобучение персонала; увеличение объема документооборота, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный.

Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения в организации, в том числе и канцелярии.

В курсовой работе я попыталась выявить предпосылки развития и показать современные условия автоматизированных систем управления документацией. Четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха. Очевидно, что рассмотренные технологии весьма дорого стоят и "по плечу" только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, что пользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Подобная автоматизация позволяет: повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации; изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Книга одного автора

1 Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие. - М.: Издательская группа ИНФРА. М - НОРМА, 1997.

2 Баград М. В. О некоторых методологических вопросах классификации документации. - Ашхабад, 1978.

3 Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. - М.: Финансы и статистика, 1995.

4 Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 1975.

5 Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр. ВНИИДАД. - М., 1983.

6 Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 1987.

7 Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. - 1990.

Книга двух авторов

1 Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: Учебное пособие. - М.: Эксмо, 2008. - 560с.

2 Белов А.А., Сонин Д.О. Ссистемные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. - 2009. - № 1. - С. 17-20.

3 Данилов А.Д., Боровцов А.Н. GTD, коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с распределенной структурой // Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2011. - Т. 7. - № 1. - С. 69-73.

4 Клименко С.Г., Корчагин А.С. Автоматизация проектирования и верификации компонент программной системы электронного документооборота на основе автоматного подхода // Системы управления и информационные технологии. - 2009. - № 2.1 (36). - С. 136-140.

Книга трех авторов

1 Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 1978.

2 Дворовой И.Г., Соловьев Н.А., Тишина Н.А. Автоматизация администрирования безопасности электронного документооборота... // Информация и безопасность. - 2010. - Т. 13. - № 1. - С. 115-118.

Стандарт, сборник стандартов, строительные нормы и правила

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.

2 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

4 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.

канцелярия документация управление автоматизация

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Работа с документами без автоматизированной системы

Форма документа	Документопоток
	входящей информации	внутренних документов	исходящей информации
Электронные документы	Сообщения электронной почты, факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети, факсы	Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные документы	Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, реклама	Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документы	Письма, договоры и контракты, пресс - релизы

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Взаимосвязи документов

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Процесс прямой обработки входящего документа

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Внедрение системы электронного документооборота

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Принцип автоматизированного документооборота

ПРИЛОЖЕНИЕ Е

Система электронного документооборота - «BB Workspace»

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж

Организация систем электронного документооборота

ПРИЛОЖЕНИЕ И

Система SoftSolutions

ПРИЛОЖЕНИЕ К

Система OCR (Optical Character Recognition)

ПРИЛОЖЕНИЕ Л

Операционная система Windows

ПРИЛОЖЕНИЕ М

База данных Lotus Notes

ПРИЛОЖЕНИЕ Н

Технология Groupware и Staffware

ПРИЛОЖЕНИЕ П

Продукт Action Workflow компании Action Technologies

ПРИЛОЖЕНИЕ Р

Панель управления продукт Action Workflow

ПРИЛОЖЕНИЕ С

Набор прикладных программ Microsoft Office for Windows

ПРИЛОЖЕНИЕ Т

Эффективность автоматизации документооборота

Размещено на Allbest.ru

...