Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тульский государственный университет»

Факультет экономики и менеджмента

Кафедра «Финансы и менеджмент»

КОНТРОЛЬНО-КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Теория менеджмента»

на тему: «Тайм-менеджмент и распределение свободного времени

бизнес-леди»

Выполнила:

студентка гр. 720533

Зайцева К.К.

Руководитель:

Михалева Е.П.

Тула 2014

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы использования рабочего времени

1.1 Рабочее время как социально-экономическая категория

1.2 Теоретические основы анализа эффективности использования рабочего времени

Глава 2. Тайм-менеджмент как система управлением временем

2.1 Причины дефицита времени

2.2 Основные принципы постановки целей

2.3 Планирование времени

Глава 3. Тайм-менеджмент для бизнес-леди

3.1 Планирование времени-основа эффективной деятельности

3.2 Принципы планирования, расстановка приоритетов

Заключение

Список литературы

Введение

Теория управления - наука о принципах и методах управления различными системами, процессами и объектами. На теорию управления помимо фундаментальных наук (философия, история, экономика, математика) повлияли и некоторые смежные науки, например, психология, социология, риторика, логика. Психология изучает поведение, интересы, способности, темперамент, характер человека, отношения с другими людьми. Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования; позволяет достигать поставленных целей.

По мнению некоторых лидеров, основоположников тайм-менеджмента, именно взаимоотношения людей оказывают ключевое влияние на успех, а не профессиональные качества.

Найти смысл жизни, быть нужным, организованным человеком, достойным руководителем - об этом мечтают многие, но далеко не все этого достигают. Я ознакомилась с несколькими работами, различными подходами о том, как определять важность целей, планировать дела и экономить время. На мой взгляд, эти рекомендации помогут любому человеку, который стремится стать успешным в своей профессиональной деятельности и в целом повысить качество жизни.

Целью выполнения ККР является изучение тайм-менеджмента и распределение свободного времени бизнес-леди.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- освоить теоретические основы использования рабочего времени;

- изучить тайм-менеджмент как система управлением временем;

- рассмотреть причины дефицита времени

- ознакомиться с тайм-менджментом для бизнес-леди;

Теоретической основой выполнения ККР являются труды зарубежных и отечественных ученых, периодическая печать по вопросам : "Тайм-менеджмента и распределение свободного времени бизнес-леди".

Глава 1. Теоретические основы использования рабочего времени

1.1 Рабочее время как социально-экономическая категория

В условиях рынка повышается роль труда как основы существования и развития общества. Материальные и духовные блага для удовлетворения потребностей человека создаются в процессе труда. Труд осуществляется в пространстве и во времени. Рабочее время и есть время, отведенное труду.

Это - естественная мера затрат труда. Поэтому, как и сам труд, оно имеет место на всех ступенях развития общества. Процесс труда не бывает вне времени. Но, являясь категорией, свойственной всем общественно - кономическим формациям, рабочее время проявляет различное содержание в зависимости от формации.

По социально-экономическому содержанию рабочий день состоит из основного и дополнительного времени, периодов необходимого и прибавочного труда. Его структура прежде всего отражает отношение между людьми по поводу производства и присвоения созданного продукта, его составных частей [15, с. 107].

Деление рабочего времени, труда и продукта на необходимый и прибавочный обусловлено различной ролью и назначением этих составных частей в воспроизводстве, удовлетворении личных, коллективных и общественных потребностей людей. Это деление в условиях рынка связано с необходимостью обеспечения, с одной стороны, непрерывности производства, а с другой - процесса расширенного воспроизводства.

В каждой общественно-экономической формации продукт, созданный в течение необходимого рабочего времени, проявляется в различных специфических формах. Созданный в течение необходимого рабочего времени продукт, кроме индивидуальной заработной платы, Рабочее время, затрачиваемое сверх необходимого, является прибавочным временем. Определенное количество прибавочного труда требуется для страхового фонда от разного рода случайностей для обеспечения необходимого, соответствующего развитию потребностей и росту населения, прогрессивного расширения процесса воспроизводства [11, с. 224].

Деление рабочего времени на необходимое и прибавочное сохраняется и в условиях рынка, оно выражает способность рабочей силы производить больше, чем потреблять. Рыночные отношения требуют неизмеримо быстрее развивать способность к труду, обеспечить возможность быстрого экономического, умственного и нравственного прогресса. Прибавочное рабочее время - та часть рабочего времени, в течение которой работниками производительного труда создается продукт, необходимый для расширения производственных мощностей предприятия и удовлетворения потребностей общества, связанных с созданием резервных и страховых фондов, расходами на государственное управление и благотворительные цели.

Между рабочим временем, рабочим днем и живым трудом существует тесная взаимосвязь, проявляющаяся в их диалектическом единстве и различии. Рабочее время выступает общественной мерой затрат труда, выражаемой в минутах, часах, днях и других единицах измерения. В этой форме рабочее время присуще всем экономическим формациям и количество рабочего времени на производство единицы продукции характеризует производительность труда. Эта форма рабочего времени является основой закона экономии времени, поскольку каждая страна стремится производить необходимые продукты при минимальных затратах труда, естественно, данное обстоятельство отражается на конкурентоспособности продукции. В условиях товарного производства оно является вместе с тем и мерилом стоимости товара, определяемой не индивидуальным, а общественно необходимым временем, которое затрачивается при средних условиях производства (средней производительности труда, среднем уровне квалификации, умелости работника).

Количеством времени измеряется и продолжительность рабочего дня, в течение которого рабочий создает готовые товары или выполняет определенную работу. Следовательно, рабочее время выступает в трех взаимосвязанных функциях: в качестве меры затрат труда, меры стоимости товара и измерителя величины рабочего дня [15, с. 132]. Названные выше превращенные формы рабочего времени взаимосвязаны и последовательно обуславливают друг друга. Так, рабочее время в качестве меры величины стоимости на определенной ступени развития рыночных отношений служит специфической формой выражения рабочего времени как непосредственной меры затрат труда.

Вместе с тем оно выражается в юридически установленном рабочем времени. Стоимостная и правовая форма рабочего времени существуют самостоятельно, параллельно по отношению к рабочему времени в форме меры затрат труда и по отношению друг к другу. Так складывается и объясняется многозначность понятия «рабочее время». Одно и то же рабочее время может выражать неодинаковую продолжительность рабочего дня и различное количество затраченного труда.

В экономической литературе рабочий день определяется как регламентированное законом время суток, на протяжении которого работающий должен находиться на рабочем месте и выполнять возложенные на него функции. Но содержание рабочего дня не сводится только ко времени пребывания на рабочем месте. Оно предполагает также определенную напряженность труда. Ведь труд, как целесообразная, полезная деятельность человека, затрачивается не с одинаковой интенсивностью и производительностью. С усилением напряженности труда трудовые затраты увеличиваются, а с ростом продуктивности - уменьшаются в единицу времени. Отклонения от их среднего уровня вызывают соответствующие изменения в рабочем дне. Более интенсивный труд означает по существу уплотнение рабочего времени и скрытое удлинение рабочего дня. Фактическое расхождение между ними устраняется лишь при среднем напряжении трудовой деятельности [10, с. 137].

Интенсивность труда характеризует его напряженность, степень расхода умственной и мускульной энергии работника. Она определяется затратами труда в единицу рабочего времени. Под нормальной интенсивностью труда понимается та, при которой, во-первых, достигается полное и высокопроизводительное использование рабочего времени, во-вторых, обеспечивается нормальная жизнедеятельность организма, т.е. человек за время труда расходует такое количество умственной, нервной и физической энергии, которое он полностью восстанавливает во внерабочее время [18, с. 47]. тайм менеджмент планирование цель

Вопросам рационального использования рабочего времени посвящен ряд работ ведущих ученых-экономистов на различных этапах развития экономики. Много внимания проблеме улучшения использования рабочего времени уделил в своих работах академик С.Г. Струмилин, который впервые всесторонне исследовал рабочее время различных категорий работающих за период с 1897 по 1935 годы. Еще в 1925 г. С.Г. Струмилин писал: «Неизбежный с развитием промышленности подъем эффективности и оплаты индустриального труда научит всех и каждого - как на работе, так и в домашнем быту - ценить и учитывать не только каждый безрезультатно затраченный час, но и каждую минуту [16, с. 54].

Однако до сих пор среди ученых-экономистов существуют различные мнения по целому ряду вопросов, связанных с социально-экономической сущностью рабочего времени. В полной мере не разрешены проблемы соотношения родственных категорий «рабочее время» и «рабочий день». Изучение различных позиций показывает, что под рабочим временем часто подразумевают то время суток, в течение которого рабочий и служащий в соответствии с законодательством трудятся на предприятии. Рабочий день также рассматривается как рабочее время, законодательно представляющее утвержденную величину рабочего дня. При этом объяснении имеет место отождествление экономического содержания рабочего дня с юридическим понятием, когда сопоставляются две различные категории «рабочее время» и «рабочий день». Рабочий день, установленный законом в виде определенного рабочего времени, не всегда совпадает с действительным рабочим временем.

Так, в условиях рынка скрытое удлинение рабочего дня, происходящее на основе роста интенсивности труда и использования соответствующих систем оплаты труда, увеличивает в значительной мере рабочее время. Следовательно, рабочий день нельзя определить только как время, установленное законом. Рабочий день, в течение которого происходит создание материальных благ, определяет меру участия каждого трудящегося в создании совокупного продукта. Поскольку труд всегда реализуется в пространстве и времени, то рабочее время в качестве его естественной меры есть категория, присущая всем способам производства. Однако в трактовке этого аспекта рабочего времени в экономической литературе имеются разногласия.

Некоторые авторы считают, что рабочее время носит конкретно исторический характер. Однако, на наш взгляд, можно говорить о специфическом содержании методов регулирования рабочего времени и, в связи с этим, о специфичности такой категории, как рабочий день. Однако рабочее время, как и сам труд, носит всеобщий характер. Изучение рабочего времени не ограничивается лишь тем, что оно дает возможность характеристики живого труда, его анализа, организации и планирования», хотя и эти моменты исключительно важны. Глубокий и всесторонний анализ труда и рабочего времени является обязательным, а порою и решающим условием научного решения таких проблем, как совершенствование производства, организации материального стимулирования, выбор форм и систем оплаты труда, прогнозирование его производительности. В конечном счете все народнохозяйственные пропорции в той или иной мере основываются на правильном расчете трудовых ресурсов и производительности труда.

В специальном исследовании времени как экономической категории В.Д. Патрушев дает противоречивые понятия сущности границ рабочего времени. Вначале он рассматривает рабочее время как время, в течение которого работник использует физические и духовные силы для производства потребительных стоимостей [16, с. 97].

Из этого следует, что простои и другие потери рабочего времени не входят в понятие «рабочее время», так как в это время не используются физические и духовные силы для производства потребительных стоимостей. В другом месте этой монографии в рабочее время автор включает, наряду с временем фактической работы и регламентированными перерывами, все виды простоев. Существует мнение, что под рабочим временем понимают время, которое затрачивается на труд, осуществляемый в общественном производстве. И.Д. Андреев рассматривает рабочее время как время труда выражающее целесообразную, общественно-полезную деятельность людей, направленную на создание материальных благ. Он считает, что к началу рабочего времени работник должен находиться на своем рабочем месте и быть готовым к началу работы, а не быть в пути от проходной до рабочего места или переодеваться в бытовом помещении [11].

В этих определениях не говорится об интенсивности труда. По нашему мнению, наиболее правильным является определение рабочего дня, которое дается в работе С.П. Сироткина, A.B. Соловьева, М.И. Скаржинского. Они пишут: «Рабочий день - это определенная сумма труда, выражающая его известную продолжительность и среднюю интенсивность. Величина рабочего дня определяется размерами затрат живого человеческого труда за промежуток времени, законодательно установленный государством, при средней его интенсивности» [11].

1.2 Теоретические основы анализа эффективности использования рабочего времени

Рабочее время может выступать в различных формах, которые классифицируются по четырем классификационным признакам:

1) календарная продолжительность рабочего времени (рабочий день, неделя, месяц, квартал, год);

2) дифференциация номинальной продолжительности рабочего времени (неполные и сокращенные рабочий день или рабочая неделя, совместительство, сверхурочные работы, работа в период очередных отпусков, на условиях почасовой оплаты и др.);

3) социально-экономическое деление (рабочее время рабочих, специалистов и служащих, членов кооперативов, фирм, индивидуальных и частных фирм, коллективных предприятий, занятых в домашнем и личном подсобном хозяйстве и пр.);

4) воспроизводство (рабочее время отдельного работника, совокупного работника предприятия, отрасли, региона, общества).

Рабочее время является условием существования и развития любого общества, поэтому каждому способу производства соответствует своя природа рабочего времени, определяемая господствующей формой производственных отношений. Рабочее время имеет свою количественную и качественную характеристику. Количественный фактор, выраженный полнотой использования рабочего времени, работой без потерь, имеет свой предел в виде фонда рабочего времени.

Качественный фактор, определяемый прежде всего плодотворностью использования рабочего времени, связан с повышением эффективности функционирования производительной силы и поэтому безграничен, так как отображает результаты развития производительных сил и производственных отношений общества. Качественный фактор зависит от количественного. Наличие простоев и других потерь рабочего времени требует дополнительного расхода времени на возвращение к своему делу, восстановление темпа и ритма работы.

Рациональное использование рабочего времени в условиях рынка для предприятий является важным и еще недостаточно изученным фактором повышения производительности труда. Те элементы фонда рабочего времени, которые классифицируются как потери, нужно рассматривать как резерв увеличения реального фонда рабочего времени, и, следовательно, роста производительности труда [33, с. 54].

Рабочее время характеризуется продолжительностью и эффективностью, то есть имеет экстенсивную и интенсивную величину. Особое значение представляет интенсивность использования рабочего времени. Интенсивность труда означает напряженность, плотность труда, концентрацию его затрат в единицу времени и измеряется отдачей в расчете на затраченное время. Потери рабочего времени не сводятся только к простоям или другим нерегламентированным перерывам, а включают и некоторые работы, отвлекающие человека от прямых, непосредственных функций.

Следует заметить, что эти потери трудно учесть, они могут быть даже составляющим элементом в норме затрат труда на выполнение данной работы. Экономия живого и овеществленного труда является основным источником роста его производительности.

Взаимосвязь между уровнем производительности труда и потерями рабочего времени выражается на предприятиях в следующих зависимостях:

1) сокращение и ликвидация потерь рабочего времени позволяют более производительно его использовать и, тем самым, увеличить выпуск продукции в единицу времени;

2) устранение потерь рабочего времени обеспечивает ритмичную работу в течение всего рабочего дня, что также способствует росту производительности труда;

3) снижение потерь рабочего времени позволяет достигнуть общественно нормального уровня интенсивности труда, что обеспечивает более производительную деятельность.

Таким образом, имеются и разносторонние связи между использованием рабочего времени и производительностью труда. Исходя из первостепенного значения роста производительности труда в условиях рынка, предприятиях всегда заинтересованы в наиболее полном использовании наличного фонда рабочего времени, всемерном сокращении и ликвидации его потерь. Сокращение прямых потерь рабочего времени является важным источником роста производительности труда и требует улучшения организации производства и труда, укрепления трудовой дисциплины.

Исходя из вышеизложенного, все разнообразные резервы роста производительности труда можно объединить в две группы: - связанные со снижением трудоемкости; - обусловленные повышением эффективности использования фонда рабочего времени. Исходя из такой классификации, резервы роста производительности труда рассматриваются как резервы рабочего времени, а экономия рабочего времени, естественно, становится основным содержанием понятия «рост производительности труда». Таким образом, рабочий день в условиях рынка определяется рабочим временем, выражающим известную сумму труда и стоимости, установленным в законодательном порядке в размерах, объективно необходимых обществу на соответствующем этапе развития производительных сил при средней интенсивности труда.

Рабочее время представляет время участия работника в коллективно организованном труде, в течение которого он использует физические и духовные силы для производства потребительных стоимостей. Показатели, характеризующие уровень выработки работников, ее динамику, отражают сложившуюся степень эффективности использования рабочего времени. Повышение квалификации работников, изменение расстановки рабочих мест, любые технические нововведения имеют целью снижение количества времени, приходящегося на изготовление единицы готовой продукции, и, таким образом, путем более рационального использования рабочего времени добиться увеличения выработки работников.

Рациональное использование персонала предприятия - непременное условие, обеспечивающее бесперебойность производственного процесса и успешное выполнение производственных планов. Для целей анализа весь персонал следует разделить на промышленно-производственный и непромышленный персонал. К промышленно-производственному персоналу относят лиц, занятых трудовыми операциями, связанными с основной деятельностью предприятия, а к непромышленному персоналу относят работников учреждений культуры, общественного питания, медицины и пр., принадлежащих предприятию. От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем, и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и как следствие - объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

Однако выпуск продукции зависит не столько от численности работающих, сколько от количества, затраченного на производство труда, определённого количеством рабочего времени. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы на предприятии. Основу для анализа показателей по труду выполняет анализ эффективности использования рабочего времени к основным задачам анализа которого относится: - оценка экстенсивности, интенсивности и эффективности использования персонала на предприятии; - выявление резервов более полного и эффективного использования фонда рабочего времени персоналом предприятия.

В ходе проводимого анализа использования фонда рабочего времени необходимо: - дать общую оценку полноты использования рабочего времени; - определить основные факторы и размер влияния каждого из них на использование рабочего времени; - выяснить причины возникших целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени; - произвести расчет влияния простоев на производительность труда и изменение объема выпуска [9, с. 263].

В ходе анализа необходимо выявить причины образования сверхплановых потерь рабочего времени. Среди них могут быть: дополнительные отпуска с разрешения администрации, невыходы на работу по болезни, прогулы, простои из-за неисправности оборудования, отсутствие работы, сырья, материалов, топлива, энергии и т.д. Каждый вид потерь должен быть подробно оценен, особенно тот, который зависит от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволяет быстро получить отдачу. Изучив потери рабочего времени, выявляют непроизводительные затраты труда, которые складываются из затрат рабочего времени в результате изготовления забракованной продукции и исправления брака, а также в связи с отклонениями от технологического процесса (дополнительные затраты рабочего времени) [9, с. 265].

Источниками необходимой информации являются плановый и фактический учет в организации рабочего времени, статистический отчет по труду, табельный учет. При осуществлении расчета баланса рабочего времени целесообразно использовать не только данные текущего периода, но и аналогичные данные за предшествующие периоды (неявки работников из- за болезни, отвлечение работников на выполнение государственных и общественных обязанностей и др.), табельный учет явок и неявок на работу с расшифровкой по причинам. Баланс рабочего времени необходимо составлять не только в целом по организации, но и по каждому производственному участку и каждой категории работников [7, с. 121].

При анализе затрат рабочего времени с целью выявления и последующего устранения потерь рабочего времени и их причин все рабочее время исполнителя подразделяется на производительные затраты и потери рабочего времени. Первая группа включает в себя время работы по выполнению производственного задания и время регламентированных перерывов. Эти затраты являются объектом нормирования и входят в структуру нормы времени. К потерям рабочего времени относится время выполнения непроизводительной работы и время нерегламентированных перерывов. Эти затраты являются объектом анализа с целью их устранения или максимального снижения. Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.

Глава 2. Тайм-менеджмент как система управлением временем

Сначала необходимо провести анализ всего рабочего дня и определить, где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять, какие были допущены временные ошибки.

Необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей. Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке. Для этого необходимо: рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов; исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных; добиться улучшения взаимодействия с подчиненными, коллегами и вышестоящим руководством; ориентироваться на долгосрочные цели; научиться расставлять приоритеты работ; повысить самодисциплину

2.1 Принципы дефицита времени

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

I Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя

К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - «каждый объясняет, как может».

3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

4) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

II Причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

2) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

3) «Воры времени». «Воры времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

а) телефонные звонки;

б) заглядывающие к нам люди;

в) проблемы с компьютерным оборудованием;

г) изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

д) недостаток организационного планирования;

е) неумение слушать других людей;

ж) неудовлетворительная организационная структура;

з) исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

и) нерешительность в деловых вопросах;

к) плохо организованные и скоординированные собрания;

л) отвлекающие факторы на рабочем месте;

м) чрезмерная офисная бюрократия;

н) бесполезные дискуссии о своей работе и работе других;

III Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя

Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

3) Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени [7, с.10].

2.2 Основные принципы постановки целей

Ознакомимся с некоторыми идеями Бодо Шефера по поводу постановки целей.

Жизнь слишком коротка, чтобы заниматься вещами,которые мы не любим. Цели нужны для того, чтобы мы были счастливы, а не мы живем для того, чтобы выполнять цели. Они должны быть написанными, а также:

· Реалистическими, чтобы их возможно было достичь

· Совпадать со смыслом жизни, ценностями, принципами, миссией

· Учитывать свой личный распорядок дня, а не других

Каждый раз, формируя цель, подумайте, что бы вы сказали о ней в старости, чтобы оценить степень ее значимости.

Расклассифицируйте цели на A, B, C

A - абсолютно точно хотите достичь. Необходимо сфокусировать энергию на них. Таких целей не должно быть много.

B - запланированные, но не абсолютно обязательные. Служат ориентиром.

C - возможные, про них не нужно забывать, но в течение года вы посмотрите, стоит ли ими заниматься.

У целей B и C есть преимущество - у нас есть выбор. Определите такие цели в каждой сфере своей жизни.

Стоит начинать с важных целей, которым вы хотите посвятить всю свою жизнь. Тогда более мелкие цели будут ступеньками к важным. Цели должны соответствовать пирамиде:

Предназначение - это ваша миссия на Земле. Мы чувствуем себя в безопасности, именно когда уверены в своем предназначении.

Смысл жизни - в одном предложении сказать, не используя своего имени, кто вы. Смысл жизни мы должны видеть в своей работе. Чем лучше мы понимаем смысл нашей жизни, тем лучше мы управляем своим временем, тем легче нам планировать свое расписание.

Принципы, убеждения. Насколько они руководят нами? Их можно выписать, проанализировать и изменить в угоду новым целям.

Рассмотрим теперь позицию Брайана Трейси.

Он считает, что слово "ясность" несомненно, имеет важнейшее значение для достижения успеха. «Не менее 80% успеха зависят от абсолютной ясности того, чего вы пытаетесь достичь. К сожалению, в 80% случаев или больше неудачи и разочарования постигают тех, кто крайне смутно представляет, чего они хотят и как этого добиться».

А ведь большинство людей, как я уже говорил, боятся принимать решения, а тем более поставить перед собой ясную, четкую цель.

«Можно добиться практически всего, чего хотите, если только вы готовы заплатить нужную цену. А природа вещей требует, чтобы вы всегда платили полностью и наперед», - говорит он.

Действительно, результат может быть ощутим не сразу. Я уже приводил пример с семенами растений. Можно также есть печенья или яблоки, пить газированную воду или сок. Результат мы увидим только через много лет, в виде хорошего или плохого состояния здоровья. Я не считаю, что добиться можно абсолютно всего, даже при большом желании, так как нарушается принцип реалистичности цели, но добиться многого можно абсолютно точно.

Брайан Трейси говорит, что есть действенная формула из семи пунктов для постановки и достижения целей, которой можно пользоваться в любых ситуациях. Все преуспевающие люди применяют эту формулу или ее вариации и поэтому добиваются гораздо большего, чем остальные.

Вот эта формула:

Первое. Точно решите, чего именно вы хотите на каждом отрезке жизни. Сам процесс прояснения своих устремлений повышает вероятность их реализации.

Второе. Запишите свои решения четко и детально. Всегда думайте на бумаге. Ненаписанная цель -- вовсе не цель, а лишь бессильное пожелание.

Третье. Установите крайний срок. Крайний срок --это "форсаж" для вашей подкорки. Он заставляет делать шаги, ведущие к цели. Если цель большая, установите промежуточные сроки. Не оставляйте ничего на волю случая.

Четвертое. Составьте список всего, что предстоит сделать для достижения намеченного. Пополняйте список по мере появления новых задач.

Пятое. Превратите список в план. Определите, что нужно сделать в первую очередь, а что во вторую, что более важно, а что менее важно. После этого составьте план на бумаге с такой же тщательностью, с какой вы создавали бы проект дома свой мечты.

Шестое. Действуйте в соответствии с планом. Делайте что-нибудь. Делайте что угодно. Займитесь делом. Строньтесь с места. Не откладывайте.

Cемь, возможно, самое существенное: каждый день делайте что-нибудь из того, что приближает вас к главной на данный момент цели. Вы должны принять жесткую ориентацию на цели. Все время думайте и говорите о своих целях. Записывайте и переписывайте их. Анализируйте их каждый день и постоянно ищите более эффективные пути для их достижения.

2.3 Планирование времени

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

1. Следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

2. Следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

3. Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

4. Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

5. Для решения вопроса, а перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

6. Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

7. Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства [10].

Глава 3. Тайм-менеджмент для бизнес-леди

3.1 Планирование времени - основа эффективности

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это!

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач -- это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача -- дерево, а подзадачи для ее выполнения -- ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное -- определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

3.2 Принципы планирования. Расстановки приоритетов

Все дела можно разделить на 4 группы:

Срочные и важные;

Важные, но не срочные;

Срочные, но не важные;

Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

Первостепенные задачи -- это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы -- за них нужно приниматься самому и немедленно.

Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.

Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений -- просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени -- это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

Какие дела самые важные и ценные?

Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?

...