2.3.2 Информационный анализ системы управления

Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки.

Вся информация системы управления ООО "Новатор" образуется входными и выходными данными.

Входная информация ООО "Новатор" делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов производства.

Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).

Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации. Информационные потоки ООО "Новатор" характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться:

- Поточно, по мере возникновения;

- С регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени;

- Нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. Документооборот на предприятие выглядит следующим образом (рисунок 3)

Рисунок 3. Документооборот ООО "Новатор"

Документация, применяемая на предприятие ООО "Новатор" классифицируется по следующим признакам:

1. По признаку специализации:

- общие (административные);

- специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).

2. По назначению:

- организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

- распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения);

- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.);

- по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка);

- предложения, заявления и жалобы граждан.

3. По месту составления:

- внутренние;

- внешние.

4. По наименованию:

- акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.

5. По количеству вопросов:

- простые (содержащие один вопрос);

- сложные (содержащие несколько вопросов).

6. По срокам исполнения:

- срочные

- несрочные.

7. По срокам хранения:

- постоянного (вечного) хранения;

- временного хранения (до 10 лет).

8. По степени подлинности:

- черновики (предварительная редакция документа);

- подлинники;

- копии.

Глава 3. Синтез системы управления

3.1 Определение целей и назначение организации в целом

Миссия ООО "Новатор" - удовлетворять клиентов за счет поставки качественной корпусной и мягкой мебели, разработки новых видов продукции, повышения эффективности всех производственных процессов, создания партнерских отношений с работниками, дилерами и поставщиками.

Долгосрочные цели ООО "Новатор"

1. Удовлетворение потребностей клиентов

2. Завоевание большей доли рынка;

3. Увеличение объемов продаж всех видов продукции и увеличение прибыли предприятия.

4. Увеличение качества производимой продукции.

5. Формирование имиджа компании

6. Повышение квалификации персонала компании

Краткосрочные цели.

I. По экономическому отделу:

1. Разработать план реализации на будущий год;

2. Составить бизнес-план по созданию дополнительных торговых точек и магазинов.

II. По отделу снабжения:

1. Подыскать новых, более надежным поставщиков сырья и материалов.

III. По производственным отделам:

1. Составить программу развития предприятия на ближайшие 5 лет.

IV. По бухгалтерии:

1. Рассмотреть поступившие из подразделений финансовые сметы расходов и доходов по предложенным мероприятиям и вынести решения о возможности или невозможности реализации мероприятий в заданном объеме и динамике.

V. По продажам:

1. Провести дополнительные маркетинговые исследования рынка для более глубокого изучения предпочтений и потребностей покупателей в условиях стремительного развития данного сегмента рынка;

2. Разработать дополнительные программы и акции по увеличению объема продаж;

3. Захватить большую часть рынка.

3.2 Построение иерархической структуры управленческих функций

Основной причиной, почему компания ООО "Новатор" стремится к усовершенствованию системы управления, является снижение эффективности деятельности, которая выражается:

- в конфликтах среди руководителей,

- в недостаточной информационной системы,

- в проблемах, касающихся работы с клиентами и конкурентами.

Организация можно рассматривать как объект управления, как совокупность текущей деятельности. Текущей деятельности присущи расходы (закупка продукции, затраты на реализацию) и доходы (выручка от реализации продукции или услуг). Ответственность возлагается на сбытовые подразделения, а расходы несут все подразделения, но в больше степени отдел снабжения. Прибыль определяется для всего предприятия, а как ее использовать определяет руководство компании. Таким образом, деятельность компании можно разложить на отдельные процессы: закупки, производство, сбыт, инвестиции. Значит, структурные подразделения, управление данными процессами можно рассмотреть как центры ответственности за их реализацию (центры дохода, центры прибыли, центры затрат, центры инвестиций).

Совершенствование организационной структуры компании ООО "Новатор" опирается на логику построения финансовой структуры организации, а именно: центры прибыли (производство) и центры дохода (отдел продаж и маркетинга) объединяем под началом коммерческого директора, так как он - в соответствии со спецификой коммерческой функции - является ответственным за получение финансового результата. Напоминаем, что в настоящий момент коммерческому директору подчиняются отдел снабжения, отдел продаж и маркетинга. Производственные отделы в подчинении директора по производству.

Переподчиним функциональные службы, за которые ранее отвечал директор по производству, коммерческому директору. Кроме того, в зоне ответственности коммерческого директора остается отдел снабжения, который, с одной стороны, относится к центрам затрат, с другой - требует очень тесного взаимодействия с функцией продаж. После этого коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией.

Финансово-бухгалтерский блок оставляем без изменений.

Директору по персоналу подчиним транспортную службу, склады и ранее закрепленные за ним отдел кадров.

Таким образом, должность директора по производству ликвидируется.

3.3 Построение новой организационной структуры предприятия

Рассмотрим преобразованную организационную структуру (рисунок 4, см. приложение 3)

Новая организационная структура является функциональной.

Преимущества новой организационной структуры:

- сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления;

- гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

- работа в группах создает условия для самосовершенствования;

- возможность применения эффективных методов планирования и управления;

- сокращается потребность в специалистах широкого профиля.

Недостатки данной структуры:

- усложнение взаимодействия;

- сложность в координации работ отдельных бригад;

- высокая квалификация и ответственность персонала;

- высокие требования к коммуникациям.

3.4 Проектирование функций и методов управления, управленческих решений, системы мотивации, информационной подсистемы

Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности - это выполнение руководителями четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

Планирование. Важнейшей функцией управления считают планирование. Оно позволяет поддерживать пропорциональность производства, слаженную работу всех подразделений предприятия, рационально использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому обеспечивается необходимая организация хода производства - динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.

Основным и наиболее эффективным методом управления для ООО "Новатор" остается экономический метод. Экономические методы - приемы и способы воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена).

3.4.1 Проектирование управленческих решений

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности директора. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

- выработку и постановку цели;

- изучение проблемы на основе получаемой информации;

- выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

- обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);

- выбор и формулирование оптимального решения;

- принятие решения;

- конкретизацию решения для его исполнителей. Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П. Общий и специальный менеджмент: Учебник. М., 2006. С. 233

Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения; принятие решения; реализация решения. Управленческие решения в ООО "Новатор" принимают директора и генеральный директор. Начальники отделов без согласования с вышестоящими руководителями решения принимать не могут.

Использование иерархии в принятии решений осуществляется большинством фирм с целью координации деятельности и усиления централизации в управлении.

3.4.2 Проектирование системы мотивации

На сегодняшний день на предприятие используется материальная мотивация персонала.

Она является наиболее универсальной, так как, вне зависимости от занимаемого положения, работники больше ценят денежные поощрения и возможность распоряжаться полученными средствами. В некоторых случаях работники даже готовы променять любые методы нематериального поощрения на их денежные эквиваленты. Дело в том, что действие инструментов нематериальной мотивации предполагает определенные ограничения. Беляев А.Н. Современные формы и системы оплаты труда. М., 2009. С.105

Наиболее эффективным способом материальной мотивации является повышение оплаты труда, и при этом самым основным является определение величины изменения заработной платы. Для того чтобы получить реальную отдачу от сотрудника, размер ожидаемого вознаграждения должен быть существенным, иначе это может вызвать еще большее нежелание выполнять свои служебные обязанности. Руководители ООО "Новатор" идут по пути наименьшего сопротивления и периодически увеличивают зарплату сотрудникам на незначительные суммы, однако для мотивации более действенным является даже однократное, но значительное увеличение зарплаты.

Таким образом, руководство не планирует менять существующую систему мотивации.

Зависимость процента премии от результатов работы наиболее распространен в сфере торговли и оказания различных услуг. Это процент от выручки, суть которого заключается в том, что заработок работника не имеет четко обозначенного предела, а зависит от профессионализма работника и его способности стимулировать продажу товаров или услуг. ООО "Новатор" также делает ставку на квалификацию своих сотрудников, в качестве материальной мотивации предусматривают иной способ - премию за профессионализм. Это поощрение назначается по результатам аттестации, оценивающей результаты работы работника и его соответствие занимаемой должности.

3.4.3 Проектирование информационной подсистемы

В компании ООО "Новатор" используется такая информационная система, которая, позволяет при вводе самых простых данных о постоянном клиенте (фамилии имя и отчества), автоматически запускать информацию о нем: его контакты, место нахождение его торговых точек, информацию о предыдущих заказах, гарантийные случаи, связанные с возвратом товара от этого клиента, автоматический набор номера клиента и прочую информацию о клиенте. Так же она позволяет видеть текущие долги по клиентам, просроченные платежи, глубину (дни) и суммы кредитов. Информационная система позволяет вести учет товаров, которые находятся в наличие или "в пути" и через какой период времени ожидается ближайшая поставка, а так же движение товара на другие склады, в филиалы и отгрузки клиентам.

В компании нет корпоративной информационной системы в современном виде, оборудование используется устаревшее, нет современных программ. Корпоративная информационная система - это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности больших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления.

Одним из предложений по совершенствованию информационной системы будет являться внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (или CRM, сокращение от англ. Customer Relationship Management System) - корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином "CRM-система" понимается прикладное программное обеспечение, предназначенное для реализации CRM.

Основные принципы:

Наличие единого хранилища информации, откуда в любой момент доступны все сведения о предыдущем и планируемом взаимодействии с клиентами.

Использование всех каналов взаимодействия: телефонные звонки, электронная почта, мероприятия, встречи, регистрационные формы на веб-сайтах, рекламные ссылки, чаты, социальные сети.

Постоянный анализ собранной информации о клиентах и подготовка данных для принятия соответствующих организационных решений - например, сегментация клиентов на основе их значимости для компании.

Этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется).

CRM - модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

3.5 Сравнение, эффективность существующей и новой системы управления

В результате синтеза системы управления на предприятие ликвидирована должность директора по производству, что позволит сократить затраты на заработную плату.

Отделы производства, отдел контроля качества и отдел разработки дизайна переходят под начало коммерческого директора. В итоге коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией.

Также для повышения эффективность работы предприятия было предложено внедрить корпоративную информационную систему.

При внедрении новой системы управления компания получает ряд преимуществ:

1. Сокращается аппарат управления, в результате повысится эффективность управления;

2. Гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

3. Компания получает возможность применения эффективных методов планирования и управления;

4. Сокращается потребность в специалистах широкого профиля;

5. В результате внедрения новой информационной системы повысит эффективность работы отдела продаж, что в свою очередь приведет к увеличению прибыли.

Синтез системы управления - один из основных факторов совершенствования управления персоналом предприятия. Общее повышение исследуемого показателя способствует не только экономии численности работников, но и значительному повышению производительности труда. Это является интенсивным фактором развития производства, что в свою очередь способствует росту не только трудового, но и экономического потенциала предприятия.

Целью проведения совершенствования системы управления компания видит повышение объема продаж на 10%.

Влияние усовершенствованной системы управления на показатели деятельности компании зависит от следующих факторов:

- наличие условий работы, необходимых повышения эффективности деятельности предприятия;

- организационная культура благоприятствующая применению новых стандартов работы;

- качество управления.

Заключение

Для успешной работы организаций в современных условиях необходимо периодически проводить исследования с целью совершенствования действующих систем управления. Проведение исследований осуществляется в соответствии с выбранной целью и в определенной последовательности.

Исследования являются составной частью менеджмента организации и направлены на совершенствование основных характеристик процесса управления. При проведении исследований систем управления объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется определенными признаками и подчиняется ряду требований.

При проведении исследования предприятия ООО "Новатор" было выявлено, что для успешной и плодотворной работы ему необходимо представить продукцию, рассчитанную для нескольких групп потребителей в зависимости от их желания платить дополнительную сумму за качество продукции. Необходимо совершенствовать систему мотивации труда для персонала, для более эффективной работы сотрудников, так как существующая система не совершенна. Заработная плата и премия всех сотрудников компании зависит только от эффективности работы персонала занимающегося продажами. На наш взгляд подход к стимулированию должен быть индивидуален, в зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций. Предприятию необходимо подыскать нового более надежного поставщика.

Так же в результате анализа было выявлено, что предприятие обладает функциональной структурой управления. Функциональная структура включает специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают выполнять задачи организации.

Функциональные подразделения не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения подразделениям.

В настоящее время действующая структура позволяет предприятию оперативно реагировать на рыночную конъюнктуру и поддерживать темпы развития.

Но для более эффективной работы предприятия было предложено ликвидировать должность директора по производству, что позволит сократить затраты на заработную плату. Отделы производства, отдел контроля качества и отдел разработки дизайна передать в управление коммерческому директору. В итоге коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией. Также для повышения эффективность работы предприятия было предложено внедрить корпоративную информационную систему. Таким образом, совершенствование системы управление приведет к повышению выручки, прибыли предприятия и производительности труда.

Список литературы

1. Арсенова Е.В. Балыков Я.Д. Корнеева И.В. Экономика организации (предприятия): учебник. М.: Экономистъ, 2007. 618 с.

2. Архипова Н.И., Кульба В.В., Косяченко С.А., Чанхиева Ф.Ю. Исследование систем управления: Учеб. пособие. М.: Приор, 2002.

3. Аширов Д.А., Управление персоналом: учебное пособие. - М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2008. 135 с.

4. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом: Учебник для вузов. - М: ЮНИТИ, 2007. 560 с.

5. Баранников А.Ф. Теория организации: Учебник. М.: ЮНИТИ -ДАНА, 2004.

6. Беляев А.Н. Современные формы и системы оплаты труда. М.: ДИС, 2009. 272 с.

7. Волков О.И.. Девяткин О.В.. Экономика предприятия (фирмы): Учебник. М.: ИНФРА-М, 2007. 601 с.

8. Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П. Общий и специальный менеджмент: Учебник. М.: Изд-во РАГС, 2006. 568 с.

9. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2006. 501 с.

10. Горфинкель В.Я. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 670 с.

11. Гражданкина Е.Ю. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие для вузов. М.: Инфра-М, 2007. 455 с.

12. Жарковская Е.П., Бродский Б.Е. Антикризисное управление: учебник. М.: Омега-Л, 2006.

13. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: учеб пособие. М.: 2009. 106 с.

14. Коласс Б. Управление финансовой деятельностью предприятия. Проблемы, концепции и методы: Учебное пособие / пер. с франц. под ред. проф. Я.В. Соколова. - М.: Финансы, ЮНИТИ, 2009.- 576 с.

15. Коротков Э.М. Исследование систем управления: Учебник. Издательско-консалтинговая компания "ДеКА", 2009. 204 с.

16. Любушин Н.П., Лещева В.В., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учебник для вузов / Под ред. Н.Л. Любушина. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2009. - 471 с.

17. Максимцева М.М., Комарова М.А. Менеджмент: Учебник. Под ред.. - 3-е изд. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

18. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

19. Мухин В.И. Исследование систем управления: учебное пособие. М. 2006 479 с.

20. Мыльник В.В., Титаренко Б.П., Волочиенко В.А. Исследование систем управления: Учеб. пособие. М.: Академический проект; Трикста, 2006.

21. Орлова А., Хухрин А. Стратегия управления: теория и реальность. // АПК: экономика, управление. -2009. -№12. -с. 24-29.

22. Остапенко Ю.М. Экономика труда: учебное пособие. М.: Инфра-М, 2007. 274 с.

23. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения: Учеб. пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

24. Румянцева З.П. Общее управление организацией: Учебник. М.:ИНФРА-М, 2007. 304 с.

25. Самарина В.П. Экономика организации: Учебное пособие для вузов. М.: КноРус, 2009. 319 с.

26. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала: учебное пособие. Ростов н/Д: "Феникс", 2007. 480 с.

27. Сафронов Н.А. Экономика организации (предприятия): учебное пособие. М.: Магистр, 2009. 256 с.

28. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. М.: "Дашков и К", 2008. 556 с.

29. Титов В.И. Экономика предприятия: учебник. М.: Эксмо, 2008. 416 с.

30. Чечевицына Л.Н. Экономика фирмы: Учебное пособие для студентов Вузов Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. 400 с.

31. Швандара В.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 681 с.

32. Ширенбек Х. Экономика предприятия: Учебник для вузов. СПб.: Питер, 2006. 848 с.

Приложение 1

Таблица 3. SWOT-анализ

	Возможности	Угрозы
	С ростом доходов населения увеличивается объем потребления товара Нет посредников между производителем и потребителем	Большое количество конкурентов Велика угроза появления новых конкурентов Большое количество товаров заменителей Любые кризисы на предприятии-поставщике в той или иной степени могут сказаться и на деятельности предприятия Не стабильная экономическая ситуация в стране
Сильные стороны	Сохранение своих клиентов и привлечение новых покупателей за счет большого ассортимента, качества продукции и сравнительно не высоких цен.	Необходимо наладить финансово-хозяйственный учет на предприятие и более эффективную систему планирования на предприятие. Необходимо разработать систему мотивации труда
Стоимость продукции ниже, чем у ближайших конкурентов
Большой ассортимент продукции
Высокое качество продукции.
Высокий уровень квалификации сотрудников предприятия
Предприятие имеет достаточную финансовую устойчивость
Слабые стороны	За счет поиска новых поставщиков снизить себестоимость продукции, что, несомненно, привлечет новых клиентов.	Необходимо подыскать новых поставщиков продукции Необходимо разработать систему скидок и поощрения клиентов
Не надежные каналы поставки сырья и материалов
Высокая себестоимость продукции
Отсутствие системы скидок и поощрения постоянных клиентов

Приложение 2

Рисунок 1. Организационная структура ООО "Новатор"

Приложение 3

Рисунок 4. Организационная структура ООО "Новатор"

Размещено на Allbest.ru

...