Менеджмент в ОАО "РЖД" г. Казань

Размещено на http://allbest.ru

Содержание

Введение

1. Общая характеристика предприятия ОАО «РЖД» г. Казань

2. Диагностика системы управления в ОАО «РЖД» на основе метода анализа документов

3. Разработка схемы организации системы управления документооборотом на ОАО «РЖД»

4. Функционально-стоимостной анализ системы управления на предприятии ОАО «РЖД»

5. Разработка предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления на основе метода анализа документов

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Введение

Объектом исследования является Открытое акционерное общество «Российские железные дороги», а именно, Казанское отделение ГЖД - филиал ОАО «РЖД». Железнодорожный комплекс имеет особое стратегическое значение для России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом для миллионов граждан.

Учредителем и единственным акционером ОАО «РЖД» является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.

Миссия компании состоит в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему.

Целью работы является диагностика системы управления на основе метода анализа документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть общую характеристику предприятия ОАО «РЖД».

2. Проанализировать систему управления в ОАО «РЖД» на основе метода анализа документов.

3. Разработать схему организации системы управления документооборотом на предприятии ОАО «РЖД».

4. Провести функционально-стоимостной анализ системы управления на предприятии ОАО «РЖД».

5. Разработать предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления на основе метода анализа документов.

1. Общая характеристика предприятия ОАО «РЖД» г. Казань

Объектом исследования является Открытое акционерное общество «Российские железные дороги», а именно, Казанское отделение ГЖД - филиал ОАО «РЖД».

Железнодорожный комплекс имеет особое стратегическое значение для России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом для миллионов граждан.

В 2010 году железным дорогам в России исполнилось 173 года.

Учредителем и единственным акционером ОАО «РЖД» является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.

Миссия компании состоит в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему. Виды деятельности:

– грузовые перевозки;

– пассажирские перевозки в дальнем сообщении;

– пассажирские перевозки в пригородном сообщении;

– предоставление услуг инфраструктуры;

– предоставление услуг локомотивной тяги;

– ремонт подвижного состава;

– строительство объектов инфраструктуры;

– научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;

– предоставление услуг социальной сферы

– прочие виды деятельности.

Юридический адрес предприятия: 420202, Казань г., ул. Чернышевского, д. 36/14

http://rzd.ru/enterprise/err404/rzd?STRUCTURE_ID=5010&layer_id=5040&id=1047

2. Диагностика системы управления в ОАО «РЖД» на основе метода анализа документов

В ОАО «РЖД» функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями (рис.1). Как видно из рис. 1., управляющей подсистемой является Департамент управления делами.

Рис.1. Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО «РЖД»

Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.

Департамент управления делами в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Эти отделы относятся к управляемой подсистеме.

Порядок работы с документами в ОАО «РЖД» установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2006 года.

Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот» (далее - АС «Документооборот»).

Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).

Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «РЖД» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 2).

Рис.2. Формы регистрации документов ОАО «РЖД»

Организация контроля за исполнением документов в ОАО «РЖД» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 3).



Рис. 3. Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе.

В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно.

Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в ОАО «РЖД».

Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Отчеты составляются на основе данных АС «Документооборот», а также форм сводки учета объема документооборота ОАО «РЖД». Форма сводки учета объема документооборота ОАО «РЖД» утверждена Приказом ОАО «РЖД» от 05.01.2006 № 1.

В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.

95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса.

Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте.

Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании.

Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами.

Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.

Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности.

3. Разработка схемы организации системы управления документооборотом на ОАО «РЖД»

Необходимо разработать бизнес-процесс по автоматизации системы управления документооборотом на ОАО «РЖД» с целью устранения недостатков и повышения оперативности делопроизводства.

Предлагаемая система электронного документооборота позволит филиалу ОАО «РЖД» г. Казань осуществлять следующие функции:

– Оперативный контроль над ходом согласования заявок.

– Планирование расходов Клиента за счет предварительного расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.

– Возможность оперативного уточнения заявки до начала перевозки груза (по каждой отправке).

– Возможность оформления перевозочных документов с использованием данных согласованной заявки.

– Исключение вероятных ошибок в расчете провозной платы, связанных с ручным вводом перевозочных документов работником железной дороги.

– Сокращение времени оформления перевозки за счет использования технологии обмена электронными данными.

– Подача заявок в электронном виде с указанием пограничных передаточных станций в соответствии с планом формирования

– Возможность получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.

– Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;

– Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами перевозок грузов (заявка, перевозочные документы по отправлению на основе заявки, раскредитованные документы по прибытию дополнением документов по отправлению и т.д.);

– Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;

– Оформление всех видов железнодорожных документов, сопутствующих перевозке грузов.

Схема организации системы управления документооборотом на ОАО «РЖД» представлена на рис. 4.

Рис. 4. Схема организации системы управления документооборотом на ОАО «РЖД»

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация).

Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях).

Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц.

Таким образом, важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

4. Функционально-стоимостной анализ системы управления на предприятии ОАО «РЖД»

Функции между отделами экспедиции и отдел документационного обеспечения распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.

Отдел документационного обеспечения выполняет главные функции по:

- контролю оформления документов и контроль исполнения;

- текущее хранение документов;

- внесение необходимых данных в автоматизированную систему «Документооборот».

Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие основные функции:

– прием и учет поступивших документов;

– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

– контроль за прохождением документов в подразделении;

– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

– подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

– контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

– разработка номенклатуры дел подразделения;

– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Службы делопроизводства подразделений, например, транспортного отдела выполняют второстепенные функции по отслеживанию результатов согласования заявок, что не способствует оперативности.

Кроме того, они занимаются дублированием документов, что является бесполезной функцией.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Недостатком системы документооборота является оформление ж/д накладных транспортным отделом вручную в местах погрузки, что увеличивает вероятность ошибок и приводит к выполнению вредных функций.

5. Разработка предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления на основе метода анализа документов

управление документооборот автоматизированный учет

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД):

1. Уменьшение сроков согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между подразделениями.

2. Процессы движения документов в СЭД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).

3. Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).

4. За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭД возможно создание эффективная справочно-информационная система.

5. В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.

На рис. 4. изображена схема автоматизации технологии управления системой документооборота на ОАО «РЖД».

Сетевой график по управлению электронным документооборотом представлен в приложении 1.

Рис. 4. Схема автоматизации технологии управления системой документооборота на ОАО «РЖД»

Заключение

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив. Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого документа в бухгалтерском учете ОАО «РЖД» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Недостатком организации документооборота в ОАО «РЖД» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих, достоинством - четкое выполнение графика документооборота, стремление придерживаться научных основ документооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении.

Список использованных источников

1. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. 5-е изд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.

2. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. - 2009. - №№ 7-8.

3. Дашков Л.П. Организация и управление коммерческой деятельностью.- М.: Издательский дом Дашков и К, 2012. - 688 с.

4. Дружелаускайте Е.В. Искусство правильного принятия решений. - М.: Форум, 2011. - 176 с.

5. Дорофеев В. Д. Менеджмент : учеб. пособие / В. Д. Дорофеев, А. Н. Шмелева, Н. Ю. Шестопал. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 438 с.

6. Елгина Е.Б. Первичные документы. - М.: Статус-кво, 2009. - 452с.

7. Инновационный менеджмент и экономика организаций (предприятий): Практикум / Под ред. Т.Г. Попадюк, Б.Н. Чернышев. М.: Вузовский учебник, 2012 . - 239 с.

8. Коротков Э.М. Менеджмент. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 375c.

9. Кови Ст.Р. Восьмой навык: От эффективности к величию. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2012 . - 422 с.

10. Критериальное управление развитием компании: Монография / В.Н. Верхоглазенко. - М.: Инфра-М, 2012. - 206 с.

11. Методология управления проектами: становление, современное состояние и развитие / О.Н. Ильина. - М.: Вузовский учебник, 2012. - 208 с.

12. Современные механизмы управления социальными изменениями: Учебное пособие для вузов / В.И. Добреньков, А.П. Жабин, Ю.А. Афонин. - М.: Академический проект, 2012. - 281 с.

13. Управление персоналом: основы теории и деловой практикум: учебное пособие / Л.В. Максимова. - М.: Инфра-М, 2012. - 256 с.

14. Хелдман К. Профессиональное управление проектом. - М.: Лаборатория знаний, 2011. - 517 с.

Приложение 1.

Сетевой график по управлению электронным документооборотом

Размещено на Allbest.ru

...