переговор клиент документ

Любой бизнес всегда предусматривает заключение договоров (контрактов). Договору отводится ведущая роль, ведь именно он опосредует реализацию стоящих перед хозяйствующими субъектами целей и задач.

Неосознание или занижение роли договора, безответственный подход к организации договорной работы, приводит к низкой эффективности деятельности организаций.

Составление договора/контракта - важный и сложный этап. Договор должен предусматривать все существенные условия, устанавливаемые законом для данного вида договора. В противном случае договор будет признан недействительным, а, следовательно, его неисполнение не влечет юридических последствий (т.е. прежние обязательства теряют силу), и сделка признается недействительной с момента ее совершения.

Договор -- это соглашение двух или более лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности.

Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон -- его условия, совокупность условий -- его содержание.

Гражданский кодекс дает общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколько угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

· заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);

· организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла -- договор -- сам становится юридически обязательным документом.

Если предприятие выступает в качестве поставщика (продавца, исполнителя), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта, либо специально образуемый договорный отдел. Если предприятие является покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования.

Двум названным видам договорной работы должны соответствовать: содержание корпоративных актов, специализация юристов, распределение обязанностей между работниками юридического отдела предприятия.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.

1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:

· преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

· разработка основных условий (подписание предварительных договоров -- соглашений о намерениях);

· подготовка бланков договорной документации;

· составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

2. Оценка оснований заключения договоров

Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

3. Оформление договоров. Этапы:

· разработка проектов;

· урегулирование разногласий;

· конкретизация содержания заключенных договоров;

· их изменение или расторжение.

Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия - визирование.

4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:

· передача заинтересованным лицам договорной документации, что

обычно удостоверяется их подписью;

· передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;

· издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

5. Контроль исполнения

Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

6. Оценка результатов исполнения договоров

Складывается из:

· выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;

· анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;

· разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

Этапы договорной работы

Наиболее сложный вопрос представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.

Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.

Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:

· учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;

· установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;

· закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;

· определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;

· предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Регламентация договорной работы

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл -- чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, - к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.

Участники договора могут определять его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда содержание соответствующего условия не определено законом или иным правовым актом, носящим строго обязательный характер (императивными нормами). То есть действует принцип «свободы в рамках закона».

Заключение

В процессе практики я увидел, что ведение деловых переговоров - наиболее сложная и динамичная часть бизнес - общения. Процессу подписания договора предшествует большая подготовительная работа, в основе которой лежит тщательная подготовка. Такая подготовка, позволяет аргументировано, авторитетно, находясь в сильной позиции, приступать к переговорам, для того чтобы получить результат, то есть подписать договор с максимальной выгодой для своего предприятия. Умение проводить успешные деловые переговоры - одна из основ успешного бизнеса.

При ведении деловых переговоров надо уметь:

- быстро вступать в контакт и за считанные минуты создавать доверительные отношения с оппонентом, ситуационно на месте принимать решение какой тактики переговоров лучше придерживаться;

- убедительно отстаивать свои интересы, получая максимальные уступки с противоположной стороны, взамен незначительных уступок со своей; - применять различные стили, методы, техники, приемы переговоров, контролировать и управлять поведением оппонента, пресекая всевозможные уловки, попытки манипуляций с его стороны;

- выдерживать любой степени давление, оказываемое оппонентом;

- добиваться предельного выигрыша, сохраняя позитивные отношения для дальнейшего сотрудничества;

- самостоятельно тренировать навыки переговоров и развивать соответствующие деловые качества успешного переговорщика, это:

Ш - не стесняться;

Ш - не показывать эмоции (самоконтроль);

Ш - не позволять сбивать себя с толку различными уловками;

Ш - уметь дожидаться выгодного предложения и просить о еще лучшем предложении, даже если предложенное выше ожиданий.

ИП «Коренюгин» заключает самые разнообразные договоры: поставки, розничной купли-продажи, аренды нежилых помещений, перевозки грузов, охраны объектов торговли, на ремонт торговых помещений, вычислительной техники, на комплексное обслуживание торгового оборудования, на изготовление рекламных средств, на различные услуги по хозяйственному обслуживанию предприятий и организаций. Каждый из договоров в большей или меньшей степени способствует решению главной задачи ведения бизнеса - получения прибыли.

В связи с огромным значением договоров в деятельности предприятия возникает необходимость целенаправленного, постоянного управления договорной работой, которая является самостоятельной функциональной подсистемой управления предприятием.

Принципами управления договорной работой являются: активность; законность осуществление договорной работы в строгом соответствии с требованиями законодательства; плановость, включающая разработку и выполнение планов договорной работы, определение точных заданий, сроков и ответственных за их выполнение; комплексность - учет взаимосвязи всех видов заключаемых договоров, всех служб и подразделений, участвующих в договорной работе.

Важнейшей функцией договорной работы являются контроль и учет исполнения договоров. Учет исполнения договоров позволяет глубоко анализировать состояние коммерческой работы, принимать меры оперативного и имущественного воздействия к нарушителям договорной дисциплины, добиваясь в итоге полного и надлежащего выполнения заключенных договоров.

Список использованных источников

1. Беляева О.А. Договорная работа на предприятии: практическое руководство. -М.: Инфра-М; Контракт, 2009.

2. Вахнин И.Г. Техника договорной работы. - М.: Зерцало-М, 2009

3. Данилина И.Е. Индивидуальный предприниматель 2008: практическое пособие. -М.: Проспект, 2008.

4. Захарьина А.В. Договоры предприятий торговли: составление, заключение, исполнение.- СПб.: Омега-Л, 2009.

5. Разу М.Л., Цветков И.В. Договорная работа. Организация. Технология. Управление. -М.: ФБК-Пресс, 2008.

6. Стил Пол Т., Бизор Т. Переговоры в бизнесе. Практическое пособие. -М.: Business Negotiations, 2009.

7. Толкачев А.Н. Коммерческий договор. От идеи до исполнения обязательств. - М.: Эксмо, 2009.

8. Форсайт П. Успешные переговоры. -М.: Successful Negotiating, 2010.

9. Ханников А.В. Деловой этикет и ведение переговоров. -М.: Эксмо, 2008

10. Хигир Б.Ю. Деловые переговоры может выиграть каждый. -М.: АСТ, Астрель, 2008.

11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1997

Размещено на Allbest.ru