Управление проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ



Введение

В настоящее время проектный подход становится стандартным способом ведения бизнеса. Использование управления проектами позволяет руководителям экономить ресурсы, добиваться более высоких темпов роста производства, снижать издержки и делать компанию более конкурентоспособной на рынке товаров и услуг в условиях очень жесткой конкуренции. В связи с этим результаты деятельности любой организации напрямую зависят от эффективного управления проектами.

Фундаментальное понятие «жизненный цикл» присутствует во всех аспектах управления проектами и является ключевым с точки зрения эффективного управления реализацией любого проекта. Жизненный цикл проекта - исходное понятие для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.



1. Понятие и сущность жизненного цикла проекта

Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) - полный набор последовательных фаз проекта, название и число которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организации или организаций, вовлечённых в проект.

Каждый проект независимо от его сложности и объёма работ, необходимых для его выполнения, проходит в своём развитии определённые состояния - фазы проекта: от состояния, когда «проекта ещё нет», до состояния, когда «проекта уже нет». Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако у каждого проекта можно выделить начальную стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту.

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом (или жизненным циклом проекта).

Рассматривая окупаемость инвестиционного проекта, в нём выделяют три основные стадии: предварительную (обоснование инвестиций), подготовительную (инвестиции) и производственную (производство и продажи). Жизненный цикл проекта, целью которого является выполнение работ по контракту, может включать стадии: начальную (подготовка контрактов и инициации работ), стадию реализации проекта (детальное планирование и исполнение) и стадию завершения работ по проекту.

Наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: инициация проекта, планирование, осуществление (исполнение и контроль) и завершение (рис. 1).

Состояния, через которые проходит проект, называют фазами, этапами или стадиями проекта.



Рис.1. Принципиальная структура проектного цикла

Начальная фаза Промежуточные фазы Конечная фаза

жизненный цикл проект организационное преобразование

Фаза проекта характеризуется следующими признаками:

* продукт, создаваемый на отдельных фазах, является частью всей продукции проекта;

* завершение фазы означает создание некого промежуточного или окончательного продукта:

* каждая фаза завершается контрольным мероприятием, направленным на выявление сделанных ошибок, подготовку решения о продолжении реализации контроля и выработки возможных корректирующих и предупреждающих мер; такие контрольные мероприятия носят название фазовых выходов или контрольных точек.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются специальными документами. Например, начало работ может определяться датой подписания договора между Заказчиком и Исполнителем.

Для деловых людей начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение, то есть, например, с поступлением аванса на счёт Исполнителя.

Окончанием существования проекта может быть:

* ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;

* перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;

* достижение проектом заданных результатов;

* прекращение финансирования проекта;

* начало работ по внесению в проект серьёзных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);

* вывод объектов проекта из эксплуатации.

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решение о реализации проекта тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая один проект, организация отказывается от тех выгод, которые мог бы принести другой проект.

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический анализ рисков и другие виды анализа проекта.

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые события проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы потребности проекта в ресурсах и финансировании.

Как правило, план проекта не остается неизменным и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

После утверждения формального плана на менеджера ложатся задачи организации исполнения и контроля хода работ. Контроль предполагает сбор фактических данных о ходе работ и сравнение их с плановыми показателями. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объёмах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определённых критических задач за счёт выделения на них большого объёма ресурсов.

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Может быть, необходимо составить окончательные отчёты, а промежуточные отчёты по проекту организовать в виде архива.

В начале своего развития проект не требует осуществления крупных финансовых затрат или привлечения значительных ресурсов. Однако по мере того, как работа по проекту разворачивается, затраты на его осуществление существенно возрастают, и лишь при завершении проекта объём затрат начинает быстро снижаться. Диапазон потребности проекта в ресурсах обусловлен, прежде всего, типом и сложностью самого проекта.

Вне зависимости от содержательных аспектов и особенностей каждого конкретного проекта вероятность неудачи любого проекта в начале его жизненного цикла велика, но по мере продвижения проекта к своему окончанию риски снижаются, и вероятность неблагоприятного развития событий быстро уменьшается.

Возможность участников проекта воздействовать на его содержание изначально достаточно велика, но по мере того, как в процессе реализации проекта создаётся всё больше и больше его промежуточных результатов, всё меньше остаётся возможностей что-либо в проекте изменять и всё больше становится стоимость возможных изменений.

Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта. Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным - лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки, во время прохождения которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта.

На этапе разработки концепции проекта определяются конечные цели проекта и выявляются пути их достижения. При этом предполагается возможность задания альтернативных наборов целей, при формировании которых должны учитываться наряду с экономическими также социальные, политические и технические факторы. Важное требование при определении целей проекта - возможность их количественной оценки по объёмам, срокам, размерам прибыли.

Для оценки жизнеспособности проекта проводится краткое (предварительное) технико-экономическое обоснование проекта. Обычно рассматриваются одна-две альтернативы, разработанные на предыдущем этапе. Каждая альтернатива оценивается по критериям стоимости и прибыли. На этом этапе устанавливаются граничные условия, формируются конкретные цели и ограничения, а также (на основе статистики по объёмам аналогов) предварительно оценивается стоимость проекта. Результатом этапа

Рис.2. Фазы жизненного цикла инвестиционного проекта

Фазы жизненного цикла инвестиционного проекта оценки жизнеспособности является обоснование преимуществ одной альтернативы перед другой. После принятия решения о начале работ по проекту рассматривается вопрос о руководстве работами по его реализации.

После определения жизнеспособности проекта и решения о начале его реализации следует составить в письменной форме Генеральный план проекта. План представляет собой структурно определённую последовательность этапов работ, ведущих к достижению уже определённого комплекса целей. Он должен показывать, кто и что должен делать, в какие сроки и каким образом, и включать все необходимые решения. Окончательный план выполнения проекта должен быть одобрен, после чего он направляется всем участникам проекта. На этом же этапе решаются вопросы создания команды проекта.

Если продолжение работ по проекту утверждается, переходят к составлению так называемых квалификационных требований, являющихся материалом для подготовки контракта и проведения рабочего проектирования. С этой же целью подготавливается предварительное задание на проектирование. Обычно предварительно выбираются несколько фирм-претендентов, которые приглашаются для переговоров (торгов). Переговоры ведёт группа экспертов, при этом каждый эксперт оценивает претендента самостоятельно. На основании результатов торгов оформляется контракт с выбранной проектной организацией. Контракт включает график и задание на проектирование. Затем переходят к выбору и утверждению окончательного варианта проекта. Обычно на это заказчик берёт 3-4 недели, что оговаривается в контракте. На этом этапе разрабатывается в полном объёме технико-экономическое обоснование и составляется задание на рабочее проектирование. Выбор и оформление отношений с подрядными организациями - последний этап контрактной фазы проекта.

Фазу реализации проекта принято делить на две стадии:

* детальное (рабочее) проектирование и поставки;

* исполнение.

Специализированные виды проектов имеют специализированные жизненные циклы, хотя принципиально жизненный цикл имеет единую структуру.

2. Этапы деятельности по проекту

Деятельность по разработке проекта начинается с разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.

Первый этап деятельности по проекту - его инициация.

Инициация проекта - убеждение руководства организации в необходимости выполнения проекта (перехода к следующей фазе проекта), то есть обеспечение принятия соответствующего решения.

Инициация проекта обычно базируется на следующей исходной информации или документах:

* Описание продукта.

* Стратегический план.

* Критерии выбора проекта.

* Историческая информация.

Средствами, позволяющими успешно пройти стадию инициации проекта, обычно являются:

* Методы выбора проектов.

* Экспертные оценки.

* Процедуры инициации.

В некоторых организациях проект не подлежит формальной инициации до тех пор, пока не проведён анализ его осуществимости, не составлен бизнес-план проекта, его технико-экономическое обоснование или не выполнена какая-то иная форма предварительного анализа. Такой предварительный анализ зачастую является самостоятельным проектом.

Методы выбора проектов обычно попадают в одну из следующих категорий:

* методы измерения предполагаемой прибыли (экономические модели, сравнительные оценки и т.д.);

* оптимизационные методы (математические модели, использующие линейное, нелинейное, целочисленное, динамическое и проч. программирование).

К процедурам инициации проекта относятся:

Демонстрация необходимости проекта и его осуществимости.

Получение одобрения проекта в целом

Решение о начале работ.

В результате деятельности по инициации проекта появляются первоначальные распоряжения, документы и вырабатывается общее видение имеющихся возможностей и путей реализации проекта. Формальные результаты инициации проекта следующие:

* Формулирование допущений проекта. Допущения проекта - исходные данные, которые считаются известными при планировании, но достоверность которых не является стопроцентной.

* Выявление всех ограничений проекта. Ограничения проекта - факторы, ограничивающие возможности команды проекта.

* Утверждение Устава проекта.

* Назначение руководителя проекта.

В результате инициации должен быть выпущен Устав проекта (Project Charter), который должен включать либо непосредственно, либо посредством ссылок на другие документы следующие положения:

* описание потребностей бизнеса, на которые ориентирован проект;

* описание продукта проекта.

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с её помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.

Процесс планирования начинается до утверждения объёма работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает определённый вид планирования с присущими ему методиками и инструментами.

Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных между собой взаимными отношениями. Первый этап планирования проекта - разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и проч.

Определение уровней планирования - также предмет планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учётом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д.

Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающей постоянное сравнение фактических данных с плановыми.

Планирование представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более чётко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.

Для руководства проектом каждый шаг планирования подразумевает необходимость ответа на некоторый обобщённый вопрос.

Конкретная структура планов, применяемых на разных уровнях и стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и в организациях, осуществляющих проект.

В общем виде на уровне управления проектом можно выделить следующие виды планов:

* Концептуальный план проекта.

* Стратегический план реализации проекта.

* Тактические (детальные) планы реализации проекта.

Исходными данными для разработки плана проекта являются:

* Договорные требования.

* Описание доступных ресурсов.

* Оценочные и стоимостные модели.

* Документация по аналогичным разработкам.

Процедура планирования проектов достаточно универсальна, а потому и последовательность шагов планирования является общей для широкого спектра разнообразных проектов. Эта последовательность шагов вместе с краткой характеристикой содержательной сущности каждого шага приведена в табл. 1.

Таблица 1. Последовательность шагов планирования проекта

Шаг	Содержательная сущность шага
Разработка концепции и целей проекта	Зачем?
Построение иерархической структуры работ	Что?
Построение ОСРР Назначение ответственных	Кто?
Разработка стратегии реализации Определение основных вех	Как?
Разработка сетевых моделей	Как?
Расчёт календарного графика по методу критического пути	Когда? Идеальные сроки
Расчёт календарного графика с учётом ограничений на ресурсы	Когда? Реальные сроки
Анализ стоимостной информации Разработка финансового плана	Сколько это будет стоить?

Управление исполнением проекта - определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к простому исполнению плана, то есть доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации.

Другое дело, если в процессе исполнения проекта возникли отклонения, анализ которых показал, что появилась необходимость выработать и применить определённые корректирующие воздействия.

Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения проекта и фактическая его стоимость отличаются от запланированных. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например, из-за пересмотра условий финансирования, изменения потребностей. Однако многие отклонения от плана могут быть сглажены своевременным эффективным руководством.

Таким образом, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определённые интервалы времени, анализировать полученные данные, текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объёмов работ.

Система руководства проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров задач, а может потребовать разработки совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния и вплоть до момента окончания проекта.

Построение эффективной системы контроля исполнения проекта основывается на соблюдении четырёх основных принципов.

1. Наличие чёткого плана проекта.

2. Наличие ясной системы отчётности.

3. Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.

4. Наличие эффективной системы реагирования.

Таким образом, в процессе управления исполнением проекта можно выделить три основных шага:

1. Мониторинг фактического выполнения работ - сбор и документирование фактических данных.

2. Анализ состояния работ и их результатов - оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными.

3. Корректирующие действия - планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в точном соответствии с планом или минимизацию возможных несоответствий.

Завершение проекта включает в себя следующие виды деятельности:

* сдачу в эксплуатацию результатов работ по проекту;

* закрытие контрактов;

* гарантийное обслуживание продукции проекта;

* анализ и оценку достигнутых результатов;

* накопление данных для осуществления последующих проектов.

Одним из вариантов завершения проекта является выход из проекта, который предполагает отказ от дальнейшей реализации проекта по тем или иным причинам.

Формами выхода из проекта могут быть:

* отказ от реализации проекта до начала работ;

* продажа частично реализованного проекта;

* привлечение на любой стадии реализации проекта постороннего капитала для минимизации собственного участия.



Заключение

Жизненный цикл представляет собой важнейшую характеристику проекта, отражающую его существование во времени. Модель жизненного цикла проекта должна иметь как общие свойства, характерные для любого типа проекта, так и специфические свойства, присущие только данному конкретному проекту. Такое соединение общих типовых характеристик и специфических черт необходимо для любой модели, используемой в рамках проектного управления, и является его базовым принципом.

Традиционно структура жизненного цикла проекта представляется как совокупность двух фаз - разработки проекта и его реализации. На основе общей двухфазной структуры проектного цикла разрабатываются более детальные модели, соответствующие тем или иным типам проектов. Вне зависимости от размера, вида, масштаба и других параметров ход работ по проекту может быть представлен как следующие друг за другом этапы инициации, планирования, исполнения и контроля и, наконец, завершения проекта.

Модель жизненного цикла проекта не является абстрактной умозрительной концепцией. Она выступает реальным инструментом управления проектом, с помощью которого можно осуществлять интеграцию проекта и учитывать его стратегические аспекты. Исходя из этого, жизненный цикл проекта - это фундаментальное понятие проектного управления, понимание которого играет ключевую роль в деятельности проект-менеджера. проект ликвидация цикл



Использованная литература

1. Романова М.В. Управление проектами: учебное пособие. - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2009.

2. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник/кол. авторов; под ред. М.Л. Разу. - М.: КНОРУС, 2007.

3. Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. - 2-е изд., стер. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2005.

4. Грей К.Ф., Ларсон Э.У. Управление проектами: практическое руководство: пер. с англ. - М.: Дело и сервис, 2003.

Размещено на Allbest.ru

...