Размещено на http://www.allbest.ru/

Российский государственный торгово-экономический университет

Кафедра связей с общественностью и журналистики.

Контрольная работа

по дисциплине «Деловые коммуникации»

Вариант 12

Вербальное общение.

Москва 2012

Оглавление

Введение

1. Основные правила деловой беседы

2. Умение слушать в процессе делового общения

3. По каким признакам мы обычно определяем, что собеседник говорит неправду

Заключение

Список литературы

Введение

Люди могут обмениваться разными типами информации на разных уровнях понимания. Известно, что общение не исчерпывается устными или письменными сообщениями. В этом процессе важную роль играют эмоции, манеры партнеров, жесты. Под общением следует понимать форму социального взаимодействия людей, в котором осуществляется обмен мыслями и чувствами, мотивами и действиями посредством знаковых (языковых) средств в целях взаимопонимания и согласования совместной деятельности. Субъектами общения являются живые существа, люди. В принципе общение характерно для любых живых существ, но лишь на уровне человека процесс общения становится осознанным, связанным вербальными и невербальными актами.

В ходе общения обеспечиваются многообразные формы обмена человеческими мыслями, чувствами и действиями, обеспечивается взаимное согласование действий и понимание окружающего нас мира. Проблема общения актуальна для исследования, потому что проблема эффективного обмена информацией между людьми, возможности достижения взаимопонимания в контактах между ними является очень важной для психологии. Общение наряду с деятельностью, является одной из основных форм преобразующей активности людей.

1. Основные правила деловой беседы

Деловая беседа является «генератором», движущей силой бизнеса. Почти все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных деловых бесед. Их значение для деятельности человека можно сравнить со значением речи для всего человечества и его развития.

Деловая беседа - система целесообразно подобранных мыслей и слов, посредством которых один или несколько собеседников хотят оказать определенное влияние на другого собеседника или на группу собеседников в целях изменения существующей деловой ситуации, то есть с целью создания новой деловой ситуации или нового делового отношения.

Беседа является благоприятной и часто единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился ней. Именно в умении общаться и правильно выражать свои мысли лежит один из основных принципов успеха во всем.

Правила делового общения -- это общие исходные идеи, руководящие начала, основные предпосылки его построения. Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального этикета, связанного формами и манерами речи, словарным запасом, т.е. со всем стилем речи, принятым в общении данного круга деловых людей.

Основные правила деловой беседы:

1. Каждая беседа должна иметь цель. Инициатору встречи надо понять и четко для себя сформулировать, чего он хочет добиться. Во время беседы необходимо разобраться в том, к чему в данный момент стремится собеседник, какие цели он ставит перед собой. Важно попытаться понять и то, почему он хочет именно этого, какие мотивы им движут.

2. Самые первые и сильные впечатления о человеке зависят от его внешнего вида. Поэтому каждый должен всегда иметь опрятный вид, быть стройным, подтянутым, с надлежащей выправкой (то есть стоять, ходить прямо, не сутулясь, держать плечи развернутыми и пр.).

Нужно следить за выражением своего лица. В повседневном общении оно не должно быть угрожающим или надменным -- это может стать психологическим барьером при разговоре с людьми.

3. Собеседники обычно более внимательны именно в начале разговора. Первые три-пять предложений создают внутреннее отношение к беседе, рабочую атмосферу. Цель начальной стадии - вызвать интерес к беседе. Поэтому можно обратиться за советом к партнеру, обсудить проблемы, тенденции, актуальные события в рассматриваемой сфере, продемонстрировать информированность о потребностях и проблемах партнера, включить в начальную фазу беседы какой-либо профессиональный вопрос.

5. Начинать беседу нужно с дружеского тона, поддерживать позитивную атмосферу общения. Это значит: быть вежливым, тактичным, доброжелательным и предупредительным.

6. Важно помнить, что своеобразным мимическим знаком расположения является улыбка. Она необходима не только для других, но я нам самим, поскольку повышает настроение и работоспособность. Как настроение влияет на выражение лица, так и, наоборот, выражение лица способствует созданию соответствующего настроения. Доказано, что можно улучшить настроение, изобразив на лице веселье, радость. Ведь мимические мышцы тесно связаны со многими структурами мозга. Начиная улыбаться искусственно, мы включаем те механизмы, которые обеспечивают нам непринужденную улыбку.

7. Не начинайте разговор с обсуждения тех вопросов, по которым расходитесь с собеседником во мнениях. Задавайте вначале вопросы, на которые собеседник, скорее всего, ответит утвердительно. Следите за тем, чтобы разговор шел по пути «накопления согласия». Человек не любит менять мнение. Если он согласился с вами в девяти случаях, то, скорее всего, согласится и в десятом.

8. Будьте хорошим слушателем. Развитая способность слушать предполагает:

-- умение воздерживаться от выражения своих эмоций при восприятии информации -- даже неблагоприятной;

-- поощрение собеседника к продолжению разговора, «подталкивающее» поведение;

-- умение «подхватывать», развивать мысль собеседника, держаться «на один шаг вперед».

9. Избегайте критиковать коллег и малознакомых людей. Однако критику в свой собственный адрес нужно научиться принимать: как минимум -- подумать о том, чем она вызвана, как максимум -- постараться исправить положение. Подлинно деловое отношение предполагает умение человека выявлять даже скрытую критику своей позиции собеседником.

10. Прежде чем убеждать человека в чем-либо, постарайтесь понять его. При этом разграничивайте понятия «позиция» и «мнение»: это не одно и то же. «Мнение» более поверхностно и не всегда совпадает с «позицией» человека, которую тот демонстрирует своим поведением. Чтобы быть убедительным в своей аргументации, необходимо соблюдать ряд условий:

· Оперируйте простыми, точными, убедительными понятиями.

· Выбирайте способ и темп аргументации, соответствующий особенностям характера собеседника.

· Ведите аргументацию корректно по отношению к партнеру.

· Избегайте неделовых выражений и формулировок, затрудняющих аргументирование и понимание.

· Стремитесь как можно нагляднее донести до партнера свои аргументы.

11. Запоминайте и не путайте имена людей. Чаще обращайтесь к собеседнику по имени и вообще произносите это имя. Обезличенное общение однозначно воспринимается партнером как отсутствие интереса к нему. Обратиться к человеку -- это, значит направить на него свой взгляд и назвать его имя. Вы можете быть уверены, что человек будет внимательно вас слушать в течение определенного времени только потому, что вы назвали его имя и смотрите на него.

12. Помогайте людям чувствовать свое значение. Люди, допускающие в общении высокомерный тон, грубость, заносчивость, иронические или невежливые замечания, выражения и реплики, оскорбляющие человеческое достоинство, угрозы, поучения, несправедливые упреки и обвинения, -- такие люди не только дискредитируют свои организации, но и совершают грубый психологический просчет. Старайтесь, как можно искреннее ценить и хвалить достоинства человека -- они, как правило, есть у любого.

Остерегайтесь, злейших врагов общения -- раздражительности и бестактности. Раздражительность как минимум невыгодна вам. Во-первых, она затрудняет общение, и вам придется потратить больше усилий, чтобы добиться чего-то. Во-вторых, она приводит к ослаблению защитных сил организма. Присмотритесь повнимательнее к источнику вашего раздражения: вы быстро убедитесь, что дело не стоит ваших нервов.

Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных и запланированных целей. Для этого на последнем этапе беседы, в фазе принятия решений необходимо:

· Достижение основной или альтернативной цели.

· Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий

· Обеспечение благоприятной атмосферы.

· Поддержание в случае необходимости дальнейших контактов с партнерами.

Заключительную фазу деловой беседы принятие решений - следует начинать с резюме и сделанных на его основе выводов. Резюме должно быть понятно для всех присутствующих, с четко выраженным выводом. Переводить беседу в завершающую фазу следует не на спаде, а на подъеме, например, когда мы исчерпывающе ответили на замечание собеседника или когда его удовлетворенность ответами очевидна. Важно отделить заключительную часть беседы от других фаз, например с помощью таких выражений как «давайте подведем итоги», «мы подошли к концу нашей беседы» и др. Завершение беседы не должно быть слишком длинным.

общение деловой обмен

2. Умение слушать в процессе делового общения

Деловое общение не строится на монологах. В общение потребуется быть то говорящим, то слушающим настолько часто, что временами вам сложно будет переключаться. Если вместо того чтобы слушать, тратить время на планирование ответа и ждете возможности вставить слово, эффективность беседы резко падает. А, как показывает практика, успех делового взаимодействия зависит не только от умения говорить, задавать вопросы, но и от умения своевременно замолчать и послушать своего партнера, посочувствовать ему, чутко среагировать на его замечания. Как мудро заметил античный философ Эпиктет, «у человека два уха и один язык, чтобы в два раза больше слушать, чем говорить».

Умение слушать -- мощная сила, ослабляющая воздействие стресса и напряжения. Истинное «слушание» способствует слаженности в работе коллектива, повышает степень доверия и ощущение принадлежности к данной группе. Когда люди знают, что они говорят с тем, кто их действительно слушает, а не с человеком, уже предубежденным, они охотно делятся своими идеями и мыслями. При этом у слушателя появляется возможность отреагировать на те установки говорящего, которые в противном случае остались бы незамеченными.

Многие деловые люди считают приемлемой тактикой не уделять оппоненту слишком много времени и внимания и не признавать ценности его точки зрения. Это, безусловно, просчет. Нежелание и неумение слушать может вызвать взаимное непонимание, спровоцировать конфликт, завести в тупик любые деловые переговоры.

Цель общения - это то, ради чего у человека возникает данный вид активности. У животных целью общения может быть побуждение другого животного существа к определенным действиям, предупреждение о том, что необходимо воздержаться от какого-либо действия. Мать, например, голосом или движением предупреждает детеныша об опасности; одни животные в стаде могут предупреждать других о том, что ими восприняты жизненно важные сигналы.

У человека количество целей общения увеличивается. В них помимо перечисленных выше включается передача и получение объективных знаний о мире, обучение и воспитание, согласование разумных действий людей в их совместной деятельности, установление и прояснение личных и деловых взаимоотношений, многое другое. Если у животных цели общения обычно не выходят за рамки удовлетворения актуальных для них биологических потребностей, то у человека они представляют собой средство удовлетворения многих разнообразных потребностей: социальных, культурных, познавательных, творческих, эстетических, потребностей интеллектуального роста, нравственного развития и ряда других.

Существует активное и пассивное слушание.

Пассивное слушание дает собеседнику возможность высказаться. Оно состоит из умения внимательно молчать. Здесь важны оба слова. «Молчать» - так как собеседнику хочется, быть услышанным, и его меньше всего интересуют наши замечания. «Внимательно» - иначе собеседник обидится, и общение прервется, иногда едва начавшись. Все, что нужно делать в этом случае, - это не мешать говорящему и поддерживать течение его речи, чтобы он смог полностью выговориться.

Такое слушание предполагает временную сдачу себя собеседнику, своего рода капитуляцию. Зато можно узнать иную точку зрения, а затем - действовать.

Открыв для себя другую точку зрения, мы вовсе не обязаны с ней соглашаться, но зато мы узнаем, из чего исходит наш собеседник, и сможем действовать, учитывая эту информацию.

Пассивное слушание в деловом разговоре наиболее эффективно в следующих случаях:

1. В напряженной ситуации, когда собеседник начинает активно проявлять свои чувства и стремится высказать собственную точку зрения, поскольку до этого не имел такой возможности. В данном случае благоразумнее всего, не вмешиваясь, чтобы не «подливать масла в огонь», дать ему выговориться, а уж потом приступить к решению проблемы.

2. Когда собеседник испытывает трудности с выражением своих забот и проблем или, наоборот, радостей. Здесь полезно, по мимике и жестам поняв состояние человека, использовать так называемые «буферные» фразы типа: «Вас что-нибудь беспокоит?», «У вас вид счастливого человека!», «У вас, видимо, есть что сказать по этому поводу?», а затем внимательно выслушать. Ненужное вмешательство может только окончательно сбить волнующегося собеседника.

3. При беседах с подчиненными. Люди часто не решаются высказаться перед своим начальником из-за боязни испортить отношения. Поддерживающие реплики показывают собеседнику, что им интересуются, хотят знать его мнение и чувства.

Однако в некоторых ситуациях пассивное слушание бывает малоэффективно:

1. У собеседника желание говорить проявляется слабо или полностью отсутствует.

2. Есть опасность неправильного истолкования наших ответов как согласия, хотя это - лишь помощь, чтобы собеседник продолжал говорить. Поэтому, если мы внимательно и молча слушаем собеседника, чтобы лучше его понять, но не согласны с тем, что он говорит, разумнее сказать об этом сразу, честно и открыто. Конечно, высказанное мнение может сбить собеседника с мысли, но иначе есть опасность, потом встретиться с большим непониманием и негодованием: «А я-то думал, что вы согласны!» Попытка объяснить, что мы слушали, чтобы понять, но никак не согласиться, обычно не воспринимается, и мы можем быть зачислены в стан лицемеров.

3. Говорящий стремится получить более активную и весомую поддержку и одобрение. Простое поддакивание может быть воспринято как пренебрежение и нежелание говорить. Например, когда собеседник жалуется на своего шефа, от которого только что получил нагоняй, и ждет, что мы тоже назовем шефа «ослом».

4. Неуместно пассивное слушание и тогда, когда оно противоречит нашим интересам, мешает самораскрытию. Не стоит только из вежливости слушать бесконечную болтовню собеседника, особенно если он крайне раздражает нас, потому что вместо сочувствия и понимания мы придем к отвращению, почувствуем себя жертвой эгоизма собеседника. Но страдальцы не могут быть хорошими слушателями!

В таких случаях лучше сказать болтуну: «Я сейчас занят, извините!» или спросить: «Что же главное?», а затем мягко перевести разговор в нужное русло. Но этим приемом не стоит пользоваться направо и налево, а только в крайнем случае, и не оправдывать, таким образом, невнимательность и нежелание слушать: нам обычно платят той же монетой.

Когда пассивного слушания недостаточно, следует перейти к активному слушанию.

Когда вы становитесь активным слушателем, вы без слов делаете собеседнику комплимент. Слушая, как он говорит о чем-то, что считает интересным, вы очень быстро растапливаете лед, который возникает при встрече малознакомых людей.

Умение слушать активно - это замечательный способ реакции, которая побуждает собеседника продолжать говорить, в то же время создает у него впечатление, что его слова интересны и понятны вам. Для того, чтобы использовать это средство эффективно, вы сначала должны понять, что происходит в процессе разговора.

Допустим, некто хочет поделиться чувством или идеей. Для этого он должен послать вам сообщение, то есть закодировать информацию в словесные и невербальные коды, которые будут вам понятны. Коды, выбираемые вашим собеседником (слова, жесты, интонация), определяются стоящей перед ним целью, ситуацией, в которой происходит разговор и отношениями, существующими между ним и вами.

Некоторые психологи утверждают, что разговаривая с кем-либо, мы слушаем лишь половину сказанного, слышим лишь половину прослушанного, а запоминаем лишь половину последнего. Другими словами, мы слышим лишь то, что хотим услышать, и видим лишь то, что хотим увидеть.

Необходимо дать возможность собеседнику выговориться. Он лучше нас осведомлен о своих проблемах и нуждах. Полезнее задавать ему вопросы. Пусть он кое-что сообщит нам.

Если мы не согласны с собеседником, у нас может возникнуть искушение перебить его. Не стоит делать этого. Надо терпеливо выслушать его, проявить искреннее сочувствие. Многие партнеры с большим интересом ожидают паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово. Нужно помнить, что если мы не дадим им высказаться, у них создастся впечатление, что их лишили этого права. Они на время затаят свои чувства и мысли, но потом неожиданно их выскажут, вызвав этим ряд дополнительных проблем. Поэтому партнеров всегда нужно внимательно выслушивать.

Активное слушание полезно в двух ситуациях:

§ когда вы не уверены, что правильно поняли собеседника;

§ когда вы получаете важное или очень эмоциональное сообщение.

Применяя приемы активного слушания, концентрируйте внимание либо на проявлении чувств собеседника, либо на содержании его высказываний, в зависимости от того, что может вызвать недопонимание и что вам кажется наиболее важным.

В процессе общения применяются некоторые другие виды техники и приемы разговора, основанные на использовании так называемой обратной связи. Под ней в общении понимается техника и приемы получения информации о партнере по общению, используемые собеседниками для коррекции собственного поведения в процессе общения.

Обратная связь включает сознательный контроль коммуникативных действий, наблюдение за партнером и оценку его реакций, последующее изменение в соответствии с этим собственного поведения. Обратная связь предполагает умение видеть себя со стороны и правильно судить о том, как партнер воспринимает себя в общении. Малоопытные собеседники чаще всего забывают об обратной связи и не умеют ее использовать.

Механизм обратной связи предполагает умение партнера соотносить свои реакции с оценками собственных действий и делать вывод о том, что явилось причиной определенной реакции собеседника на сказанные слова. В обратную связь также включены коррекции, которые вносит общающийся человек в собственное поведение в зависимости от того, как он воспринимает и оценивает действия партнера. Умение использовать обратную связь в общении является одним из важнейших моментов, входящих в процесс коммуникации и в структуру коммуникативных способностей человека.

Прямое общение предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения, например, телесные контакты, беседы людей друг с другом, их общение в тех случаях, когда они видят и непосредственно реагируют на действия друг друга.

Умение слушать дело не столько простое, как может быть показаться на первый взгляд! Не случайно в ряде стран созданы курсы для руководителей по повышение квалификации в умение слушать собеседника.

3. По каким признакам мы обычно определяем, что собеседник говорит неправду

Вербальное общение является наиболее исследованной разновидностью человеческого общения. Кроме этого, это наиболее универсальный способ передачи мысли.

Вербальное общение тесно связано с невербальным. Точное значение слов возникает из единого комплекса речевых и невербальных средств, которые используются для усиления и подтверждения слов, и даже для насмешки над своими словами и придания им противоположного смысла. Психологи установили, что в процессе межличностного общения от 60 до 80% информации о собеседнике мы черпаем за счет так называемых невербальных средств общения -- жестов, мимики, взглядов, жестикуляции, телодвижений, интонации, выбора определенной дистанции между партнерами. Человек контролирует свои жесты и позы значительно меньше, чем свои слова; именно поэтому они могут рассказать о нем больше, чем прямые высказывания. Невольная брезгливая гримаса, поданная с опозданием рука, нежелание посмотреть вам в глаза -- все это подчас скажет вам гораздо больше, чем самые горячие заверения в дружбе или желании сотрудничать.

По невербальному общению можно определить, например, что собеседник говорит неправду. Дело в том, что сознательно контролировать каждый свой поведенческий акт не может ни один человек. Исключение составляют только гениальные актеры, умеющие полностью «входить в образ» и патологические вруны-психопаты, искренне верящие в свою ложь.

Есть много признаков, по которым можно определить, что вам говорят неправду. При этом у неопытного вруна вы скорее всего можете обнаружить целый "букет" из них, тогда как опытный проколется только на одном-двух. Это знание может быть полезно, как в вашей личной, так и профессиональной жизни.

· Выражение эмоций и реакций замедлено, по сравнению с тем, как обычно ведет себя человек. Оно начинается с задержкой, проходит более буйно, и очень резко заканчивается;

· Проходит некоторое время между словами и выражением эмоций. Например вам говорят, что ваша работа сделана блестяще и только потом, после осознания того, что сказали, улыбаются. Когда у говорящего правду человека эмоциональная реакция будет проходить одновременно со словами;

· То, что человек говорит совершенно не согласуется с выражением на его лице. Например, когда вам говорят фразу "Я люблю тебя", у человека становится таким, как будто он съел дольку лимона;

· При выражений эмоций участвует не все лицо, а только часть. К примеру, человек улыбается только ртом, не задействуя при этом мышцы щек, глаз и носа. Глаза в данном случае действительно становятся зеркалом души, потому что научиться специально управлять их выражением очень сложно, для некоторых невозможно;

· Когда человек говорит вам ложь, он с виду пытается занять, как можно меньше места, прижимая к себе руки и одну к другой - ноги;

· Человек будет избегать встречи ваших глаз;

· Человек трогает или чешет свой нос, уши. В редких случаях дотрагиваться открытой ладонью к области сердца на груди;

· Человек будет "защищаться", вместо того, чтобы идти "в атаку" в разговоре;

· Врущий человек может пытаться отвернуть свое тело или голову от вас;

· Он может несознательно поставить какие-то объекты между вами, создавая некого рода "защитный барьер";

· Врун будет может использовать ваши слова, чтобы сделать ответ очень похожим на вопрос. "Это ты разбил дальнее окно на втором этаже?" "Нет, это не я разбил дальнее окно на втором этаже";

· Вам не дают четкого ответа на вопрос, вместо этого говорят "плавающий" ответ, который может быть понять по-разному;

· Ваш собеседник может говорить больше чем нужно, добавляя излишние детали. Ему не комфортно, когда наступает пауза в разговоре;

· Когда человек врет он может опускать местоимения и говорить монотонным голосом;

· Человек может говорить мягко, но при этом грамматически неправильно. Предложения будут запутаны;

· Если вы верите в то, что вам лгут - попробуйте поменять предмет разговора. Если человек действительно вам врет - он охотно сменит тему и будет выглядеть более расслабленным;

· Человек использует юмор и сарказм, чтобы обойти тему.

По этим признакам довольно легко определить, если кто-то вам лжет. Но конечно не стоит забывать, что лучше всего они работают с людьми, которых вы давно знаете. Однако при истолковании этих особенностей поведения следует быть очень осторожным, поскольку они не обязательно свидетельствуют о лжи, а могут быть всего лишь признаком неуверенности в себе.

Заключение

Для успеха в бизнесе важен учет особенностей межличностного общения. Наряду со словесным (вербальным) общением необходимо учитывать невербальный язык деловых людей. Ни один из деловых людей, занятых в сфере бизнеса и предпринимательства, в современном мире не может обойтись без деловых контактов, без общения с персоналом собственной фирмы и торговыми партнерами, с представителями официальных властей, работниками правовых или судебных органов, с агентами или контрагентами. В свою очередь общение и взаимодействие людей требует определенных навыков и знаний из области психологии.

1. Правила делового общения -- это общие исходные идеи, руководящие начала, основные предпосылки его построения. В работе мы рассмотрели основные из них.

2. Умение слушать -- мощная сила, ослабляющая воздействие стресса и напряжения. Истинное «слушание» способствует слаженности в работе коллектива, повышает степень доверия и ощущение принадлежности к данной группе. Когда люди знают, что они говорят с тем, кто их действительно слушает, а не с человеком, уже предубежденным, они охотно делятся своими идеями и мыслями. При этом у слушателя появляется возможность отреагировать на те установки говорящего, которые в противном случае остались бы незамеченными.

3. Вербальное общение тесно связано с невербальным. Точное значение слов возникает из единого комплекса речевых и невербальных средств, которые используются для усиления и подтверждения слов, и даже для насмешки над своими словами и придания им противоположного смысла.

Список литературы

1. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. М., Центр «Русская тройка», «Комета», 1990.

2. Парыгин Б.Д. Основы социально - психологической теории, М., Мысль, 1971.

3. Психология и этика делового общения: Учебник / Под ред. В. Н. Лавриненко. М.: Юнити, 2003.

4. Психология делового общения: Учебник / Под ред. И. И. Акимова. М.: Омега-Л, 2006.

5. Психология делового общения: Учебник / Под ред. Г. В. Бороздина. М.: Инфа-М, 2003.

6. Фишер Р., Юри У.. Путь к согласию, или Переговоры без поражения. - М.: Наука, 1992.

Размещено на Allbest.ru