Методы исследования систем управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БАРНАУЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ

Факультет Менеджмента и маркетинга

Кафедра Экономики, менеджмента и маркетинга

Специальность (направление) Менеджмент организации

Курсовая работа

Вариант №2

По дисциплине «Исследование систем управления»

ТЕМА: МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Студент Дикарева А.А.

Группа: 4Мп - 2 Номер личного дела: 09ммб00705

Преподаватель: к.э.н.,доцент, Павлусенко Оксана Петровна

Барнаул 2013



Оглавление

Введение

1. Методы исследования систем управления

1.1 Классификация методов ИСУ

1.2 Сущность методов и их значение

1.3 Методы формализованного представления систем управления

1.4 Методы исследования информационных потоков

2. Анализ деятельности ОАО «Рубцовский хлебокомбинат»

2.1 Характеристика предприятия

2.2 Цели и задачи организации

2.3 Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

3. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Заключение

Список литературы

информационный поток информация документ



Введение

Современная наука имеет обширный и богатый арсенал методов исследования. Но успех исследования в значительной мере зависит от того каким образом, по каким критериям мы выбираем методы для проведения того или иного конкретного исследования и в какой комбинации мы используем эти методы. Поэтому актуальность темы «Методы исследования систем управления» курсовой работы бесспорно велика.

«Метод (от греч. -- путь исследования, познания) определяется как совокупность действий, приемов, направленных на достижение некоторой цели» [6].

«Метод исследования - это средство познания, способ проведения исследования для достижения определенного результата» [5].

«Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований» [1]. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования.

Цель данной работы - изучение методов исследования систем управления, как в теории, так и практике. В соответствии с целью, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть классификацию методов.

2. Описать сущность этих методов и их значение.

3. Рассмотреть методы формализованного представления систем управления.

4. Описать методы исследования информационных потоков.

5. Рассмотреть схему потоков информации на примере предприятия.

6. Выявить предложения по совершенствованию схемы потоков информации.

Объектом исследования данной работы является ОАО «Рубцовский хлебокомбинат». Предмет исследования - методы исследования систем управления.

Теоретическую базу исследования составляют учебные пособия, годовой отчет организации, статистические данные, интернет.

Методологическую базу курсовой работы составляют методы интерпретации, структурного и сравнительного анализа.

Практическая значимость исследования состоит в совершенствовании схемы потоков информации ОАО «Рубцовский хлебокомбинат».

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении были обоснованы актуальность темы исследования, определены объект и предмет курсовой работы, сформулированы цель и задачи исследования, обоснованы методологическая и теоретическая база, а также структура курсовой работы и ее практическая значимость.

В первой главе - «Методы исследования систем управления» была представлена классификация методов исследования, рассмотрена их сущность и значение.

Вторая глава посвящена анализу предприятия «Рубцовский хлебекомбинат». В ней представлена характеристика предприятия, рассмотрены информационные потоки организации.

В третьей главе - выявлены предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации.

В заключении сделаны основные выводы и подведены итоги курсовой работы.



1. Методы исследования систем управления

1.1 Классификация методов ИСУ

Выбор методов исследования и их комбинаторное использование определяются системным представлением о всей совокупности общенаучных методов исследования.

«Первым шагом в понимании системы общенаучных методов исследования является классификация методов, позволяющая упорядочить представление об их составе, связях и особенностях» [5].

Первая группа методов - качественные методы.

Основаны на интуиции и знаниях специалистов. Используются когда недостаточно информации или она слабо структурирована.

- Мозговая атака.

- Метод экспертных оценок.

- Метод Дельфи.

- Морфологический метод.

- Деловые игры.

«Трудность состоит в том, что пригласить квалифицированных экспертов в одно и то же время и место очень сложно. Кроме того, эксперты должны быть независимы, т. е. не должны быть из одного и того же института или учреждения, т. к. они не должны быть одинаково обучены и оперировать одинаковыми методами» [4].

Вторая группа методов - формализованные (количественные) методы. Эти методы используют, когда есть достоверные данные, представленные в цифрах.

- статистические;

- теоретико-множественные;

- графические;

- лингвистические;

- аналитические;

- структурно-лингвистические;

- моделирование;

- имитационно-динамическое моделирование;

- логические;

- имитационно-динамическое моделирование.

Третья группа методов - комплексированные методы (качественно-количественные).

- комбинаторные (раздел математики, изучающий сочетания, комбинации, перестановки);

- ситуационное моделирование;

- топологические методы;

- графосемиотическое моделирование.

Четвертая группа методов - методы исследования информационных потоков.

«Специалист по системному анализу должен понимать, что любая классификация условна. Она лишьсредство, помогающее ориентироваться в огромном числе разнообразных методов и моделей. Поэтому разрабатывать классификацию нужно обязательно, но делать это следует с учетом конкретных условий, особенностей моделируемых систем (процессов принятия решений) и предпочтений, которым можно предложить выбрать классификацию» [4].

1.2 Сущность методов и их значение

Концепция мозговой атаки получила широкое распространение с начала 50-х годов как «метод систематической тренировки творческого мышления», направленный на «открытие новых идей идостижение согласия группы людей на основе интуитивного мышления». Методы этого типа известны также под названиями мозгового штурма, конференций идей, коллективной генерации идей (КГИ).

Обычно при проведении мозговой атаки, стараются выполнить определенные правила, суть которых сводится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления участников и высказывания ими новых идей; для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся сомнительными или абсурдными (обсуждение и оценка идей проводитсяпозднее), не допускается критика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни однойидеи. Требуется высказывать как можно больше идей (желательно нетривиальных), стараться создаватькак бы цепные реакции идей.

В зависимости от принятых правил и жесткости их выполнения различают прямую мозговую атаку,метод обмена мнениями, методы типа комиссий, судов (когда одна группа вносит как можно большепредложений, а вторая -- старается их максимально критиковать) и т.п. В последнее время иногдамозговую атаку проводят в форме деловой игры.

В реальных условиях достаточно трудно обеспечить жесткое выполнение требуемых правил, создать «атмосферу мозговой атаки», на советах мешает влияние должностной структуры организации: трудно собрать специалистов на межведомственные комиссии. Поэтому желательно применять способы привлечения компетентных специалистов, не требующие обязательногоих присутствия в конкретном месте и в конкретное время и устного высказывания своих мнений.

Методы экспертных оценок.

«В исследовании управления широкое распространение имеет метод экспертных оценок. Это объясняется сложностью многих проблем, их происхождением из "человеческого фактора", отсутствием надежных экспериментальных или нормативных инструментов» [8].

Изучению возможностей и особенностей применения экспертных оценок посвящено много работ. В них рассматриваются формы экспертного опроса (разные видыанкетирования, интервью), подходы к оцениванию (ранжирование, нормирование, различные видыупорядочения и т.д.), методы обработки результатов опроса, требования к экспертам и формированиюэкспертных групп, вопросы тренировки экспертов, оценки их компетентности (при обработке оценоквводятся и учитываются коэффициенты компетентности экспертов, достоверности их мнений), методики организации экспертных опросов.

Выбор форм и методов проведения экспертных опросов, подходов к обработке результатов опроса ит.д. зависит от конкретной задачи и условий проведения экспертизы. Однако существуют некоторыеобщие проблемы, которые нужно помнить специалисту по системному анализу. Остановимся на нихподробнее.

Возможность использования экспертных оценок, обоснование их объективности обычно базируетсяна том, что неизвестная характеристика исследуемого явления трактуется как случайная величина,отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка специалиста-эксперта одостоверности и значимости того или иного события. При этом предполагается, что истинное значение исследуемой характеристики находится внутри диапазона оценок, получаемых от группы экспертов, и что обобщенное коллективное мнение является достоверным.

Метод «Дельфи», или метод «дельфийского оракула», первоначально был предложен О. Хелмером и его коллегами как итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая способствовала бы снижению влияния психологических факторов при повторении заседаний иповышении объективности результатов. Однако почти одновременно «Дельфи»-процедуры стали средством повышения объективности экспертных опросов с использованием количественных оценокпри оценке «дерева цели» и при разработке «сценариев».

Основные средства повышения объективности результатов при применении «Дельфи»-метода -- использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса иучет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов.

«Количество экспертов в экспертной группе зависит от множества факторов и условий. В частности, от важности решаемой проблемы, располагаемых возможностей и т.п. В большинстве случаев определяется минимально необходимое количество экспертов, что часто становится важнейшим условием установления числа приглашаемых экспертов» [7].

Для снижения таких факторов, как внушение или приспособление к мнениюбольшинства иногда требуется, чтобы эксперты обосновали свою точку зрения, но это не всегдаприводит к желаемому результату, а напротив, может усилить эффект приспособляемости. В наиболееразвитых методиках экспертам присваивают весовые коэффициенты значимости их мнений,вычисляемые на основе предшествующих опросов, уточняемые от тура к туру и учитываемые при получении обобщенных результатов оценок.

В силу трудоемкости обработки результатов и значительных временных затрат первоначально предусматриваемые методики «Дельфи» не всегда удается реализовать на практике. В последнее время процедура «Дельфи» в той или иной форме обычно сопутствует любым другим методам моделированиясистем -- морфологическому, сетевому и т.д.

Для повышения результативности опросов и активизации экспертов иногда сочетают процедуру «Дельфи» с элементами деловой игры: эксперту предлагается проводить самооценку, ставя себя наместо конструктора, которому реально поручено выполнять проект, или на место работника аппарата управления, руководителя соответствующего уровня системы организационного управления и т.д.

«Термином «морфология» в биологии и языкознании определяется учение о внутренней структуреисследуемых систем (организмов, языков) или сама внутренняя структура этих систем» [9].

В систематизированном виде методы морфологического анализа сложных проблем были разработаны швейцарским астрономом Ф. Цвикки, и долгое время морфологический подход к исследованию и проектированию сложных систем был известен под названием метода Цвикки.

Основная идея морфологического подхода -- систематически находить наибольшее число, а впределе -- все возможные варианты решения поставленной проблемы или реализации системы путемкомбинирования основных (выделенных исследователем) структурных элементов системы или ихпризнаков. При этом система или проблема может разбиваться на части разными способами ирассматриваться в различных аспектах.

Отправными точками морфологического исследования Ф. Цвикки считает:

1) равный интерес ко всем объектам морфологического моделирования;

2) ликвидацию всех ограничений и оценок до тех пор, пока не будет получена полная структура исследуемой области;

3) максимально точную формулировку поставленной проблемы.

Наиболее эффективными методами овладения новыми знаниями, методами хозяйствования иуправления, являются деловые игры. Деловые игры -- метод имитации выработан для принятияуправленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей иличеловека и компьютера. Деловые игры позволяют с помощью моделирования и имитации процессоввыйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительнойкультуры, управления, мастерства общения, принятия решений, инструментальное расширениеуправленческих навыков.

«Деловая игра выступает как средство и метод подготовки и адаптации к трудовой деятельности и социальным контактам» [10].

Разработку деловой игры необходимо начинать с четкой формулировки ее назначения. После этого можно приступать к формированию схемы игры и основных ее правил.

Опыт разработки и проведения деловых игр показывает, что деловую игру целесообразнопредставить как описание некоторой последовательности разделов. Как правило, описание игрывключает девять разделов:

1. Общая характеристика

2. Описание ситуации

3. Цель игры

4. Задача центра

5. Задача участников игры

6. Формальная модель

7. Анализ формальной модели

8. Руководство для участников игры

9. Результаты проведения игры

Раздел 6 включается в описание игры, если формализация модели позволяет лучше понять сутьигры, или если в дальнейшем предполагается провести анализ формальной модели.

Раздел 7 может отсутствовать, если известными математическими средствами провести анализмодели или невозможно или слишком громоздко.

Может отсутствовать и раздел 9, если нет опыта проведения деловой игры.

Каждая деловая игра состоит из нескольких партий. Одна партия большинства деловых игр состоитиз трех этапов.

* I этап -- сбор информации, т.е. сообщение элементами в вышестоящий орган (центр)запрашиваемой информации;

* II этап -- обработка полученной информации и выработка соответствующих решений;

* III этап -- реализация полученных решений, подсчет значений целевых функций.

Количество партий, как правило, не ограничивается заранее, хотя возможны варианты, когдаколичество партий фиксировано.

По завершении игры проводится подведение итогов, анализ игры.



1.3 Методы формализованного представления систем управления

Обследование системы управления в рамках выбранного метода формализованного описания должно выявить оптимальные варианты построения, организации и функционированияреальной системы.

Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать в конечном итоге созданию четких организационных механизмов управления, используемых объектов.

Необходимость создания таких механизмов обусловлена внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращенияуправленческих расходов.

Как известно, моделирование какого-либо объекта заключается в замене исходного объекта такимобъектом (моделью), исследование которого можно провести эффективнее, т.е. легче, доступнее, быстрее, дешевле и т.д.

Существует много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические иматематические выражения, машинные модели, имитационные модели.

Выбор конкретного метода формализованного описания, системы управления зависит от того, вкаких условиях осуществляется обследование, какова ответственность исполнителей за принимаемые решения и какова степень регламентации управления в обследуемой организации.

Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построениюсетевой модели для решения комплексной задачи управления.

При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостнаяоценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителемна основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

Широкое распространение получили:

* сетевые модели построения в терминах событий (кружки), при этом события определяютрезультаты определенной выполненной работы, а дуги (стрелки) между ними определяют взаимосвязиработ;

* сетевые модели, построенные в терминах работ и событий, при этом стрелками изображаются выполняемые работы, а кружками -- события (результаты выполненных работ);

* сетевые модели, построенные в терминах работ, при этом работа изображается кружком, под работой понимается процесс составления одного документа.

Указанные три разновидности сетевых моделей по-разному отражают содержание управленческой деятельности.

Если сетевая модель построена только в терминах событий, естественно в них фиксируются факты окончания определенных работ, она может быть информативна и точно отражать содержание управленческой деятельности, но моделировать во времени такую деятельность затруднительно, хотя в этом также есть большая необходимость.

Наиболее полной является сеть построения в терминах работ и событий. Она фиксирует состав управленческой деятельности, фиксирует определенные ее стадии, взаимосвязи между стадиями и ихрезультаты. В то же время такая сеть не позволяет исследовать информационное содержание управленияна уровне документов, поскольку каждая из работ, указанная в сети, как правило, оформляется многимидокументами.

Значительные возможности исследования информационного обеспечения управления представляетсетевая модель, в которой под работой понимается процесс разработки одного документа. Имеются некоторые затруднения с расчетом таких сетей, поскольку в них исходных событий столько, сколькоусловий необходимо для начала всех работ.

Опыт построения таких сетей позволяет утверждать, что они значительно повышают результативность управления, при этом трудозатраты на управление значительно снижаются.

Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:

* системным подходом при создании новых или модернизации уже сложившихся систем управления. При таком подходе разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;

* возможностью алгоритмизировать расчет основных параметров сети (продолжительность,трудоемкость, стоимость и др.);

* большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием этого, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение.

Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда вразработке участвует большое количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помощьюсетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета,машинные программы остаются без изменений.

Весь процесс создания системы СПУ можно условно разбить на три стадии.

1) стадия обследования: результаты обследования оформляются в виде сетевых графиков;

2) расчет и анализ сетевых графиков;

3) стадия оперативного управления.

На первой стадии выполняются следующие работы:

* составление структурных схем подразделений, участвующих в разработке;

* определение состава исходных документов, необходимых для выполнения той или иной работы;

* определение перечня работ, входящих в данную разработку;

* составление первичных сетевых графиков по видам работ;

* составление (сшивание) сводного сетевого графика.

Любая сложная система состоит, как правило, из большого числа элементов. Система может бытьпредставлена в виде иерархического дерева, называемого еще структурной схемой процесса управления(или объекта). Составление структурной схемы проводится с целью получения сведений о степенисложности всей системы и ее отдельных подсистем.

Расчленение работ, как правило, должно быть проведено вплоть до отдельных работ иподразделений, отвечающих за их выполнение.

Таким образом, в структурной схеме должны быть отражены функциональные признаки системы(например, перечень работ, выполняемых в подразделении) и организационная структураподразделений, участвующих в разработке, их взаимосвязь, т.е. должен быть составлен перечень работ сзакрепленными за ними отечественными исполнителями.

Каждый ответственный исполнитель должен представить следующую информацию:

1) в какие отделы и главки направляются формы, по которым он является ответственным исполнителем;

2) какие документы для него являются исходными и откуда они поступают;

3) продолжительность и трудоемкость, затрачиваемую на составление каждой формы внезависимости от того, является ли она итоговой или промежуточной. В связи с тем, что исполнение данных работ связано с многочисленными перерасчетами, корректировками и т.д., время, затрачиваемое на выполнение этих работ, является случайной величиной.

Поэтому иногда применяется вероятностный метод оценки показателя продолжительности работ. Послесбора необходимой информации каждый ответственный исполнитель составляет свой первичныйсетевой график.

Сшивание первичных сетевых графиков заключается в соединении между собой выходных работпоставщиков и входных работ потребителей результатов. Сшивание необходимо для того, чтобыобъединить первичные сетевые графики, описывающие процесс выполнения отдельных работ, всвободный сетевой график, который отображает процесс всей разработки в целом. При сшиваниинеобходимо согласовать граничные работы поставщика и потребителя. Сшивание сетевого графиказаключается в присвоении этим граничным работам общего кода. Для этого в графике потребителяграничному входному событию присваивается код соответствующего выходного события поставщика.

После проверки происходит сшивание сводного сетевого графика путем объединения частных сетевыхграфиков всех подразделений, участвующих в разработке, в общую часть. На второй стадиипроизводят расчет и анализ сетевой модели.

Расчет сетевой модели осуществляется графическим или табличным методом. Наиболеенаглядным является графический метод, но он применяется при ограниченном количестве событий.

Сетевой метод прост и позволяет быстро рассчитывать сети, имеющие несколько сот событий.

На третьей (последней) стадии создания и функционирования системы СПУ осуществляетсяоперативное управление объектом по сетевой модели.

Использование сетевых моделей позволяет: равномерно распределить работу во времени, а также между подразделениями и исполнителями, более четко разграничить обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельныхэтапов работ; перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графиков по выполнению работ на любомуровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования иуправления (СПУ в целом по отрасли); использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки, выделить функции, права и обязанности подразделений и ответственных исполнителей.



1.4 Методы исследования информационных потоков

Информационный поток представляет собой совокупность циркулирующих внутри экономической системы или между экономической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за экономическими процессами.

К элементам информационных потоков относятся:

- телефонограммы и факсы;

- накладные, поступающие с товаром;

- информация о поступлении и размещении грузов на складе;

- данные о транспортных тарифах и типах транспорта;

- изменения в состоянии запасов;

- нормативно-справочная производственная информация;

- текущие сведения о производственных мощностях;

- данные о финансовых потоках и т.д.

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

- данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно- сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;

- данные должна быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а такжесвязанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил -- процедур с исходными данными, которыепроявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится наоснове определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления,начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющейсистемы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Методинвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всехдокументах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однаков силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов болеечасто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, аопределенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графическогометода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образомдокументопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры ифункций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока -- документы. Отношение между ними изображаются в видеграфической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов)записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. Взаголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации,в заголовках строк -- наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указаниемномера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

* какие процедуры осуществляются при обработке документа;

* какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

* как используется эта информация;

* какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

* где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции,которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. Врезультате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ длякаждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствиеконтроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также иизлишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различнымиподразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методомописания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схемаможет стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолькоповерхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации исовершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовкиуправленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретногоподразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризуетсуществующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческойдеятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.



2. Анализ деятельности ОАО «Рубцовский хлебокомбинат»

2.1 Характеристика предприятия

Рубцовский хлебокомбинат (ОАО «Рубцовский хлебокомбинат») был основан в 1942 году. Рубцовский хлебокомбинат до 2001 года был государственным предприятием и осуществлял свою деятельность под непосредственным контролем государства.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений в акционерные общества» от 1 июля 1992 года № 721-ФЗ было учреждено Открытое Акционерное Общество «Рубцовский хлебокомбинат» (ОАО «Рубцовский хлебокомбинат»), именуемое в дальнейшем «Общество» и создано без ограничения срока его деятельности. Общество зарегистрировано в ИМНС Российской Федерации по г. Рубцовску от 12.12.92 № 812. Место нахождения Общества: Российская Федерация, Алтайский край, г. Рубцовск, ул. Комсомольская, 73.

Основными видами деятельности, продукции Общества являются:

1. производство товаров народного потребления, хлебобулочные, кондитерские изделия;

2. производство продукции производственно-технического назначения;

3. торговля изделиями, полученными в результате производственной деятельности Общества, и торговля продуктами питания;

4. услуги общественного питания;

5. иные виды деятельности.

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли и удовлетворения постоянно растущих потребностей покупателей в высококачественной продукции. На сегодняшний день «Рубцовский хлебокомбинат» является крупнейшим производителем и лидером по продажам товаров народного потребления, хлебобулочных и кондитерских изделий в г. Рубцовске и Рубцовском районе. Хлебокомбинат выпускает хлебобулочные и кондитерские изделия в широком ассортименте, что позволяет удовлетворить самых изысканных покупателей.

Организационную структуру ОАО «Рубцовский хлебокомбинат» можно отнести к иерархическим структурам управления на предприятиях, а именно линейной структуре. Она представлена в приложении 1.

Основные ее недостатки: отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, концентрация власти на верхних уровнях управления; отсутствие гибкости и адаптивности.

При рассмотрении управленческой структуры можно отметить, что возглавляет предприятие генеральный директор, который занимается общим управлением предприятия и отвечает за конечный результат его деятельности. В его непосредственном подчинении находятся: инспектор по кадрам, главный бухгалтер, главный экономист, главный инженер, начальник сбыта, коммерческий директор, охрана.

Высшим органом управления ОАО «Рубцовский хлебокомбинат» является общее собрание акционеров, которое избирает генерального директора.

Функции начальника отдела кадров заключаются в обеспечении предприятия рабочими и служащими, прием и оформление наймов, увольнений и переводов рабочих и служащих, подготовка документов для назначения пенсий работникам, обеспечение мероприятий по повышению квалификации кадров, хранение и заполнение трудовых книжек, учет личного состава и т.д. В обязанности главного бухгалтера входит контроль и ведение отчетных документов по бухгалтерскому учету по всему предприятию, составление баланса, осуществление руководства бухгалтерией. Главный инженер руководит главным энергетиком, главным механиком, инженером по организации и нормированию труда, автомехаником, инженером. В его ведомстве находятся все здания, строения, механизмы, оборудование.

В 2012 году было произведено и реализовано следующее количество продукции:

Табл. 1

Производство и реализация

№ п.п.	Наименование показателей	Ед. изм.	2011	2012	+/- отклон	%
1.	Хлеб и хлебобулочные изделия	тонн	4758,8	4216,7	-542,1	88,6
	в т.ч. хлеб	-«-	4347,6	3865,8	-481,8	88,9
	булочные	-«-	302,9	274,0	-28,9	90,4
	бараночные	-«-	47,5	30,4	-17,1	64
	сухарные	-«-	60,8	46,5	-14,3	76,5
2.	Кондитерские изделия	тонн	1178,3	1057,7	-120,6	89,8
	в т.ч. пряники	-«-	776,1	711,9	64,2	91,7
	печенье	-«-	174	125,0	-49	71,8
	тортовые	-«-	228,2	220,8	-7,4	96,8

Доход от реализации продукции по периодам производства

Табл. 2

Прибыль за 2011 и 2012 года

№ п.п.	Наименование	Ед. изм.	2011	2012	Откл. +/-	%
1.	Объем тов.продукции	т.руб.	193339,4	185332	-8007,4	95,8
2.	Объем реализации продукции	-«-	193228	184955	-8297	95,7
3.	Себестоимость реализ.прод.	-«-	189533	184993	-4420	97,7
4.	Прибыль/убыток от реализации	-«-	3341	уб.38	-3379	-

В отчетном году продолжился спад объемов реализации выпускаемой продукции. Так выпуск хлеба «Сибирского» формового уменьшился на 374,5 тонны, что составило 9,7%. Булочные на 166,6 тонн, что составило 18,5%, в том числе хлеба, выпекаемые в булочном цехе уменьшились на 137,7 тонн или на 23%, а сдобных изделий и батоны на 28,9 тонн, что составило 9,6%.

Спад объемов реализации кондитерских изделий произошел на 120,6 тонн или на 10,2%, в том числе:

- пряники на 64,2 тонны или 8,3%;

- печенье сахарное на 49 тонн или 28,2%;

- тортовые на 7,4 тонны или 3,2%

Причины такого спада объемов реализации и выпуска продукции видятся в засилье торговых монополистов, которые создают не приемлемые условия поставок продукции. Поставки на рынок города продукции и из других регионов по заниженным ценам и заниженным качеством продукции и этот последний фактор играет большую роль. Кроме этих основных причин есть еще причины внутреннего характера, а именно:

- нестабильное качество выпускаемой продукции;

- несвоевременный завоз в торговые сети;

- изношенность производственного оборудовании, а также автомобильного парка;

- недостаток оборотных средств;

- снижение трудовой и производственной дисциплины.

Для общей характеристики предприятия необходимым элементом является анализ управления персоналом.

1. Характеристика персонала организации.

Табл.

Основные показатели по труду и заработной плате

Наименование показателей	Ед. измер.	2011	2012	Откл.	Темп роста
Среднесписочная численность, всего	чел.	271	273	+2	100,7
Фонд оплаты труда	т.р.	39716,5	39752,6	+36,1	100,09
Среднемесячная зарплата	руб.	12212	12134	-78	99,4

2. В профессионально-квалификационных структурах персонала проявляется недостаток уровня подготовки приходящих специалистов в организацию и устаревание знаний уже трудящихся сотрудников. Таким образом, можно сказать, что развитие персонала слабо осуществляется и требует конкретных доработок в системе управления человеческими ресурсами предприятия.

3. Корпоративная культура предприятия не характеризуется целенаправленным управляемым развитием и представляет собой совокупность трансформированных моделей поведения.

По типологии организационную культуру рассматриваемого предприятия можно отнести к: сильной, статической, пассивной, целенаправленной, интравертной, закрытой.

4. Мотивирование и система поощрений. Имеется премиальная система, зависящая от выполнения общего объема работ организации и имеющихся заказов.

5. Управление персоналом в целом требует совершенствования и внедрения современных технологий управления персоналом и устранения существующих недостатков в системе.

От уровня организации труда, обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и, как следствие, - объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

2.2 Цели и задачи организации

Задачи:

1. расширение ассортимента хлебобулочных изделий, лечебного и профилактического направления;

2. увеличение объемов продаж мучных кондитерских изделий за счет организации выпуска сдобного печенья.

Цели:

1. Увеличить объем выручки к 2013 году на 3,5%, а к 2014 году на 7%.

2. Увеличить производительность труда к 2014 году на 7%.

3. Вывести предприятие из убыточного состояния.

Анализ риска кондитерских изделий, современное положение на внутреннем рынке позволяют делать вывод, что если торт - продукт праздничный и покупается по торжественным случаям, то пирожные, весовые торты, печенье, пряники - продукты повседневного спроса. Поэтому можно предположить, что в ближайшее время роста потребительского спроса на торты не предвидится. Покупатель отдает предпочтение более доступным по цене, разнообразным другим лакомствам, в том числе пирожным. Однако даже в фирменных магазинах имеется скудный ассортимент - песочная корзинка, нарезные и заварные пирожные. Поэтому в этом направлении есть над, чем работать. Необходимо разнообразить ассортимент, активизировать позиционирование на рынке, загрузить мощности имеющегося оборудования по производству конкурентоспособной продукции.

2.3 Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции.

Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера в управлении информацией.

Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией:

Межуровневый обмен информацией

· Нисходящие потоки информации - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и т.д.

· Восходящие потоки информации - это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный обмен информацией

· Совещания руководителей подразделений

· Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции подразделений.

· Совещания руководителей подразделений, имеющих сходные производственные задачи. Например, обсуждение общих проблем или новых идей региональными управляющими сбытом.

· Работа в рамках рабочих групп (управление проектом).

Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры.

Организационная операция - технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.



3. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации

Я предлагаю на предприятии ОАО «Хлебокомбинат ввести систему контролинга. Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа должна отвечать следующим требованиям: своевременность (информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать), достоверность (чтобы не тратить дополнительное время на ее проверку), релевантность (существенность), полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение), полнота (не должно быть упущений), понятность (информация не должна требовать значительных усилий для расшифровки), регулярность поступления.

Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками, чтобы не происходило дублирование информации, информация доходила до адресата и не требовала уточнений. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия, в противном случае произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им системы контроллинга.

Следует подчеркнуть, что контроллинг - это не та система, которая автоматически обеспечивает успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления. Это - лишь инструмент менеджмента, но весьма эффективный инструмент.

В рамках работы по внедрению системы контроллинга необходимо перестроить и оптимизировать всю систему информационных потоков на предприятии. И, наконец, существует задача автоматизации бухгалтерии и других финансово-экономических служб предприятия.

Также я предлагаю автоматизировать контроллинговую работу, т.к. если собирать информацию раз в три дня например, а не раз в месяц, то подразделения не будут успевать предоставлять информацию в службу контролинга, а она в свою очередь не будет успевать ее обрабатывать, поэтому я считаю, автоматизацию целесообразной. Т.к. основной задачей контролинга является получение информации руководителем о состоянии организации чаще чем 1 раз в месяц.

Для того, чтобы собирать затраты и сводить баланс каждый день, требуется принципиально новый уровень автоматизации учета.

Рассмотрим основные элементы затрат, по которым требуется собирать информацию:

· материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП);

· заработная плата;

· электроэнергия, газ, вода;

· амортизация.

Составив перечень элементов затрат, необходимо выяснить, можно ли собирать информацию о затратах, например, в середине месяца, каждые 10 дней; какие имеются препятствия, как их можно устранить.

В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя - информация бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.



Заключение

Эффективность исследования систем управления определяется выбранными методами исследования.

Метод исследования - это средство познания, способ проведения исследования для достижения определенного результата.

Всю совокупность методов исследования можно структуризовать на методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплексированных методах и методах исследования информационных потоков.

Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов включают методы типа «мозговой атаки», методы типа «сценариев», методы экспертных оценок, методы типа «Дельфи», методы структуризации типа «дерева целей», методы «деловой игры», морфологический подход.

Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Список литературы

1. Алексеев А.Н. Исследование систем управления [Электронный ресурс]/ А.Н.Алексеев Электрон. Дан. Режим доступа: http://www.e-college.ru/xbooks/xbook192/book/index/index.html?go=part-006*page.htm, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

2. Алексеев С.И. Исследование систем управления: учебно-методический комплекс [Электронный ресурс]/ С.И.Алексеев Электрон. Дан. Режим доступа: http://www.std72.ru/dir/issledovanie_sistem_upravlenija/issledovanie_sistem_upravlenija_uchebno_metodicheskij_kompleks_alekseev_s_i/tema_4_metody_provedenija_issledovanija_sistem_upravlenija/218-1-0-3697, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

3. Acтaшкинa И., Mишин В. [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://www.inventech.ru/lib/analis/analis0022/, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

4. Годовой отчет за 2012 [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. - Режим доступа: http://www.e-disclosure.ru/PORTAL/company.aspx?id=13996, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

5. Игнатьева А.В., Максимцов М. М. Исследование систем управления: Учеб.пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. 212 с.

6. Коротков Э. М. Исследование систем управления учебник [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://do.gendocs.ru/docs/index-206192.html?page=9, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

7. Методы проведения исследования систем управления [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://www.managment.aaanet.ru/management/provedenie-issledovaniya.php, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

8. Новиков А.М., Новиков Д.А. Методология. М.: СИНТЕГ. 668 с.

9. Устав ОАО «Руцовский хлебокомбинат» управления [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://www.e-disclosure.ru/PORTAL/company.aspx?id=13996, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

10. Фрейдина Е.В.. Исследование систем управления, 2009 [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://бизнес-учебники.рф/business_menedjment/obschaya-klassifikatsiya-metodov.html, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

11. Шевчук Д. Исследование систем управления [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://lib.rus.ec/b/203939/read, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

12. Электронный журнал о деловых играх. Теоретические основы формирования деловой игры [Электронный ресурс]/ Электрон. Дан. Режим доступа: http://www.businessgames.ru/osnovi.html, свободный. Загл. с экрана. (дата обращения: 25.05.2013).

Размещено на Allbest.ru

...