Сущность контроля в системе управления

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава I. Сущность контроля в системе управления

1.1 Сущность и необходимость контроля в системе управления

1.2 Области применения контроля. Виды контроля

1.3 Процесс контроля и проблемы его осуществления

Глава IIю Контроль в системе управления на примере Домауправления «Тунгуч»

2.1 Характеристика домауправления «Тунгуч»

2.2 SWOT-анализ

2.3 Система контроля в «Тунгуч»

Глава III. Рекомендации по улучшению системы контроля в домоуправлении «Тунгуч»

3.1 Предложении по усовершенствованию контроля управления

управление домоуправление контроль swot

Введение

В современных условиях одной из главных целей любого предприятия является получение максимальной прибыли, рентабельности и увеличение его стоимости. Предприятие выступает в роли собственника средств производства и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от сохранности этих средств и эффективности их использования.

Для решения этих задач необходимо правильная организация учета и контроля за производством, распределением продукции, за сохранностью собственности. В соответствии с этим на предприятии становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных, стратегических и перспективных управленческих решений. Контроль на предприятии включает текущий сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей деятельности фирмы от нормативных или плановых и, что более важно, - подготовку рекомендаций для принятия решений. Управленческий контроль выявляет слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации.

Целью данной работы является исследование финансового контроля в системе управления организацией.

Задачами курсовой работы являются:

изучить сущность и необходимость контроля в организации;

рассмотреть виды и задачи контроля в организации;

изучить процесс контроля и проблемы его осуществления

Глава I. Сущность контроля в системе управления

1.1 Сущность и необходимость контроля в системе управления

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним-адаптироватьс

У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодарявыполнению функции менеджмента - функции контроля.

Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово “контроль” как и слово “власть” вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, действительно, контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектовконтроля.

Контроль - это процесс отслеживания рабочей деятельности, направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведётся в запланированном порядке, и включающий также корректировку любых выявленных таким образом значительных отклонений

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Функцию контроля должны выполнять все менеджеры без исключения, даже если их отдел или другая организационная единица работает, не отклоняясь от плана. Управленческому персоналу не стоит верить, что его подразделение функционирует должным образом до тех пор, пока нет оценки, какие работы и операции выполнены на определённый момент, и нет сравнения реальных показателей с запланированными. Эффективная система контроля должна гарантировать, что деятельность ведётся способом, обеспечивающим достижение намеченных организацией целей. В идеале, каждая организация стремится максимально результативно и эффективно достичь своих целей.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой степенью неопределенности такой фактор как люди, работающие в организации. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Познать механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью.

Ещё труднее прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей в связи с изменениями в организационной структуре управления. С помощью контроля менеджер может своевременно отреагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы.

Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в процессе выполнения работ и соответственно скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Ярким примером необходимости контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание предпринимателями важности выполнения функции онтроля.

В малых фирмах отношения строятся, в основном, на доверии друг к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций является одной из основных целей контроля.

Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие - неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких жрследует свернуть свою деятельность.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическое состояние работников. Часто имеет смысл сделать процесс контроля нарочно видимым, наглядным, т.к. цель контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их и, в конечном счете, достичь поставленных целей.

Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшее вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации

1.2 Области применения контроля. Виды контроля

Областью применения контроля служит все составляющие деятельности организации, могущие повлиять на достижение поставленных целей. В области финансовых ресурсов контроль осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет (финансовый план), который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат. В области человеческих ресурсов (персонал) - контроль осуществляется за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее квалифицированного персонала. В области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям, а также осуществляется контроль за обеспечением запасов материальных ресурсов в организации на необходимом для работы уровне.

Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях:

1. Контроль за производственно -хозяйственной деятельностью, технологическим процессом, контроль качества продукции, осуществляемый на уровне операций, - оперативный контроль.

2. Стратегический контроль, определяющий эффективность работы организации, использования ресурсов.

Различают три вида оперативного контроля:

1. Предварительный контроль, который осуществляется до начала работы. Предварительный контроль обычно проводится в трех основных областях: персонал, финансы, материальные ресурсы.

2. Текущий контроль проводится в процессе работы, направлен на выявление и устранение возникающих отклонений и является элементом обратной связи в управлении, так как именно результаты текущего контроля позволяют скорректировать результаты работы до ее конца.

3. Заключительный контроль проводится после окончания работы, на результаты работы не влияет. По его результатам разрабатываются меры поощрения персонала, и формируется опыт выполнения подобных работ в будущем.

1.3 Процесс контроля и проблемы его осуществления

Контроль представляет собой непрерывный процесс, проходящий в 4 этапа:

1. Установление стандартов и критериев деятельности организации. Стандарты и нормативы должны: объективно отражать реальность, быть выполнимыми в обычных условиях, быть гибкими, т.е. регулярно пересматриваться при изменении внутренних и внешних условий, отражать все основные стороны работы организации. Особую трудность составляют те цели и задачи организации, которые трудно поддаются количественному измерению (например, повышение морального уровня). В данном случае возможно использование субъективных косвенных показателей, получаемых на основе обследований и опросов.

2. Измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие - выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей, т.е. измерение должно быть выборочным, измерение должно соответствовать составу стандартов, норм и плановых заданий. Для измерений необходимо выбрать единицу, соответствующую виду контролируемой деятельности, которую можно преобразовать в единицы стандарта. Стоимость проведения измерений часто является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля, иногда именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять контроль .

3. Сравнение фактически достигнутых данных с запланированными, это дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону. Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Руководство должно заранее установить величины допустимых отклонений, в пределах которых отклонение результатов от намеченных целей не должно вызывать тревоги. Сокращение допустимых отклонений может требовать больших затрат.

4. Окончательная оценка полученных результатов действия по корректировке . В процессе контроля могут быть получены результаты трех видов:

положительные, когда фактические параметры лучше запланированных корректировочные действия направлены на закрепление мер, давших такие результаты, например, увеличение размеров поощрения, инвестиции, увеличение производственных мощностей;

отрицательные, когда фактические данные оказались хуже запланированных, применяются меры по исправлению положения, например, усиление руководства, повышение уровня квалификации работников, иногда пересмотр самих стандартов;

нейтральные, когда организация работает в соответствии с планом, никаких корректировочных действий не требуется.

Глава 2. Контроль в системе управления на примере Домуправление «Тунгуч»

2.1 Характеристика домауправления «Тунгуч»

Объектом исследования курсовой работы является Домоуправление Тунгуч. Домоуправление «Тунгуч» является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, имущество предприятия является собственностью МО КР, отражается на самостоятельном балансе предприятия. ДУ «Тунгуч» имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, угловой штамп и другие реквизиты.

ДУ «Тунгуч» осуществляет свою деятельность на территории микро района «Тунгуч» и руководствуется в своей деятельности законами и нормативными актами Кыргызской Республики, распоряжениями и постановлениями мэрии г. Бишкек.

Согласно штатному расписанию на 01.01.2012 года ДУ «Тунгуч» количество сотрудников составляет 112 человек.

Предприятие оказывает услуги с целью извлечения прибыли и удовлетворения населения в качественном и экономически безопасном коммунальном обслуживании.

Предметом деятельности ДУ «Тунгуч» является осуществление в установленном законом порядке производственно - хозяйственной, финансовой и иной, предусмотренной Уставом.

Основной вид деятельности ДУ «Тунгуч» ремонтные и восстановительные работы:

* обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда;

* создание внутрихозяйственных ремонтных бригад;

* оказание услуг по капитальному и текущему ремонту жилых помещений;

* озеленение и благоустройство, санитарная очистка населенных пунктов.

Для достижения целей своей деятельности ДУ «Тунгуч» вправе приобретать имущество, от своего имени совершать сделки и иные юридические действия, закупать за наличный и безналичный расчет материальные ресурсы, осуществлять хозяйственную деятельность и распоряжаться принадлежащим, на праве хозяйственного пользования, ему имуществом, утверждать цены на выполненные, работы и услуги, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном суде.

На предприятии практически отсутствует текучесть кадров. Этому способствует система социальной защищенности работников и система мотивации и стимулирования (больничные листы, система премий и доплат, фиксированная заработная плата, возможность получения материальной помощи, профсоюзная ячейка и т.д.).

2.2 SWOT-анализ

Сильные стороны:

1. Большая заинтересованность жильцов в улучшении дома.

2. Постоянный контроль за жизнью дома

3. Отсутствие преступности в доме

4. Большое количество сотрудников.

Слабости:

1. Отсутствие постоянного управляющего.

2. Смена квартирантов ..

Возможности:

1. Создание информационной базы жильцов для быстрого управления через интернет.

2. Взять под свое крыло больше домов . .

3. Делиться опытом с другими домами.

SWOT - угрозы:

1. Повышение ежемесячного взноса для жильцов..

2.3 Система контроля в «Тунгуч»

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Различаются эти виды контроля только временем их осуществления.

1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления этого вида контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В организации Домоуправление ДУ «Тунгуч» основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

Кроме человеческих ресурсов, организация осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым организацией ДУ № 20 является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

2. Текущий контроль. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.

Для осуществления текущего контроля деятельности в организации используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность организации и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

Для координации деятельности и оптимизации взаимодействия между подразделениями, выявления проблем, нахождения путей решения еженедельно проводится планерка, членами которого являются начальники отделов. На планерке анализируется деятельность всех подразделений за прошедший период, формируется план на предстоящую, вносятся предложения по повышению эффективности планирования производственной деятельности.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает оценку результатов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Итак, резюмируя, можно сказать следующее. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Заключение

Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

В заключение работы подведем итоги:

1. В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

2. Для осуществления процесса контроля в организации необходимо:

* наличие системы показателей (нормы функционирования);

* наличие способности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;

* выработка корректирующих мер.

3. В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны: а) познавательную, связанную с восприятием и изучением информации и б) воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

4. При оценке роли и места функции контроля в управлении ДУ «Тунгуч», следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.

Список использованных источников и литературы

1. Агеев А.И. Предпринимательство: проблемы собственности и культуры. - М: Эконом, 2007.

2. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента: Пер с англ. - СПб.: Питер, 2008.

3. Галькович Р. С, Набоков В.И. Основы менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2003.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. Третье издание. - М.: ЮНИТИ, 2002.

5. Дункан Дж.У. Основополагающие идеи в менеджменте: Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики: Пер. с англ. - М.: Дело, 2006. - С.43^9.

6. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2008.

7. Лафта Дж.К. Теория организации: учеб. пособие. - М.: Проспект, 2008.

8. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. СПб: МиМ, 2003.

9. Лэнд П.Э. Менеджмент - искусство управлять: Секреты и опыт практического менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2008.

10. Менеджмент и рынок / Под ред.М.И. Сорокина. М.: БЕК, 2003.

11. Менеджмент организации. Учебное пособие / Румянцева 3.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. - М.: Инфра - М, 2007.

12. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер с англ. - М.: Дело, 2006.

13. Туровец О.Г., Родионова В.Н., Теория организации: учеб. пособие. - М.: Инфра-М, 2007.

14. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление - это наука и искусство. М.: Издательство "Республика", 2002.

15. Хоскинг А. Среда предпринимательства. Курс предпринимательства. - М.: Интер, 2008.

Размещено на Allbest.ru