Управление по системе кайдзен

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

кайдзен японский управление

ОАО «Ульяновский Автомобильный Завод» (УАЗ) - крупнейший российский производитель автомобилей повышенной проходимости. Осуществляет их поставки более чем в 40 стран мира. ОАО «УАЗ» входит в холдинг Sollers (ранее - «Северсталь-авто»), предоставляет полный комплекс услуг в автомобильной сфере: от производства автомашин до их продажи и сервисного обслуживания. На предприятии работают около 12,5 тыс. человек.

«Производственная система Тойота» действует на ОАО «УАЗ» с 2005 г. Одним из первых этапов реализации технологии бережливого производства стало создание на заводе программы кайдзен-предложений.

Понятие «кайдзен» имеет японское происхождение и применительно к производству переводится как «постоянное совершенствование». Это деятельность с участием всех сотрудников предприятия, которая заключается в непрерывной реализации положительных изменений (улучшений) в короткие сроки и без привлечения крупных инвестиций. Таким образом, кайдзен-предложение - это идея работника, направленная на усовершенствование текущих процессов. Система подачи кайдзен-предложений нацелена на вовлечение персонала в постоянный процесс улучшений. Число внесенных сотрудниками предложений рассматривается как важный критерий при оценке эффективности деятельности подразделений и предприятия в целом.

На ОАО «УАЗ» данная система регламентируется положением «Порядок подачи, рассмотрения и внедрения кайдзен-предложений». Идеи могут подавать все работники компании, однако они должны быть нацелены на совершенствование (улучшение) процессов на основном (цех окраски кузовов, сборки и сдачи автомобилей, механосборочный, прессово-сварочный цеха) и вспомогательном производстве (цех отгрузки запасных частей, ремонтно-сервисный центр, департамент внутризаводской логистики - складское хозяйство и внутризаводской транспорт). Примеры таких предложений приведены в Приложении 1.

Все поданные кайдзен-предложения классифицируются (см. рис. 1).

1. Организация работы с кайдзен-предложениями

Отвечает за организацию работы с кайдзен-идеями сотрудников в отдельно взятом подразделении его начальник, основные обязанности которого - общее управление данным процессом (планирование и распределение ресурсов, выполнение функций лидера), рассмотрение, внедрение предложений на производстве. Отметим, что прямой материальной ответственности руководитель, как правило, не несет, однако в рамках общей оценки линейного менеджера вышестоящим начальством отслеживается показатель «Эффективность кайдзен» (ЭК), выявляющий способность качественно использовать внутренние резервы компании для достижения плановых нормативов. Сам факт наложения на него соответствующих обязанностей реализует принцип лидерства руководства в компании.

Непосредственную работу с кайдзен-предложениями - сбор, регистрацию и передачу начальству, внесение информации в базу данных, оформление кайдзен-нарядов, помощь сотрудникам (в основном, рабочим) в правильном оформлении и представлении идеи, подготовку мероприятий по внедрению кайдзен-предложений, контроль выплаты премий за них, информирование руководства и персонал цеха об изменениях в производственной системе, анализ работы с кайдзен-предложениями в подразделении - выполняют менеджеры по развитию производственной системы (на основном производстве) или лица, официально назначенные ответственными по работе с предложениями (на вспомогательном производстве).

Методологическую работу (подготовку положений, инструкций, стандартов, регламентирующих действие системы, создание обучающих программ и учебных курсов, анализ функционирования внедренных элементов и их совершенствование, определение показателей эффективности системы), контроль, в том числе проверку работы всех участников системы «кайдзен» на соответствие требованиям положения «Порядок подачи, рассмотрения и внедрения кайдзен-предложений», осуществляет отдел совершенствования производственной системы.

Внедрением новых идей на предприятии занимается служба внедрения кайдзен-предложений совместно с подразделением, на улучшение деятельности которого направлено нововведение.

Организационная структура подразделений основного производства, участвующих в системе кайдзен-предложений, представлена на рис. 2.

Деятельность по разработке и внедрению предложений включает несколько этапов.

Этап 1. Инициирование и оформление кайдзен-предложений. Свою идею по улучшению производственного процесса автор оформляет в письменном виде на специальном бланке «Кайдзен-предложения» (см. Приложение 2). Описательная часть должна содержать суть проблемы, предлагаемое решение и ожидаемый эффект. Приветствуется использование схем, эскизов, фото.

Бланк передается менеджеру по развитию производственной системы, который в тот же день регистрирует идею в специальном «Журнале учета кайдзен-предложений» и указывает ее принадлежность к одной из шести категорий (см. рис. 1), после чего возвращает отрывную часть бланка автору, что является подтверждением того, что именно этот человек внес данное предложение и может отследить его «судьбу».

Для повышения вовлеченности персонала в процесс улучшения производства менеджер ежемесячно актуализирует визуальную информацию о кайдзен-предложениях на бригадной доске или на информационном стенде подразделения, который включает два блока: один посвящен динамике и структуре кайдзен-предложений; на другом - в разделе «Лучший кайдзен» - размещается материал о выдающихся предложениях, приводится описание идеи с иллюстрациями «до» и «после» внедрения. На информационном стенде для удобства сотрудников прикреплены чистые бланки.

Предложение, содержащее расчет экономического эффекта, может рассматриваться еще и как рационализаторское или как мероприятие по снижению издержек. В этом случае, в соответствии с установленными процедурами, оформляются другие документы («Заявление на рационализаторское предложение», «Предложение для включения в «Комплексный план снижения издержек»»), а работник получает единовременное дополнительное вознаграждение, составляющее до 10% от фактически полученной экономии за год.

Этап 2. Рассмотрение кайдзен-предложений. Для принятия решения о перспективности поданных идей письменным распоряжением главы цеха создается комитет по внедрению кайдзен-предложений. В его состав входят: начальник цеха (возглавляет комитет), его заместители, руководители бюро по персоналу и технологического бюро, ведущий экономист, уполномоченный по рационализации, менеджер по развитию производственной системы (или лица, назначенные ответственными по работе с предложениями), сотрудник отдела совершенствования производственной системы и начальник ремонтного участка в цехе.

Заседания комитета проводятся по инициативе менеджера по мере накопления предложений. По итогам заседания оформляется протокол, в который заносятся все решения, принятые по повестке дня. Он ведется с целью контроля реализации решений.

На заседании комитета рассматриваются зарегистрированные предложения, вопросы, связанные с выполнением решений предыдущих заседаний, а также обсуждается и утверждается список работников, содействовавших внедрению предложений. Отметим, что данный список ежемесячно составляет менеджер по развитию производственной системы, а затем выносит его на обсуждение заседания комиссии.

В итоге, по каждому из представленных предложений принимается одно из трех решений:

* отклонить (с указанием причины);

* признать перспективным;

* признать условно перспективным (если предложение требует уточнения или дополнительного согласования).

Условно перспективными предложениями менеджер занимается в течение 15 рабочих дней, при необходимости согласовывает с заинтересованными подразделениями, после чего вновь выносит на рассмотрение комитета.

Автор идеи, отклоненной по решению комитета, в течение трех рабочих дней вправе подать письменное заявление в свободной форме о повторном рассмотрении данного предложения вышестоящему руководителю.

Этап 3. Поощрение участников. Всю информацию о принятых к внедрению идеях менеджер по развитию производственной системы заносит в единую электронную базу регистрации предложений (см. Приложение 3) до 20 числа текущего месяца. В эти же сроки менеджер предоставляет в отдел совершенствования производственной системы оформленный кайдзен-наряд на работников (см. Приложение 4), чьи идеи признаны перспективными на основании протоколов заседаний за период с 21 числа предыдущего месяца по 20 число текущего. Отрывная часть кайдзен-наряда хранится у менеджера весь год. Это необходимо для контроля выплат сотрудникам вознаграждения за одобренные руководством предложения.

Аналогичная работа проводится в отношении кайдзен-наряда на мастера, который оформляется также менеджером и передается в отдел совершенствования производственной системы. Этот документ аналогичен обычному кайдзен-наряду, но вместо количества перспективных предложений и суммы к выплате содержит значение показателя «Уровень кайдзен» (УК). Такой наряд выдается с целью поощрения мастера, который сам не выдвигал предложение, но помогал внедрять его в производство.

На основании предоставленных кайдзен-нарядов начальник отдела совершенствования производственной системы в срок до 25 числа текущего месяца оформляет «Распоряжение о премировании работников предприятия».

Этап 4. Внедрение кайдзен-предложений в производство. Менеджер по развитию производственной системы составляет график внедрения перспективных предложений (см. Приложение 5) с учетом важности и возможности их реализации. Приоритет получают идеи, не требующие инвестиций. График рассматривается и утверждается на очередном заседании комитета. Если предложение не может быть внедрено работниками самого подразделения (необходимо изготовление или модернизация специальной организационной оснастки или выполнение определенных операций), то соответствующая заявка подается в службу внедрения кайдзен-предложений, которая располагает всеми ресурсами для претворения улучшений в жизнь. Срок внедрения предложения составляет не более двух месяцев от даты утверждения графика.

2. Оценка участников системы кайдзен-предложений

Оценка деятельности участников системы кайдзен-предложений осуществляется на основе расчета ряда показателей. Цель ее - вознаграждение инициаторов и определение эффективности системы. Показатель «Уровень кайдзен» вычисляет менеджер, «Эффектвность кайдзен» - специалисты отдела совершенствования производственной системы. Все расчеты должны быть выполнены не позднее 20 числа каждого месяца для того, чтобы сотрудники своевременно получали вознаграждение. Оптимальным считается ежегодное увеличение показателей на 5-10% от достигнутых в предыдущем году значений.

Для оценки эффективности деятельности мастеров по работе с предложениями используется показатель «Уровень кайдзен» - отношение количества перспективных предложений, поданных рабочими, находящимся в непосредственном подчинении мастера, к фактической среднесписочной численности данного персонала.

Пример: УК = 35/42 = 0,83

Текущее значение УК за отчетный период вычисляет менеджер по развитию производственной системы.

Для оценки эффективности деятельности по работе с предложениями руководителя подразделения (начальника цеха), его заместителей и менеджера используется показатель «Эффективность кайдзен»:

ЭК = УКв х УКп, где

УКв (уровень кайдзен внедренный) - отношение общего количества внедренных предложений к общему числу признанных перспективными (с начала года);

УКп (уровень кайдзен перспективный) - отношение количества перспективных предложений к среднеявочной численности рабочего персонала цеха (в текущем месяце).

Пример: УКв = 300/350 = 0,86

УКп = 350/658 = 0,53

ЭК = 0,86 х 0,53 = 0,46

Ежемесячный расчет и сравнение показателей «Эффективность кайдзен» осуществляется для каждого цеха сотрудниками отдела совершенствования производственной системы. При расчете ЭК учитываются все предложения, в том числе поданные в цех персоналом других подразделений, однако идеи должны быть направлены на улучшения именно в данном цехе. Начальник бюро по персоналу цеха не позднее 20 числа текущего месяца предоставляет в отдел совершенствования производственной системы справку о численности персонала подразделения за предыдущий месяц для расчета показателей ЭК и УК.

3. Стимулирование подачи кайдзен-предложений

В настоящее время стимулирование подачи кайдзен-предложений на ОАО «УАЗ» осуществляется следующими способами:

1. Авторское вознаграждение. На сегодняшний день за одну перспективную идею оно составляет 300 рублей, однако одному работнику может быть выплачено в месяц не более 3000 рублей. Вознаграждение выплачивается единовременно в течение двух календарных месяцев с момента представления кайдзен-наряда в отдел совершенствования производственной системы.

2. Вознаграждение за содействие внедрению предложений. Его размер также составляет 300 рублей за реализованную идею. Премию могут получить несколько человек, участвовавших во внедрении, но сумма за одно предложение не может превышать 300 рублей (она распределяется менеджером между сотрудниками, исходя из процента участия во внедрении).

Если новшество реализуется силами службы внедрения кайдзен-предложений, вознаграждение за содействие внедрению не начисляется.

Ежемесячное вознаграждение мастера за работу с предложениями (кроме мастера по административно-хозяйственной деятельности и мастера производственно-диспетчерской службы) составляет 100 рублей за каждые 0,1 балла УК, достигнутого в текущем периоде. Рассчитывается по формуле:

Вмастера = 100 руб. х целая часть от (УК/0,1)

Пример: Вмастера = 100 руб. х (0,83/0,1) = 100 х 8 = 800 руб.

Ежемесячное вознаграждение менеджера составляет 400 рублей за каждые 0,1 балла УКп, достигнутого в текущем периоде. Рассчитывается по формуле:

Вменеджера = 400 руб. х целая часть от (УКп/0,1)

Выплачивается при условии достижения каждым мастером цеха показателя УК - не менее 0,4 балла.

Пример: Вменеджера = 400 руб. х (0,53/0,1) = 400 х 5 = 2000 руб.

Дополнительно к этому вознаграждению мастер и менеджер могут также получать и авторское вознаграждение за собственные предложения по повышению эффективности производства.

В заключение приведем результаты работы системы кайдзен-предложений на ОАО «УАЗ» за 2008 г. За отчетный период всего подано почти 18 тыс. идей по повышению эффективности производства (в среднем 1500 в месяц), из которых 97,8% признаны перспективными, из них уже успешно внедрено 92,4%. Экономический эффект от реализации этих предложений составил более 170 млн рублей. В процессе улучшения деятельности предприятия на равных участвовали как рабочие (51% от поданных предложений), так и руководители совместно со специалистами (49%). Полученные результаты могут служить аргументом в пользу возможности и необходимости использования передовых зарубежных концепций в отечественных условиях.

Размещено на Allbest.ru