Требования к оформлению реквизитов организационных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационные документы занимает особое место. Можно утверждать, что организационная деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в организационных документах. Организационные документы являются обязательным атрибутом каждой организации. документ правовой нормативный

К основным организационным документам относятся учредительные документы: устав, положение об организации, инструкции, правила. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия.

Цель работы - дать характеристику всем видам организационных документов, описать структуру и их назначение.

1. Виды и назначение организационных документов

Организационные документы -- правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом. Существуют следующие виды организационных документов: устав, положение, инструкции, правила.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и так далее Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и так далее) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Положение

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Например, общее положение о министерствах РФ, Положение о государственной автомобильной инспекции, структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Инструкции бывают двух видов:

· типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

· индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).

Правила - документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Для работников важно знать правила внутреннего распорядка организации.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобьектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обслуживания на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

2. Структура текста организационных документов

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к оформлению реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.

Устав организации включает:

· общие положения;

· цели и задачи;

· права;

· деятельность;

· имущество;

· управление, реорганизация и ликвидация.

Положение об организации включает разделы:

· общие положения;

· основные задачи;

· функции;

· права и обязанности;

· руководство; взаимоотношения и связи;

· контроль, проверка и ревизия деятельности;

· реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы:

· общие положения;

· основные задачи;

· функции;

· права и обязанности;

· ответственность, взаимоотношения.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер. Поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и так далее. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Текст правил внутреннего распорядка может содержать следующие разделы:

· общие положения;

· порядок приема, перевода и увольнения работников;

· основные обязанности работников;

· основные обязанности нанимателя;

· рабочее время и его использование;

· поощрение за успехи в работе;

· взыскание за нарушение трудовой дисциплины;

· внутри объектный режим.

3. Требования к оформлению реквизитов организационных документов

Реквизиты организационных документов

При подготовке и оформлении организационных документов используют следующие реквизиты:

1)постоянные реквизиты:

· эмблема (03);

· наименование организации (06);

· наименование вида документа (08) (устав, положение, инструкция или правила);

переменные реквизиты:

· дата (09);

· регистрационный номер (10);

· место составления или издания документа (12);

· заголовок (17);

· текст (19);

· отметка о наличии приложения (20);

· подпись (21);

· гриф согласования (22) или визы (23);

· гриф утверждения (15);

· печать (24).

Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного, национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают:

· почтовый адрес;

· номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год - четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Заголовок официального документа - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Если заголовок составлен правильно, то после его прочтения можно получить первое общее представление о содержании документа, что значительно облегчает дальнейшую работу с ним.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким, стилистически точным.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок устава отвечает на вопрос «Чего?», инструкции «О чём?», правила «О чём?», положения «О чём?».

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа. Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

Заключение

В данной работе раскрыты виды организационных документов, дана их характеристика, описана структура и их назначение.

Организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

Правильное оформление организационной документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационные документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационной документации продолжительное существование фирмы невозможно.

В организации, где я проходила практику, организационные документы, такие как Устав, Правила, Инструкции оформлены и зарегистрированы в соответствии с требованиями их оформления.

Список литературы

Кузнецов А.В., «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» 2013 г.

Кузнецов И.Н., «Делопроизводство» 2009 г.

К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова, «Документирование в управленческой деятельности» Учебное пособие. 2009 г.

http://dic.academic.ru/

http://www.edou.ru/

Размещено на Allbest.ru