Эффективность систем менеджмента

Размещено на http://allbest.ru

1. Организация системы менеджмента на предприятии

1.1 Сущность системы менеджмента

менеджмент стратегический персонал мотивация

Менеджмент - это эффективное и производительное достижение целей организации посредством планирования, организации, руководства и контроля организационных ресурсов.

В этом определении заключены две важные идеи:

- основные функции управления, а именно планирование, организация, лидерство (руководство) и контроль;

- эффективное и производительное достижение целей организации.

Современный менеджмент - это новейшие технологии принятия решений. Широкое использование современных средств коммуникаций и много чего другого [2].

Менеджмент - это комплекс взаимосвязанных действий: установки целей, постановки и корректировки задач, организация и управление, принятие решений, налаживание коммуникаций, сбор и анализ информации, подведение итогов работы.

Менеджер - это специалист, которого нанимают для организации и управления каким-то участком, для осуществления управленческой деятельности. Он обязательно занимает постоянную должность, в его подчинение находятся люди.

Управление - это воздействие на людей, поощряющее их направлять свое мышление и ресурсы, где они дадут наибольшие результаты. Термин «управление» по сути, является аналогом термина «менеджмент», его синонимом. Однако термин «управление» намного шире, поскольку применяется к разным видам человеческой деятельности.

В общем виде управление представляет собой определенный тип взаимодействия двух объектов, один из которых при этом находится в позиции субъекта управления, а другой - в позиции объекта управления. Субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия (команды управления), которые содержат информацию о том, как должен функционировать объект управления, а объект управления получает данные импульсы и действует в соответствии с ними и с учетом сложившейся ситуации.

Главным в менеджменте является определение целей деятельности организации на ближайшую и отдаленную перспективу. Управление путем постановки целей осуществляется с учетом оценки возможностей конкретной организации и обеспеченности ее ресурсами. Различают цели общие и специфические. Общие цели отражают концепции развития организации в целом, а специфические разрабатываются в рамках общих целей по основным видам деятельности. Рациональное использование материальных и трудовых ресурсов предполагает достижение целей при минимуме затрат, и максимуме эффективности за счет квалифицированных управленческих решений, когда команда специалистов целенаправленно действует в направлении достижения общих целей на основе соответствующей мотивацией.

Цель менеджмента состоит в обеспечении доходной деятельности предприятия путем рациональной организации технологического процесса, включая управление производством и развитием технико-технологической базы, а также эффективным использованием кадров при одновременном повышении их квалификации и творческой активности.

Задача менеджмента - организация производства товаров и услуг с учетом спроса потребителей на основе существующих материальных, финансовых и человеческих ресурсов, обеспечения рентабельности предприятия, его стабильное положение на рынке.

К основным задачам менеджмента относятся:

- обеспечения механизации и автоматизации производства и подбор высококвалифицированных работников;

- стимулирования сотрудников путем создания лучших условий труда и установления высокой заработной платы;

- постоянный поиск и освоение новых рынков;

- определение конкретных целей развития организации;

- выявления приоритетных целей и последовательность их достижения;

- разработка системы мер для решения существующих проблем;

- определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения;

- разработка стратегии развития организации - хозяйственных задач и путей их решения;

- контроль, за выполнением поставленных задач.

Задачи управления усложняются с увеличением масштабов производства, требует значительно растущих объемов материальных, финансовых, трудовых и других ресурсов.

Основная задача менеджмента - направить работников к совместным действиям постановкой единых задач и правильной структурой организации, воспитанием необходимых трудовых навыков и ценностей, обеспечением офисного развития каждого работающего для наиболее вероятного достижения цели организации [15,С12].

Процесс управления имеет четыре взаимосвязанные функции:

- планирование, которое предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены, чтобы достичь этих целей; служит для формирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации;

- организация, т.е. процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей;

- мотивация, т.е. процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей организации;

- контроль, т.е. процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Разновидности менеджмента: производственный, снабженческо-сбытовой, инновационный, маркетинг-менеджмент, менеджмент персонала, финансовый, эккаутинг.

Менеджмент можно разделить на две стадии:

- стратегическое управление включает: выработку целей; прогнозирование (предвидение результатов); планирование как систему мер, необходимых для преодоления отклонений прогнозируемых итогов от установленной цели;

- оперативное управление включает деятельность по реализации вышеуказанных мер, которые подразделяются на: организацию, как создание нужной структуры и необходимых ресурсов; мотивацию, как побуждение к действию.

Специфические особенности менеджмента реализуются с помощью определенных принципов:

- лояльность к сотрудникам;

- ответственность - обязательное условие успешного менеджмента;

- атмосфера в фирме, способствующая раскрытию способностей сотрудников;

- своевременная реакция на изменения окружающей среды;

- установление долевого участия каждого сотрудника в общих результатах;

- методы работы с людьми, обеспечивающие их удовлетворенность собственным трудом;

- коммуникации, пронизывающие фирму по горизонтали и по вертикали;

- непосредственное участие менеджеров в деятельности групп на всех этапах как условие согласованной работы;

- честность и доверие к людям;

- умение менеджера слушать всех, с кем он сталкивается в своей работе;

- этика бизнеса - золотое правило менеджмента;

- качество личной работы и ее постоянное совершенствование;

- опора на фундаментальные основы менеджмента: качество, затраты, сервис, нововведения, контроль ресурсов, персонал.

Один из основоположников научной организации труда, создатель «теории администрирования» А. Файоль высказал мысль о том, что количество принципов управления неограниченно. И это верно, поскольку всякое правило занимает своё место среди принципов управления, во всяком случае, на то время, пока практика подтверждает его эффективность.

Изучив основные моменты, раскрывающие сущность системы менеджмента, можно отметить, что такая деятельность является в своем роде наукой, которая предполагает систематическое развитие и проверку теорий, основанных на изучении практического поведения. Менеджмент присущ как крупнейшим корпорациям с сотнями тысяч работников, так и отдельным лицам, будь то организаторы концертов, продавцы в системе сетевой торговли.

В его рамках определяются направления и масштабы работы, осуществляющие его планирование, контроль, руководство людьми и их стимулирование. И, чтобы научиться управлять успешно, необходимо овладеть теорией управления и искусством управления, т.е. умением творчески ее применять.

Управленческую деятельность можно представить, как процесс координирования и целенаправленной интеграции деятельности других людей на обеспечение эффективности деятельности организации. Какова сущность эффективности управленческой деятельности мы рассмотрим во втором пункте соответственно.

1.2 Понятие эффективности управления

Эффективность - это результативность функционирования системы и процесса управления, как взаимодействия управляемой и управляющей систем, т.е. интегрированный результат взаимодействия компонентов управления. Эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, достигает запланированных результатов. Эффективность управления проявляется в эффективности производства, составляет часть эффективности производства. Результаты действия, соотнесенные с целью и затратами, это и есть содержание эффективности, как управленческой категории.

Понятие эффективности управления во многом совпадает с понятием эффективности производственной деятельности организации.

В качестве главного критерия результативности управления выступает уровень эффективности управляемого объекта. Проблема эффективности управления - составная часть экономики управления, которая включает рассмотрение:

- управленческого потенциала, т.е. совокупности всех ресурсов, которыми располагает и которые использует система управления. Управленческий потенциал выступает в материальной и интеллектуальной формах;

- затрат и расходов на управление, которые определяются содержанием, организацией, технологией и объемом работ по реализации соответствующих функций управления;

- характера управленческого труда;

- эффективности управления, т.е. эффективности действий людей в процессе деятельности организации, в процессе реализации интересов, в достижении определенных целей.

На эффективность деятельности менеджера влияет ряд факторов:

- потенциал сотрудника, его способность выполнять определенную работу;

- средства производства;

- социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом;

- культура организации.

Все эти факторы действуют совместно, в интеграционном единстве. Эффективность управления является одним из основных показателей совершенствования управления, который определяет сопоставление результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение[6].

Оценить эффективность управления можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление.

Но такая упрощенная оценка не всегда корректна, так как:

- результат управления не всегда заключается в прибыли;

- такая оценка приводит к непосредственному и опосредованному результату, который скрывает роль управления в его достижении. Прибыль часто выступает как опосредованный результат;

- результат управления может быть не только экономическим, но и социальным, социально-экономическим;

- затраты на управление не всегда можно достаточно четко выделить.

По мнению специалиста - филолога Мартыновой А.Ю. если управленческая деятельность полностью или частично решает поставленную задачу, воплощается в ожидаемом результате, причём обеспечивает его достижения на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. В первом случае, речь идёт о внешней эффективности, во втором - о внутренней. Внешняя эффективность иначе называется выгодностью, а внутренняя - экономичностью, показывающей цену, которую пришлось заплатить за полученный результат (для этого он соотносится с величиной затрат).

Об эффективности управления можно также говорить, как о потенциальной или реальной. Потенциальная эффективность оценивается предварительно, реальная же определяется степенью достижения самих целей, полученными на практике результатами. Поскольку в управлении применяются разные методы, правомерно оценивать также и их эффективность.

Нужно отметить, что между экономичностью и выгодностью нет однозначного соответствия.

Высокоэкономичное управление может быть мало результативным с точки зрения достижения самой цели, уводить от неё в сторону, а результативное - неэкономичным, если цель будет достигаться, дорогой ценой. Поэтому на практике между двумя этими подходами всегда должен достигаться определённый компромисс, учитывающий требования конкретной ситуации.

Изменение в более благоприятную сторону соотношения между полученными результатами и связанными с ними затратами называется экономизацией деятельности. На практике она возможна далеко не всегда, и нередко имеет место её стабилизация и даже обратный процесс.

Сама экономизация управления достигается несколькими способами:

- снижение затрат при тех же результатах;

- увеличение результата при меньшем росте затрат;

- увеличение результата при сокращении затрат (самый благоприятный вариант);

- уменьшение результата при ещё большем уменьшении затрат.

Таким образом, экономизация управления далеко не всегда связана с увеличением выгодности, поскольку абсолютный результат может даже сокращаться. Поэтому критерий выгодности принимается во внимание только при оценке достижения конкретной управленческой цели вне связи с другими задачами.

Эффективность управления можно определить в общем виде или в относительных величинах, например как соотношение цели и полученного результата (степень реализации цели), полученного результата и ресурсов, использовавшихся для его получения, экономического эффекта и затрат, потребности и ее удовлетворения, или в абсолютных величинах, скажем, в массе прибыли.

На практике эффективность управления можно измерить как общими показателями, характеризующими работу фирмы (производительность труда, прибыльность, рост объемов производства и проч.), так и специфическими (экономия затрат за счет упорядочения потоков информации, снижения доли менеджеров в составе персонала, уменьшения числа уровней управления и т.п.). Эффективное управление соответствует цели и стратегии организации.

Важнейшими условиями эффективности управления сегодня являются использование новейших информационных и управленческих технологий, максимальная автоматизация и компьютеризация деловых процессов. Они позволяют освободить человека не только от тяжелой работы, но и от выполнения рутинных операций, сковывающих его творческие возможности.

Значительный рост эффективности управленческой деятельности достигается в том случае, когда члены организации отождествляют ее цели с целями собственными, активно участвуют в управлении, а это возможно лишь на высокой ступени зрелости как каждого в отдельности, так и коллектива в целом.

Эффективное управление требует также формирования надежных коммуникаций, позволяющих своевременно обеспечивать всех участников управленческого процесса необходимой информацией, поддерживать надлежащий уровень обмена ею, благоприятный морально-психологический климат[10 С35].

Таким образом, эффективная управленческая деятельность должна быть своевременной, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, исключения неоправданных перерывов и потерь времени. Чтобы оценить эффективность управления, нужно определить соответствие системы управления и её организационной структуры объекту управления, а также изучить существующие методы ее оценки.

1.3 Методы оценки эффективности менеджмента на предприятии

Если говорить о способах измерения эффективности менеджмента, то есть различные методы и методики данной оценки. Их можно очень условно разделить на три большие группы (рис.1):

1) оценка результатов

2) оценка процесса достижения результатов (работы)

3) оценка системы управления

Рис. 1. Методы оценки эффективности менеджмента

Первая группа оценки результатов включает в себя следующие методы, с помощью которых мы оцениваем непосредственно результаты работы (оцениваем ЧТО сделано):

- KPI (англ. Key Performance Indicators - ключевые показатели эффективности/ деятельности) -- финансовая и нефинансовая система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических целей. KPI - это показатели, влияющие на количественное или качественное изменение результатов по отношению к поставленным целям;

- MBO (англ. Management By Objectives) - управление по целям/ задачам. Задачи, поставленные в соответствии с принципами МВО, являются конкретными для каждого сотрудника, связаны с целями и задачами компании, измеримы, достижимы, реалистичны, имеют ограничение по времени. Они оценивают производительность и эффективность работы сотрудника и их достижение / недостижение обеспечивает, таким образом, обратную связь о результатах работы. При этом к их определению и постановке имеет непосредственное отношение и сам сотрудник.

Такая оценка эффективности проводится на регулярной основе (ежеквартально, раз в полгода и т.д.), но фиксирует, как правило, свершившиеся факты и достигнутые результаты, изменить которые уже нельзя.

Из недостатков данного блока способов измерения эффективности, можно выделить сложности в своевременной коррекции поставленных целей. Также велик риск случайных или «чужих» результатов (например, в случае внезапного изменения ситуации на рынке).

К данным способам измерения эффективности зачастую привязана оплата труда и поэтому наемные менеджеры заинтересованы в определении относительно легко достижимых целей для себя и более труднодостижимых целей для других, в чем кроется конфликт интересов, который в итоге негативно сказывается на объективности оценки конечных результатов.

Дополнительно к этому, после получения результатов (цель достигнута или нет и в каком объеме от запланированного) не всегда бывает просто определить, почему результат оказался не соответствующим требуемому. По сути, руководитель более высокого звена имеет достаточно ограниченное количество мотиваторов для того, чтобы поощрить менеджера на более эффективную работу (размер бонусов по итогам работы, угроза увольнения и т.д.), если опирается только на данный вид оценки эффективности работы сотрудников[11].

Вторая группа оценки эффективности работы представляет собой анализ процесса достижения результата (оцениваем КАК):

- Центры Оценки и Развития (AssessmentCenter, DevelopmentCenter)- стандартизированная оценка поведения, по заранее определенным критериям (ключевым компетенциям), которое человек демонстрирует на рабочем месте и которое определяет его успешность/ эффективность в конкретной компании;

- 360 градусов (360 Degree Feedback)- всесторонняя оценка ключевых компетенций по заданным критериям со стороны непосредственного руководителя, подчиненных, коллег, сотрудников смежных подразделений, клиентов и самооценка;

- Деловые игры - набор упражнений, в ходе которых сотрудники демонстрируют компетенции, навыки, способности, позволяющие им эффективно справляться с работой;

- Интервью по компетенциям, ситуационное интервью - методы сбора информации для последующей оценки сотрудника по ключевым компетенциям.

При оценке эффективности сотрудников через оценку эффективности процесса их работы, работает предположение, что, только работая эффективно, можно получить нужные результаты.

Таким образом, если эффективны процессы работы менеджера (управление людьми, принятие решений, определение и решение проблем и т.д.), то и претензий к результатам не будет. В случае оценки эффективности процесса работы, нужно помнить о том, что в компании, при наличии общекорпоративной модели управленческих компетенций (общей для всех должностей или для определенного уровня должностей) у менеджеров не одинаково распределяются виды работ, во время которых они используют оцениваемые компетенции.

Например, имея одинаковые низкие оценки по компетенции «Построение отношений», тем не менее, результаты работы двух менеджеров могут существенно различаться (один не в состоянии инициировать и поддерживать общение с клиентами, а другой добивается выполнения поставленных задач коллегами только за счет поддержания с ними дружеских отношений). Причина заключается в том, что один из них много общается с большим количеством людей внутри и вне организации, а другой годами работает с одними и теми же подчиненными и коллегами (низкая текучка персонала), с которыми отношения давно выстроены оптимальным образом. Первый сотрудник будет неэффективен на своей должности, второй - эффективен только до перевода в другой отдел (хоть и на аналогичную должность) или резкой смены кадрового состава.

Чуть особняком стоит третья группа измерения эффективности менеджмента - когда эффективность оценивается в целом по всей компании на уровне самой системы управления. Поскольку организационная диагностика это скорее набор методов для поиска и идентификации проблем внутренних процессов компании, то данная группа методик является скорее косвенным способом поиска эффективных и неэффективных руководителей. Применительно к оценке эффективности менеджеров, методы организационной диагностики позволяют понять основные системные проблемы, которые, тем не менее, зависят от менеджмента компании, т.к. в силах руководителей изменять данные процессы в случае необходимости. В какой-то степени данный вид измерений, при всей своей нужности и значимости, сродни измерению средней температуры по больнице: информация - достоверная, статистика собирается, а заслуги каждого отдельного человека неочевидны.

Таким образом, рассмотрев измерения эффективности менеджмента, можно сделать вывод по каждой из групп.

Для группы под названием оценка результатов лучшим показателем эффективности выступают результаты работы менеджера, т.е. достижение поставленных целей, получение требуемых результатов равнозначно эффективной работе. Данный инструмент не позволяет в полном объеме управлять эффективностью сотрудников в процессе достижения результатов.

По сравнению с оценкой эффективности по результату, измерение эффективности процесса управленческой работы позволяет корректировать работу менеджеров (обучая необходимым навыкам) сразу после получения данных. При этом обратная связь и разбор типовых ошибок в управлении, как правило, занимают меньше времени и бывают более убедительны, т.к. менеджер во время оценки осознает часть своих ошибок самостоятельно.

И наконец, третья группа измерения эффективности менеджмента. Дело в том, что здесь оценивается работа компании в целом и на этом фоне ярко заметны только «рекорды», выбивающиеся из общих средних показателей. Использовать же организационную диагностику для сбора информации об эффективности работы каждого сотрудника (с предварительным определением критериев эффективности каждого члена команды) - как правило, оказывается излишне затратно, с точки зрения времени и денег. Опять же, как и в случае со способом измерения эффективности через результат, не всегда понятно как именно можно быстро и надежно исправить ситуацию, и отразиться ли «лечение» системы в целом на повышении эффективности каждого отдельного сотрудника.

Подводя итоги первой главы, в которой были раскрыты теоритические аспекты организации системы менеджмента на предприятии можно, отметить, важные моменты, которые будут учитываться далее в работе.

Менеджмент прочно вошел в нашу жизнь, заменяя привычное русское слово «управление». Организация, внутри которой, осуществляется и совершенствуется управление, вызывает необходимость определения эффективности данной деятельности, использования при этом специфических измерителей. Показатель эффективности косвенно характеризует эффективность управления. Эффективность в свою очередь обусловливается тем, как будут, используются ресурсы для достижения конкретных целей. В оценке управления наибольшую сложность будет представлять понимание его результата, который не всегда заключается в прибыли (часто выступает как опосредованный результат). Поэтому, для определения эффективности управления, необходимо, сделать анализ работы действующей организации.

Размещено на Allbest.ru