Документы и системы документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документы и системы документации

Система организационно-правовой документации.

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов табл.1, например:

Таблица №1

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов табл.2 :

Таблица №2

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов табл.3:

Таблица №3

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов табл.4:

Таблица №4

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия "предрешения"), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей табл.5, например:

Таблица №5

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры табл. 6.

Таблица №6

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Понятие подлинника, экземпляра и копии документа.

Ранее действовавшая норма Основ закрепляла значение ценной бумаги только за подлинником документа. Несмотря на то, что прямое предписание об этом исчезло из ГК, не подлежит сомнению, что его значение сохранилось и актуально по сей день. Вообще же, когда ведется речь о документе, предполагается, что имеется в 5 виду его подлинник, если специально не оговаривается иного.

Документ считается подлинным, если на нем имеется подпись лица, которое его составило. правовой документация управленческий

Выполненная собственноручно этим лицом.

Документы, составленные от имени юридических лиц, как правило, заверяются подписями двух ответственных лиц и печатью.

Документ может быть выдан в нескольких экземплярах. Эти экземпляры расцениваются как один документ при условии снабжения каждого экземпляра в самом его тексте пометкой типа: "первый экземпляр", "второй экземпляр" и так далее.

Для обозначения порядкового номера экземпляра документа практикой допускается использование арабских или римских цифр (типа "1-й экземпляр", "IV-й экземпляр"), числительных, написанных на том же языке, что и основной текст документа, а также числительных, написанных на латинском языке, если количество экземпляров документа не превышает десяти ("прима", "секунда", "терция", "кварта", "квинта", "секста", "септима", "октава", "нона" и "дека").

Исполнение, произведенное по одному экземпляру документа, погашает все остальные документа экземпляры, лишая их обладателей права требования исполнения. Юридической силы эти экземпляры, однако, не лишаются: лица - держатели этих экземпляров имеют право обратить свой иск против того, от кого они их приобрели.

Если, несмотря на наличие в документе пометки о его выдаче в нескольких экземплярах, из содержания различных экземпляров или из поведения сторон следует восприятие каждого экземпляра как отдельного документа, указание о порядковом номере таких экземпляров считается ненаписанным. Эмитент таких документов несет ответственность по каждому документу согласно его условиям.

Ксерокопии, а также иные копии, то есть дословное воспроизведение текстовых и иных пометок документов (в том числе -нотариально заверенные), не могут заменить самих документов, ибо, как мы видели из определения, юридическое значение имеет лишь факт наличия у лица подлинника документа (одного из его экземпляров).

Копии с ценных бумаг не снимаются и нотариусами не свидетельствуются. Используемое Положением о векселях понятие "копия векселя" в действительности представляет собой особого рода производную ценную бумагу. Не имеет применения также и система дубликатов ценных бумаг, исключая дубликаты, выдаваемые на основании решений судов о признании недействительными утраченных бумаг.

Список использованной литературы

1. Додонова М.И. Стандартизация документов управления МГИАИ, 2009.

2. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Документоведение, документ и система документации 2010.

3. Костомаров М.Н. Классификация документной информации 2009.

Размещено на Allbest.ru