Управление проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Организационный инструментарий управления проектом - это совокупность методов и моделей управления проектом, позволяющих наглядно представить весь комплекс работ по проекту, спланировать и спроектировать эти работы, организовать их выполнение, осуществлять контроль за процессом разработки и реализации управленческих решений в течении всего жизненного цикла проекта. В данной работе рассмотрена структура организации проекта открытия звукозаписывающей студии в Москве в районе Выхино. Планируемая студия оснащена современной аппаратурой, будет применено грамотное акустическое построение. На студии оказываются услуги по звукозаписи, сдача помещений для репетиций, обучение игре на музыкальных инструментах. Что даёт применение проектного подхода при открытии проекта данного рода:

- Во-первых, результаты работы становятся более предсказуемыми, так как при разработке проекта задаётся чёткая цель и составляется календарный план, разбитый на этапы. На любой стадии, если возникает необходимость, планы можно откорректировать. Изначально выявляются риски, которые ставят под угрозу успех проекта, и заранее разрабатываются меры по их предотвращению;

- Во-вторых, деятельность на каждом этапе становится прозрачной, легко контролируемой и управляемой. Ведь о проекте всегда известно, в какой стадии он находится, каковы результаты, сколько ресурсов уже истрачено, и сколько их ещё потребуется при сохранении нынешних тенденций;

- В-третьих, повышается эффективность работы участников проекта, так как каждый напрямую заинтересован в его успехе.

Управление проектом имеет свои методы и свой инструментарий.

Сетевые модели (сетевые графики) позволяют представить весь процесс осуществления проекта в наглядной форме, а так же позволяет:

- выявить состав и структуру работ;

- выявить используемые методы и средства выполнения работ (последовательный, параллельный, поточный);

- проанализировать взаимосвязь между исполнителями и работами по проекту;

- подготовить научно-обоснованный и скоординированный план выполнения всего комплекса работ по проекту, который позволяет наиболее эффективно использовать имеющиеся ресурсы и сократить продолжительность осуществления проекта.

Матрица РАЗУ позволяет разделить между всеми участниками проекта права, обязанности, и ответственность и на этой основе построить более совершенную организационно-динамическую структуру проекта.

Сетевая матрица - более совершенная форма календарного графика, привязанная в масштабе к сетке времени (календарным датам) и по исполнителям. Её применение позволяет:

- представить весь процесс по осуществлению проекта в наглядной форме по календарным датам и исполнителям;

- выявить структуру всех необходимых работ;

- обрабатывать большой комплекс работ с помощью вычислительной техники;

- осуществлять корректировку управленческих решений по проекту и прогнозировать ход выполнения работ.

Разработка и внедрение информационно-технологической модели (ИТМ) обеспечивает:

- определение последовательности задач с учётом методов производства работ и определения условий их реализации;

- чёткое разделение и специализацию труда относительно реализации проекта;

- координацию решений взаимосвязанных задач в проекте.



1. Анализ проблемы

Актуальность темы исследования. Современные крупные звукозаписывающие компании представляют сложные комплексы десятков тесно взаимосвязанных видов бизнеса, охватывающих сотни предприятий, действующих в разных странах, регионах и даже континентах.

Наиболее крупные из них оперируют средствами в десятки миллиардов евро в год. Эта сфера связана с массовой культурой, потребителями ее продукции является практически каждый человек. В России развитие данного вида деятельности характеризуется хотя и не такими финансовыми масштабами, зато более высокими темпами роста.

В то же время, несмотря на активный рост (более 10% за год), российская музыкальная индустрия по-прежнему остается довольно узким рынком, где, по мнению специалистов, "в течение многих лет, как от лица российских компаний-мейджоров, так и крупнейших мировых корпораций действуют одни и те же люди, периодически меняя вывески своих компаний".

Актуальность данного исследования вызвана недостаточной изученностью многих проблем развития российского record-рынка, слабой теоретической и методической разработанностью в контексте его функционирования вопросов управления маркетингом, а также необходимостью поиска инновационных инструментов маркетинга и совершенствования существующих в условиях активных изменений и высокой конкуренции, в том числе недобросовестного характера со стороны нелегальных производителей, на рынке звукозаписывающих компаний России. Вышесказанное обусловило выбор автором следующей темы работы: "Управление маркетингом в условиях быстроменяющегося и высоко-конкурентного рынка (на примере record-бизнеса в России).

Степень научной разработанности темы исследования. Особенностям механизма функционирования record-компаний в посвящены труды зарубежных авторов: Котлера П., Пассмана Д., Фогеля Х., Шумбельберга Р. и др. В их работах представлен и проанализирован богатейший опыт западных стран в области record-бизнеса. В России музыкальный бизнес стал активно развиваться в начале 90-х гг. ХХ столетия. Отечественным компаниям в процессе своей деятельности приходится ориентироваться, прежде всего, на опыт своих зарубежных коллег, однако зачастую успешные стратегии, используемые на Западе, не смогли найти своей результативной адаптации в российских условиях.

Несмотря на существующую сегодня конкуренцию, емкость рынка данных услуг в Москве менее насыщенна по сравнению с рынком услуг в некоторых других отраслях, например, таких как, автосервис, парикмахерские услуги, салоны красоты, загара и прочие.

Главной целью является удовлетворение потребностей будущих посетителей студии звукозаписи.

Для достижения этой цели необходимо выполнение следующих задач:

- Выведение уровня качества на зарубежный уровень;

- Использование инновационных маркетинговых методов для привлечения внимания целевой аудитории;

- Определение целей и разработка задач для их достижения;

- Создание собственного стиля и имени.

2. Концепция проекта

Концепция - это прототип будущего проекта. Задача концепции - получить понимание конечной цели (чего должны достичь).

В нашем проекте рассматривается открытие одной студии звукозаписи. Но что бы лучше раскрыть её концепцию, следует сказать что в будущем предполагается открытие еще нескольких студий, которые в итоге образуют сеть студий в Москве. Основная концепция этой сети будет в том, что каждая студия будет выполнена в своем определенном стиле. Студия открытая в районе Выхино будет выполнена в стиле "Хип-хоп" с учетом целевой аудитории, а так же распространенной модой именно на эту молодежную культуру в районе Выхино.

Бренд. Рабочее название концепции - Bomb Records. Конкретное названии предполагаемой студии в Выхино - Rap Bomb Records или RB records.

Интерьер студии будет выполнен в стиле Хип-хоп, что предполагает множество граффити затрагивающих эту культуру.

Инструменты и аппаратура будет подобрана максимально подходящая для записи аранжировок и минусовок в стиле Хип-хоп.

3. Взаимосвязь между работами с использованием структурной декомпозиции работ



4. Распределение работ по исполнителям и оценка продолжительности работ

При построении и расчете сетевых моделей необходимо определить продолжительность (t) выполнения каждой операции, которая должна быть научно обоснована.

t_(н.в.)=(?3t?_опт+?2t?_пес)/5

Где:

tн.в. - наиболее вероятное время, необходимое для выполнения ij-работы;

tопт - это минимальное время для выполнения ij-работы;

tпес - это максимально допустимое время выполнения ij-работы.

Чтобы контролировать на сетевой модели весь процесс, необходимо определить ещё один параметр - математическое ожидание квадрата отклонения (дисперсию случайной величины) у2.

Дисперсия характеризует степень неопределённости выполнения действий в ожидаемое время.

у^2 = (T_(дир.) - T_(крит.)) / v(Уу_кр^2)

Где:

Tдир. - директивные сроки выполнения работ по проекту;

Tкрит. - продолжительность критического пути;

кр^2 - дисперсия случайных величин для работ, лежащих на критическом пути.

Оценим вероятности выполнения проекта при Tдир. = 90 дней.

Для рассматриваемого проекта Tкрит. = 80 дней.

Z = (90 - 80) / v169 = 10 / 13 = 0.77.

Значение Z находится в пределах от 0,6 до 1, следовательно проект будет безусловно реализован.

В иных случаях:

- если значение Z будет менее 0,6, то вероятность реализации проекта в срок будет проблематична и потребуется либо привлечение дополнительных ресурсов, либо увеличение сроков проекта;

- если значение Z будет более 1, то проект скорее всего будет выполнен значительно раньше срока и часть ресурсов возможно было бы более целесообразно использовать на других проектах.



5. Сетевая модель

Сетевая модель (сетевой график) - модель процесса управления проектом, устанавливающая технологическую последовательность всех выполняемых работ по проекту.

При построении СМ используются три основных понятия:

- работа (включая ожидание и зависимость);

- событие;

- путь.

При построении СМ необходимо учитывать следующее:

- все события имеют самостоятельные номера;

- кодируются числами натурального ряда без пропусков;

- номер следующему событию присваивается после присвоения номера предшествующему ему событию;

- стрелка (работа) всегда должна быть направлена от события с меньшим номером к событию с большим номером, слева направо.

6. Методы расчета сетевой модели

При расчёте сетевых моделей используются различные методы расчёта:

- секторный;

- графический;

- табличный.

В нашем проекте мы используем секторный и табличный методы.



7. Табличный метод расчёта сетевой модели

Технология расчёта:

Сначала определяются сроки раннего начала и окончания ij работы.

Расчёт производится по таблице работ сверху вниз.

Используются наиболее вероятные сроки выполнения работ.

t_ij^рн исходного события равно нулю. t_ij^ро определяется как раннее начало плюс продолжительность ij работы.

Раннее начало какой-либо следующей jk работы равно максимальному из ранних окончаний работ, заканчивающихся на событие j.

t_ij^ро = t_ij^рн + t_ij t_ij^рн = max[t_hi^ро]



После того, как были определены сроки раннего начала и окончания всех работ, определяются сроки позднего начала и окончания. Расчёты производятся снизу вверх. Раннее окончание завершающего события с максимальным значением всех входящих в него работ является поздним окончанием.

t_ij^по = max [t_ij^ро]

Позднее начало какой-либо следующей работы определяется как разность позднего окончания ij работы и продолжительность ij работы. Позднее окончание какой-либо ij работы равно минимальному j.



t_ij^пн = t_ij^по - t_ij^ t_ij^по = min [t_jk^рн]

Теперь определяются резервы времени:

R_ij^ = t_ij^пн - t_ij^рн = t_ij^по - t_ij^ро

Где:

r - определяется по столбцу раннего окончания. Выбираются работы, заканчивающиеся одним и тем же событием j, и из максимального раннего окончания вычитаются остальные.

8. Сетевая матрица

Сетевая матрица представляет собой графическое изображение процессов осуществления проекта, где все работы показаны в определённой технологической последовательности и во взаимосвязи с исполнителями работ.

Сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные «коридоры».

Горизонтальные характеризуют ступень управления, структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее определённую работу, вертикальные - этап и отдельные операции управления проектом, протекающие во времени.

При построении сетевых матриц используются те же основные понятия, что и при построении сетевой модели («работа», «событие», «путь»).

Продолжительность каждой работы на сетевой матрице определяется по расположению событий, между которыми заключена данная работа.

9. Матрица разделения административных задач управления (матрица РАЗУ)

Матрица РАЗУ является наиболее разработанной матрицей ответственности и позволяет обоснованно разделить функции, процессы, задачи управления проектом по структурным подразделениям, службам и должностным лицам. В общем виде матрица РАЗУ представляет собой таблицу, в числителе которой структурные подразделения и должностные лица, а в знаменателе управленческие задачи, функции и процессы.

Деятельность по реализации функций управления процессами и управленческими задачами при проектировании функциональной матрицы РАЗУ характеризуется следующими аспектами:

1. Отражает содержание деятельности руководства по реализации управленческих задач. Ответственность за решение той или иной задачи в поле матрицы отображают символами:

Я - единоличное принятие решение с правом подписи;

! - участие в коллегиальном принятии решения (с правом подписи);

Р - участие в коллегиальном решении вопроса (без права подписи).

2. Отражает содержание деятельности исполнителя в реализации управленческой задачи, процесса, функции. При рассмотрении функций управления на уровне подразделений или должностных лиц:

П - планирование;

О - организация;

К - контроль;

А - мотивация;

Х - координация.

3. Соответствует содержанию деятельности исполнителей по подготовке и тех обслуживанию реализации управленческих задач (процессов). Отношение того или иного исполнителя к решению задачи обозначается следующими символами:

С - согласование;

М - подготовка предложений;

Т - исполнение;

+ - расчетные операции;

И - информация, передаваема первому руководителю.

Символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. Символ «Я» может присутствовать только один раз. Символ «Я» и символы «!», «Р» являются взаимоисключающими. Символ «Т» обязательно должен присутствовать в каждой строке.



10. Матрица попарных сравнений

Для того, чтобы определить соотношение символов, используется матрица предпочтений (матрица попарных сравнений).

При помощи этой матрицы вычисляются весовые сравнительные оценки символов.

Символы сравнивают друг с другом. При этом более предпочтительному символу присваивается значение 2, менее предпочтительному - 0.

Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается значение 1.

11. Матрица предпочтений управленческих задач

управление администрирование персонал

Матрица предпочтений управленческих задач используется для расчёта трудоёмкости управленческих задач.

Все управленческие задачи по проекту обозначаются соответственно K1-K16:

K1 - Назначение руководителя проекта;

K2 - Формирование команды проекта;

K3 - Разработка и утверждение технологического проекта;

K4 - Заключение договора аренды;

K5 - Получение разрешительной документации и лицензий;

K6 - Организация работ по проведению коммунальных систем;

K7 - Организация отделочных работ;

K8 - Организация закупки оборудования;

K9 - Разработка и утверждение стандартов обслуживания;

K10 - Определение графика и часов работы;

K11 - Составление штатного расписания;

K12 - Разработка и утверждение штатных обязанностей;

K13 - Заключение трудовых договоров;

K14 - Заключение договора охраны;

K15 - Заключение договоров рекламы;

K16 - Приказы о начале функционирования музыкальной студии.



12. Расчёт заработной платы персонала

На основе трудоёмкости можно определить заработную плату существующего структурного подразделения или должностного лица.

Фонд заработной платы составляет 500000 рублей.

На основе стоимости одного балла загруженности распределяем заработную плату между работниками.

Размещено на Allbest.ru

...