Документированная информация

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что понятие «документированная информация» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация (документ). Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время - больше в электронном формате).

Степень изученности проблемы. Делопроизводство организации является актуальной проблемой, и некоторые её вопросы рассматривают в работах различных авторов. Теоретическую основу исследования составили труды специалистов в области документоведения и документационного обеспечения управления.

В работах Ларькова Н.С. Ларьков Н.С. Документоведение. - М., 2006. - С.428 рассказывается о различных материальных носителях информации, способах и средствах документирования, а так же свойства и структура документированной информации.

Также в процессе подготовки были использованы следующие книги: Виноградова Е.Б., Виноградова Е.Б. Берестяные грамоты: вопросы документолога // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 114. Истрин В.А., Истрин В.А. История письма. - М., 1965. - С. 398. Сквернюков П.Ф., Сквернюков П.Ф. Слово о бумаге. - М., 1980. - С. 487 которые излагают информацию историю появления письма, появление первых материальных носителей информации их дальнейшее развитие и преобразование. И книги по информатике Грошев А.С., Грошев А.С. Информатика: Учебник для вузов М., 2010. С. 546. Н.В. Макарова, В.Б. Волков Н. В. Макарова, В. Б. Волков. Учебник для вузов. М., 2011. С. 464. в которых были описаны плюсы и минусы некоторых материальных носителей информации, проблемы возникающие при использование документированной информации, а так же влияния типа носителей на долговечность информации.

Объектом исследования данной работы является документ.

Предметом - материальная составляющая документа.

Целью курсовой работы является исследование эволюции носителей и устройств для фиксации, хранения и ?ередачи информации во времени и пространстве.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

1. Раскрыть материальную составляющую документа.

2. Рассмотреть различные носители информации, описать их типы и дать характеристику.

3. Определить степень влияния носителей на развитие документов и управление ими.

Источники. Основными законодательными актами, регулирующими документирование деятельности организаций, являются:

Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной подписи» Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63- ФЗ «Об электронной подписи». - Доступ из справ.- правовой системы «Консультант плюс». определяет условия использование электронной подписи, права, обязанности, и ответственность лиц, оказывающих услуги, связанные с использованием электронной подписи, условия добровольной аккредитации таких лиц уполномоченным федеральным органом.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Доступ из справ.- правовой системы «Консультант плюс». Эти термины, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

«Основные правила работы архивов организации» содержит основные правила работы архивов организаций, являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Структура работы состоит из оглавления, введения, трех глав, заключения и библиографического списка.

ГЛАВА 1. ДРЕВНЕЙШИЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

носитель информация долговечность

Понятие документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Материальные носители оказывают большое влияние на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации. В частности, для передачи информации во времени нужны долговечные носители, тогда как для ее передачи в пространстве подобного рода характеристики не имеют существенного значения.

Необходимо иметь виду, что носитель информации и носитель документированной информации - разные понятия. Это нашло отражение и в стандартизованных определениях. Так, а соответствии с ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения», «носитель информации - физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символа, образов, сигналов, технических решений и процессов». А согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» носитель документированной информации - это «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде».

Материальный носитель информации, как правило, состоит из двух компонентов - материалы основы записи и вещества записи. Исключения составляют материальные носители, используемые для механической записи (высекание, выжигание, выдавливание, резьба, перфорирование, механическая звукозапись и некоторые другие), где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя ее физическую, физико-химическую структуру. Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. 2003. №3. С. 76.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

1.1 Древнейшие материалы письма

Появление письменности стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесную кору, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д. К примеру, философские наставления Конфуция первоначально были записаны на бамбуковых дощечках. В Древней Греции и Риме, наряду с деревянными дощечками, покрытыми слоем воска, использовались также металлические (бронзовые либо свинцовые) таблицы, в Индии - медные пластины, в Древнем Китае - бронзовые вазы, шелк.

На территории Древней Руси писали на коре березы - бересте. К настоящему времени найдено свыше 1 тыс. берестяных грамот того времени, древнейшая из которых относиться к первой половине XI века. Археологи обнаружили даже миниатюрную берестяную книжечку их 12 страниц размером 5x5 см, в которой двойные листы сшиты по сгибу. Подготовка бересты к процессу записи была не сложной. Предварительно ее кипятили, затем соскабливали внутренний слой коры и обрезали по краям. В результате получался материал основы документа в виде ленты или прямоугольника. Грамоты сворачивались в свиток. При этом текст оказывался с наружной стороны. Виноградова Е.Б. Берестяные грамоты: вопросы документолога // Делопроизводство. 2004. №1. С. 78.

На бересте писали не только в Древней Руси, но и в Центральной и Северной Европе. Обнаружены берестяные грамоты на латыни. Известен случай, когда в 1594 году 30 пудов бересты для письма было продано нашей страной в Персию.

Основным материалом для письма у народов Передней Азии первоначально являлась глина, из которой изготавливались слегка выпуклые плитки. После нанесения нужной информации (в виде клинообразных знаков) сырые глиняные плитки высушивались или обжигались, а затем помещались в специальные деревянные или глиняные ящики либо в своеобразные глиняные конверты. В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях храниться не менее 500 тыс. таких глиняных табличек, обнаруженных археологами при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера Истрин В.А. История письма. М., 1965. С. 171; Сквернюков П.Ф. Слово о бумаге. М. 1980. С. 324.. Последнее из числа найденных глиняных табличек относятся к 75 году.

Исторически первым материалом, который специально изготовлялся для целей письма, был папирус. Его изобретение примерно в середине третьего тысячелетия до нашего времени стало одним из важнейших достижений Египетской культуры. Главными преимуществами папируса были компактность и легкость. Папирус производился из рыхлой сердцевины стеблей нильского тростника в виде тонких желтоватых листов, которые затем склеивали в полосы длиной в среднем до 10 м (но порой их размеры достигали 40 и более м.) и шириной до 30 см. В зависимости от качества различалось до 9 сортов папируса. Вследствие большой гигроскопичности и ломкости, запись на нем обычно велась с одной стороны, и хранили его в виде свитка.

В качестве материального носителя информации папирус использовался не только в Древнем Египте, но и в других странах Средиземноморья, причем в Западной Европе - вплоть до XI века. А последним историческим документом, написанным на папирусе, стало послание папы римского в начале XX века.

Другим материалом растительного происхождения, использовавшимся, главным образом, в экваториальной зоне (в Центральной Америке с VIII века, на Гавайский островах) была тапа. Она изготавливалась из лыка, луба, в частности, бумажного шелковичного дерева. Лыко промывалось, очищалось от неровностей, затем отбивалось молотком, разглаживалось и просушивалось. Самым известным материалом животного происхождения, специально изготавливавшимся для целей письма и получившим широкое распространение в эпоху древности и средневековья, был пергамент. В отличие от папируса, производившегося лишь в Египте, пергамент можно было получить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных (бараньих, козлиных, свиных, телячьих) путем их очистки промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось выделывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент стали изготавливать только в XV столетии, а до этого его привозили из-за границы. На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Однако пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

1.2 Изобретение бумаги

Бумага (от итал. "bambagia" - хлопок) была изобретена в Китае во II веке до н.э. В 105 г. китаец Цай Лунь усовершенствовал процесс её изготовления, предложив использовать в качестве сырья молодые побеги бамбука, кору тутовых деревьев, ивы, пеньку и тряпье.

Долгое время китайцам удавалось сохранять в тайне секреты производства бумаги. Лишь в начале VII века эти секреты были вывезены за пределы страны - в Корею и Японию, затем стали известны в других странах Востока, а в XII в. - и в Европе. С XIII в. бумага стала производиться в Италии, в XIV в. - в Германии, в XV в. - в Англии.

На Руси использование этого нового материала для письма началось в XIVвеке. Первоначально бумага была привозной - сначала с Востока, а затем из Западной Европы: итальянская, французская, немецкая, голландская. В период правления Ивана Грозного в России была построена первая «бумажная мельница» близ Москвы, действовавшая,

впрочем, недолго. Но уже в XVII столетии в стране работало 5 бумагоделательных предприятий, а в XVIII веке - 52 Татиев Д.П. Бумага и переплётные материалы. М., 1972. С. 278..

Способ изготовления бумаги принципиально отличается от папируса и пергамента. Он основан на разрушении связи между растительными волокнами с последующим их тесным переплетением между собой («сволачиванием») в форме тонкого бумажного листа или бумажной ленты.

До середины XIX века практически вся европейская, в том числе и российская, бумага изготавливалась из льняного тряпья. Его промывали, проваривали с содой, едким натром или известью, сильно разбавляли водой и размалывали на особых мельницах. Затем жидкую массу черпали специальной прямоугольной формой с прикреплённой к ней сеткой из проволоки. После стекания воды на металлическом сите оставался тонкий слой бумажной массы. Полученные таким образом влажные бумажные листы укладывали между отрезами грубого сукна или войлока, с помощью пресса отжимали воду и просушивали.

Металлические нити сетки оставляли на бумаге, изготовленной ручным способом, следы, видимые на просвет, поскольку бумажная масса в местах её соприкосновения с проволокой была менее плотной. Эти следы получили название филиграней (от итал. "filigrana" - водяной знак на бумаге).

В бумаге европейского производства водяные знаки впервые появились в Италии в конце XIII века, а в России - лишь во второй половине XVII века. Первоначально это были рисунки, повторявшие контурное изображение, сделанное из тонкой проволоки и прикреплявшееся к дну металлической сетки. На филигранях изображались животные, растения, небесные тела, короны, портреты монархов и т.п., а также нередко буквы и даты, обозначавшие имя владельца, местонахождение фабрики, год изготовления бумаги.

К настоящему времени известно около 175 тыс. филиграней, сделанных в разное время на бумажных мельницах и мануфактурах. Водяные знаки являлись торговой маркой, а также одним из средств защиты от подделки документов. И в наши дни бумага с водяными знаками по-прежнему широко применяется для изготовления ценных бумаг, денежных знаков, важных документов (паспортов, дипломов, свидетельств и т.д.).

Между тем бумажное производство совершенствовалось и постепенно механизировалось. В 1670 г. в Голландии был изобретён ролл - механизм для размалывания, измельчения волокон. Французский химик Клод Луи Бертолле в 1789 г. предложил способ отбеливания тряпья хлором, способствовавший улучшению качества бумаги. Менее чем через 10 лет, в 1798 г. француз Н.Л. Робер получил патент на изобретение бумагоделательной машины. В России первая такая машина была установлена в 1818 г. на Петергофской бумажной фабрике.

Важнейшим шагом в развитии бумагоделательного производства стало изготовление бумаги из древесины. Открытие нового способа принадлежало саксонскому ткачу Ф. Келлеру в 1845 г. С этого времени древесное сырьё становится основным в бумажной промышленности.

В двадцатом столетии продолжалось совершенствование бумажного носителя информации. С 1950-х годов в производстве бумаги стали применяться полимерные плёнки и синтетические волокна, в результате чего появилась принципиально новая, синтетическая бумага - бумага-пластикат. Она отличается повышенной механической прочностью, стойкостью к химическим воздействиям, термостойкостью, долговечностью, высокой эластичностью и некоторыми другими ценными качествами. Такая бумага может использоваться для изготовления чертежей, географических карт, репродукций и т.д. Однако полная замена растительных волокон «синтетическими» ухудшает структуру поверхности бумаги, поэтому предпочтительнее их смешанная композиция Татиев Д.П. Бумага и переплётные материалы. М., 1972. С. 498; Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги. М.,1986. С.561..

В самом конце XX века появились сообщения об изобретении «электронной бумаги», представляющей пластиковый лист, который имеет покрытие в виде гибких транзисторов и подключается к компьютеру. Транзисторы создают электрическое поле, под влиянием которого меняется цвет «электронных чернил», состоящих из огромного количества мельчайших микрокапсул с тёмным красителем и светлым пигментом. На одном листе «электронной бумаги» можно печатать множество документов, сохраняя при этом все ранее созданные.

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

• 2.1 Бумажные носители

Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остаётся бумага. На отечественном рынке в настоящее время имеются сотни различных видов бумаги и изделий из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности и т.п.

Любая бумага, изготовленная традиционным способом, характеризуется определёнными свойствами, которые необходимо принимать во внимание в процессе документирования. К числу таких важнейших свойств и показателей относятся:

1. композиционный состав, т.е. состав и род волокон (целлюлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. волокна), их процентное соотношение, степень размола;

2. масса бумаги (масса 1 кв.м бумаги любого сорта). Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/м²)

3. толщина бумаги (может быть от 4 до 400 мкм)

4. плотность, степень пористости бумаги ( количество бумажной массы в г/см³)

5. структурные и механические свойства бумаги (в частности, направление ориентации волокон в бумаге, светопроницаемость, прозрачность бумаги, деформации под воздействием влаги и т.п.);

6. гладкость поверхности бумаги;

7. белизна;

8. светопрочность;

9. сорность бумаги (результат использования при её производстве загрязнённой воды) и некоторые другие свойства бумаги.

В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.). Так, бумага с поверхностной плотностью от 30 до 52 г/м² и с преобладанием в её композиционном составе древесной массы называется газетной. Типографская бумага имеет поверхностную плотность от 60 до 80 г/м² и изготавливается на основе древесной целлюлозы. Ещё большую плотность имеет картографическая бумага (от 85 до 160 г/м²).

Для технического документирования используется высокосортная белая чертёжная ватманская бумага, которая производится на основе механически обработанного тряпья. Для печатания денежных знаков, облигаций, банковских чеков и других важных финансовых документов используется документная бумага, устойчивая к механическим воздействиям. Она изготавливается на основе льнопеньковых и хлопковых волокон, зачастую с водяными знаками.

Для механической записи кодированной информации и дальнейшего её использования в информационно-поисковых системах, в перфорационно-вычислительных машинах применялись перфорационные ленты. Они изготавливались из плотной бумаги толщиной около 0,1 мм и шириной 17,5; 20,5; 22,5; 25,5 мм.

Важное значение в документоведении и документационном обеспечении управления имеют форматы бумаги. Ещё в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги, а в 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял 19 её форматов. Но одновременно существовали многочисленные форматы, возникшие стихийно по инициативе бумажных фабрик и исходя из пожеланий потребителей. В 1920-е годы после решения большевистского руководства о переходе к метрической системе были упорядочены и форматы бумаги, а впоследствии принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». В основу новых форматов была положена система размеров бумаги, впервые предложенная Германской стандартизационной организацией DIN примерно в 1920 году. В 1975 г. эта система стала международным стандартом (ISO 216), будучи принята Международной организацией по стандартизации Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М., 1986. С. 543; Бумажный алфавит: А, В, С // Publish. 2000. №2. С. 242.. Она действует и в России.

Стандарт ISO 216 состоит из трёх серий: A, B и C. В качестве основной установлена серия (ряд) А. Здесь каждый лист бумаги имеет ширину, равную результату деления его длины на корень квадратный из двух (1:1,4142). Площадь основного формата (А0) равна 1 м², а его стороны составляют 841х1189 мм. Остальные форматы получаются путём последовательного деления пополам предшествующего формата, параллельно его меньшей стороне. В результате все полученные форматы геометрически подобны. Каждый формат обозначается двумя символами: буквой А, указывающей на принадлежность серии А, и цифрой, обозначающей количество делений исходного формата А0.

Форматы В-серии используются в тех случаях, когда А-серия не имеет подходящего формата. Формат В-серии является средним геометрическим между форматами Аn и А(n+1).

Форматы С-серии стандартизуют конверты. Формат С-серии является средним геометрическим между форматами А и В серий с одним и тем же номером. Например, документ на листе А4 хорошо укладывается в конверт формата С4.

Основные цели применения различных форматов:

А0, А1 - технические чертежи;

А2, А3 - чертежи, диаграммы, широкоформатные таблицы;

А4 - письма, бланки, расходные материалы для принтеров и копиров, журналы, каталоги;

А5 - записные книжки;

А6 - почтовые открытки;

А5, А6, В5, В6 - книги;

С4, С5, С6 - конверты для писем формата А4: не сложенные (С4), сложенные вдвое (С5), сложенные втрое (С6);

В4, А3 - газеты.

В управленческой деятельности чаще всего используются форматы А3, А4, А5 и А6.

2.2 Механические носители

За более чем вековую историю механической звукозаписи неоднократно менялись и материалы, и форма носителей звуковой информации. Первоначально это были фонографические валики, представлявшие собой полые цилиндры диаметром около 5 см и длиной около 12 см. Первоначально они покрывались оловянной фольгой, а затем - так называемым «отверженным воском», на который наносилась звуковая дорожка. Фоновалики быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. Поэтому вполне закономерно уже вскоре они оказались вытесненными граммофонными пластинками

Грампластинки должны были удовлетворять весьма жёстким требованиям, так как в процессе воспроизведения фонозаписи остриё иглы давит на дно канавки с силой около 1 т/см². Первая граммофонная пластинка, записанная в 1888 г., представляла собой цинковый диск с выгравированной фонограммой. Затем грампластинки стали отливать из целлулоида, каучука, эбонита. Однако гораздо более дешёвыми, упругими и прочными оказались пластмассовые диски на основе полихлорвинила и винилита. Они имели и лучшее качество звука.

Граммофонные пластинки изготавливались путём прессования, штамповки или литья. Оригиналом грампластинки служил восковый диск, а впоследствии - металлический (никелевый) диск, покрытый специальным лаком (лаковый диск).

По типу записи грампластинки, выпускавшиеся в нашей стране, подразделялись на обычные, долгоиграющие и стереофонические. За рубежом, кроме того, были разработаны квадрафоничские пластинки и видеогрампластинки. Кроме того, грампластинки классифицируются по размеру, частоте вращения, тематике записи. В частности, стереофонические пластинки, производство которых в СССР началось с 1958 г., также как и долгоиграющие, выпускались форматом (диаметром) 174, 250 и 300 мм. Частота их вращения обычно составляла 33¹/₃ об/мин.

С начала 1990-х гг. производство грампластинок в России фактически прекратилось, уступив место другим, более качественным и эффективным способам звукозаписи (электромагнитной, цифровой).

2.3 Фотографические носители

Начиная с XIX столетия, в связи с изобретением технологических способов и средств документирования, широкое распространение получили многие принципиально новые посетители документированной информации. Исторически первыми из них были фотографические носители, появившиеся в первой половине XIX века. Фотоматериалы представляют собой гибкие пленки, пластинки, бумаги, ткани. По существу это - сложные полимерные системы, состоящие, как правило, из следующих слоев:

1. подложка (основа) толщиной около 0,06 мм (в случае если ис пользуется полиэтилентерефталат), на которую наносится;

2. подслой (толщиной примерно 1 мкм);

3. светочувствительный эмульсионный слой - желатина с равномерно распределенными в ней микрокристаллами галогенида серебра (на цветных фотопленках до 0,05 мм, на фотобумагах - до 0,012 мм);

4. противоореольный слой.

Цветные фотографические носители имеют более сложное строение, поскольку содержат также сине-, жёлто-, зелёно-, красночувствительные слои. Впервые трёхслойные цветные фотоматериалы были разработаны и выпущены в 1935 г. Американской фирмой «Истмен Кодак». В дальнейшем совершенствование многослойных цветных материалов продолжалось. Важное значение имели разработки 1950-х гг., явившиеся один из качественных скачков в истории фотографии, предопределив быстрое развитие и широкое распространение цветной фотографии.

В последние годы появились новые научные идеи, создающие основу для значительного роста светочувствительности материалов и доведения ее до светочувствительности человеческого глаза.

Помимо светочувствительности, важнейшими характеристиками фотографических материалов, в частности фотоплёнок, являются также зернистость, контрастность, цветочувствительность. По форме фотоплёнки могут быть листовыми и рулонными.

До недавних пор в научных и репродукционных целях использовались также фотопластинки, где рабочий слой наносился на прозрачную стеклянную основу, которая не деформируется при химико-фотографической обработке и обеспечивает точную передачу изображения в позитиве.

Серьезной проблемой, особенно в отношении систематического анализа аудиовизуальных источников, является глубина описания содержания указанных документов. Здесь приходится иметь дело с весьма различными, и не всегда последовательно используемыми подходами.

То же самое часто справедливо по отношению к описанию изображенных в фотодокументах объектов и их иерархии. Глубина описания, степень этой глубины зависят от размеров фотографических коллекций. Действительно, описать объекты или предметы определенного фотодокумента (причем в ограниченном числе), где есть возможность и потребность заняться каждой деталью, это не то же самое, что иметь дело с огромной коллекцией фотодокументов многоцелевого назначения, с тем, чтобы обеспечить основную информацию для многоаспектного архивоведческого и источниковедческого исследования.

В последнем случае почти невозможно добиться систематического детального описания, тогда как в первом случае это необходимо и доступно.

Многочисленные попытки создания баз данных фотодокументов, обеспечивающих связь между текстовой информацией (вербальное описание документа) и изобразительной информацией, опять же демонстрируют разнообразие подходов.

Так, целевая установка применительно к фотодокументам обычно выражается в том, чтобы сделать образ доступнее путем перевода его на экран и тем самым избавить исследователя от необходимости работать в архивах с оригиналами фотодокументов. Однако в большинстве случаев качество изображения в базах данных несовершенно и значительно хуже оригинала. Есть и исключения. Лучшие по качеству изображения (чем сами оригиналы фотодокументов) получены оцифровкой высокой разрешающей способности. Однако они пока не получили широкого распространения ввиду их большой дороговизны.

Таким образом, сегодня необходимы системы обработки кино-, фотоизображения и звукозаписи, которые предоставили бы в руки специалистов набор различных средств поиска, обеспечивающих возможность компаративного анализа, недоступного исследователям, когда они работают непосредственно с оригинальными или подлинными документами.

Фотография -- исторический источник, имеет приоритет одновременности объекта и его “документирования”. Вспомогательной исторической дисциплиной фотография выступает по отношению к сфере интерпретаций нарративных источников и устных преданий.

В тех случаях, когда фотодокумент является единственным или наиболее визуально четким относительно других материальных свидетельств, его значение возрастает еще более: увидеть, осмыслить, проанализировать, реконструировать скрытые формы, масштабировать. Вне сферы истории материальной культуры фотография имеет значение исторической хроники, как в событийном, так и этнографическом, антропологическом, ландшафтном контекстах.

Наглядно-объективная форма фотографии не контрастирует с участием субъекта в создании фотодокументов, поскольку субъект -- носитель культурно-социальных реалий. Фотография в широком понимании -- источник познания и, при научной обработке, иллюстрированная энциклопедия быта и бытия цивилизаций.

В наши дни в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением новейших информационных технологий в различные области экономики, науки и техники, культуры и искусства. Этот процесс затронул и Россию, где, как и в других странах, неуклонно растет объем технотронных документов, возникших в результате использования современных носителей информации, автоматизированных систем управления, проектирования и обработки информации.

Киноплёнка является фотографическим материалом на гибкой прозрачной подложке, имеющей с одной или обоих краев отверстия - перфорации. Исторически первые светочувствительные ленточные носители были на бумажной основе. Использовавшаяся на первых порах нитратцеллюлозная лента представляла собой очень горючий материал. Однако уже в 1897 г. немецким ученым Вебером была изготовлена пленка с негорючей основой из триацетата целлюлозы, получившая широкое распространение, в том числе в отечественной киноиндустрии. Впоследствии подложка стала изготавливаться из полиэтилентерефталата и других эластичных полимерных материалов. В нашей стране первые образцы кинопленки были изготовлены в 1919 г, а с 1930 г. началось ее промышленное производство.

По сравнению с фотопленкой кинолента обычно состоит из большего количества слоев. На подложку наносится подслой, который служит для закрепления светочувствительного слоя (или нескольких слоев) на основе. Кроме того, кинопленка обычно имеет противоореольный, противоскручивающий, а также защитный слой. Кинопленки бывают черно-белые цветные. Цветные кинопленки также представляют собой многокомпонентные полимерные системы.

Кроме того, кинопленки делятся на:

· негативные;

· позитивные (для контактного и проекционного печатания) ;

· обращаемые (могут использоваться для получения негативов и позивов);

· контратипные (для копирования, например, для массового изготовления фильмокопий);

· гидротипные;

· фонограммные (для фотографической записи звука) Фотокинотехника: Энциклопедия. М.: Изд-во «Советская энциклопедия», 1981. С. 463..

Черно-белая фотографическая пленка шириной 16 и 35 мм выступает в качестве наиболее распространенного носителя для изготовления микрофильмов. Микрофильм представляет собой микроформу на рулонной светочувствительной пленке с последовательным расположением кадров в один или два ряда. Основными типами микрофильмов являются микрофильмы рулонные и в отрезке. Микрофильмы в отрезке - это часть рулонной пленки длиной не менее 230 мм, на которой размещается до нескольких десятков кадров.

К числу документов на микроформах относятся также микрокарты, микрофиши и ультрамикрофиши, являющиеся фактически плоскими форматными микрофильмами:

· микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;

· микрофиши - лист прозрачной фотопленки формата 105x148 мм с последовательным расположением кадров в несколько рядов;

· ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз ГОСТ 7.69-95. СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения // Вестник архивиста. 1997. №5. С. 68.. К примеру, ёмкость ультрамикрофиши размером 75x125 мм составляет 936 страниц книжного формата.

Несмотря на широкое распространение в последние десятилетия цифрового фото и видеодокументирования,традиционные фотографические носители продолжают сохранять свою нишу на отечественном и зарубежном рынке материальных носителей документированной информации, обеспечивая высокое качество при сравнительно низкой цене.

2.5 Оптические носители

Наши предки оставляли важные данные и на земле, и на камне, и на дереве, и на глине до тех пор, пока не появилась бумага. Это оказался материал, соответствующий самым главным требованиям для носителя информации. Она была легкая, долговечная, удобная для записей и компактная.

Именно этим требованиям соответствуют и современные носители информации - оптические (это компакт-диски или лазерные диски). Правда на переходном этапе (с начала XX века), между бумагой и дисками, нас очень выручала магнитная лента. Но и ее времена прошли. На сегодняшний день самым удобным и надежным вместилищем и хранилищем информации являются диски.

CD-R стали самыми первыми среди записываемых оптических носителей. Они обладали возможностью записи только один раз. Данные сохранялись при нагревании лазером рабочего слоя, вызывая его химическую реакцию (при t? = 250?C). В этот момент образуются темные пятна в местах нагрева. Вот откуда появилось понятие «прожиг». На дисках DVD-R «прожиг» происходит подобным же образом.

Немного другая ситуация с дисками CD, DVD и Blu-ray, обладающими перезаписывающей функцией. На их поверхности не образуется таких темных точек, т.к. рабочий слой является не красителем, а специальным сплавом, который нагревается лазером до 600?C. Тогда, области поверхности диска, попавшие под луч лазера, становятся более темными и обладающими отражающими свойствами.

На данный момент, помимо CD дисков, которые можно считать пионерами в ряду оптических носителей, появились такие диски, как DVD и Blu-ray. Эти типы дисков отличаются друг от друга. Например, емкостью. Диск Blu-ray вмещает данных объемом до 25 Гб, диск DVD - до 5Гб, а диск CD - всего до 700Мб. Следующим отличием является способ чтения данных и их записи в Blu-ray приводах. За этот процесс отвечает лазер синий, длина волны которого в полтора раза меньше, чем у красного лазера CD или DVD приводов. Именно поэтому на поверхность дисков Blu-ray, равную по площади дискам других типов, можно записать информацию во много раз большего объема.

Три вышеперечисленных типа лазерных дисков так же можно классифицировать по их форматам:

1. Диски CD-R, CD-RW - одинаковы по объему (до 700; бывает 800Мб, но такие диски читаются не всеми устройствами). Отличаются лишь тем, что CD-R - одноразовый записываемый диск, а CD-RW - многоразовый.

2. Диски формата DVD-R, DVD+R, а так же DVD-RW - отличаются лишь возможностью многократной перезаписи дисков DVD-RW, а в остальном параметры одинаковы. 4,7 Гб - объем стандартного диска DVD и 1,4Гб - объем DVD диаметром 8 см.

3. DVD-R DL, DVD+R DL - диски двухслойные, которые могут вмещать информацию 8,5Гб.

4. Форматы BD-R - Blu-ray диски однослойные, объемом 25 Гб и BD-R DL - Blu-ray диски двухслойные, объемом в 2 раза больше.

5. Форматы BD-RЕ, BD-RЕ DL Blu-ray диски - перезаписываемые, до 1000 раз.

Диски со знаками «+» и «-» - пережиток форматных споров. Изначально считалось, что «+» (например, DVD+R) - лидер для индустрии компьютеров, а «-» (DVD-R) - является стандартом качества для бытовой электроники. Сейчас практически вся техника с легкостью распознает диски обоих форматов. Явных преимуществ друг перед другом ни у одного из них нет. Материалы для их производства также идентичны

Структура всех оптических носителей многослойна.

· Основа каждого - подложка. Она выполнена из поликарбоната, материала устойчивого к различным внешним воздействиям окружающей среды. Материал этот прозрачный и бесцветный.

· Далее следует рабочий слой. У записываемых и перезаписываемых дисков он отличается по своему составу. У первых - это органический краситель, у вторых спец-сплав, меняющий фазовое состояние.

· Затем идет слой отражающий. Он служит для отражения луча лазера, и в его состав могут входить алюминий, золото или серебро.

· Четвертый - защитный слой. Защитным слоем, представляющим собой твердый лак, покрываются только диски CD и Blu-ray.

· Последний слой - этикетка. Так называют верхний слой лака, способный быстро впитывать влагу. Именно благодаря ему, все чернила, попадающие на поверхность диска в процессе печати, быстро высыхают.

Все оптические носители информации имеют дорожку в виде спирали, идущую из самого центра к краю диска. Именно по этой дорожке лазерный луч записывает информацию. Пятна, образуемые при «прожиге» лазерным лучом, называются «питы». Области поверхности, которые остались нетронутыми, называются «лэнды». В соответствии с языком двоичной системы 0 - это «пит», а 1 - это «лэнд». Когда диск начинает воспроизводиться, лазер считывает с него всю информацию.

«Питы» и «лэнды» имеют различную отражающую способность, следовательно, все темные и светлые области диска привод легко различает. А это и есть та самая последовательность из единиц и нулей, присущая всем физическим файлам. Постепенно появилась возможность повысить у фокусировки ее точность благодаря развитию технологий, которые добились уменьшения у лазерного луча длины его волны. Теперь на ту же область диска, что и раньше, можно разместить гораздо больший объем информации, т.к. расстояние между лазером и рабочим слоем напрямую зависит от длины волны. Короче волна - короче расстояние.

На этикетках новых дисков можно разглядеть срок, указывающий, сколько можно сохранять данные на этом носителе. Иногда эта цифра соответствует 30 годам. В реальности, такой срок практически невозможен. За свое существование диск может подвергаться различным воздействиям и повреждениям. Если он был записан в домашних условиях, то срок его хранения уменьшается еще больше. Только идеальные условия хранения позволят содержать все данные на дисках в целости и сохранности.

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ПРИ ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИИ

Работа с информацией в наше время не мыслима без компьютера, так как он изначально создавался как средство обработки информации и только теперь он стал выполнять множество других функций: хранение, преобразование, создание и обмен информацией. Но прежде чем принять привычную сейчас форму компьютер претерпел три революции. Первая компьютерная революция свершилась в конце 50-х годов; ее суть можно описать двумя словами: компьютеры появились.

Изобретены они были не менее чем за десять лет до этого, но именно в то время начали выпускаться серийные машины, эти машины перестали быть объектом исследований для ученых и диковинкой для всех остальных. Через полтора десятилетия после этого ни одна крупная организация не могла себе позволить обходиться без вычислительного центра. Если тогда заходила речь о компьютере, сразу же представлялись заполненные стойками машинные залы, в которых напряженно думают люди в белых халатах. И тут свершилась вторая революция. Практически одновременно несколько фирм обнаружили, что развитие техники достигло такого уровня, когда вокруг компьютера не обязательно воздвигать вычислительный центр, а сам он стал небольшим. Это были первые мини-ЭВМ. Но прошло еще десять с небольшим лет, и наступила третья революция - в конце 70-х возникли персональные компьютеры. За короткое время, пройдя путь от настольного калькулятора до полноценной небольшой машины, ПК заняли свои места на рабочих столах индивидуальных пользователей.

3.1 Плюсы и минусы в использовании некоторых носителей

В тот самый момент, когда первый компьютер впервые обработал несколько байт данных моментально встал вопрос: где и как хранить полученные результаты? Как сохранять результаты вычислений, текстовые и графические образы, произвольные наборы данных?

Прежде всего, должно быть устройство, с помощью которого компьютер будет запоминать информацию, затем требуется носитель информации, на котором ее можно будет переносить с места на место, причем другой компьютер должен также легко прочитать эту информацию. Рассмотрим некоторые из этих устройств:

1. Устройство чтения перфокарт: предназначено для хранения программ и наборов данных с помощью перфокарт - картонных карточек с пробитыми в определенной последовательности отверстиями. Перфокарты были изобретены задолго до появления компьютера, с их помощью на ткацких станках получали очень сложные и красивые ткани, потому что они управляли работой механизма. Изменишь набор перфокарт и рисунок ткани будет совсем другим - это зависит от расположения отверстий на карте. Применительно к компьютерам был использован тот же принцип, только вместо рисунка ткани отверстия задавали команды компьютеру или наборы данных. Такой способ хранения информации не лишен недостатков: - очень низкая скорость доступа к информации; - большой объем перфокарт для хранения небольшого количества информации; - низкая надежность хранения информации; - к тому же от перфоратора постоянно летели маленькие кружочки картона, которые попадали на руки, в карманы, застревали в волосах и уборщицы были страшно недовольны. Перфокартами люди были вынуждены пользоваться не потому что этот способ как-то особенно нравился им, или он имел какие-то неоспоримые достоинства, вовсе нет, он вообще не имел достоинств, просто в то время ничего другого еще не было, выбирать было не из чего, приходилось выкручиваться.

2. Накопитель на магнитной ленте (стриммер): основан на использовании устройства магнитофонного типа, и кассет с магнитной пленкой. Этот способ накопления информации известен давно и успешно применяется и сегодня. Это объясняется тем, что на небольшой кассете помещается довольно большой объем информации, информация может храниться продолжительное время и скорость доступа к ней гораздо выше, чем у устройства чтения перфокарт. С другой стороны стриммер пригоден только для накопления, хранения больших массивов информации, резервирования данных. Обрабатывать информацию с помощью стриммера практически невозможно : стример - устройство последовательного доступа к данным: чтобы получить 5-й файл мы должны промотать четыре. А если нужен 7529-й?

3. Накопитель на гибких магнитных дисках (НГМД - дисковод). Это устройство использует в качестве носителя информации гибкие магнитные диски - дискеты, которые могут быть 5-ти или 3-х дюймовыми. Дискета - это магнитный диск вроде пластинки, помещенный в картонный конверт. В зависимости от размера дискеты изменяется ее емкость в байтах. Если на стандартную дискету размером 5'25 дюйма помещается до 720 Кбайт информации, то на дискету 3'5 дюйма уже 1,44 Мбайта. Дискеты универсальны, подходят на любой компьютер того же класса оснащенный дисководом, могут служить для хранения, накопления, распространения и обработки информации. Дисковод - устройство параллельного доступа, поэтому все файлы одинаково легкодоступны. К недостаткам относятся маленькая емкость, что делает практически невозможным долгосрочное хранение больших объемов информации, и не очень высокая надежность самих дискет.

4. Накопитель на жестком магнитном диске (НЖМД - винчестер): является логическим продолжением развития технологии магнитного хранения информации. Имеют очень важные достоинства: - чрезвычайно большая емкость; - простота и надежность использования; - возможность обращаться к тысячам файлов одновременно; - высокая скорость доступа к данным.

5. CD и DVD-диски, их потоки информации только увеличиваются, то для ее создания, обработки, хранения и передачи необходимо разрабатывать все новые и новые средства и приспособления. Несмотря на удобство, в связи с необходимостью использования максимально большого объема информации, уже начинается процесс их вытеснения. В ближайшие годы в таких устройствах персональной вычислительной техники, как компьютер, флэш-память будет грозным соперником жёстких дисков.

6. Флеш-память (англ. Flash-Memory) - разновидность твердотельной полупроводниковой энергонезависимой перезаписываемой памяти. Благодаря своей компактности, дешевизне и низкой потребности в электроэнергии флеш-память уже широко используется в портативных устройствах, работающих на батарейках и аккумуляторах - цифровых фотокамерах и видеокамерах, цифровых диктофонах, MP3-плеерах, КПК, мобильных телефонах, а также смартфонах. Кроме того, она используется для хранения встроенного программного обеспечения в различных периферийных устройствах (маршрутизаторах, мини-АТС, коммуникаторах, принтерах, сканерах). Не содержит подвижных частей, так что, в отличие от жёстких дисков, более надёжна и компактна. Основное слабое место флеш-памяти - количество циклов перезаписи. Она может быть прочитана сколько угодно раз, но писать в такую память можно лишь ограниченное число раз (обычно около 10 тысяч раз). Несмотря на то, что такое ограничение есть, 10 тысяч циклов перезаписи - это намного больше, чем способна выдержать дискета или компакт-диск. Флеш-память наиболее известна применением в USB флеш-носителях (англ. USB flash drive). Благодаря большой скорости, объёму и компактным размерам USB флеш-носители уже вытесняют с рынка компакт-диски. Грошев А.С. Информатика: Учебник для вузов М., 2010. С. 343.

3.2 Влияние типа носителя на долговечность информации

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д. К примеру, в настоящее время известно около 400 видов грибов и насекомых, обнаруженных на документах и книгах, способных поражать бумагу, кальку, ткани, дерево, кожу, металл, кинофотоплёнку и другие материалы. Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл. К примеру, законы вавилонского царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе. И в наши дни эти материалы используются для длительного сохранения информации, в частности, в мемориальных комплексах, на местах захоронений и т.п. В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далёкого прошлого. Н. В. Макарова, В. Б. Волков. Учебник для вузов. М., 2011. С. 398.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге. По мнению специалистов, в середине 19 столетия наступил первый кризисный период в истории бумажного документа. Он был связан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с использованием синтетических красителей, с широким распространением машинописи и средств копирования. В результате долговечность бумажного документа сократилась с тысяч до двухсот - трёхсот лет, т.е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству видов и сортов (газетной и т.п.).

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Использование в России "пиратских" перезаряженных картриджей и тонеров только усугубляет ситуацию.

...