Документы по личному составу

Если в трудовой книжке заполнены все страницы отдельных разделов, она дополняется вкладышем соответствующего образца.

В случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему основному месту работы в течение года со дня увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат". При потере трудовой книжки по истечении года со дня увольнения наниматель выдает справку о периоде работы у него данного работника, которая является основанием для заведения по новому основному месту работы другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но также с надписью "Дубликат".

Трудовые книжки не заполняются на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Записи о причинах увольнения должны осуществляться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками ТК или соответствующего акта законодательства.

Трудовая книжка со всеми записями, внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями, выдается работнику в день его увольнения (в последний день работы). В соответствии со ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки, их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя или уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем они могут быть уничтожены в установленном порядке15.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - гербовой.

Порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. N 1635 (Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, 1997 г., N 35, ст. 1095; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 48, 5/1091) и Инструкцией.

Заключение

Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, политические партии и другие общественные объединения обязаны вести документацию по личному составу в целях обеспечения прав и личных интересов граждан.

Документы по личному составу являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. Необходимость их создания и хранения в соответствии с установленными требованиями закреплена в Трудовом Кодексе Республики Беларусь, Законе Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», других актах законодательства.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы по личному составу используются для подтверждения сведений о трудовой деятельности граждан, и таким образом обеспечивается соблюдение их законом прав и интересов при назначении пенсии, пособий, прочих социальных выплат и льгот. С помощью этих документов подтверждаются трудовой стаж, размер полученного вознаграждения за трудовую деятельность, присвоенная квалификация и др. Правила оформления, ведения и хранения документов по личному составу неоднократно изменялись в течение длительного периода времени, и изменяются на данный момент, но, не смотря на это, создание и хранение документации по личному составу ведется в соответствии с установленными требованиями.

Список использованных источников

1. Дорофей К.И. Учись как нужно/ К.И.Дорофей//Секретарское дело.- № 7. С.45-47

2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. №2 - Мн.: БелНИИДАД, 2004. - 21 с.

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь/ М-во внутр. дел Респ. Беларусь, учреждение образования «Акад. М-ва внутр. дел Респ. Беларусь».- Минск: Акад. МВД, 2011.- 100 с.

4. Трудовой кодекс Республики Беларусь. С обзором изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. № 272-З. Текст Кодекса по состоянию на 20 июня 2008 г. / Авт. Обзора К.И. Кеник. - Минск: Амалфея, 2008. - 288 с.

5. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь, 25 нояб. 2011 г. № 323-З. - Минск, 2011. - 25 c.

6. Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 9 марта1998 г. № 30: с изм. и доп.: текст по состоянию на 29 июня 2006 № 76// Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2006. - 8/14699.

7. Об утверждении Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 25 сент. 1999 г. № 1476: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 дек. 2007 г. № 1710//Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2007. - № 301. - 5/26348

8. Об утверждении положения о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 окт. 2008 г. № 1499 //Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь - 2008. - № 249. - 5/28514

9. О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины: Декрет Президента Респ. Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29: с изм. и доп.: текст по состоянию на 28 мая 2008 г. № 9//Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2008. - № 132. - 1/9728

10. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Респ. Беларусь: решение коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь от 30 апр. 1997 № 5: с изм. и доп.: текст по состоянию на 5 дек. 2007 г. - Минск, 2004. - 13 с.

11. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. пособие/ Г.Д.Пешкова. - 2-е изд., испр. - Минск: Выш. шк., 2010. - 318 с.

12. Рахубо Т.В. Порядок ведения трудовых книжек работников: практические вопросы/ Т.В.Рабухо// Отдел кадров. - 2008. - № 12. - С. 95.

13. Рыбаков А.Е. Изменения в правилах ведения первичных документов о труде (личной карточки формы Т-2)/ А.Е. Рыбаков//Отдел кадров. - 2008. - № 3. - С. 86.

14. Рыбаков А.Е. Основы делопроизводства. / А.Е. Рыбаков - Мн: РИПО, 2007. - 132 с.

15. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. - Введ. 01.09.2004. - Минск: Госстандарт, 2005. - 19 с.

16. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм/ Рук. авт. Коллект. Н.А. Капмоле и др. - Минск: БелНИИДАД, 2007. - 116 с.

Размещено на Allbest.ru