Кадровое документационное обеспечение системы управления персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Происходящие в России трансформационные процессы не могли не затронуть сферу труда. От современных предпринимателей требуется находить и использовать новые формы, приёмы, методы и рычаги управления хозяйственной деятельностью, в том числе деятельностью по управлению главной производительной силой - работниками. Управление - это организующий фактор процесса несамостоятельного труда, оно систематизирует применение живого труда, выстраивая работника и работодателя в такие отношения, в которых работник является объектом воздействия, а работодатель субъектом.

Новые собственники строят управленческие отношения с наёмными работниками, исходя из своих представлений о власти, о формах и способах воздействия на персонал, что порождает в трудовых отношениях проблемы, требующие серьёзного изучения.

Эффективное функционирование системы управления персоналом организации невозможно без должного кадрового и документационного обеспечения. В силу этого возникает противоречие между необходимостью для организаций (в том числе и торговых) эффективной системы кадрового и документационного обеспечения кадровых процессов, а с другой, отсутствие эффективных инструментов для внедрения элементов кадрового обеспечения системы управления персоналом.

Объект исследования: кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом.

Предмет исследования: кадровое документационное обеспечение системы управления персоналом ООО «Джинсоман».

Цель работы: на основе проведенного анализа разработать предложения по совершенствованию кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть теоретические аспекты кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом

- проанализировать кадровое документационное обеспечение системы управления персоналом ООО «Джинсоман»

- разработать проект по совершенствование кадрового документационного обеспечения системы управления персоналом.

Проблеме управления персоналом посвящены работы множества авторов. К ним можно отнести работы А.Я, Кибанова, В.М. Маслова, Батяев А.А., А.П. Егоршин, В.В. Кафидов, Л.Р. Котова, М.И. Магура, В.А. Спивака, В.М. Маслова, Л.М. Королев и др.

Зеленков М.Ю. в данных работах освящены общие вопросы кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом. Ряд публикаций в периодических изданиях посвящен вопросам кадровой документации, что является важным моментом как в управлении персоналом (при принятии решений), так и для отчетности перед надзорными органами, можно выделить статьи А. Подвезко, А.И. Сувернева, В.П. Ющин, В. Авдеев, К. Фокин, О.А. Рогова и др.

Вопросам кадрового обеспечения системы управления персоналом посвящены публикации Аскарова В.В. Г. Ускова, Л. Папкова, В. Половинко, Ю.Ю. Лысенко и др.

Однако проблема кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом остается открытой для предприятий и организаций.

1. Теоретические аспекты кадрового документационного обеспечения системы управления персоналом

1.1 Понятие и основные элементы системы управления персоналом

В целях рассмотрения понятия и основных элементов системы управления персоналом, необходимо определить такие понятия как «персонал», «управление персоналом», «система управления персоналом»

Система управления персоналом - это часть системы управления трудовыми ресурсами.

Под трудовыми ресурсами понимают часть населения, обладающую необходимыми физическими и интеллектуальными качествами, способностями и знаниями для работы в какой-либо сфере приложения труда.

Трудовые ресурсы представляют трудоспособное население в трудоспособном возрасте, занятое в различных сферах общественно полезного труда и на учёбе с отрывом от производства, в том числе мужчины в возрасте 16-59 лет и женщины в возрасте 16-54 лет, за исключением неработающих инвалидов труда и войны I и II групп и лиц, получающих пенсии по старости на льготных условиях (мужчины в возрасте 50-59 лет и женщины в возрасте 50-54 лет) [1, с. 12].

В отличие от кадров персонал является более широким понятием. Персонал - это весь личный состав учреждения, предприятия, организации или часть этого состава, представляющая собой группу по профессиональным или иным признакам (например, обслуживающий персонал).

Персоналом называют постоянных и временных работников, представителей квалифицированного и неквалифицированного труда.

Управление персоналом - сфера деятельности руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, направленная на повышение эффективности работы организации за счет повышения эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами.

Управление персоналом заключатся 5, с. 26:

- в формировании системы управления персоналом;

- в планировании кадровой работы;

- в проведении маркетинга персонала;

- в определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале.

По Кибанову А.Я «Управление персоналом - это система взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер по созданию условий для нормального функционирования, развития и эффективного использования потенциала рабочей силы на уровне организации» 29, с. 84.

Помимо этого, по Кибанову А.Я., управление персоналом организации -- целенаправленная деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом организации. Управление персоналом заключается в формировании системы управления персоналом; планировании кадровой работы, разработке оперативного плана работы с персоналом; проведении маркетинга персонала [29, с. 85].

По мнению Короткова В.А. «управление персоналом - это целенаправленная деятельность руководящего состава организации, а также руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, которая включает разработку концепции и стратегии кадровой политики и методов управления персоналом».

Сложность и многогранность задач управления персоналом предполагает множественность аспектов в подходе к этой важной проблеме. Авторы - Журавлев П.В., Одегов Ю.Г. и др. выделяют следующие аспекты управления персоналом 3, с. 24:

1) технико-технологический аспект, который отражает уровень развития конкретного производства, особенности использования в нем техники и технологии, производственные условия и т.п.;

2) организационно-экономический аспект касается вопросов, связанных с планированием численности, составом работающих, моральным и материальным стимулированием, использованием рабочего времени и т.п.;

3) правовой аспект, который включает вопросы соблюдения действующего законодательства в работе с персоналом;

4) социально-психологический аспект, отражающий вопросы социально-психологического обеспечения управления персоналом, внедрения различных социальных и психологических процедур в практическую работу;

5) педагогический аспект, связанный с решением вопросов по воспитанию персонала и наставничеству.

С позиций управленческого подхода научные знания об управлении персоналом представляют собой часть знаний об управлении организацией как хозяйствующим субъектом, следовательно, управление персоналом можно рассматривать как одну из функциональных подсистем менеджмента. Но поскольку в рамках данной подсистемы складывается свой предмет управленческого воздействия, свои специфические принципы, функции, методы, процедуры и т.д., то управление персоналом как объект исследования представляет собой самостоятельную систему. Ее выделение в качестве самостоятельного компонента системы менеджмента стало актуально в последние 50 лет практики управления.

Система управления персоналом, то есть систематизированное и сознательное объединение людей, действующих для достижения определенных целей включает в себя субъект управления и объект управления.

Система управления персоналом (система управления персоналом) складывается объективно, поскольку персонал является неотъемлемым ресурсом любой организации. В отношении этого объекта управления выполняются направленные действия, которые определяются хозяйственной ситуацией. До тех пор пока организация имеет резервы других ресурсов, используемых для достижения ее целей, системе управления персоналом уделяется мало внимания, но, как только возникают проблемы, назревает кризис менеджмента, субъекты пересматривают свое отношение к ней.

Для данного исследования под системой управления персоналом предлагается понимать комплекс компонентов (цели управления персоналом, принципы, функции, методы, технологии управления персоналом, объекты, субъекты, ресурсное обеспечение и др.) по координации человеческой деятельности, направленных на повышение эффективности работы организации и достижение ее целей 5, с. 97.

Цель системы управления персоналом состоит в расширенном воспроизводстве трудового потенциала организации. Все специальные функции рассматриваемой системы направлены на привлечение, использование, развитие и сохранение персонала, являющегося носителем совокупных способностей и свойств работника достигать в заданных условиях определенных результатов его производственной деятельности, решая новые задачи, возникающие в результате изменений в производстве, т.е. носителем трудового потенциала.

Можно отметить изменения, связанные с ее влиянием на состояние системы менеджмента организации:

Во-первых, организация специальных функций управления персоналом и объединение их под единым руководством позволили быстрее циркулировать специализированной информации о персонале, что позволяет субъектам управления своевременно и адекватно реагировать на изменения внешней и внутренней среды, принимать объективные и результативные управленческие решения.

Во-вторых, выделение и обобщение ресурсов на управление персоналом, которые ранее распределялись по направлениям в зависимости от актуализации отдельных производственных или социально-экономических вопросов (например, изменение системы оплаты труда, соблюдение требований охраны труда и техники безопасности), позволяют продумать тактические и стратегические аспекты бюджетирования мероприятий по управлению персоналом. Это делается с учетом системных связей и степени влияния одних функций на другие и позволяет устранить борьбу субъектов управления персоналом за ресурсы.

В-третьих, системное управление ведет к появлению кооперационных связей между субъектами управления разных иерархических уровней, способствующих «самоусилению» системы управления персоналом.

В-четвертых, для обеспечения системного управления персоналом в организациях формируются единые службы управления персоналом, что ведет к специализации данного подразделения, установлению связей согласования с подразделениями, представляющими интересы других подсистем менеджмента.

В-пятых, создание системы управления персоналом позволило включить работников и активизировать их участие в управлении такими функциями, как развитие персонала, управление карьерным продвижением, стимулирование труда, адаптация и др. Они не только выступают как объект, на который направлено воздействие, но и как субъект, заинтересованный в своем положении в организации, в перспективах ее развития. Работники, их группы получили возможность участия в распределении ресурсов организации на мероприятия по управлению персоналом, а также в удовлетворении своих разумных интересов в развитии, совершенствовании организации труда, обогащении его содержания и других социально-трудовых потребностей.

В-шестых, создание и функционирование системы управления персоналом приводят к тому, что специализированные субъекты начинают вести исследование результативности управления этой системой, причем учет возможен не только внутренних резервов ее развития, но внешних по отношению к организации условий.

В-седьмых, системное управление персоналом позволяет создавать специфические продукты (методы, технологии, механизмы), которые можно передавать в другие организации в виде передового опыта, инновационных разработок.

В-восьмых, система управления персоналом способна к саморазвитию на основе обобщения опыта работы с персоналом организации, к выработке новых знаний в виде методов, технологий, концепций, которые в дальнейшем можно применить при возникновении сходных ситуаций или новых идей о перспективах в развитии управления персоналом.

Таким образом, формирование системы управления персоналом в менеджменте организации дает дополнительный эффект, который проявляется в повышении производительности и результативности труда работников, в увеличении способностей организации к использованию инноваций в управлении персоналом, в достижении эффективности работы системы, ее включении в систему менеджмента организации на условиях сотрудничества с другими подсистемами.

Это еще раз доказывает, что рассматриваемая система является составной частью системы менеджмента и оказывает существенное влияние на успешность деятельности организации. Поэтому выполнение основных функций управления (планирования, организации, координации, контроля) в отношении данной системы является логическим условием ее направленного функционирования и развития.

Место системы управления персоналом в структуре менеджмента организации определяется особенностями объекта управления - персоналом, и с позиций управленческого подхода управление персоналом представляет собой одно из функциональных направлений менеджмента. В зависимости от того, какое место отводится системе управления персоналом в деятельности организации, зависит философия ее включения во внутрифирменные процессы 6, с. 19. Если она рассматривается как второстепенная подсистема, то ей предписывается роль обслуживания других организационных подсистем с точки зрения своевременного обеспечения процессов необходимым персоналом в нужное время и в необходимом количестве.

Если система рассматривается как активная составляющая менеджмента организации, то предполагается ее приоритетное развитие, определяющее будущее состояние и успешность организации в целом.

Развивая идеи Половинко В.С 24, с. 98 и проведя исследование системы управления персоналом на уровне объективно протекающих в организации процессов, можно уточнить ее роль в функционировании и развитии системы менеджмента организации. Прежде всего, следует согласиться с мнением многих исследователей (Слезингера Г.Э., Дятлова С.А., Капустина Е.И., Комиссаровой Т.А., Магуры М.И., Маслова Е.В., Маусова Н.К., Янга С. и др.) об изменении роли системы управления персоналом в системе менеджмента организации за последние полвека, о повышении ее значимости и силы влиянии на успешность деятельности организаций. Так, например, С. Янг считает, что «система управления организацией представляет собой совокупность групп взаимодействующих людей по функциональным направлениям ее деятельности» [8]. Роль этих групп заключается в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых выполняются решения (выходы), увеличивающие доход (результат) деятельности всей организации или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации. Из сказанного следует, что любые целенаправленные процессы в управляющей и управляемой подсистемах менеджмента выполняются людьми - работниками организации, поскольку только они при высоком уровне компетенций могут принимать окончательные решения об использовании ресурсов, выполнении работ и давать оценку полученным результатам.

Развитие управления персоналом в практике западных компаний (Scandia, Shell, General Electric, Pioneer Petroleum и др.) достигло более значимых результатов. Об этом можно судить по социально-экономическим показателям их деятельности и активному использованию в практике работы положений таких научных теорий, как «управление человеческим капиталом», «управление знаниями», которые можно считать «надстройкой» к классическому системному управлению персоналом. Российские организации смогут перейти к реализации более сложных и современных концепций управления персоналом в своей деятельности только при условии формирования устойчивого базиса, которым, на взгляд автора, является система управления персоналом. Ее осмысленное создание и развитие позволит учесть объективные тенденции в деятельности по управлению работниками организации, оказывать на них воздействие в условиях развивающегося рыночного хозяйства.

Важно уточнить некоторые особенности управления системой управления персоналом. Следует отметить, что понимание потребности в управлении данным объектом возникает у субъектов управления не сразу. Часто при создании организации и разворачивании бизнеса персонал включается в работу достаточно активно, и если обстоятельства функционирования организации благоприятные, то управление персоналом строится на основе отдельных корректирующих решений в данной подсистеме менеджмента. Сама система формируется хаотично на основе принципов самоуправления и саморазвития. Но как только организация начинает испытывать трудности функционирования и развития, наблюдается кризис управления, у субъектов возникает потребность воздействия на данный компонент организации. Это воздействие становится осознанным, поэтому можно говорить о неосознанном и осознанном управлении персоналом. Неосознанное управление персоналом характеризуется такими состояниями, как бессистемное принятие решений в отношении персонала организации и переход к направленному системному управлению (научно формируемая система). Системное управление персоналом определяется состояниями развития и реорганизации системы. Дадим краткую характеристику состояний развития системы управления персоналом (табл. 1), поскольку в дальнейшем при изложении концептуальных основ контроллинга системы управления персоналом важно учесть возможности его реализации по отношению к рассматриваемой системе.

Таблица 1.1 - Этапы развития системы управления персоналом

Этап развития	Характеристика состояния
Этап неосознанного управления:
а) Бессистемное принятие решений в отношении персонала организации	Управление персоналом осуществляется разрозненными подразделениями (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел профориентации, школа кадрового резерва и др. субъектами). Между субъектами отсутствует взаимодействие, нет четких целей, стратегии и политики управления персоналом. Управленческое воздействие возникает только в случаях серьезных производственно- трудовых проблем, влекущих за собой экономический ущерб
б) попытки упорядочить работу по управлению персоналом (научно формируемая система УП)	Осуществляются попытки организационного объединения разрозненных служб с целью централизации управления персоналом. У субъектов управления складывается понимание активной роли подсистемы управления персоналом в организации, но возникают сложности в ее реализации. Формируются основные цели управления персоналом
Этап осознанного управления:
а) Развитие системы управления персоналом	Наличие центральной службы, объединяющей субъектов управления персоналом. Реализуется единая политика управления персоналом, согласованная со стратегией бизнеса и целями организации. Процессы управления формализуются, существует единое начало в деятельности. Внимание уделяется практически всем аспектам управления персоналом с точки зрения качества работы с людьми и ее эффективности
б) Реорганизация системы управления персоналом	Уровень развития системы управления персоналом перестает отвечать требованиям системы менеджмента организации, «...происходят радикальные изменения в структуре (изменяется состав элементов системы, связи и отношения, функции и цели)» [1, с. 88]. Происходит переход к новой концепции управления персоналом, за счет постепенного внедрения инноваций и одновременной работы с сопротивлением персонала

Представляется целесообразным дополнить понимание эволюционных аспектов развития системы управления персоналом исследованием ее базовых динамических состояний, которыми определяются возможные направления развития - прогресс, изогресс и регресс. По мнению В.И. Разумова, базовыми состояниями объекта являются низкодифференцированное, конкурентное состояние, рост и упадок [3]. Смена состояний определяет направления развития системы.

В основе любого процесса развития лежит «нулевое» состояние, которому соответствует низкодифференцированное проявление характеристик и процессов в объекте исследования. Для системы управления персоналом такое состояние описывается как начальный уровень развития системы, при этом наблюдается:

- отсутствие четких целей управления;

- недостаток ресурсов на формирование содержательных функций управления персоналом (таких как организация труда, оценка персонала, мотивация и стимулирование труда, планирование, подбор и адаптация персонала, развитие и трудовые перемещения, сплочение коллектива и высвобождение);

- отсутствие единого центра, координирующего развитие системы.

Из этого состояния система может двигаться по трем основным направлениям: в сторону развития системной сложности (прогресс), без изменения системной сложности (изогресс) и упадок при потере целей развития и усилении конкуренции внешней среды (регресс) [7, с. 90].

Анализ литературы показал, что в описании элементов системы управления персоналом также можно выделить два понимания системы управления персоналом в широком и узком смысле: как системы «правил и норм», «набор конкретных правил, пожеланий и ограничений (часто неосознанных) во взаимоотношениях людей и организации».

В частности, при изучении составных элементов системы управления персоналом А.П. Егоршин [6] в своем учебнике выделяет такие моменты как: типы власти в обществе, стиль руководства, концептуальные кадровые документы, принципы работы с персоналом. Данный подход основан на том, что система управления персоналом - основа всей кадровой работы и носит концептуальный характер, что говорит о «широком» взгляде на кадровую политику. Некоторые авторы отождествляют кадровую политику и кадровую стратегию, выделяя также в качестве элементов: цели, принципы работы с персоналом.

Субъект управления - совокупность элементов системы, осуществляющих управление как целевое воздействие на объект управления, аппарат управления, организующий труд исполнителей. Его деятельность заключается в том, чтобы определить, какие действия, в каком порядке, кем и в какие сроки следует выполнить, как их следует выполнять. Субъект управления контролирует и оценивает результаты действий исполнителей. Объект управления - множество исполнителей, обеспечивающих достижение цели.

Субъект управления, используя управляющее воздействие, направляет, корректирует действия объекта управления, получая информацию о результатах труда исполнителей посредством обратной связи. Управляющее воздействие может возникнуть только в том случае, если между субъектом управления и объектом управления установлены отношения управления, то есть налажены взаимодействие и отношения подчинения, распределены власть, права и ответственность, которые позволяют одним вырабатывать управленческие команды, а другим - эти команды выполнять.

Кадры в одно и то же время могут выступать как объектом, так и субъектом управления. Работники предприятия выступают объектом потому, что они являются частью производственного процесса. Поэтому планирование, формирование, перераспределение и рациональное использование людских ресурсов на производстве составляют основное содержание управления персоналом и с этой точки зрения рассматриваются аналогично управлению материально-вещественными элементами производства [32, с. 46]. Специалисты Аркада Центра выделяют три уровня системы управления персоналом: высший, функциональный и нижний [33]. На данных уровнях субъекты управления оказывают воздействие на объект управления. Более подробно представим их в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Уровни системы управления персоналом

Уровень управления	Состав	Направление деятельности
1	2	3
Высший уровень управления (стратегический)	Руководство организации (Правление и его председатель, Совет директоров, генеральный директор и т.д.).	Определение стратегии и приоритетов в работе с персоналом. Утверждение положений, программ, инструкций и других методических материалов по работе с персоналом.
Средний уровень управления (функциональный)	Службы управления персоналом (отдел кадров, учебный центр, группа психологов и др.).	Разработка кадровых процедур и методического обеспечения работы с персоналом. Организация работы с персоналом.
Нижний уровень управления	Руководители структурных подразделений	Оперативная работа с персоналом.

Важно отметить, что в зависимости от типа организации, от ее вида деятельности и размера уровни управления могут быть «размыты», то есть высшее руководство осуществляет и стратегическое и оперативное управление персоналом.

Кибанов А.Я. указывает на то, что система управления персоналом «…включает подсистему линейного руководства, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций…» [29, с. 98].

Некоторые авторы, предлагают включать в систему управления персоналом элементы кадровой работы: кадровое планирование, определение потребности в найме, набор, отбор, наем, адаптация, обучение, карьера, оценка, мотивация, нормирование труда [33, с. 54].

Таблица 1.3 - Основные блоки системы управления персоналом

Наименование блока	Содержание	Цель
Формирование персонала (формирование трудового потенциала)	Кадровое планирование, определение потребности в найме, набор, отбор, найм, высвобождение и т.д.	Привлечение персонала из внешних источников, взаимодействие с внешним рынком труда.
Развитие персонала	Обучение персонала, формирование кадрового резерва, управление карьерой персонала.	Повышение кадрового потенциала уже имеющегося персонала, обеспечение профессионального и личностного роста.
Использование персонала	Оценка персонала, мотивация персонала, нормирование труда, обеспечение условий труда	Обеспечение условий для эффективной работы персонала.

Различные кадровые технологии могут относиться к различным блокам (например, адаптация может соответствовать технологиям формирования и рационального использования персонала).

По Кибанову А.Я., система управления персоналом организации - система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает различные подсистемы общего линейного руководства и ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций (таблица 1.4).

Таблица 1.4 - Функции и подсистемы управления персоналом как элементы системы управления персоналом

Подсистема	Функции, выполняемые в системе управления персоналом
1	2
Подсистема общего и линейного руководства	Управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями.
Подсистема планирования и маркетинга персонала	Разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организация кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале
Подсистема управления и учета персонала	Организация найма персонала, организацию собеседования, оценки отбора и приема персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения работников, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом.
Подсистема управления трудовыми отношениями	Анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, анализ и регулирование отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально-психологическую диагностику, управление взаимодействием с профсоюзом.
Подсистема обеспечения нормальных условий труда	Контроль за соблюдением требований психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды.
Подсистема управления развитием персонала	Обучение, переподготовка и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию новых работников, оценка кандидатов на вакантную должность, текущая периодическая оценка кадров, реализация деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.
Подсистема управления мотивацией поведения персонала	Управление мотивацией трудового поведения, нормирование и тарификация трудового процесса, разработка систем оплаты труда, разработка форм участия персонала в прибылях и капитале, разработка морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.
Подсистема управления социальным развитием	Организация общественного питания, управление жилищно-бытовым обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, организацию социального страхования.
Подсистема развития организационной структуры управления	Анализ сложившейся организационной структуры управления, разработка штатного расписания.
Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом	Решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом.

В ряде случаев система управления персоналом определяется как совокупность организационных структур, выполняющих функции управления персоналом. Сюда включают руководителей, службу управления персоналом, то есть всех, кто реализует функции управления персоналом.

Таким образом, система управления персоналом организации является составной частью общей системы управления организацией и в современных условиях от ее успешного построения и эффективности работы зависит достижение главных целей функционирования организации на экономическом пространстве.

Система управления персоналом включает в себя всю процедуру работы с кадрами - от определения основной идеи взаимодействия администрации и трудового коллектива до высвобождения работников, - а также совокупность обеспечивающих ее подсистем (информационной, организационной, кадровой, правовой).

Далее представляется целесообразным рассмотреть зарубежный опыт формирования системы управления персоналом.

1.2 Организация кадрового документационного обеспечения системы управления персоналом

Выполнение обеспечивающих функций системы управления персоналом отмечали многие авторы, так, например, Кибанов А.Я. отмечает, что выполнение обеспечивающих функций возложено на подсистемы информационного и правового обеспечения.

«…Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом осуществляет: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности [17, с. 121].

Крымов А.А. также вводит в число обязательных функций по управлению персоналом «….Ведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствии с установленными стандартами. Информационное обеспечение управления персоналом: ведение внутренней системы учетов и баз данных…» [13, с. 26].

Дайнека А.В. в своей работе выделяет ряд обеспечивающих управление персоналом функций [5, с. 121]:

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Цель делопроизводственного обеспечения - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Иванова Е.И. указывает на то, что од системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51141-98).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации (табл. 1.5).

Таблица 1.5 - Основные нормативно-методические документы системы управления персоналом

Содержание документов	Примеры норм, нормативов и документов	Наименование документов
Нормативно-справочные документы
Включают нормы и нормативы, необходимые для решения задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления	Первичные операционные нормы времени и расценки Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке	Маршрутно-технологнческая н операционно-технологическая карты, оперограмма Программа выпуска продукции, сменно-суточные задания Инструкция Государственной налоговой службы РФ по применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»
Документы технического, технико-экономического и экономического характера
Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категории и видов	Нормы планировки помещения и рабочих мест. Стандарты качества. ТУ на продукцию. Часовая тарифная ставка. Коэффициенты отчислений в фонд социального н медицинского страхования. Коэффициент доплаты за сверхурочные работы. Нормативы организации труда руководителей подразделении	Временные санитарные нормы н правила работников ВЦ. бизнес-план, смета затрат на производство, отчет о численности работников организации, система стандартов по ТБ. типовые нормы времени на разработку конструкторской документации
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера
Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом, содержат методы и правила выполнения работ по этому управлению	Законодательные акты по вопросам труда и кадров Указы Президента РФ. постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда, государственных органов Приказы, положения, инструкции; методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п.	Гражданский кодекс РФ. Трудовой кодекс РФ. Закон «О занятости населения РФ» Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы». Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов» Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих», общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства». Инструкция Министерства экономики об улучшении условий труда работников. занятых на тяжелых и вредных работах Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о подразделении, должностные инструкции, штатное расписание

В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования - Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Минтруда РФ (например, Постановление «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих», Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства» и т.д.).

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основные действующие государственные стандарты в области документов и делопроизводства: ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения», ГОСТ Р 6.30-97

«Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и др.

Гладкова Ю.А. указывает на то, что оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов отдела кадров и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются [7, с. 76]:

- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;

- неверное оформление документов;

- незнание правил придания документам юридической силы;

- неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании того, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями установленных правил.

Для построения так называемой идеальной системы кадрового делопроизводства необходимо осуществить поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Они позволят избежать ошибки как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.

2. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Джинсоман»

2.1 Краткая характеристика ООО «Джинсоман»

Компания «Джинсоман» (ООО «Джинсоман») -- молодая новосибирская сеть розничных магазинов по продаже фирменных джинсов, трикотажа и аксессуаров.

Свой первый магазин «Джинсоман» открылся в 2006-м году, на улице Нарымская. Но продукция была настолько высок, что уже через два года пришлось задуматься об открытии второго магазина, на этот раз на Левом берегу, по адресу проспект К. Маркса. И уже сейчас нам стало «тесно»: в ближайших планах -- дальнейшее расширение сети, с привлечением новых торговых площадей и значительным пополнением ассортимента.

Сегодня магазины «Джинсоман» -- это более 1000 стильных моделей мужских и женских джинсовых изделий, а также огромный выбор трикотажа и аксессуаров фабричного производства. Ассортимент пополняется еженедельно, поэтому у нас Вы всегда найдете самые модные новинки джинсовой одежды и трикотажа последних сезонных коллекций. При этом цены на нашу продукцию порадуют даже самого «привередливого» клиента: средняя цена на джинсы составляет всего 1000 рублей!

Широкий модельный и размерный ряд (от 36 до68 размера), а также грамотные консультации специалистов помогут подобрать джинсы легко и быстро: в нашем ассортименте представлены модели для любой комплекции и типа фигуры, что гарантирует Вам идеальную посадку и комфорт. Найти «свою модель» сможет каждый, вне зависимости от возраста (у нас найдутся модели для всех -- отподростков до людей пенсионного возраста) и сложения, ведь более модной и универсальной одежды, чем джинсы, просто не существует.

Себестоимость продаж увеличилась в 2,2 раза, что в абсолютном значении составило почти 430 млн. руб. В 2013 г. себестоимость в структуре выручке составляла 95%. Такой высокий уровень себестоимости связан с тем, что организация в настоящее время использует невысокий уровень торговой надбавки, поэтому большую часть в структуре себестоимости занимают затраты на закупку товара. Также в себестоимость включается часть издержек обращения, связанная с выплатой заработной платы работникам. Рост себестоимости связан с открытием новых магазинов, а следовательно, с ростом объема закупаемого товара.

Из-за того, что себестоимость растет большими темпами, чем выручка, валовая прибыль за 2013 г. снизилась на 3,58%, что в абсолютном значении составило 1497 тыс. руб. Коммерческие расходы увеличились в 3,2 раза, что обусловлено увеличением расходов на продажу из-за открытия новых магазинов. Такой рост коммерческих расходов повлиял на то, что прибыль от продаж за 2013 г. уменьшилась на 68,58%, что в абсолютном значении составило 22,2 млн. руб.

Проценты к уплате за 2013 г. увеличились в 2,2 раза, что обусловлено ростом привлекаемых заемных средств. Прочие доходы за период увеличились в 8,8 раз, что в абсолютном значении составило 915 тыс. руб. Рост прочих доходов связан с поступлением платежей от аренды склада, а также с возмещением пений и штрафов с недобросовестных дебиторов (оптовых покупателей). Прочие расходы уменьшились за 2013 г. на 21,22%, что обусловлено списанием части безнадежной дебиторской задолженности.

Рост процентов к уплате и снижение прибыли от продаж привело к тому, что прибыль до налогообложения уменьшилась на 90,24%, что в абсолютном значении составило 23 млн. руб. Чистая прибыль уменьшилась на 91,13% или на 23,3 млн. руб.

Таким образом, в 2013 г. показатели прибыли ООО «Джинсоман» уменьшились, основной причиной чего стало открытие новых магазинов и склада оптовой торговли.

Все показатели оборачиваемости достаточно высоки, что говорит о значительном уровне деловой активности. Дебиторская задолженность начинает оборачиваться на 23 дня быстрее, а кредиторская - на 7 дней. Активы совершают на 3,5 оборотов больше, запасы - на 7 оборотов. Собственный капитал за период совершает за период 55 оборотов. Фондоотдача также высокая. Рост показателей деловой активности связан с увеличением выручки от продаж. Стоит отметить, что дебиторская задолженность оборачивается быстрее, чем кредиторская. Это означает, что организации медленнее расплачивается по своим долгам, чем ее дебиторы.

Показатели рентабельности уменьшаются за период значительно и являются очень маленькими. Также, можно сделать вывод, что деятельность организации является практически неэффективной, так как показатели в отчетном периоде очень низкие. Так, рентабельность продаж всего 0,28%, затрат 0,29%, активов - 2,11%. Эти факты обусловлены низким значением чистой прибыли и высокой долей себестоимости в выручке. Большую рентабельность имеет только собственный капитал, но это связано лишь с его низкой долей в структуре источников имущества.

Таким образом, оценка финансового состояния ООО «Джинсоман» показала, что организация развивается достаточно стабильно и имеет достаточную деловую активность. Однако, можно выделить ряд проблем:

- организация имеет в настоящее время неустойчивее финансовое состояние, близкое к кризисному. Основной причиной этого является низкое значение собственного капитала;

- у организации значительно снижается рентабельность, что связано со снижением показателями прибыли, обусловленным тем, что выручка растет меньшими темпами, чем себестоимость.

Следовательно, можно сделать вывод, что в настоящее время у ООО «Джинсоман» существует ряд серьезных проблем, которые необходимо решать.

Структура является линейно-функциональной, каждый магазин (отдел) является функциональным подразделением и имеет своего руководителя, администратора, продавцов.

Менеджер направления, отвечает за организацию поставки, осуществляет контроль за работой подразделений, предоставляет руководству отчет о работе.

Генеральный директор осуществляет обще руководство предприятием, стратегическое и оперативное планирование.

Менеджер по маркетингу разрабатывает маркетинговые мероприятии, планы рекламных компаний, стиль предприятия.

Административный директор отвечает за организацию поставок, прием и увольнение персонала, материальное стимулирования. В его ведении находятся практически все хозяйственные вопросы организации.

Менеджер магазина осуществляет свою деятельность в рамках должностной инструкции:

Менеджер и его заместитель (старший продавец) - это два человека, которые являются ответственными за все, что происходит в магазине, подчиняются менеджеру направления по вопросам товара, а также административному директору магазина, если такая должность принята, по административным вопросам и бухгалтеру по вопросам отчетности по товарообороту, результатам инвентаризации.

В оценке деятельности менеджера и его заместителя (выставление коэффициента трудового участия) в конце каждого месяца принимает участие менеджер направления и административный директор.

Основную долю обязанностей выполняет менеджер магазина, а заместитель ему помогает. При отсутствии менеджера магазина (выходные дни, отпуск, по болезни) его обязанности и ответственность за их выполнение возлагаются на заместителя менеджера.

Рассмотрим структуру персонала предприятия по полу, возрасту, уровню образования.

Следует отметить, что в последнее время на рынке труда наблюдается избыток предложения, однако для салонов одежды требуется персонал определенного уровня подготовки, внешних данных, обладающий навыками продаж, умением общаться и т.д.

Около 69% специалистов в 2013 году имеют высшее образование, часть из них 31% имеют среднее специальное образование, что, в целом, соответствует требованиям к данной категории для ООО «Джинсоман». Позитивным моментом можно назвать то, что численность специалистов с высшим образованием растет из года в год. Позитивным моментом здесь является качественный рост персонала, а негативным, что часть специалистов с высшим образованием была «приобретена» за счет увольнения одних и прихода других, что создает дополнительные затраты на адаптацию и найм.

Можно сделать вывод о том, что коллектив организации достаточно молодо, т.е. большинство работников находится в возрасте до 35 лет, однако негативным моментом является увольнение в основном молодых людей, что негативно отражается на структуре персонала в сторону «старения», что может негативно отразится на кадровом потенциале ООО «Джинсоман».

Таким образом, анализ структуры и движения персонала позволил сделать следующие выводы:

1. Рост численности персонала в 2012 году составил 29% по отношению к 2010 году, приэтом наибольший прирост наблюдается в категриях «рукводители» (33%), «продавцы-консультанты» (40%) и «менеджеры» (33%), по даным же категориям наблюдается снижение числености персонала в 2013 году, по сравнению с 2012, численость персонала в 2013 году составила лишь 84% от численности в 2012 году.

2. В относительных пропорциях структура персонала меняется незначительно, однако, можно отметить рост доли специалистов в 2013 году, данная тенденция является положительной.

3. Подавляюще количество персонала составляют женщины (85%), что характерно для салонов одежды.

4. Высокая текучесть является негативным моментом для организации, поскольку цель кадровой политики - укрепление и рост кадрового потенциала.

2.2 Анализ документационного обеспечения управления персоналом ООО «Джинсоман»

В общем виде информационные потоки можно схематично отразить в виде документооборота.

Документооборот на предприятии осуществляется в соответствии с функциями и целями организации, а также су четом требования законодательства РФ,

В исследуемой организации информация состоит из следующих основных блоков:

1. Информация о финансовом компоненте управления.

Для анализа работы и учета на предприятии используются формы бухгалтерской отчетности: Баланс предприятия (форма № 1), Отчет о прибылях и убытках (Форма № 2), Отчет об изменениях капитал (Форма № 3), Отчет о движении денежных средств (Форма № 4), Приложения к бухгалтерскому балансу (Форма № 5).

Управление информацией на предприятии проводится на базе 1С-Предприятие «Торговля-Склад» 8.0. В системе «1С: Предприятие» существуют три основных компонента: «Оперативный учет», «Расчет» и «Бухгалтерский учет», в которых реализуются соответственно три основных механизма обработки информации. Надо заметить, что компонентная модель «1С: Предприятие» строится не по разделам учета (таким как касса, банк, оборудования, товары и т.д.), что обычно имеет место в так называемых комплексах АРМ, а по сути механизмов обработки информации. «Бухгалтерский учет», как и любой другой компонент системы «1С: Предприятие», может работать автономно или совместно с другими компонентами. «1С: Бухгалтерия» предоставляет пользователям весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С: Предприятие».

Данная система позволяет собирать информацию о финансовых и торговых операциях, формировать отчетные документы в соответствии с законодательством РФ. На основе данной программы формируются отчеты о продажах.

...