Установление эффективного взаимоотношения секретаря и руководителя как условие повышения эффективности и поддержание деятельности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты проблемы установления эффективных взаимоотношений секретаря и руководителя

1.1 Характеристика деятельности секретаря

1.2 Характеристика деятельности руководителя предприятия

1.3 Типы руководителей

1.4 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря

1.5 Задачи секретаря по общению с руководителем

Глава 2. Содержание деятельности секретаря по эффективному взаимоотношению с руководителем

2.1 Методические рекомендации по проблеме взаимоотношений секретаря с руководителем

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Труд в любой отрасли, на любом уровне, имеет комплексный характер. В нем сочетаются особенности труда высококвалифицированного специалиста, организатора, способного правильно и всесторонне оценивать складывающуюся обстановку, разрабатывать и приносить правильные управленческие решения с учетом психологических, социальных и других факторов. Все это определяет и комплексный характер профессии, и специфику деятельности, и социально-психологические особенности труда руководителя.

Умение руководить современными предприятиями, организациями, учреждениями означает умение обучать и воспитывать подчиненных, развивать их инициативу, правильно организовывать отношения в коллективах, создавать заинтересованность в эффективной деятельности коллектива.

Также не мало важно для руководителя, его взаимоотношение с подчиненными, а в большей степени с его личным секретарем, так как секретарь руководителя является одним из его главных помощников. Если секретарь является настоящим профессионалом своего дела, понимающим, что он уже давно не относится к числу “вспомогательных служб" в компании, а формирует и осуществляет сложный технологический процесс документационного (т.е. информационного) обеспечения системы управления, то и статус такого работника не может быть низким по самой своей сути. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до 40% его рабочего времени, что очень важно для руководителя. Кроме того, хороший секретарь, образно говоря, является правой рукой своего руководителя. В этом случае вопрос о статусе вообще во многом утрачивает свою актуальность. Как только в России начали бурно развиваться коммерческие структуры, сильно возрос спрос на секретарей, так как ни один даже самый маленький офис не может обходиться без секретаря или без человека, выполняющего данные функции. Сейчас эта профессия переживает свой качественный и количественный скачок. Сегодня востребованы не только простые секретари, но и специалисты ряда других профессий, появившихся из функций секретарей - помощники руководителей, заведующие канцеляриями, референты, офис-менеджеры, делопроизводители и т.д.

В настоящее время ни один руководитель не может обойтись без личного секретаря, потому что, без личного секретаря, как бы ни называлась его должность в штатном расписании, организацию неизбежно ждет "торможение" всех возможных процессов. Помимо этого руководители желают видеть возле себя инициативных людей, способных принимать самостоятельные решения, не дожидаясь указания свыше. Не стоит забывать также и о таких качествах, как пунктуальность, вежливость, корректность, тактичность, доброжелательность и, разумеется, стрессоустойчивость.

Проблема: определение содержания деятельности по установлению эффективного взаимоотношения секретаря с руководителем.

Противоречие: между необходимостью установления эффективных персональных взаимоотношений секретаря с руководителем и отсутствием опыта профессиональной деятельности в данном направлении.

Исходя из вышесказанного, можно поставить цель курсовой работы: определение механизма взаимодействия руководителя и секретаря предприятия.

Для достижения цели ставились следующие задачи:

- Изучить основные понятия, сущность и функции руководителя и секретаря.

- Рассмотреть механизм взаимодействия руководителя и секретаря.

- Исследовать механизм и предложить методы совершенствования взаимодействия руководителя и секретаря.

Объектом исследования является - взаимодействие руководителя и его секретаря.

Предметом исследования является - механизм взаимодействия руководителя и секретаря.

Глава 1. Теоретические аспекты. Проблемы установления эффективных взаимоотношений секретаря и руководителя

1.1 Характеристика деятельности секретаря

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать «лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. Международный профессиональный клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Секретарь - первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь - связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения - кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря - один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Назначение справочника сформулировано достаточно чётко: "Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений".

В справочнике в отличие от предыдущего "Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих" есть одно очень важное изменение - в нём не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе "Общие положения" записано, что "Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др."

Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: "Должностные обязанности" и "Должен знать".

Секретарь обязан:

1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в процессе работы или подготовки ответоов.

2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.

5. Ведет делопроизводство.

6. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.

7. Организует телефонные переговоры для руководителя, в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.

8. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.

9. Следит за своевременностью рассмотрения и представления конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное редактирование.

10. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.

11. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.

12. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.

13. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

14. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

15. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.

16. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.

17. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.

18. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.

19. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

20. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.

Секретарь обязан знать:

- распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;

- руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;

- устав предприятия;

- инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению делопроизводства;

- организацию делопроизводства;

- архивное дело;

- машинопись;

- методы обработки и оформления документации;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

- основы эстетики и этики;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права;

- законодательство о труде;

- нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты и производственной санитарии;

- правила трудового распорядка на предприятии.

Права

Секретарь руководителя вправе:

1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.

2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.

3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.

4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в выполнении своих должностных прав и обязанностей.

5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для выполнения своих должностных обязанностей.

Ответственность

Секретарь руководителя ответственен:

1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках

3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.

Рациональное планирование времени и работы

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между "Должно" и "Есть", между планируемым и действительным.

Существует три варианта решения проблемы:

1. "Должно" - требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой "Есть", превращается "Должно".

2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как "Должно" реально достижимо.

3. Компромисс для сближения "Должно" и "Есть".

Рациональная организация работы секретаря

Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.

3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

Исходящие документы необходимо разделить на:

а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;

б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;

в) документы, предназначенные для подшивки в дела.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски.

Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

Профессия секретаря требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.

Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Деловые контакты секретаря

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местопребывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и - 13 четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

1.2 Характеристика деятельности руководителя предприятия

Руководитель - это должностной статус (положение) человека, который обязан влиять на других (подчиненных) таким образом, чтобы они выполняли работу, порученную фирмой.

Работа руководителя сложна и разнообразна. В первую очередь, ему приходится решать проблемы, связанные с основной деятельностью организации, например, решать коммерческие проблемы. Во-вторых, перед руководителем стоят задачи собственно управления - управления делом, людьми и организацией, а также своей собственной работой. В-третьих, от руководителя требуется умение организовать свою собственную работу, и, в-четвертых, ему приходится осуществлять стратегическое планирование.

Столь широкий спектр решаемых руководителем задач объясняет возникающие в его работе трудности и проблемы. Это - и сложности, возникающие в ходе самой работы, непростой по своему характеру и чреватой ежедневными осложнениями; и дефицит профессиональной менеджерской подготовки, поскольку система управленческого обучения, и особенно - тренинга навыков управления, находится в зачаточном состоянии. Это, наконец, - и свойства человеческой природы: эмоции, пристрастное отношение к каким-то вопросам и нелюбовь к каким-то делам, усталость от непомерных нагрузок и постоянных стрессов. И практически со всеми подобными проблемами имеют дело консультанты в работе по персональному консультированию руководителей.

Оценивая деловые и личные качества руководителя, можно рассматривать их в контексте важных для успешного руководства компетенций. Здесь можно выделить следующие качества: уровень интеллекта, внимание к людям, честность, авторитетность, понимание других людей, тактичность, коммуникабельность. А также заинтересованное отношение к людям, положительное отношение к действительности, готовность принимать на себя ответственность, готовность идти на риск, решительность, порядочность, умение слушать других, твердость, дружелюбие, энтузиазм, справедливость.

Должностная инструкция руководителя предприятия

1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность директора предприятия.

1.2 Директор предприятия относится к категории руководителей.

1.3 Директор предприятия назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом решением Общего собрания учредителей.

1.4 Взаимоотношения по должности:

1.4.1 Прямое подчинение Общему собранию учредителей

1.4.2. Дополнительное подчинение

1.4.3 Отдает распоряжения Работникам предприятия, руководителям структурных подразделений

1.4.4 Работника замещает Заместитель (ли)

2. Квалификационные требования руководителя предприятия:

2.1. Образование высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое)

2.2 опыт работы не менее 5 лет.

2.3 знания Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли.

Методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности предприятия.

Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия.

Перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и предприятия.

Производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия.

Технологию производства продукции предприятия.

Налоговое и экологическое законодательство.

Порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.

Рыночные методы хозяйствования и управления предприятием.

Систему экономических индикаторов, позволяющих предприятию определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта.

Порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров.

Конъюнктуру рынка.

Научно-технические достижения и передовой опыт в соответствующей отрасли производства.

Управление экономикой и финансами предприятия.

Организацию производства и труда.

Порядок разработки и заключения отраслевых тарифных соглашений, коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений.

Трудовое законодательство.

Правила и нормы охраны труда.

2.4 навыки

2.5 дополнительные требования стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли

3. Документы, регламентирующие деятельность руководителя предприятия

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения Общего собрания акционеров; иного вышестоящего органа. Положение о предприятии, Должностная инструкция директора предприятия, Правила внутреннего трудового распорядка.

4. Должностные обязанности руководителя предприятия

Руководитель предприятия:

4.1. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

4.2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

4.3. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов).

4.4. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

4.5. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

4.6. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и материальных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

4.7. Совместно с трудовыми коллективами и профсоюзными организациями обеспечивает на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

4.8. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений.

4.9. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

4.10. Защищает имущественные интересы в суде, арбитраже, органов государственной власти и управления.

5. Права руководителя предприятия

Руководитель предприятия имеет право:

5.1. Без доверенности действовать от имени предприятия.

5.2. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.

5.3. Распоряжаться имуществом и средствами предприятия с соблюдением требований, определенных законодательством, Уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами.

5.4. Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.

5.5. Заключать трудовые договоры (контракты).

5.6. Принимать решения по представлениям: о привлечении работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину, виновных в причинении материального ущерба предприятию к материальной и дисциплинарной ответственности; о моральном и материальном поощрении особо отличившихся работников.

5.7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, пр.

5.8. В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.

6. Ответственность руководителя предприятия

Руководитель предприятия несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

6.4. Директор предприятия несет персональную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, Уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами. Директор предприятия не освобождается от ответственности, если действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои права.

6.5. Директор предприятия, недобросовестно использующий имущество и средства предприятия в собственных интересах или в интересах противоположных интересам учредителей, несет ответственность в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным правом.

7. Условия работы руководителя предприятия

7.1. Режим работы директора предприятия определяется в соответствии с

Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

7.2. В связи с производственной необходимостью директор предприятия может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

7.3. Для решения оперативных вопросов директора предприятия может выделяться служебный автотранспорт.

8. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда директора предприятия определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9. Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой -- у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Роль и функции руководителя

Эффективность руководства во многом определяется соответствием индивидуальных черт руководителя тем ролям и функциям, которые он призван выполнять в организации.

В наиболее общей, интегрированной форме требования к руководителю отражаются в социальных ролях, предписанных ему предприятием.

Американский ученый И. Ансофф выделяет четыре роли руководителя:

1. Роль лидера. В данном случае имеется ввиду неформальный лидер, обладающий высоким авторитетом и способностью влиять на других людей.

2. Роль администратора. Эта роль предполагает способность руководителя контролировать положение дел, принимать решения и добиваться их реализации, организовывать и координировать действия подчиненных, обеспечивать порядок, соблюдение правовых и административных норм и распоряжений.

3. Роль планировщика. Главные задачи этой роли - оптимизация будущей деятельности организации, посредством анализа тенденций изменений как самой организации, так и окружающей ее среды; определение управленческих альтернатив и выбор наилучших их них, концентрация ресурсов на главных направлениях деятельности.

4. Роль предпринимателя. Выступая в этой роли, руководитель должен быть экспериментатором, находить новые виды деятельности, нестандартные решения, наиболее соответствующие ситуации, должен быть готовым к определенному предпринимательскому риску, при этом всячески минимизирую его.

Более детальную и близкую в к российским условиям классификации ролей руководителя дают авторы учебного пособия «Менеджмент персонала. Функции и методы».

1. «мыслитель» - общее осмысление положения дел в подразделении, поиск оптимальных способов решения проблем;

2. «штабной работник» - обработка управленческой информации и составление документации;

3. «организатор» - координация работы сотрудников;

4. «кадровик» - отбор, расстановка, оценка персонала;

5. «воспитатель» - обучение и мотивация персонала;

6. «снабженец» - обеспечение группы всем необходимым для трудовой деятельности;

7. «общественник» - участие в качестве ведущего на заседаниях и совещаниях; работа с общественными организациями;

8. «инноватор» - внедрение передовых методов труда и научно-технических достижений в производство;

9. «контролер» - контроль за соблюдением организационных норм и качеством продукции;

10. «дипломат» - налаживание связей с другими учреждениями и их представителями.

Социальные роли руководителя детализируются и проявляются в его функциях. Можно выделить следующие функции руководителя:

- Оценка ситуации, разработка, обоснование (т.е. выяснение, насколько реальны, понятны и контролируемы цели).

- Определение и подготовка мероприятий по достижению целей.

- Координация деятельности сотрудников в соответствии с общими целями.

- Контроль за персоналом и соответствием результатов его деятельности поставленным задачам.

- Организация деятельности сотрудников, т.е. использование существующих и создание новых организационных структур для руководства персоналом и его деятельностью.

- Информирование сотрудников.

- Интерактивное, контактное взаимодействие (коммуникация) - деловое общение с целью получение информации, консультирования, оказания помощи и т.п.

- Формирование системы стимулирования сотрудников и их мотивации.

- Делегирование задач, компетенций, ответственности.

- Предотвращение и разрешение конфликтов.

- Распространение специфических для организации ценностей и норм.

- Забота о подчиненных и обеспечение их лояльности.

- Формирование сплоченного коллектива и поддержании его дееспособности.

- Ослабление чувства неуверенности в действиях персонала и обеспечение организационной стабильности.

Функции руководителя выступают основной мерой его оценки индивидуальных качеств, которые призваны способствовать успешному осуществлению им всех своих социальных ролей и направлений деятельности. Как правило, чем в большей мере эти качества соответствуют выполненным функциям, тем эффективнее руководство.

Стили руководства

Стиль руководства -- способ, система методов воздействия руководителя на подчиненных. Один из важнейших факторов эффективной работы организации, полной реализации потенциальных возможностей людей и коллектива.

Большинство исследователей выделяют следующие стили руководства:

- Директивный стиль (авторитарный);

- Демократический стиль (коллегиальный);

- Либеральный стиль (попустительский или анархический).

Авторитарный стиль

Авторитарный стиль характеризуется преобладанием единоличных способов управления, применением административных средств воздействия на подчиненных. Руководитель, как правило, привержен к преувеличению роли административных методов. Он самовластно решает большинство вопросов жизни коллектива без предварительного обсуждения с членами коллектива, сознательно ограничивает контакты с подчиненными.

В производственной деятельности не всегда можно сразу распознать руководителя данного стиля управления. Такие руководители довольно умны, энергичны, обладают симпатичной внешностью и личным обаянием, нередко добиваются значительных успехов в производственной деятельности. Однако если присмотреться, то можно заметить, что им свойственно умение делить подчиненных на любимчиков и неугодных. Как правило, автократы благосклонны к подхалимам и щедро раздают им обещания: кому пообещают повышение в должности, кому -- повышенный оклад, кому -- престижную зарубежную командировку и т. п. Для руководителя-автократа характерны догматизм и стереотипность мышления. Все новое воспринимается им с осторожностью или вообще не воспринимается, так как в управленческой работе он практически пользуется одними и теми же методами. Подводя итог сказанному, хочется отметить, что применение подобного стиля управления, хотя и обеспечивает в ряде случаев высокую производительность, но не формирует внутренней заинтересованности исполнителей в эффективном труде. Излишние дисциплинарные меры вызывают в человеке страх и злость, в большинстве случаев уничтожают стимулы к работе.

Демократический стиль

Демократический стиль руководства имеет девять характерных черт:

1. Взаимовлияние руководителя и сотрудников, которое предполагает отказ руководителя от исполнения части своих прав и обязанностей по принятию решений и передачу их членам группы, а также не только активное участие членов группы в принятии решений, но и их широкое повседневное сотрудничество.

2. Функциональная дифференциация ролей с учетом компетентности членов группы. Кооперативный стиль старается сочетать стремление всех к выполнению общей задачи с рациональным распределением функций в зависимости от способностей работников.

3. Многосторонние информационные и коммуникационные отношения. Широкая сеть вертикальных, горизонтальных и диагональных информационных потоков призвана облегчать компетентное выполнение организационных задач, а также развитие межличностных отношений.

4. Урегулирование конфликтов с помощью переговоров, торга и компромиссов. В конфликтных ситуациях руководитель, придерживающийся кооперативного стиля, использует именно эти методы и отказывается от односторонних авторитарных решений.

5. Ориентация на группу. Первостепенное внимание руководителя к коллективу и людям позволяет сотрудникам осуществлять растущее влияние на процессы руководства и тем самым повышать удовлетворенность трудом и пребыванием в группе.

6. Доверие как основа сотрудничества. Атмосфера взаимного доверия между членами организации является непременным условием кооперативного стиля руководства.

7. Удовлетворение потребностей сотрудников и руководителей. Эта черта имеет ту особенность, что обладающий ею руководитель обращает особое внимание на реализацию личных и профессиональных интересов членов организации, которая не ставится в прямую зависимость лишь от экономической эффективности предприятия.

8. Ориентация на цели и результаты. Противоречия между индивидуальными целями сотрудников и целью организации не камуфлируются, что имеет место при авторитарно-бюрократическом руководстве, а разрешаются на основе их интеграции при активном участии всех заинтересованных лиц. Это позволяет обеспечивать реальную поддержку общей ориентации на достижение высоких результатов работы организации.

9. Ориентация на развитие персонала и всей организации.

Организации, в которых доминирует демократический стиль руководства, характеризуются высокой степенью децентрализации полномочий, активным участием работающих в принятии решений, созданием таких условий, при которых выполнение служебных обязанностей оказывается для них привлекательным, и вознаграждением для персонала является чувство причастности к достижению успеха.

Разновидности демократического стиля руководства:

- «консультативный» стиль руководства;

- «партисипативный» стиль руководства.

«Консультативный» стиль подразумевает, что руководитель в значительной мере доверяет подчиненным, консультируется с ними, стремится использовать все лучшее из того, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказания используются лишь в исключительных случаях. Работники в целом удовлетворены такой системой руководства, не смотря на то, что большинство решений подсказывается им сверху, и обычно стараются оказать такому руководителю посильную помощь и поддержать морально в необходимых случаях.

«Партисипативный» стиль подразумевает, что руководитель полностью доверяет своим подчиненным во всех вопросах, всегда их выслушивают и используют все конструктивные предложения, организуют широкий обмен всесторонней информацией, привлекают подчиненных к постановке целей и контролю за их исполнением.

Качества, необходимые руководителю для эффективного использования демократического стиля руководства:

- открытость;

- доверие к сотрудникам;

- отказ от личных привилегий;

- способность и желание делегировать полномочия;

- невмешательство в выполнение текущих заданий, контроль через официальные инстанции (через соответствующих руководителей и каналы);

- контроль по результатам;

- обоснование перед сотрудниками фактов единоличного принятия решений.

При демократическом стиле сотрудники рассматриваются не иначе как партнеры, которые могут решать текущие, дневные задания в основном самостоятельно. Для них характерны, как правило, высокий уровень профессиональной подготовки, знаний и опыта.

Качества, необходимые сотрудникам для эффективного использования демократического стиля руководства:

- высокий уровень профессиональной подготовки;

- желание брать на себя ответственность;

- выраженная потребность в самостоятельности;

- готовность и способность отвечать за свои действия;

- тяга к творчеству и личностному росту;

- интерес к работе;

- ориентация на перспективные жизненные и организационные цели;

- высокая значимость мнения о них коллег;

- высокий уровень самоконтроля;

- наличия контрольных прав, желания и умения их использовать.

Преимущества демократического стиля руководства:

- квалифицированность принимаемых решений;

- высокий уровень мотивации сотрудников;

- разгрузка руководителя.

Недостатки демократического стиля руководства:

- сложность обеспечения условий его эффективности;

- замедление процесса принятия решений.

Современные исследователи, отмечая научную и методическую ценность ранних разработок проблематики стилей руководства, отвергают упрощенный подход к классификации всего многообразия поведения руководителей и деление их лишь на три указанных стиля. Применительно к практике - даже два, поскольку попустительский стиль в целом не эффективен и не может культивироваться сознательно.

Идеально-типический характер рассматриваемых стилей означает, что все они представляют собой крайние, идеальные образцы поведения, точное соответствие которым очень трудно найти в жизни.

В поведении подавляющего большинства руководителей обычно сочетаются различные элементы, присущие каждому из этих стилей, поэтому для характеристики стилей руководства необходимы более точные инструменты исследования.

Либеральный стиль

Либеральный (несмешивающийся) стиль руководства характеризуется тем, что подчиненные имеют свободу принимать собственные решения. Им предоставляется почти полная свобода в определении своих целей и в контроле за своей работой.

Либеральный стиль отличают минимальное участие руководителя в управлении, отсутствие размаха в его деятельности, безынициативность и постоянное ожидание указаний сверху, нежелание принять на себя ответственность за решение проблем и за их последствия, когда они неблагоприятны.

Руководитель-либерал мало вмешивается в дела подчиненных и вообще не проявляет особой активности, выступает в основном в роли посредника во взаимоотношениях с другими подразделениями. Он непоследователен в действиях, легко поддается влиянию окружающих, склонен уступать обстоятельствам, и смиряется с ними, может без особых оснований отменить ранее принятое решение. Как правило, он очень осторожен, видимо, по причине того, что не уверен в своей компетенции, а значит, и в положении, занимаемом в служебной иерархии.

Во взаимоотношениях с подчиненными он отменно вежлив и доброжелателен, относится к ним уважительно, старается помочь в решении их проблем. Готов выслушать критику и соображения. Но большей частью оказывается несостоятельным реализовать подсказанные мысли и удовлетворить высказанные пожелания (просьбы).

Недостаточно требователен к подчиненным, не желая портить с ними отношения, часто избегает решительных мер, случается, что уговаривает их выполнять ту или иную работу. Если подчиненный не обнаруживает желания исполнить его указание, то он скорее сам выполнит требуемую работу, чем принудит к этому недисциплинированного подчиненного.

Руководитель-либерал редко пользуется своим правом говорить "нет", легко раздает невыполнимые обещания. Он способен пренебречь своими принципами, если их соблюдение угрожает его популярности в глазах вышестоящего руководителя и подчиненных.

В стремлении приобрести и укрепить свой авторитет способен предоставлять подчиненным различного рода льготы, выплачивать незаслуженные премии и т.п., склонен бесконечно откладывать увольнение негодного работника.

...