Обобщение опыта развития научной организации управленческого труда в России

3.3 Планирование индивидуальной работы руководителя

Планирование индивидуальной работы один из важнейших элементов работы руководителя. Индивидуальный план работы руководителя должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые должны быть достигнуты, а также средства их достижения. Ясность перспективы, задач и потребностей развития участка управления является основой высокой работоспособности коллективов структурных подразделений предприятия, их руководителей, руководящих работников, общественных организаций и всех членов коллектива.

Каждому руководителю следует увязывать свои комплексные планы работы с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью необходимо утвердить планы работы нижестоящих руководителей, а затем представить на утверждение собственный план вышестоящему руководителю. В процессе руководства целесообразно постоянно согласовывать свои планы работы с другими руководителями, находящимися на одном (горизонтальном) уровне управления. Это дает возможность точнее увязывать содержание и сроки комплексных планов.

Эти планы должны содержать задачи, соответствующие уровню руководства (участок, цех, отдел, предприятие и т.д.), рассчитанные на перспективу по 10 лет, а также задачи, рассчитанные на год, квартал, месяц, которые учитывают новые задачи и проблемы, не включенные в перспективный план. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных в плане задач. Исследование статистических данных, сетевых графиков, моделей принятия решений, «дерева целей» поможет сделать эти планы реализуемыми.

При разработке «дерева целей», т.е. структурной модели, которая отражает весь комплекс задач с распределением подцелей по уровням (в соответствии с их местом и соподчиненностью), следует придерживаться следующих правил: выделить (сформулировать) основную цель, например «Повысить качество продукции»; выделить (сформулировать) самостоятельные цели, которые помогут основной (конечной) цели. Эти цели существуют независимо друг от друга, Это означает, что каждая цель, находящаяся на данном (одном) уровне иерархии, не должна представлять собой подцель другой цели такого же уровня. Например, для того чтобы создать конкретную продукцию высокого качества, нужно: совершенствовать конструкцию; повысить качество производства; создать организационно-экономические условия управления качеством. Это три самостоятельные цели 1-го уровня для достижения основной (конечной) цели. Каждая такая цель разбивается на подцели. Для построения «дерева» требуется как можно точнее сформулировать подцели, т.к. от их реализации зависит достижение основной цели. (Например, подцелями цели «повышение качество производства» будут: «обеспечение производства квалифицированными кадрами», «совершенствование технологии производства», «повышение технического уровня производства».)

Схема допускает любую степень детализации подцелей, вплоть до решения конкретной производственной или научно-технической задачи. Например, подцель «совершенствование технологии производства» имеет подцели следующего уровня: внедрение прогрессивных: техпроцессов; оснастки; резервных вариантов техпроцессов; средств и методов измерений, и т.д. Необходимо минимизировать количество целей и подцелей.

Ранжировать цели (т.е. определить ранги целей по степени важности и их уровень в «дереве целей»).

3.4 Эффективность использования времени руководителя

Четкое плакирование работы руководителя должно обеспечить эффективность использования его рабочего времени, что дает возможность руководителю восстановить силы после работы для успешного продолжения деятельности. Эффективность работы руководителя зависит как от него самого, так и от его подчиненных. Ниже приводятся факторы, снижающие эффективность работы руководителя и зависящие от пего самого: не планирует работу (ни свою, ни своего подразделения); выполняет сначала приятную и знакомую работу; не доверяет своим подчиненным и выполняет их работу сам; не умеет использовать в интересах работы своих подчиненных; направляет работу персонала непосредственно, вместо того чтобы руководить путем постановки целей и задач, опираясь на самоуправление; принимает слишком много решений за своих подчиненных, считая, что таким путем держит все нити управления в своих руках, а на самом деле тормозит развитие своих подчиненных в вопросах принятия решений и перегружает себя работой; не знает своих подчиненных и не интересуется их работой, их личными планами на будущее; не хочет или не умеет разговаривать откровенно со своими подчиненными; не верит в способности своих подчиненных; не определяет порядок срочности и важности своих работ и не составляет плана рационального использования рабочего времени.

Факторы, снижающие эффективность работы руководителя, зависящие от подчиненного, который: не готовит, как следует вопрос, с которым намерен обратиться к своему начальнику, и отнимает рабочее время у обоих; боится сам принимать решения и постоянно обращается к руководителю; не планирует использование своего рабочего времени и выполнение порученных ему заданий и этим самым мешает плановой работе руководителя; не знает точно своего задания, своих полномочий и назначения своей работы; не умеет апеллировать к своему руководителю и берется за выполнение заданий, не относящихся к нему, или работ, с которыми он заведомо не справится; не умеет разговаривать со своим руководителем; не привык сам разбираться в полученных заданиях, а любит получать всегда готовые инструкции от других; сам не знает, к чему стремится в жизни.

3.5 Планирование личной работы руководителя

После определения целей руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. Цель без программы осуществиться не может. Цель отвечает на вопрос «что?», а программа, мероприятий - на вопрос «как?». Цель - это мысленная деятельность для достижения результата, а программа - практическое действие. После определения мероприятий программы, необходимых для достижения целей, нужно выяснить, сколько времени потребуется, зля их выполнения. Это очень важный момент в планировании. Срок выполнения необходимо определить с максимальной точностью.

Хорошее планирование работы и целесообразное использование рабочего времени руководителем создает одновременно и более благоприятные предпосылки для планирования времени другими работниками. Разные способы управления создают, и разные предпосылки для планирования времени.

Индивидуальный план работы руководителя содержит задачи, которые должны быть решены лично им, с указанием точных сроков их выполнения (решения). Планировать свою работу следует так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства. Планы индивидуальной работы руководителей составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день. При планировании индивидуальной работы руководитель может использовать календари с делениями, указывающими время > специальные карточки, еженедельник с делениями по дням и часам, графики, информационные таблицы и т.д.

Самый целесообразный способ планирования индивидуальной работы каждый руководитель выбирает сам, причем этот способ не должен требовать больших затрат времени и вызывать дополнительные нагрузки. Практика показывает, что, чем больше времени затрачено на планирование работ, тем меньше его уходит на решение непосредственных управленческих проблем. В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.д.; для личных бесед или совещаний в более узком кругу (консультации с выше и нижестоящими руководителями, с сотрудниками, беседы с коллегами и подчиненными и др.); для приема посетителей, для участия в собраниях коллектива работников и конференциях; для учебы, командировок и т.д.; для обхода руководимого подразделения; личное время (перерывы).

Учитывая регулярно повторяющиеся работы (совещания, разбор почты, прием работников) в строго определенные часы и дни недели, можно наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить большое количество времени. При этом планировать свою работу руководитель может на более значительные отрезки времени (квартал, год) путем разработки «регламентов работы».

Так, вопросами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы (вопросы, связанные с выполнением плана работы, научно-технические проблемы и т.п.).

Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (например, совещание по оперативным вопросам, обходы предприятия, просмотр корреспонденции и т.д.). Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным. Необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией.

Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятий. Индивидуальную работу, в которой принимает участие много сотрудников, нужно согласовывать с ними, чтобы работы были запланированы в одно и то же время.

Руководитель должен проконтролировать, как выполнены запланированные задачи, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. Тщательный контроль, за ходом выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени.

Причем следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана руководитель выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, и какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнаёт самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

4. Перспективы развития управления

Сферы управления и образования играют ключевые роли в системе общественных отношений. Так, стабильность существования и динамика развития общества определяются тем, насколько согласована деятельность множества людей. И именно потому, что согласованность обеспечивается сферой управления, можно утверждать, что уровень развития общества прямо пропорционален уровню развития сферы управления. Вместе с тем общество постоянно обновляется: на смену опытному старшему поколению приходит неопытное молодое. И только благодаря сфере образования обеспечивается постоянное воспроизводство необходимых для существования общества знаний, как уже проверенных временем, так и новых. А это означает, что от того, насколько развита сфера образования, зависит устойчивость и общественного существования, и общественного развития. В свою очередь уровень развития указанных сфер определяется тем, какие фундаментальные принципы заложены в основу существующих представлений об организации управления и образования.

Позиционный Метод. Его суть выражается в том, что он делает явными объективно существующие различия в отношении разных людей к тем или иным явлениям действительности. Метод рассматривает отношение человека не к отдельно взятому явлению, а к действительности в целом. Именно такое отношение называется Позицией. Он вскрывает закономерность в развитии этого отношения, фиксирует ступенчатый характер этого развития и выделяет разницу в Позициях разных людей. Позиция, которую занимает человек, проявляется во всем: в том, насколько адекватно воспринимает он окружающий мир, какие мотивы движут им, как он относится к другим людям, каковы, наконец, его способности к управленческой деятельности и обучению. Существует всего семь возможных Позиций, семь последовательных шагов, которые человек может пройти в своем духовном развитии. Может показаться, что это слишком мало, чтобы вместить все многообразие человеческих отношений.

Но Позиция - емкое понятие. Различия между Позициями столь принципиальны, что переход с одной на другую можно сравнить с переходом в пространство с большим количеством измерений и обретением еще одной степени свободы. Духовное развитие основной массы населения вообще можно описать первыми тремя Позициями, где Общество, социум, находится всего лишь на второй из них. И, несмотря на то, что существуют люди, продвинувшиеся в своем духовном развитии дальше третьей Позиции, их мизерное количество, поэтому основное внимание следует уделить именно первым трем. Для совершенствования управленческой системы этого более чем достаточно. Зная Позицию человека, можно не только точно прогнозировать, как он будет вести себя в той или иной ситуации, но еще и принципиально по-другому подходить к организации любого вида деятельности. Способности к управлению как отражение уровня духовного развития личности. Как устанавливает «Позиционный метод», способности к управлению определяются уровнем духовного развития человека: многие могут занимать руководящие должности, но далеко не каждый человек способен быть успешным руководителем.

Опишем особенности первых трех Позиций в наглядной форме. Для упрощения будем рассматривать отношение человека не к действительности в целом, а к обществу в частности.

Человек - это индивид с собственными потребностями, желаниями, интересами. Рождаясь, он оказывается на исходной ступени духовного развития, которая называется Позиция Силы. Особенность этой Позиции (ее еще можно назвать потребительской жизненной позицией) в том, что человек во всем руководствуется своим «хочу» и зависит от него. Его интересует только свое: сталкиваясь с «хочу» другого человека, он начинает действовать силой (в широком смысле этого слова), чтобы добиться своего. И в других людях признает только силу. Общество для такого человека - это тоже сила, причем непреодолимая, которая вынуждает его подчиняться силе Закона. Такой человек не способен отказаться от «хочу» в пользу «надо», и если он законопослушен, то лишь из страха наказания. Вот эта неспособность сделать выбор говорит о том, что у такого человека 0 степеней свободы, т.е. не он управляет своими желаниями, а, наоборот, они им.

В какой-то момент человек начинает осознавать, что эгоцентризм («Я есть центр вселенной, и все вокруг меня вертится для моего удовольствия») не приветствуется обществом. Это заставляет его старательно скрывать от других людей свою зависимость, подавлять на людях проявления эгоцентризма. Он все еще на Позиции Силы, все еще ориентируется на себя и свое «хочу», но уже не такой, как явно выраженные эгоцентрики.

Следует отметить, что полное и подробное описание Позиции - отдельная задача, необходимость решения которой появляется по мере формирования у управленцев потребности в новых знаниях.

Кроме того, последовательность духовного развития приведена и применима к человеку как таковому. Каждый же конкретный человек рождается в семье, где родители уже занимают какие-то Позиции. Поэтому его духовное развитие на начальном этапе, как правило, есть результат воспитания по образу и подобию своих родителей. Реже, уже во взрослом состоянии - это осознание, которому предшествует какое-то событие или целенаправленное воздействие духовного плана. Но даже в этом случае после такого осознания следует долгий период духовного роста. В итоге получается, что Позиция - устойчивое образование, но не врожденное, потому что под воздействием обстоятельств и собственных усилий Позиция человека может изменяться.

Постепенно человек начинает понимать, что действовать силой, среди себе подобных неправильно. Когда интересы пересекаются, гораздо правильнее договариваться о том, как в конкретной ситуации поступать всем сторонам, а не руководствоваться только своим «хочу» (а оно ведь никуда не девается). С этого момента человек переходит на Позицию Логики, логики общественного сосуществования. Теперь он способен сознательно сделать выбор между «хочу» и «надо». Теперь у него появляется 1 степень свободы. Фактически, он перестает зависеть от своего «хочу» и становится социоцентриком. Это означает, что договоренность, закон, логика общественного сосуществования для него более важны, чем собственное «хочу». Такой человек отчетливо осознает, что если он со своей стороны нарушит эту логику, ему же потом хуже будет. Более того, теперь он заинтересован, чтобы эту логику не нарушали и другие.

Если с таким человеком договориться о чем-либо, то можно быть уверенным, что он приложит усилия к тому, чтобы придерживаться договоренности. В этом плане о таком человеке можно сказать, что он ответственен и надежен в широком смысле этого слова. И именно это является необходимым условием того, чтобы человек может не только отвечать за порученное дело, но и требовать такой же ответственности от своих подчиненных.

Почему человек с 0 степенью свободы не способен к управленческой деятельности? Если такого человека назначить руководителем, то он будет командовать, «строить» всех, заставлять, принуждать, демонстрировать силу, куражиться, действовать по принципу «я - начальник, ты - дурак». Понятно, что руководствоваться при этом он будет собственными представлениями о справедливости. Более того, на него нельзя положиться, потому что такой человек будет работать на себя, а не на дело.

Логика духовного развития такова, что освобождение от одной зависимости дает человеку новую степень свободы, но вместе с ней и новую зависимость. Человек на Позиции Логики способен сознательно делать выбор между «хочу» и «надо», но теперь он зависит от логики общественного сосуществования, которая определяется мнением большинства. Такой человек зависит также от авторитетов, догм, стереотипов. Фактически, он не способен, да и не стремится думать самостоятельно.

Человек, который пытается освободиться от такой зависимости, в первую очередь начинает подвергать сомнению общепризнанные авторитеты, сначала робко, а затем все смелее отрицать общепринятые нормы. Он все еще на Позиции Логики, но уже не хочет быть таким, как большинство. В конечном итоге, стремление быть не таким, как все, приводит его к пониманию, что для этого одних только сомнений недостаточно: нужно не только отрицать мнение других людей, но и формировать свое собственное мировоззрение. С этого момента он переходит на Позицию Знания, перестает зависеть от логики общественного сосуществования и приобретает 2 степени свободы. Теперь все чаще он начинает думать и принимать решения самостоятельно, не оглядываясь на большинство, и постепенно перестает бояться шагать «не в ногу», когда все остальные шагают «в ногу».

Для такого человека его Я снова оказывается в центре. Но теперь это уже не эгоцентризм, а эгоизм. Принципиальное отличие в том, что теперь все преломляется через Я: человек формирует собственное мировоззрение и в принятии решений руководствуется собственными внутренними знаниями. Он готов придерживаться достигнутых договоренностей, но только в том случае, если они будут правильными с его точки зрения. Более того, он готов изменять общепринятые представления и объединять для этого людей вокруг себя, чтобы реализовать собственные замыслы.

Самостоятельное мышление приучает такого человека более внимательно относиться ко всему, что происходит вокруг. Это делает его восприятие более адекватным, действия - более гибкими, решения - более правильными.

Такого человека не нужно направлять, он способен выбирать направление самостоятельно и вести за собой других людей. И именно это является достаточным условием для того, чтобы человек мог эффективно управлять другими людьми.

Существует еще одна категория людей, которые зависят от своего «хочу» и в то же время обладают самостоятельным мышлением, поскольку стремятся быть не такими, как все. Они находятся на Позиции Силы, и такое сочетание делает их «философами от потребления». Условно они обозначаются как люди с -1 степенью свободы. Несомненно, это - эгоцентрики, но такие, которые в силу ума способны вести за собой людей. Чаще всего именно из таких людей получаются негативные лидеры.

Таким образом, способности к управлению определяются уровнем духовного развития или Позицией человека, т.е. тем, кем он себя мыслит по отношению к обществу и насколько готов действовать по его изменению. Отсюда следует простой и очевидный вывод: критерии отбора людей в сферу управления должны быть пересмотрены и приведены в соответствие с объективной природой управленческих способностей человека.

Закономерно встает вопрос: «А как же мы до сих пор обходились без этого?»

Ну, скажем, так же, как когда-то люди вполне обходились без знаний о существовании бактерий. Позиция - это всего лишь отражение объективных закономерностей духовного развития человека, которые, благодаря Позиционному методу, удалось структурировать.

Наглядным доказательством объективности взгляда на природу управленческих способностей человека является принцип относительности управления.

Суть его проста: один человек может управлять другим лишь в том случае, если у него количество степеней свободы больше или, как минимум, равно количеству степеней свободы того, кем он управляет. И, соответственно, наоборот, если у человека меньше степеней свободы, чем у того, кем он управляет, то об управлении не может быть и речи.

Проще говоря, человек с 1 степенью свободы способен управлять человеком с 0 степеней свободы, при определенных обстоятельствах он сможет управлять человеком с 1 степенью свободы и совершенно не способен управлять человеком с 2 степенями свободы.

Управлять человеком - означает задавать ему правильное направление деятельности и добиваться от него нужного результата. Скажем, когда человек действует сам по себе, то он движется в желаемом направлении, куда хочет. На производстве человек перестает принадлежать сам себе, потому что здесь от результатов его индивидуального труда зависит общий результат. Процесс производства диктует свои параметры движения и предписывает человеку нужное для достижения результата направление. В связи с этим управление можно определить еще как такое воздействие на человека, в результате которого тот делает не то, что хочет, а то, что нужно (если же он хочет делать то, что нужно, то управление здесь не требуется).

Все руководители, на практике применившие Позиционный метод, отмечают, что там, где при расстановке управленцев принцип относительности управления был нарушен, всегда наблюдаются те или иные проблемы. Эти проблемы существовали всегда, просто до сих пор им не было объяснения.

Заключение