Особенности системного подхода в принятии управленческих решений в отделе управления делами администрации города Кемерово

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Разработка управленческих решений является основой управления, по сколько связывает в единый процесс базовые функции управления - планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Кроме того, решения принимаются субъектом управления для постановки и достижения целей организации и, одним из важнейших аспектов деятельности руководителя, является организация практического выполнения принятых решений.

Таким образом, принятие решений осуществляется в организации непрерывно в соответствии с непрерывностью процесса управления, а содержание управления определяется содержанием принимаемых решений.

В ретроспективном аспекте теория принятия решений берет свое начало в 1944 году, когда американские ученые Дж. Фон Нейман и О. Моргенштерн издали книгу, посвященную разработанной ими теории игр и теории полезности, предложив тем самым первые формализованные модели действия человека в процессе принятия решений. Именно тогда, семьдесят лет назад теория принятия решений оформилась как самостоятельная наука. В настоящее время теория принятия решений находится на пересечении нескольких дисциплин, таких как «Информационный менеджмент», «Производственный менеджмент», «Теория управления», «Социология управления».

Данная курсовая работа посвящена системному подходу и системному анализу в принятии управленческих решений, который предполагает всесторонний учет специфических характеристик соответствующего объекта, определяющих его структуру, а, следовательно, и организацию. Организация так же представляет собой систему, т.е. совокупность экономических, социальных, культурных и др. взаимоотношений. Этим определена актуальность выбранной мной темы.

Цель курсовой работы - изучить структурное подразделение администрации города Кемерово Управление делами для применения системного подхода в принятии управленческого решении.

Объектом в изучении является отдел Управления делами администрации города Кемерово. Предметом выступает метод системного анализа при принятии управленческого решения.

Для достижения поставленной цели, определим следующие задачи:

1. Раскрыть смысл процесса разработки управленческого решения;

2. Раскрыть этапы разработки управленческого решения;

3. Описать системный подход и системный анализ в принятии управленческого решения;

4. Определить цели, задачи и миссию отдела Управления делами администрации города Кемерово;

5. Охарактеризовать организационную структуру отдела Управления делами администрации города Кемерово;

6. Произвести SWOT-анализ деятельности отдела Управления делами администрации города Кемерово;

1. Теоретический раздел

1.1 Теоретические аспекты процесса разработки управленческих решений. Этапы процесса разработки управленческих решений

Процесс разработки управленческих решений (ПРУР) -- один из наиболее важных управленческих процессов, от которого зависит успех функционирования организации. Изучение данного процесса поможет руководителю эффективному управлению организацией в сложной, постоянно изменяющейся экономической обстановке. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности и является ее квинтэссенцией. Поэтому так важно понять природу и сущность решений.

Изучением анализа управленческих решений и эффективности их применения и разработки занимались такие видные учёные как: Албастова Л.Н., Михайлов Г.С., Вачугов Д.Д., Зимин Н.Е., Абрюшина М.С., Грачев А.В., Подлесных В. И., Лафта Д.К., Коротков Э. М., Друкер П. и др.

Авторы работ по менеджменту в определение понятия «управленческое решение» включают организационные, психологические аспекты и положения общей теории принятия решений. Таким образом, управленческое решение представляет собой:

1. продукт управленческого труда, организационная реакция на возникшую проблему;

2. выбор определенного курса действий из возможных вариантов;

3. выбор предварительно осмысленной цели, средств и методов ее достижения;

4. выбор способа действий, гарантирующего положительный исход той или иной операции.

Представляется наиболее удачным, в комплексе, учитывающем отдельные аспекты данного феномена, следующее определение.

Управленческое решение (УР) представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуального или группового лица), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии.

Любой управленческий цикл включает в себя 3 этапа:

1) идентификацию проблемы или определение состояния управляемого объекта;

2) разработку и принятие решения;

3) деятельность по реализации решения и контролю его исполнения.

В данной курсовой работе будет рассмотрен второй этап управленческого цикла, т.е. процесс разработки управленческого решения.

Организация разработки управленческого решения -- упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения, осуществляемое посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, делегирования прав и ответственности.

Процесс разработки управленческого решения в сложных ситуациях требует тщательного учета и анализа ряда факторов и представляет собой многошаговый процесс, состоящий из последовательности связных этапов. Российский ученый Гасанов выделяет пять этапов ПРУР.

В каждой организации имеются особенности принятия управленческих решений, определяемые характером и спецификой ее деятельности, организационной структурой, системой внутрифирменной коммуникации. Тем не менее, процесс разработки управленческого решения имеет нечто общее для любой организации, где бы он ни осуществлялся, какая бы модель проблемной ситуации и вид управленческого решения не использовались при этом. Это алгоритм или основные этапы, опосредующие организацию процесса разработки управленческого решения.

Рассмотрим каждый этап процесса разработки управленческих решений отдельно.

Этап подготовки к разработке УР

Первый этап ПРУР включает такие элементы как: получение информации о ситуации, определение целей, разработка оценочной системы, анализ управленческой ситуации, диагностика ситуации и разработка прогноза развития ситуации.

Информация о ситуации должна быть достоверной, достаточно полной и, в то же время, не избыточной. Аналитический материал должен готовиться специалистами, имеющими знания и опыт деятельности в области разрешаемой управленческой проблемы.

Важное значение на данном этапе принадлежит выработке целей управленческого воздействия. Определение целей должно осуществляться при непосредственном участии лица, принимающего решение (ЛПР).

В процессе выработки управленческих решений важную роль играет адекватная оценка ситуации и различных факторов, оказывающих воздействие на ее развитие. С этой целью необходимо сформировать оценочную систему, в состав которой должны входить:

· критерии, характеризующие объект оценки;

· система показателей и шкалы, с помощью которых оценивается объект по каждому из критериев;

· принципы проведения сравнительной оценки вариантов управленческого решения и их выбора.

Анализ ситуации предполагает выявление факторов, определяющих динамику ее развития. При этом могут использоваться методы факторного и корреляционного анализа.

Задача диагностики ситуации состоит в выделении ее ключевых проблем и характера их влияния. Данный элемент призван определить закономерности развития ситуации; механизмы целенаправленного воздействия на ее развитие; необходимость в различных ресурсах, требующихся для реализации управленческого решения.

Большое значение имеет представление предполагаемых результатов управленческого воздействия, что достигается в результате разработки прогноза развития ситуации.

Этап разработки УР.

Данный этап заключается в генерировании альтернативных вариантов решений, отборе основных вариантов управляющих воздействий, разработке сценариев развития ситуации и экспертной оценке основных вариантов управляющих воздействий.

Широко распространены такие процедуры генерирования альтернативных вариантов как метод аналогов, мозговой атаки, синтеза управленческих решений и т.п. В последние десятилетия стали развиваться автоматизированные системы генерирования вариантов решений.

В ходе отбора производится отсев заведомо нежизнеспособных или неконкурентоспособных вариантов. При отборе необходимо руководствоваться уровнем сравнительной оценки и требованием отсутствия дублирования.

Главной задачей разработки сценариев является обеспечение понимания ситуации и наиболее вероятных путей ее развития лицом, принимающим решение. Целесообразно рассмотреть различные варианты динамики изменения основных факторов развития ситуации.

Задача экспертной оценки основных вариантов управляющих воздействий - дать оценку реализуемости рассматриваемых вариантов управленческих воздействий и достижения поставленных целей. На этой основе осуществляется ранжирование рассматриваемых вариантов.

Этап принятия УР.

Третий этап ПРУР состоит из трех элементов: коллективной экспертной оценки, принятия решения ЛПР, разработки плана действий.

Коллективные экспертизы обеспечивают лучшую обоснованность и эффективность принимаемых управленческих решений. К числу методов ее проведения относятся: методы Дельфи, мозговой атаки, комиссий, ПАТТЕРН и др. По результатам экспертиз альтернативных вариантов, с учетом дополнительной информации, на основе личного опыта и интуиции ЛПР принимает управленческое решение. При этом оно может коренным образом отличаться от всех предложенных вариантов.

Переход к реализации принятого решения требует согласования действий и ресурсов по времени и месту. Это достигается за счет планирования реализации принятого управленческого решения. Планы необходимо корректировать в процессе реализации управленческих решений. В основе этого - возможность изменения внешних и внутренних условий, законодательства, конъюнктуры, стратегии предприятия и т.п.

Этап реализации УР.

Четвертым этапом является реализация управленческого решения на основе разработанного плана мероприятий. Этап реализации решения предполагает доведение решения до исполнителей, наделение исполнителей ресурсами, делегирование полномочий и координацию действий исполнителей на всех участках реализации решения.

Доведение решения до исполнителей является одним из важнейших элементов организации выполнения решения. Оно осуществляется посредством постановки задач ЛПР в виде приказа, распоряжения, указания и т.п. При этом руководитель должен убедиться в точности понимания существа поставленных исполнителям задач и сроков исполнения, их значения для достижения общей цели, добиться уяснения каждым исполнителем прав и обязанностей, порядка взаимодействия с другими исполнителями.

Эффективность реализации принятого решения во многом зависит от своевременного обеспечения исполнителей запланированными для решения конкретных задач ресурсами.

Каждый исполнитель должен быть наделен определенными полномочиями и обладать некоторой свободой действий на случай непредвиденного изменения условий реализации решения. Необходимо определить ситуации, в которых исполнитель имеет право принятия ситуативных решений, являющихся прерогативой более высокого уровня управления.

Эффективность реализации управленческого решения определяется так же согласованностью действий всех исполнителей. Как правило, в процессе реализации управленческого решения какие-то задачи выполняются с опережением плановых сроков, какие-то с отставанием. Разрешение этого может быть достигнуто лишь за счет непрерывной координации выполняемых работ, перераспределения тех или иных ресурсов (времени, финансовых и материальных средств, сотрудников и т.п.).

Этап контроля реализации УР и анализа результатов.

Контроль реализации запланированных мероприятий и действий обеспечивает эффективность деятельности организации. В зависимости от характера объекта управления применяют различные виды контроля. Основными видами контроля являются непрерывный (осуществляется непрерывно по заранее определенным показателям и определенными заранее методами) и дискретный контроль (не осуществляется непрерывно и постоянно). При невозможности осуществления контроля в процессе исполнения управленческих решений применяется контроль итоговых результатов управленческого воздействия.

Основной задачей контроля является своевременная фиксация отклонений от оптимального развития процесса, запланированного промежуточного или конечного результата. По результатам контроля производится корректировка плана, управляющих воздействий с целью более полного достижения поставленной управленческой цели.

Своевременная координация действий возможна лишь на основе непрерывного контроля реализации принятых планов, отклонениями от поставленных целей.

Анализ предназначен для оценки эффективности принятых управленческих решений и должен включать:

· оценку сильных и слабых мест решений и планов;

· дополнительных возможностей и перспектив;

· дополнительных рисков

Результаты анализа могут послужить побудительным мотивом для переоценки возможностей организации, склонить руководство к переосмыслению и изменению ее миссии и стратегии.

Выбор управленческого решения неоднозначен и во многом зависит от влияния различных факторов на этот процесс. Спектр воздействия факторов достаточно широк. Зачастую их влияние невозможно представить в формализованном виде (например, психологические, типологические факторы), однако их нельзя сбрасывать со счетов.

Рассмотрим некоторые важнейшие факторы, которые влияют на процесс принятия управленческих решений и их эффективность:

1. Личностные оценки руководителя неизбежно несут психологические установки, а система ценностей ЛПР делает этот процесс субъективным;

2. Среда принятия решения, которая характеризуется условиями определенности и риска;

3. Культурные различия как фактор принятия решений отражает культурные особенности системы управления;

4. Информационные ограничения, играющую одну из важнейших факторов, т.к. при принятии УР необходимо обладать полным, достоверным и оптимальным объемом информации;

5. Временные ограничения. Известно, что с течением времени ситуация принятия решения меняется, а то в свою очередь говорит о неактуальности УР;

6. Поведенческие ограничения, обуславливаемые разницей между особенностями личности и характером руководителя, что в результате порождает конфликты и несогласия в ходе принятия УР;

7. Взаимосвязь решений. Выигрыш от принятия управленческого решения в одной сфере может повлечь за собой существенный проигрыш в другой;

8. Фактор сложности. Сложность исполнения (реализации) принятого решения зависит от того, какова степень охвата различных сфер деятельности фирмы при реализации решения. Чем сложнее решение, тем, как правило, шире круг охвата сфер (материально-техническая, кадровая, организационно-экономическая, маркетинговая, финансовая и т.д.). Чем больше направлений работ и чем больше людей (персонала) вовлечено в сферу реализации, тем сложнее и дороже реализация решений.

Как мы видим, на процесс принятия решения оказывают влияние большое число факторов. Своевременное принятие правильного управленческого решения - главная задача любого менеджера. Существует огромное число методов, с помощью которых осуществляется ПРУР. В следующем параграфе речь пойдет о системном анализе и системном подходе в процессе принятия решения.

1.2 Системный подход и системный анализ при принятии управленческого решения

С позиций современных научных представлений системность всегда была методом любой науки. Возможно, что принципы системности применялись не всегда осознанно, но, тем не менее, любой ученый прошлого, который и не помышлял о системном подходе, так или иначе имел дело с системами и моделями объектов или процессов. Ранее всего системные проблемы были осознанны философами.

Первым вопрос о научном подходе к управлению сложными системами поставил М.А. Ампер. Он впервые выделил кибернетику как специальную науку об управлении государством, обозначил её место в ряду других наук и сформулировал её системные особенности. Идеи системности применительно к управлению государством развивались в работах польского ученого Б. Трентовского. Он отмечал, что действительно эффективное управление должно учитывать все важнейшие внешние и внутренние факторы, влияющие на объект управления. Трентовский рассматривает общество как систему, которая развивается путем разрешения противоречий. И все-таки общество середины 19-го столетия было не готово к восприятию системных преставлений. Прошло еще более полувека, прежде чем системная проблематика прочно заняла свое место в научных публикациях. К числу основоположников теории систем можно заслужено отнести российского ученого, академика Е.С. Федорова. Развивая системные представления Федоров установил ряд других закономерностей развития систем, в частности, им было замечено такое свойство систем как самоорганизация, способность к приспособлению, к повышению стройности.

Следующим этапом в развитии системных представлений явились работы А.А. Богданова, который в начале ХХ в. начал создавать теорию организации (тектологию). Основная идея теории Богданова заключается в том, что все существующие объекты и процессы имеют определенный уровень организованности, который тем выше, чем сильнее свойства целого отличаются от простой суммы свойств комплектующих элементов. Именно анализ свойств целого и его частей был впоследствии заложен в качестве основной характеристики понятия сложной системы. Именно анализ свойств целого и его частей был впоследствии заложен в качестве основной характеристики понятия сложной системы.

Позднее идеи теории организации развивались в трудах выдающихся представителей отечественного естествознания И.И. Шмальгаузена, В.Н. Беклемишева и ряда других специалистов, вклад которых во многих отношениях явился решающим в формировании «теории организации».

Сущность системного подхода формулировалась многими авторами. В развернутом виде она сформулирована В.Г. Афанасьевым, определившим ряд взаимосвязанных аспектов, которые в совокупности и единстве составляют системный подход:

* системно-элементный, отвечающий на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

* системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее компонентов;

* системно-функциональный, показывающий, какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;

* системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы с другими как по горизонтали, так и по вертикали;

* системно-интегративный, показывающий механизмы, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

* системно-исторический, отвечающий на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.

Центральной концепцией теории систем и системного анализа является понятие системы. Поэтому очень многие авторы анализировали это понятие, развивали определение системы до различной степени формализации.

К примеру, Ван Гиг дал достаточно краткое определение: «Система - совокупность или множество связанных между собой элементов». Постепенно развивая это понятие, он определяет систему как совокупность живых или неживых элементов, либо и тех и других вместе.

Оптимальным представляется следующее определение системы. Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство. Основные свойства систем:

1) целостность - принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и не выводимость из последних свойств целого; зависимость каждого от его места, функций и т.д. внутри целого;

2) структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. сети связей и отношений системы; обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;

3) взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия;

4) иерархичность - каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой, глобальной системы;

5) множественность описания каждой системы - в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы;

6) непрерывность функционирования и развития;

7) стремление к состоянию равновесия и устойчивости;

8) стремление к дифференциации и мобильности.

Таким образом, под системным подходом понимается способ мышления по отношению к организации и управлению. Системный подход используется в тех случаях, когда стремятся исследовать объект с разных сторон, комплексно. Наиболее распространенным направлением системных исследований считается системный анализ, под которым понимают методологию решения сложных задач и проблем, основанную на концепциях, разработанных в рамках теории систем. Системный анализ определяется и как «приложение системных концепций к функциям управления, связанным с планированием», или даже со стратегическим планированием и целевой стадией планирования.

Термин «системный анализ» впервые появился в 1948 г. в работах корпорации RAND в связи с задачами внешнего управления, а в отечественной литературе широкое распространение получил после перевода книги С. Оптнера «Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем».

Методы системного анализа были впервые разработаны и применены в США для отбора и планирования систем вооружения, в связи с анализом военно-политических целей США. Позже эти методы применялись в государственных учреждениях и крупных фирмах США.

Системный анализ включает следующие этапы:

· анализ и описание принципов построения и работы системы в целом;

· анализ особенностей всех компонентов системы, их взаимозависимостей и внутреннего строения;

· установление сходства и различия изучаемой системы и других систем;

· перенос по определенным правилам свойств модели на свойства изучаемой системы.

Целью системного анализа является полная и всесторонняя проверка различных вариантов действий с точки зрения количественного и качественного сопоставления затраченных ресурсов с получаемым эффектом.

Системный анализ предоставляет к использованию в различных науках, системах следующие системные методы и процедуры:

· абстрагирование и конкретизация,

· анализ и синтез, индукция и дедукция,

· формализация и конкретизация,

· композиция и декомпозиция,

· линеаризация и выделение нелинейных составляющих,

· структурирование и реструктурирование,

· макетирование,

· реинжинеринг,

· алгоритмизация,

· моделирование и эксперимент,

· программное управление и регулирование,

· распознавание и идентификация,

· кластеризация и классификация,

· экспертное оценивание и тестирование,

· верификация.

Таким образом, системный подход и системный анализ в принятии управленческих решений позволяет комплексно изучить проблему, стоящую перед организацией, т.е. разделить сложную проблему на составляющие части.

2. Аналитический раздел

2.1 Характеристика администрации города Кемерово

Город Кемерово является муниципальным образованием, наделённым статусом городского округа в соответствии с Законом Кемеровской области от 17.12.2004 N104-ОЗ «О статусе и границах муниципальных образований».

Город Кемерово входит в состав Кемеровской области и является её административным центром.

На основании Закона Кемеровской области от 17.12.2004 № 104-ОЗ «О статусе и границах муниципальных образований» были установлены границы города Кемерово.

Администрация города является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования, наделённым полномочиями по решению вопросов городского значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам городского самоуправления федеральными законами и законами Кемеровской области.

Администрацией города руководит Глава города на принципах единоначалия.

Администрация города обладает правами юридического лица.

Деятельность администрации города по решению вопросов городского значения подотчётна населению города и городскому Совету, а по осуществлению переданных органам городского самоуправления отдельных государственных полномочий подконтрольна органам государственной власти.

Полномочия администрации города:

1. исполняет полномочия по решению вопросов городского значения в интересах населения города, за исключением отнесённых федеральными законами, Уставом и законами Кемеровской области к полномочиям городского Совета;

2. осуществляет переданные в установленном порядке отдельные государственные полномочия;

3. составляет проект бюджета города;

4. исполняет бюджет города;

5. выступает заказчиком на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг, связанных с решением вопросов городского значения и осуществлением отдельных государственных полномочий;

6. разрабатывает проекты планов и программ комплексного социально-экономического развития города и организует их исполнение;

7. организует сбор статистических показателей, характеризующих состояние экономики и социальной сферы города, и предоставляет указанные данные органам государственной власти в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;

8. осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральными законами, Уставом и законами Кемеровской области, Уставом города.

2.2 Организационная структура администрации города Кемерово

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления организацией, обладающих необходимой материально-технической базой, выполняющих специфические административные функции и находящихся в определенной взаимной связи и соподчиненности.

Постановлением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 27 января 2006 года №308, утверждена организационная структура администрации города, представленная на рисунке 1.

Рисунок 1

Штатная численность администрации города Кемерово составляет 723 человек, из них: руководителей - 201 человек, главных и ведущих специалистов - 519 человек, специалистов 1 категории - 10 человек.

Организационная структура администрации города Кемерово имеет линейно-функциональный вид.

2.3 Анализ структуры и динамики рабочей силы администрации города Кемерово

Для эффективного использования рабочей силы необходимо определить структуру и динамику рабочей силы. Вопросами кадрового состава в администрации города Кемерово занимается отдел кадровой работы.

Рассмотрим структуру кадрового состава администрации города.

Таблица 1. Структура персонала по полу

Персонал	2009	2010	2011	Темп роста, % 2011/2009
	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %
Женщины	603	84,3	615	85,5	620	85,8	102,8
Мужчины	112	15,7	104	14,5	103	14,2	92,0
Всего	715	100	719	100	723	100	101,1

Рисунок 2. Классификация персонала по полу

В соответствии с представленными данными можно судить о том, что количество женщин среди персонала администрации города Кемерово значительно превышает количество мужчин. Можно отметить, что доля мужчин за последние три года постепенно уменьшается, тогда, как доля женщин среди кадрового состава организации увеличивается.

Таблица 2. Структура персонала по возрасту

Возраст	2009	2010	2011	Темп роста, % 2011/2009
	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %
От 20 до 30	153	21,4	157	21,8	161	22,3	105,2
От 30 до 40	174	24,3	174	24,2	174	24,2	100
От 40 до 50	187	26,2	187	26,0	187	26,0	100
От 50 до 60	183	25,6	183	25,5	183	25,0	100
От 60 до 65	17	2,4	17	2,4	17	2,4	100
От 65 и выше	1	0,1	1	0,1	1	0,1	100
Всего	715	100	719	100	723	100	101,1

Рисунок 3. Классификация персонала по возрасту

Из представленных данных, можно отметить, что большая часть сотрудников администрации находится в возрастной группе от 30 до 60 лет. Это, безусловно, является положительным фактором, так как люди этой возрастной категории, как правило, опытные хорошие специалисты, которые могут обеспечивать равномерное функционирование своей организации.

Также положительной чертой является то, что на протяжении трёх лет увеличивается количество молодых специалистов. Это свидетельствует о том, что администрация заинтересована в привлечении и предоставлении рабочих мест молодым специалистам. Более того, молодые, энергичные и инициативные сотрудники смогут внести новые веяния в работу организации, тем самым улучшая её функционирование.

Из представленных данных, можно отметить, что большая часть сотрудников администрации находится в возрастной группе от 30 до 60 лет. Это, безусловно, является положительным фактором, так как люди этой возрастной категории, как правило, опытные хорошие специалисты, которые могут обеспечивать равномерное функционирование своей организации.

Также положительной чертой является то, что на протяжении трёх лет увеличивается количество молодых специалистов. Это свидетельствует о том, что администрация заинтересована в привлечении и предоставлении рабочих мест молодым специалистам. Более того, молодые, энергичные и инициативные сотрудники смогут внести новые веяния в работу организации, тем самым, улучшая её функционирование.

Таблица 3. Структура персонала по стажу работы в администрации города

Стаж работы	2009	2010	2011	Темп роста, % 2011/2009
	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %
До 1 года	113	15,8	100	13,9	96	13,3	85,1
От 1 до 5	233	32,6	214	29,8	208	28,7	89,3
От 5 до 10	127	17,8	149	20,7	159	22,1	125,2
От 10 до 15	168	23,5	155	21,4	149	20,6	88,7
От 15 до 25	72	10,1	101	14,1	110	15,2	152,8
Свыше 25	2	0,2	1	0,1	1	0,1	50,0
Всего	715	100	719	100	723	100	101,1

Представленные данные свидетельствуют, что большинство сотрудников администрации имеют стаж работы от 5 до 15 лет. Это зависит от возраста сотрудников, так как у организации преобладает средний возраст. Работники с таким стажем работы очень ценятся организацией, так как способны принести её немалую пользу.

Рисунок 4. Классификация персонала по стажу работы

Таблица 4. Структура персонала по образованию

Образование	2009	2010	2011	Темп роста, % 2011/2009
	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %
Высшее профессиональное образование	665	93,0	693	96,4	705	97,5	106,0
Другое образование	50	7,0	26	3,6	18	2,5	36,0
Всего	715	100	719	100	723	100	101,1

Рисунок 5. Классификация персонала по образованию

Высшее профессиональное образование сотрудников организации значительное преобладает над другим образованием. Это обусловлено, теми требованиями, которые сегодня предъявляются к государственным и муниципальным служащим.

Таблица 5. Структура персонала по должностям

Персонал	2009	2010	2011	Темп роста, % 2011/2009
	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %	Кол-во человек	Уд. вес, %
Руководители	185	26,6	197	27,4	201	27,8	108,6
Главные и ведущие специалисты	492	69,5	508	70,7	512	70,8	104,1
Специалисты 1 категории	23	3,9	14	1,9	10	1,4	43,4
Всего	715	100	719	100	723	100	101,1

Рисунок 6. Классификация персонала по должностям

Анализируя представленные данные, можно отметить, что руководящий состав администрации не терпит никаких изменений, что означает его устойчивость и стабильность.

Рассмотрим динамику рабочей силы администрации города Кемерово за последние три года.

Таблица 6. Изменения, произошедшие в численности персонала

Показатели	2009 год	2010 год	2011 год
Штатная численность	713	718	720
Среднесписочная численность за год	713	718	720
Принято	39	131	118
Уволено	53	77	56
Абсолютное отклонение	-14	54	62

Коэффициент оборота по приему вычисляется, как отношение численности принятых к среднесписочной численности:

· 2009г.

· 2010г.

· 2011г.

В 2008 году наблюдается значительное уменьшение данного коэффициента. Это свидетельствует о достаточно резком сокращении набора новых трудовых ресурсов. В 2010 году - происходит увеличение данного показателя, то есть, можно отметить, что новые сотрудники привлекаются в администрацию для полной её укомплектованности. Что касается 2011 года, то происходит небольшое уменьшение.

Коэффициент оборота по выбытию - отношение численности уволенных к среднесписочной численности:

· 2009г.

· 2010г.

· 2011г.

На протяжении рассматриваемого периода наблюдается незначительное колебание данного коэффициента. Основными причинами увольнений чаще всего являются собственное желание, связанное со сменой места работы или выходом на пенсию, а также профессиональная непригодность сотрудников.

Коэффициент текучести определяется как отношение числа уволившихся сотрудников по причинам, не вызванным общественной необходимостью к численности на начало года.

· 2009г.

· 2010г.

· 2011г.

В администрации города Кемерово наблюдается относительно небольшая текучесть кадров, что говорит о стабильности кадрового состава. Но в 2010 году можно отметить небольшое увеличение этого коэффициента. Это может быть связано с выходом на пенсию некоторых сотрудников и заменой их молодыми специалистами.

Коэффициент замещения - разница принятых и уволенных к среднесписочной численности.

· 2009г.

· 2010г.

· 2011г.

Отрицательное значение данного коэффициента за 2010 год свидетельствует о том, что наблюдается превышение числа уволенных над числом принятых сотрудников.

2.4 Характеристика структурного подразделения администрации города Кемерово Управление делами

Управление делами является структурным подразделением администрации города Кемерово с функциональным подчинением и под отчётностью непосредственно заместителю Главы города, руководителю аппарата администрации.

Деятельность Управления направлена на организационное, материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города, городского Совета народных депутатов.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города Кемерово

Основные задачи Управления:

· организационное, техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города, Кемеровского городского Совета народных депутатов;

· формирование и проведение единой политики в развитии органов территориального общественного самоуправления в городе;

· обеспечение ведения делопроизводства, организация документооборота и контроля за исполнением документов.

В процессе своей деятельности Управление делами осуществляет следующие функции:

· ведёт работу с общественными формированиями города, со средствами массовой информации и общественно-политическими организациями;

· организует проведение встреч населения с Главой города, депутатами городского Совета народных депутатов, руководителями администрации и служб города;

· осуществляет планирование работы администрации города, городского Совета народных депутатов;

· осуществляет учёт, анализ и контроль по исполнению документов Администрации Кемеровской области, контрольных документов администрации города, городского Совета народных депутатов;

· осуществляет разработку и контроль за исполнением организационно-технических мероприятий при проведении выборов;

· организует и осуществляет делопроизводство в администрации, учёт входящей и исходящей документации, её рассылку адресатам, анализ документооборота;

· взаимодействует с приёмной по работе с обращениями граждан по организации исполнения писем и запросов депутатов Государственной думы и областного Совета народных депутатов, касающихся нужд населения города Кемерово.

Структура и штанное расписание Управления формируется в пределах установленного фонда оплаты труда, утверждаются Главой города по представлению заместителя Главы города Кемерово, руководителя аппарата.

В структуру Управления делами входят: организационный отдел, отдел делопроизводства и общий отдел (рисунок 7).

Организационный отдел осуществляет:

· перспективное и текущее планирование работы администрации города, контроль за выполнением планов;

· подготовку и проведение заседаний совещательных органов при Главе города;

· контроль за выполнением критических замечаний, поручений, обращений граждан, высказанных на встречах Главы города с населением;

· работу с депутатскими запросами;

· организационно-методическую помощь, муниципальной, окружным и участковым комиссиям в проведении избирательных кампаний;

· содействие развитию территориального общественного самоуправления населения, других общественных объединений, деятельности ЦРН;

· организация поздравления с юбилейными, профессиональными и общенародными праздниками;

· оказание организационно-методической помощи отделам организационно-массовой работы с населением ТУ

Отдел делопроизводства осуществляет:

· проверка проектов писем, подготовленных работниками администрации, за подписью Главы города;

· обработка распоряжений, постановлений, поступивших от Главы города (регистрация, рассылка), формирование электронной базы данных распоряжений и постановлений (сбор от исполнителей электронных версий документов, ведение в электронном виде регистрационных карточек на каждый документ);

· ведение реестра по внесению изменений в распоряжения, постановления или утрате их силы;

· подготовка постановлений, распоряжений для сдачи в архив;

· оформление подписки администрации города (1 раз в полугодие), подготовка документации для проведения конкурса;

· ведение реестров телеграмм, осуществление контроля за их исполнением.

Общий отдел осуществляет:

· контроль за содержанием и эксплуатацией инженерных сетей, технического оборудования здания администрации города и территории;

· техническое обеспечение проведения заседаний совещательных органов Главы города, городского Совета народных депутатов;

· учёт финансово-хозяйственной деятельности администрации города;

· контроль за соблюдением требований и правил охраны труда, техники безопасности муниципальными служащими;

· обеспечение муниципальных служащих оборудованием, канцелярскими принадлежностями.

3. Практический раздел

3.1 SWOT-анализ деятельности структурного подразделения администрации города Кемерово управление делами

Деятельность Управления направлена на организационное, материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города, городского Совета народных депутатов.

SWOT-анализ позволит выявить и структурировать сильные и слабые стороны департамента, а также потенциальные возможности и угрозы. Достигается это за счет сравнения внутренних сил и угроз департамента с возможностями. Исходя из качества соответствия, делается вывод о том, в каком направлении департамент должен развивать свою деятельность.

При составлении SWOT-анализа были использованы следующие данные:

1) Положение о структурном подразделении администрации города Кемерово Управление делами;

2) Отчеты о деятельности управления;

3) Статистические данные Кемеровской области;

4) Анализ структуры и динамики рабочей силы администрации города Кемерово.

SWOT-анализ деятельности структурном подразделении администрации города Кемерово Управление делами представлен в таблице 7. Балльная характеристика (от 1 до 3 баллов):

1 - присваивается фактору, оказывающему наименьшее влияние на предприятие;

2 - присваивается фактору, оказывающему некоторое влияние на предприятие;

3 - присваивается фактору, оказывающему максимальное влияние на предприятие.

Таблица 7. SWOT-анализ деятельности Департамента молодежной политики и спорта Кемеровской области

Сильные стороны 1. Стабильный руководящий состав (3); 2. Средний опыт работы сотрудников от 5-15 лет (1); 3. За 3 года увеличилось количество молодых специалистов (2); Большинство работников имеют высшее образование (3).	Слабые стороны 1. Высокая загруженность персонала делами (3); 2. Продолжительные, неудобные часы работы (2); 3. Отсутствие возможности повышения квалификации (2); Отсутствие возможности для продвижения по службе (3).
Возможности 1. Взаимодействие с ВУЗами (3); 2. Проведение семинаров для студентов специалистами управления (2); 3. Внедрение наставничества (3); 4. Введение систем выплат месячных и ежеквартальных премий (2); 5. Адаптация молодых работников (1).	Угрозы 1. Увеличение затрат на обучение новых специалистов (3); 2. Высокая утомляемость работников (2); 3. Снижение количества людей на рынке труда, желающих работать в управлении (2); 4. Сокращение штата сотрудников связанное с увольнением (3).

Сопоставление факторов внутренней и внешней среды позволило установить:

· среди сильных сторон наибольшее влияние имеют факторы - стабильный руководящий состав и наличие высшего образования у работников управления;

· среди слабых сторон выделяются факторы - высокая загруженность персонала и отсутствие возможности продвижения по службе;

· среди возможностей департамента большое значение имеет фактор - взаимодействие управления с ВУЗами и внедрение наставничества;

· среди угроз, стоящих перед управлением, наибольшую силу имеют такие факторы как - увеличение затрат на обучение новых специалистов и сокращение штата сотрудников .

На основе матрицы SWOT - анализа было выявлено, что основной проблемой в отделе Управление делами администрации города Кемерово является высокая текучесть кадров.

Исходя из подсчётов экспертной оценки, самым оптимальным вариантом решения данной проблемы в Управлении делами являются взаимодействие с ВУЗами и внедрение наставничества.

управленческий системный затраченный

Заключение

Выработка и принятие управленческого решения - узловая процедура в деятельности руководителя, которая определяет весь дальнейший ход процесса управления.

Решение относится к числу творческих операций в технологии управленческих работ. Однако, каждый менеджер должен хорошо разбираться не только в понятийном аппарате, но и достаточно квалифицированно при этом применять на практике:

- методологию управленческого решения;

- методы разработки управленческих решений;

- организацию разработки управленческого решения;

- оценку качества управленческих решений.

В данной курсовой работе был рассмотрен метод системного подхода и системного анализа в принятии управленского решения, который

· применяется для решения таких проблем, которые не могут быть поставлены и решены отдельными формальными методами;

· использует не только формальные методы, но и методы качественного анализа, направленные на активизацию использования интуиции и опыта специалистов различных областей знаний;

· объединяет разные методы с помощью единой методики.

Практическое применение системного подхода к разработке управленческих решений было рассмотрено на примере анализа деятельности, структурного подразделения администрации города Кемерово Управление делами, на основе которого была составлена матрица SWOT-анализа.

В результате проведенного анализа выявлена проблема - высокая текучесть кадров.

Список литературы

1. Башкатова Ю.И. Управленческие решения: учеб. пособие по изучению дисциплины, руководство, практикум, тесты и учебная программа / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. - М.: МЭСИ, 2005. - 184с.

2. Орлов А.И. Теория принятия решений: учеб. пособие / А.И. Орлов.- М.: Март. 2004.- 173с.

3. Теория управления: учеб. пособие / под ред. проф. В.Н. Бобриков. - Кемерово, 2009. - 222с.

Размещено на Allbest.ru

...