Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Нормативно-правовые основы организации делопроизводства в России
• 2. Унифицированная система документации (УСД)
• Заключение
• Список используемых источников


Введение

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основной объект делопроизводства - документ.

Документ - материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т. д.

С документации начинается и ею заканчиваются практически все операции и процессы управления. На составление, оформление, согласование, обработку документов и содержащейся в них информации работники управления расходуют значительную часть бюджета своего рабочего времени. Задача делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности организации.

В последнее время объем управленческой информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений значительно возрос, при этом происходят качественные изменения в документировании и документационном обслуживании деятельности аппарата управления.

Цель данной работы: изучение нормативно-правовых основ организации делопроизводства в России.

Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и списка используемых источников.

1. Нормативно-правовые основы организации делопроизводства в России

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила.

Нормативная база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В ее состав входят:

- правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

- правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами РФ и субъектов РФ утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, ФКЗ «О Правительстве Российской Федерации», ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ», ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), ФЗ: «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О некоммерческих организациях» и др.).

Общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Закон урегулировал отношения при создании и использовании информационных технологий. Кроме того он ввел важнейшую правовую норму в области документационного обеспечения - обязательность документирования. В частности, закон устанавливает, что:

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Положением о Федеральной архивной службе России.

Межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации осуществляет ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в ГК РФ. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует Постановление Госкомстата России от 5.01.2005 № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с ФКЗ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27.12.1995 № 1268.

Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил РФ, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов.

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (от 23.09.1992 № 3520-1).

Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон РФ от 25.12.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18.12.1997 № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»); наименований «Россия», «Российская Федерация» в названиях организаций (постановление Правительства РФ от 7.12.1996 № 1463); фирменных наименований (ГК РФ и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 № 24-ФЗ), «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (от 23.09.1992 № 3523-1). делопроизводство норма акт государство

Новые возможности для применения электронных документов открывает ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.

Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает ФЗ от 16.02.1995 № 15-ФЗ «О связи». Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», где были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях.

Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», в соответствии с которым основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты.

Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах:

1) Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК).

2) унифицированных систем документации (УСД).

ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Унификация обеспечивает установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы документации». В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30.01.1993 № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

В организациях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников.

Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.

Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: «Инструкция по делопроизводству», «Регламент», «Правила оформления документов», «Табель унифицированных форм документов», «Альбом бланков», «Альбом унифицированных форм документов», «Правила подготовки и оформления управленческих документов», «Инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа» и др.

В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения законодательных актов к документированию организаций различных направлений деятельности, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

2. Унифицированная система документации (УСД)

Среди действующих в настоящее время УСД центральное место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов..

На основе международных стандартов в России разработан ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных и коммерческих организаций. В нем четко прописана процедура определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Закреплены принципы ответственности: «ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами». Впервые указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть установлена должностными инструкциями и организационно-распорядительными документами, утвержденными руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представлен набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота: «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

Стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т.д. Один из разделов стандарта посвящен процессам управления документами и контролю за ними. Функции контроля делятся здесь на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения, что подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

Стандарт стал основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Со 2.07.2009 г. вступили в действие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477. Они внесли изменение в постановление Правительства РФ от 19.01.2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти теперь осуществляется в соответствии с этими Правилами, за исключением работы с документами, содержащими государственную тайну. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Ha основе указанных Правил, федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Однако этот документ не отменил Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8.11.2005 № 536), которая в отличие от Правил содержит подробные рекомендации по всем направлениям работы с документами.

Государственная архивная служба РФ также конкретизировала некоторые положения Правил, подготовив Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Правила дают определения таким понятиям как «документирование» (фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке), «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия документа» и т.п. Особое значение имеет раздел VI Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и Приложение «Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

В современной России на основе действующих стандартов и правил разрабатываются ведомственные инструкции по работе с документацией. Например, приказом Минфина РФ от 15.0.2008 г. утверждена инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации, приказом МВД РФ от 4.05.2010 г. № 333 утверждена «Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях». Данный документ пошагово описывает порядок документирования и устанавливает правила регистрации обращений в органы МВД.

Заключение

Таким образом, нормативно-правовую базу делопроизводства составляют совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления.

Список используемых источников

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. - М.: КноРус, 2007. - 248 с.

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2006. - 272 с.

4. Делопроизводство: учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364 с.

5. Квеско С.Б. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. - Томск: Изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

6. Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство / В.С. Пташинский, И.В. Клоков. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

7. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - М.: Юстицинформ, 2005.- 192 с.

Размещено на Allbest.ru