Управление проектами

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом общих признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

- направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

- координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;

- ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. Вот некоторые из них. Проект можно представить как замысел, идею, образ, воплощенные в форму описания, обоснования, расчетов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.

В хозяйственной, практической деятельности под проектом понимается ограниченный во времени сложный комплекс работ, направленный на достижение уникальной или оригинальной цели.

Ряд специалистов в качестве основополагающего принимает следующее определение: «проект - это комплексное, неповторяющееся мероприятие, предполагающее внедрение нововведений, ограниченное по времени, бюджету и ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности заказчика».

С научной точки зрения проект можно определить как «системный комплекс плановых (финансовых, технологических, организационных и пр.) документов, образующих комплексно-системную модель действий, направленных на достижение оригинальной идеи». То есть сам проект не следует понимать как особый вид деятельности по менеджменту чего-либо. Проект - это всесторонний план, полноценная модель действий. Проект необходимо разработать и реализовать, что и составляет содержание управления проектами.

Таким образом, проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Временный характер проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или признано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте. «Временный» не обязательно предполагает краткую длительность проекта. «Временный», как правило, не относится к создаваемому в ходе проекта продукту, услуге или результату. Большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата. Проекты также могут приводить к воздействиям на социальную, экономическую и экологическую среду, превышающим длительность самого проекта.

Каждый проект приводит к созданию уникального продукта, услуги или результата. Несмотря на то, что в результатах проекта могут присутствовать повторяющиеся элементы, их наличие не нарушает принципиальной уникальности работ по проекту.

Текущая деятельность, как правило, представляет собой повторяющийся процесс, поскольку выполняется в соответствии с существующими в организации процедурами. И, наоборот, по причине уникального характера проектов, возможна неопределенность в отношении продуктов, услуг или результатов, создаваемых в ходе проекта. Задачи по проекту могут быть новыми для команды проекта, что обусловливает необходимость более тщательного планирования, в отличие от рутинных работ. Кроме того, проекты предпринимаются на всех уровнях организации. В проекте может участвовать один человек, одно структурное подразделение или несколько структурных подразделений организации.

Отличительными чертами проекта являются: направленность на достижение конкретных целей; координированное выполнение взаимозависимых действий; ограниченность во времени с четко определенными началом и завершением; уникальность.

1. Направленность на достижение очерченных целей. Четкая постановка конечной цели проекта оказывает содействие успешной его реализации при условии правильного формулирования промежуточных взаимозависимых целей. Реализация проекта означает последовательное достижение целей с наиболее низкого уровня к высшему, то есть к достижению конечной цели.

2. Координированное выполнение взаимозависимых действий. Одни действия необходимо выполнять параллельно, другие - последовательно, и любое нарушение порядка их выполнения может поставить под угрозу выполнение проекта вообще.

3 Ограниченность во времени. Проекты выполняют на протяжении определенного времени (как правило, его определяют заранее), по возможности более четко очерчивая начало и завершение. Ручательством успешной реализации проекта является оптимальное распределение усилий и ресурсов во времени, которое обеспечивается приведением в порядок последовательности выполнения работ и мероприятий в границах проектной деятельности. В отличие от производственной системы проект является одноразовой, а не циклической деятельностью. Тем не менее, проектный подход все более часто применяют и к непрерывному производству. Например, существуют проекты выполнения заказов, где предусмотрены договорные сроки снабжения.

4 Уникальность. Каждый проект имеет отличительные особенности и признаки. Не существует идентичных проектов, даже если они предусматривают выполнение одинаковых действий.

Проект закрывается, когда результаты достигнуты или когда выясняется, что цели проекта недостижимы.

Успешным считается проект, если результат отвечает ожиданиям заказчика. Успех проекта во многом зависит от точного определения цели.

Цели проекта -- это желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения.

Цели проекта описывают весь спектр основных вопросов, связанных с проектом и состоят из трех основных составляющих:

- результаты (продукция и услуги требуемого качества),

- время (длительность и конкретные даты),

- издержки (человеко-часы и затраты).

В результате проекта могут получиться:

- Продукт и производимое изделие, которое можно измерить. Оно может быть конечным звеном производственной цепи или элементом;

- Предоставление услуги;

- Документы, информация и пр. (например, исследовательский проект (новая техническая разработка).

Проекты неоднозначны по масштабам своей реализации, а также по поставленным целям, области применения, предполагаемым результатам.

По составу и структуре проектов и его предметной области проекты разделяются на:

- монопроект,

- мультипроект,

- мегапроект.

Монопроект направлен на реализацию одной генеральной идеи, цели.

Мультипроект ориентирован на реализацию комплекса целей и задач, охватывающие различные сферы -- социальную, экономическую, техническую и.т.п.

Мегапроект -- это широкомасштабный проект, ориентированный на решение глобальной задачи, привлечение множества ресурсов и длительный период выполнения.

Типы проектов выделяют по основным сферам деятельности:

- социальные,

- экономические,

- организационные,

- технические.

Социальный проект ориентирован на достижение социально-значимых результатов.

Экономический проект направлен на увеличение прибыли.

Организационный проект применяют в целях повышения эффективности функционирования организации и ее отдельных структур, подразделений.

Технический проект ориентирован на модернизацию и техническое усовершенствование.

Виды проектов выделяют по характеру области деятельности:

- учебно-образовательные,

- исследовательские,

- развитие персонала,

- новые технологии,

- инвестиционные,

- смешанные.

Целью учебно-образовательного проекта будет получение знаний, умений и навыков в какой-либо наиболее востребованной для организации сфере.

Основным назначением исследовательского проекта будет научно-практические разработки, эксперименты по повышению деятельности компании в целом и в отдельных проблемных зонах.

Ориентиром проекта для развития персонала станет направленность на повышение эффективности в области управления персоналом.

Целью проекта по новым технологиям станет использование уже разработанных современных технологий применительно к конкретной организации.

Инвестиционный проект - проект, воспроизводящий и развивающий текущие направления деятельности, приносящий операционный доход (инновационный проект), и проект, создающий новые направления (венчурный проект), которые будут приносить инвестиционный доход.

С точки зрения использования результатов проекты можно разделить на:

- исследовательские - направленные на дополнительное исследование проблемных ситуаций;

- пилотные - направленные на разработку новых решений и их апробацию с целью выявления технологических проблем;

- модельные - направленные на обобщение опыта и оптимизацию процессов производства и управления;

- внедренческие - направленные на достижение экономического эффекта от внедрения отработанных модельных технологий.

Также существуют и другие классификации типов проектов.

Каждый вид проектов имеет свои особенности, ограничения и требования по внедрению, которые необходимо учитывать при разработке структуры проекта.

2. Структура управления ресурсами проекта

Любая организационная система, проект не является исключением, представляет собой сложную систему обязанностей в процессе созидательной деятельности. Управление проектом, само по себе, является основной функцией проекта, как динамической системы. Однако эта основная функция может быть представлена некоторыми ее составляющими, иначе говоря, подфункциями. Можно выявить наиболее общие подфункции управления проектом, относящиеся к любому проекту.

В процессе осуществления проекта и управления им во всех подсистемах и на всех фазах жизненного цикла выполняются определенные системные функции, такие как:

1) Планирование - деятельность, направленная на разработку плана. Планирование как функция управления включает определение стратегий, политики, процедур для реализации проекта. Планирование в проектной среде можно определить как предварительную проработку и выбор прогнозных решений по реализации проекта в условиях различных альтернатив, базирующихся на знании предметной области и возможных неопределенностей (рисков) реализации проекта. При этом, в контексте управления проектами планирование включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В управлении проектами планирование воплощает в себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Планирование охватывает все фазы проектного цикла и является непрерывным процессом. Она начинается с участия проект-менеджера в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление конкретных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается лишь при завершении проекта. Принятые в процессе планирования решения должны обеспечить реализуемость проекта в заданные сроки и минимальной стоимостью и затратами ресурсов и при высоком качестве выполнения работ. Одна из основных целей планирования - интеграция участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта. Планирование является основой контроля, учета и оперативного управления.

2) Организация. В широком смысле организация понимается как совокупность структуры системы и способов функционирования ее элементов. Применительно к управлению проектами организация рассматривается как одна из основных функций и как организационная форма деятельности. Организация как функция представляет собой процесс упорядочения, согласование взаимодействия более или менее дифференцированных частей целого. Иными словами, это совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между элементами проекта.

3) Контроль жизнедеятельности проекта - функция управления проектом, включающая процессы наблюдения за ходом реализации проекта с целью проверки соответствия фактического выполнения запланированным показателям, предусмотренным планами, контрактами, соглашениями и т.д. Функция контроля проекта выполняется на всех фазах и во всех его подсистемах и включают: контроль издержек, контроль сроков и продолжительности работ, контроль качества, контроль рисков, контроль бюджет проекта, контроль выполнения решений, контроль материально-технических запасов по проекту и т.д.

4) Мотивация. Процесс побуждения в личности желания работать для достижения целей организации при одновременной реализации его собственных целей. Следует различать мотивацию, как исследование побудительных причин действий человека, и мотивацию, как способ воздействия на поведение человека. Ранее исследование этой проблемы являлась уделом преимущественно специалистов, однако, в связи с бурным развитием и усложнением социальных и экономических отношений, радикальным усложнением коммуникаций, возникла настоятельная необходимость создания таких технологий мотивации, которые были бы достаточно эффективны, в то же время, применимы в повседневной практике деловых отношений. За последние 40 лет мотивация как прикладная область знаний развивалась особенно активно и, как следствие этого, появился целый ряд упрощенных теоретических моделей, основанных на результатах психологических исследований.

5) Оперативное управление. Процесс практического воплощения программ и проектов в каждой из областей деятельности, изменения и оценки результатов, а также сравнения достигнутых результатов с поставленными целями. Оперативное управление можно рассматривать и как самостоятельную подсистему управления, и как одну из основных функций управления проектом. В этой связи целесообразно обозначить подсистему как «управление изменениями», а функцию как «оперативное управление».

Таким образом, управление проектами, используя современные научно-технические и экономические знания, разнообразную технику управления, специальные организационные формы и проектно-ориентированные структуры, позволяет принимать соответствующие решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат.

«Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

- процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

- процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

- процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

- процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

- процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

- процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу».

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации). В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

- Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.

- Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.

- Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

«Управление проектами - интегративное начинание, требующее, чтобы каждый процесс, относящийся к проекту и продукту, был надлежащим образом взаимосвязан с другими процессами для облегчения координации».

Действия, предпринимаемые во время одного процесса, обычно влияют на этот процесс и прочие связанные с ним процессы. Например, изменение содержания обычно влияет на стоимость проекта, но может и повлиять на план коммуникаций или качество продукта. Эти взаимодействия в рамках процесса часто требуют поиска компромиссов между требованиями и целями проекта; кроме того, определенные компромиссы относительно исполнения будут различаться от проекта к проекту и от организации к организации. Успешное управление проектами должно включать в себя активное управление этими взаимодействиями, чтобы удовлетворить требования спонсора, заказчика и прочих заинтересованных сторон проекта. При некоторых условиях процесс или набор процессов необходимо повторить несколько раз, чтобы достичь требуемого результата.

Проекты существуют в рамках организации и не могут функционировать в качестве закрытой системы.

Они требуют наличия входных данных из организации и извне, а в ответ они предоставляют организации новые возможности. Процессы проекта могут создавать информацию, которая улучшит управление будущими проектами.

3. Практическая часть

Фирма решила организовать новое производство пластмассы с улучшенными показателями качества. Проект участника предусматривает выполнение строительно-монтажных работ в течении 3-х лет. Начало функционирования участка планируется осуществить сразу же после окончания строительно-монтажных работ. Остальные исходные данные приведены в табл. 1.

Таблица 1

Индексы показателей по годам

Значения капитальных вложений (К), объема производства (Nпр.), цены (Ц), постоянных затрат (Р п.), налогов (Н), величины ликвидной стоимости (Z) и нормы дисконтирования (Е) для единичного индекса приводятся в табл. 2.

Таблица 2

Исходные данные

Определить показатели внутренней нормы доходности, чистого приведенного дохода, индекса доходности, дисконтированного срока окупаемости инвестиций. Расчет внутренней нормы доходности подтвердить графиком.

Установить экономическую целесообразность организации производства пластмассы. Кредиты банка не предусматриваются.

Решение задачи по 9-му варианту

Решение задачи без учета кредита.

Приступая к решению задачи, необходимо прежде всего трансформировать данные, выраженные через индексы, в абсолютные цифры. Такая расчетная операция произведена, а ее результаты на начало соответствующего года представлены в табл. 3.

Заполнение исходной информационной части таблицы производится путем умножения индекса показателя на его величину при единичном индексе. Например, при определении капитальных вложений для первого года необходимо индекс показателя 1,8 умножить на 8400, результат (15120) занести в первую строку 2-го столбца. Затем требуется определить цену товара для седьмой строки (6-го года), которая определяется как умножение цены товара на индекс изменения цены за данный год, отраженный в табл. 1. (7,06x1,11=7,836). Полученный результат заносится в таблицу. Аналогично заполняются все клетки первых семи столбцов.

Три последних столбца таблицы рассчитываются по соответствующим формулам.

Таблица 3

Расчет прогнозируемых показателей по годам реализации проекта

Пример определения показателей последних трех столбцов табл.3 (на примере пятой строки).

Первый показатель -себестоимость единицы продукции (С):

(1)

С= 2,32+=4,62 у.е./м²;

Второй показатель - балансовая прибыль:

(2)

Третий показатель - чистая прибыль (ЧП)

ЧП=ПбН (3)

ЧП=4034017000=23340 тыс.у.е

Аналогично заполняются все остальные строки последних трех столбцов таблицы.

Полученные результаты необходимо свести в табл.4.

Таблица 4

Исходные данные для расчета инвестиционных показателей

Решение производиться в табличной форме (табл.5)

Таблица 5

В тыс.у.е.

Определяем показатель приведенного чистого дохода (ЧПС,NPV) формула:

(4)

где Р_t- результаты, достигаемые за определенный момент времени;

З_t - затраты, осуществляемые за этот же период времени;

Е -норма дисконта, равная приемлемой для инвестора норме дохода на капитал;

t- периоды инвестирования;

Т- горизонт расчета;

-дисконтный множитель, или коэффициент приведения по времени результатов и затрат;

I₀- единовременные инвестиционные вложения на начальном этапе инвестирования.

ЧПС =79987-43933=36054 (у.е)

Критерий ЧПС 0 - проект эффективен.

Определяем показатель индекса доходности.

Данный метод оценки эффективности инвестиций представляет собой отношение дисконтированных денежных потоков к приведенным инвестиционным расходам:

, (5)

где К- капитальные вложений в проект на первоначальном этапе инвестирования;

З_t-1 - затраты без учета начальных капиталовложений.

ИД1- проект эффективен.

Определение срока окупаемости инвестиций.

, (6)

где ;

?I - сумма инвестиций, вложенных в проект;

CF_год - денежный поток за опрееленный перио времени.

(лет)

Исходя из произведенных расчетов можно сделать вывод о целесообразности инвестиционного проекта его реализации, так как все параметры эффективности значительно лучше нормативных значений.

Заключение

Управление проектом - это сложный процесс, включающий в себя определенные этапы. На каждом из этих этапов необходимо постоянно контролировать процесс принятия управленческих решений, проводить доскональный мониторинг.

От проведения данных процедур во многом зависит успешность всего проекта в целом.

Для того, чтобы проект был претворен в жизнь, необходимо четко спланировать множество деталей:

· Структуру кадров

· Обеспеченность финансами

· Будущие объемы продаж и цены на продукцию прочее.

От того, как правильно составлен проект в целом зависит успех будущего проекта, динамика роста объемов производства и прибыльности.

В данной работе была сделана попытка раскрыть особенности управления проектами и процесса создания.

В первой главе рассматривались вопросы классификация проектов и структура управления ресурсами проекта (планирование, организация, мотивация, контроль).

Вторая глава носила практический характер, в ней мы производили расчёты оценки эффективности инвестиционного проекта по организации нового производства пластмассы.

Таким образом, все необходимые показатели инвестиционного проекта определены, и можно сделать вывод о целесообразности его реализации, так как все важнейшие параметры эффективности (внутренняя норма доходности, чистый приведенная стоимость, индекс доходности, срок окупаемости) значительно лучше нормативных.

Общая картина по результатам курсовой работы говорит о том, что проектный менеджмента как научное направление переживает в настоящее время процесс своего концептуального оформления, и этот процесс ещё далёк от завершения. Однако некоторые вопросы, затронутые в курсовой работе, нуждаются в более подробном изучении.

Список использованных источников

1. Балашов А. П. Основы менеджмента : учебник / А. П. Балашов. Москва: Вузовский учебник, 2008. 288 с.

2. Баранчеев В. П. Управление инновационными проектами / В. П. Баранчеев. Москва : Благовест-В, 2008. 192 с.

3. Володин В. В. Управление проектами : учеб. пособие / В. В. Володин. Москва : ММИЭИФП, 2009. 181 с.

4. Грашина М. Основы управления проектами / М. Грашина, В. Дункан. Санкт-Петербург : Питер, 2009. 204 с.

5. Денисова А. В. Как стать мастером проекта / А. В. Денисова // Управление персоналом. 2010. № 1-2. С. 58-61.

6. Емельянов Ю. Управление инновационными проектами в компании / Ю. Емельянов // Проблемы теории и практики управления. 2011. № 2. С. 26-39.

7. Зарницына К. Управление проектами на предприятии : оценка эффективности / К. Зарницына // Проблемы теории и практики управления. 2009. № 7. С. 106-111.

Размещено на Allbest.ru