Организация работы с официальными документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Департамент образования города Москвы

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

Колледж Связи №54

Самостоятельная работа

По дисциплине «ДОУ»

Работу выполнила

студентка гр.2-ЭКБ-9.7

Мизва П.

Преподаватель Бобылёва Г.А.

Москва, 2014 г.



1. История делопроизводства

оформление правило документация документооборот

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Стадии ДОУ:

Создание документов (документирование);

Организация движения и учёта документов (документооборот);

Хранение документов (архивное дело).

Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека держатся на информации и достижениях информатики - науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения. Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачетная книжка, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в записной книжке, конспектируем лекции, читаем книги, газеты, покупаем компакт-диски с различными записями. Все это тоже документы. Они сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

История складывания и развития делопроизводства, развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, этапы работы с ним - само по себе очень интересно. Если взять любое учебное пособие по документоведению, то практически в каждом учебнике есть немного из истории делопроизводства. Чтобы не упустить ни один момент из истории делопроизводства, пришлось прочитать много литературы. Очень интересен, в этом плане, оказался учебник «Документоведение» автор Н.С. Ларьков. Там дается очень много интересной информации об истории делопроизводства, о документе в целом. Также мне очень помогли в изучении истории делопроизводства такие учебные и практические пособия как: «Секретарское дело» автор Т.Н. Бондырева, «Организация работы с документами» под редакцией профессора В.А. Кудряева, «Современное делопроизводство» автор М.И. Басаков, очень помог журнал «Секретарское дело». Задачи моей работы заключаются в том, чтобы выяснить, как складывалось делопроизводство в Древнерусском государстве, как формировалось приказное делопроизводство, что нового было создано при системе коллежского делопроизводства. Также моя задача - рассмотреть систему министерского делопроизводства, рассказать о попытках реформировать сложившуюся систему делопроизводства, а также, рассказать о состоянии и перспективе развития делопроизводства в современной России.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Поэтому уже в глубокой древности люди пытались найти способы и средства для преодоления этого недостатка. Так, еще две с половиной тысячи лет назад в Персии в эпоху правления царя Кира с целью быстрой передачи его приказов и иных важных сообщений расставлялись на определенном расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным голосом. Они криком передавали по цепочке информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение на расстояние месячного перехода. Аналогичным образом поступали древние галлы. Однако такой способ не гарантировал получателю поступление неискаженной информации.

Трудно было также, и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Отделение информации от субъекта и первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведенный древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. Впоследствии возникло более сложное, так называемое «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств и т.п.

Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло, зародившееся еще около 35 тыс. лет назад, палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закрепляющемуся в документах. В конце IX в. этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права - Русской Правде. Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. В период с XV по XVII вв. делопроизводство получило название «приказного». Следующий этап становления российского делопроизводства XVIII в. связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Этот этап получил название «коллежское делопроизводство». В начале XIX в. (1801-1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917г.) получила название «министерской». Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973 гг.) - от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991 гг.) - годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий. Каждый из этих периодов развития делопроизводства внес свои незаменимые традиции и нормативы в области создания и оформления документов.

2. Протоколы и правила их составления

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

џ заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и

џ разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовым (текстовый способ документирования),стенографическими(текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола),фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

- полное наименование организации или предприятия;

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

- наименование структурного подразделения;

- гриф утверждения;

- отметка о наличии приложений;

- место (помещение, офис) и время проведения заседания;

- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;

- дата подписания протокола;

- способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

1. протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия ( ООО “ Компания «Пятый элемент» Филиал Северо-Западный»

2. протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (ОАО «Реммеханизация» Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности)

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными.

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п.

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Содержательная часть протокола, текст

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка. (Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.(Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.)

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Повестка дня:

Об утверждении Учетной политики на 2011 г.

Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.

О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).

Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Отметка о заверении копии протокола

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.



3. Составление сравнительной таблицы (по нескольким основаниям) кадровая документация и организационно-распорядительная документация

№ п/п	кадровая документация	организационно-распорядительная документация.
Назначение
	Основное назначение кадровой документации - придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.	Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Использование
	Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1	Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий и организаций



4. Составить перечень требований к финансово-расчетным документам в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

5. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

џ прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

џ предварительное рассмотрение и распределение документов;

џ регистрация документов;

џ контроль за исполнением;

џ информационно-справочная работа;

џ исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

џ отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

џ поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

џ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

џ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Учет объема документооборота предприятий и организаций

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Величина документооборота нужна для:

1. расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

2. расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

3. определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

6. Принципиальная схема документооборота среднего и крупного предприятий

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

отправка или направление в дело.



7. Составление структурной схемы по организации хранения документации в банковских организациях

Все документы должны быть разделены по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если в организации несколько расчетных счетов, то для каждого необходима своя папка, если счет валютный - следует на обложке и корешке указать валюту счета.

Выписки по каждому счету добавляются в хронологическом порядке, к выпискам уже подшиваются платежные документы и обоснования для платежа на каждый операционный день.

При работе с валютными счетами необходимо организовать отдельные папки для хранения документов валютного контроля. К ним относятся паспорта сделок, справки-подтверждения выполненных работ/услуг, справки о валютных операциях. Их также необходимо вести в разрезе контрагентов.

При больших объемах документации составляются реестры, в которых указывается номер документа, сумма и его дата.

8. Машиночитаемый документ

Машиночитаемый документ (МЧД) - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. МЧД создаются средствами вычислительной техники (ВТ) с использованием машинных носителей: гибких магнитных дисков, магнитных лент, магнитооптических дисков и т.д. В виде МЧД обычно хранятся программы для информационных технологий (ИТ), документация и данные, полученные в результате функционирования программ.

МЧД может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой. МЧД может быть записан на один или несколько машинных носителей. На одном машинном носителе может храниться несколько документов.

Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят:

- код

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

- код формы документа;

- название документа;

- дата изготовления документа;

- код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6.10.4-84).

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограмм записываются по классификатору предприятий и организаций. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: код населенного пункта, где находится организация - создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с классификатором обозначений объектов административно-территориального деления и наименование населенного пункта.

Код и название формы документа записываются по действующим классификаторам управленческой документации.

Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1-88 с указанием времени записи документа, позволяющим идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должно быть зарегистрирована в организации - создателе документа.

Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и расположения определяются требованиями унифицированных систем документации, а в случае их отсутствия - в соответствии с требованиями отраслевых стандартов и настоящих общих требований.

В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями. На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации - создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

Размещено на Allbest.ru

...