Культура діловодства в сучасних установах України: становлення, технологія, організація, керування

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

УДК 0651.4/9 (043.3)

КУЛЬТУРА ДІЛОВОДСТВА В СУЧАСНИХ УСТАНОВАХ УКРАЇНИ: СТАНОВЛЕННЯ. ТЕХНОЛОГІЯ, ОРГАНІЗАЦІЯ, КЕРУВАННЯ

Спеціальність 07.00.10 - документознавство, архівознавство

АВТОРЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата історичних наук.

ПАЛЕХА ЮРІЙ ІВАНОВИЧ

Київ 2005

Дисертацією є рукопис.

Рукопис виконано в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України.

Науковий керівник: доктор історичних наук, профессор Кулешов Сергій Георгійович Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, зав. відділом документознавства

Офіційні опоненти: доктор історичних наук, професор Слободяник Михайло Семенович Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, завідувач кафедри документальних комунікацій

кандидат історичних наук Виноградова Олена Борисівна Державна історична бібліотека України, директор

Провідна установа: Київський національний університет імені Тараса Шевченка, кафедра архівознавства та спеціальних галузей історичної науки.

Захист відбудеться 15 червня 2005р. о 10 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради К 26.864.01 в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства: Київ - 03110, вул. Солом'янська, 24.

Із дисертацією можна ознайомитись у Науково-довідковій бібліотеці центральних державних архівів України: Київ, 03110, вул. Солом'янська,24.

Автореферат розіслано 9 квітня 2005р.

Вчений секретар

спеціалізованої вченої ради С.А. Зворський

Загальна характеристика роботи

Актуальність теми дослідження. Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями^** У дисертації державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації названо одним терміном - “установа”.. Реалізація цих процесів пов'язана із підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства. Водночас поняття “культура діловодства”, хоча і є часто вживаним у спеціальній літературі, ще не обиралося об'єктом наукового аналізу, ґрунтовно не досліджувались передумови формування сучасної вітчизняної культури діловодства та її елементів з позицій як управлінського документознавства, так і як складової інформаційної культури та технології менеджменту.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв'язку. Тому синтетичний підхід до зазначеної теми є домінантою здійсненого нами дослідження культури діловодства як комплексного явища, що у кінцевому підсумку сприятиме виробленню цілісного уявлення про неї як про один із основних важелів ефективного державного управління взагалі та керування конкретною установою зокрема.

Стан наукової розробки теми. Культурний аспект документаційного забезпечення управління стисло охарактеризовано в публікації М. В. Ларіна. Питання технологічної культури діловодства та історії її формування в Російській імперії та СРСР порушувалися у працях К. Г. Мітяєва, М. В. Ларіна, Т. В. Кузнєцової, М. П. Ілюшенко, А. М. Сокової, М. М. Щегала, В. Ф. Янкової, однак багатоаспектний аналіз культури діловодства в них відсутній.

Низка розвідок присвячена історії діловодства в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов'язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної культури діловодства. Це, зокрема, публікації І. О. Ворончук, Ю. І. Палехи, Н. С. Костинської, О. М. Загорецької, С. Г. Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І. Є. Антоненко, Н. І. Гончарової, О. М. Загорецької, С. В. Сельченкової. Проблеми комп'ютеризації діловодства, електронного документування та електронного документообігу розглянуто в багатьох роботах, серед яких слід відзначити узагальнюючі праці А. О. Пєстрєцова, Г. Г. Асеєва, А. Л. Маньковського. Разом з тим, технологічна сторона культури діловодства та її інформатизаційний (інформаційно-технологічний) аспект не отримали належного відображення в цих публікаціях та роботах.

Теорію діловодства як певну сукупність наукових знань та складову дисциплін документологічного циклу розглядали у свої публікаціях О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка. Певною мірою проблеми формування таких знань під час вузівської підготовки в Україні документознавців, фахівців у межах спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність”, а також зарубіжний досвід навчання керуючих документацією розглядали Г. В. Власова, О. Б. Виноградова, Н. А. Гайсинюк, Н. І. Гончарова, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, І. С. Морозюк, І. П. Прокопенко, В. В. Терно, Л. Я. Філіпова. Водночас питання надання сукупності знань, умінь та навичок документознавців-організаторів діловодства, гуманізації їх підготовки, вирішення проблеми розроблення професіограм працівників служби діловодства не отримали повного відображення у цих публікаціях. Найбільше наближені до цієї тематики статті російського вченого Г. Г. Воробйова, який розробив інформаційно-психологічні моделі в документалістиці та узагальнив результати дослідження характеру фахівця, який працює з інформацією.

У підручнику “Организация работы с документами” (М., 2001), діловодство розглянуто в контексті не тільки його технології, а й у поєднанні з питаннями історичного формування та організації нормативно-методичного забезпечення, вирішення питань термінології діловодства й документної лінгвістики, змісту знань секретаря та застосування інформаційних технологій в організації управлінської діяльності. Разом з тим, зазначені компоненти як складові культури діловодства у ньому не аналізувалися, що пояснюється іншими завданнями навчального видання та його жанровою специфікою.

Безпосередньо загальна культура діловодства як складне явище в історіографії не розглядалася.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Проблематика дослідження пов'язана з основними напрямами науково-дослідної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД) (розділ 1.4 “Документознавство”). Дослідження також є складовою науково-дослідної теми “Сучасні вимоги до вдосконалення документаційного забезпечення управління”, що розробляється кафедрою документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності Європейського університету.

Мета дослідження - аналіз передумов формування та комплексна характеристика сутності і складових культури діловодства в сучасних установах України.

Завдання дослідження:

· проаналізувати сутність культури діловодства, з'ясувати зміст її складових та дати обґрунтоване визначення поняття “культура діловодства”;

· виявити основні історичні етапи формування сучасної вітчизняної культури діловодства в установах та охарактеризувати кожний з цих етапів;

· розглянути стан культури документостворення та організації роботи з документами в сучасних установах, а також рівень їхньої автоматизації, нормативного і методичного забезпечення як складових загальної культури діловодства;

· дослідити рівні професійної культури працівників служб діловодства установ;

· визначити зміст заходів щодо підвищення ефективності керування службою діловодства як засобу дотримання належного рівня культури в установі; діловодство культура документ історичний

Об'єкт дослідження -- культура діловодства та її складові в сучасних установах України.

Предмет дослідження -- становлення та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових культури діловодства в установах України.

Хронологічні межі дослідження охоплюють періоди від 1917 року - часу формування системи діловодства в державному апараті уряду Української Народної Республіки, до прийняття “Основних правил роботи державних архівів України” (2004 рік), що унормували принципи керування організацією діловодства в юридичних особах державними архівами.

Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу.

Джерельну базу дослідження становлять документи Центрального державного архіву вищих органів влади України ф. 14, 905, 1064, 1065, 1429, 2201, 3766, 4508), Центрального державного історичного архіву України, м. Київ (ф. 1235), збірники постанов і розпоряджень уряду УРСР, нормативно-правові акти сучасної України з часу проголошення її незалежності.

Наукова новизна роботи полягає в тому, що в ній вперше в українському документознавстві культуру діловодства установи розглянуто як комплексне явище, від рівня якого залежить ефективність виконання установою її профільних завдань. Виокремлено складові культури діловодства в установі, науково обгрунтовано чинники, що забезпечують досконалий рівень культури діловодства в сучасних установах. Розроблено модель організації служби діловодства в установі. Розглянуто вимоги до кваліфікаційних рівнів працівників служби діловодства установи з точки зору формування їх професійної та інформаційної культури.

Практичне значення роботи полягає в розробці науково-методичних рекомендацій підвищення рівня культури діловодства в установах. Ці рекомендації впроваджено у програмах занять курсів підвищення кваліфікації, науково-практичних семінарів та нарад, що систематично проводяться у Європейському університеті з працівниками служб діловодства та архівів установ України. Зазначені програми навчання реалізуються за допомогою провідних фахівців Державного комітету архівів України, УНДІАСД, інших архівних установ.

Результати дослідження використано під час удосконалення програмного комплексу “Автоматизована система діловодства “ДОК Проф^тм СТЕП-2.0”, вітчизняного розробника програмного забезпечення ТОВ “СВІТ ПРОФ”.

Апробація результатів дослідження. Результати дослідження, як у теоретичному, так і в прикладному аспектах, доповідалися на міжнародних науково-практичних конференціях “Інформаційні технології в економіці і бізнесі. Проблеми науки, практики і освіти” (Київ, 2003 та 2004 рр.); “Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики” (2004 р.); Міжнародній науковій конференції “Сучасний стан та перспективи розвитку документознавства” (2004 р.), а також на семінарі “Архів Верховної Ради України як складова національного архівного фонду” з завідуючими секретаріатами комітетів Верховної Ради України (Центральний державний архів вищих органів влади та управління України, м. Київ, 2005 р.).

Публікації. Основні положення дисертаційного дослідження викладено в одноосібно написаних підручниках і посібниках з діловодства, чотирьох публікаціях у наукових фахових виданнях, затверджених переліками ВАК України, статтях в інших наукових журналах та збірниках тез наукових праць загальним обсягом 46 д. а.

Структура дисертації. Дисертація складається із переліку умовних скорочень, вступу, чотирьох розділів (11 підрозділів), висновків, списку використаних джерел та літератури, додатків. Загальний обсяг дисертації становить 210 сторінок, у тому числі: основний текст - 169 сторінок, список використаних джерел та літератури, що містить 155 назв на 18 сторінках, та додатки на 9 сторінках.

Основний зміст дисертації

У першому розділі “Сутність культури діловодства” подано визначення поняття “культура діловодства”, розглянуто складові культури діловодства та її особливості як галузі наукових знань.

Перший підрозділ “Поняття “культура діловодства”. Складові культури діловодства” містить аналіз різних підходів до трактування поняття “культура”, на підставі чого обрано прийнятне його визначення для нашого дослідження. Запропоновано таке розуміння базового терміна дослідження - “культура діловодства”: комплекс найбільш стабільних та довготривалих характеристик стану роботи з документами, сукупність знань і умінь працівників служби діловодства щодо досконалого документаційного забезпечення управління.

Встановлено, що складовими культури діловодства є: регуляторна культура організації діловодних процесів; технологічна культура, тобто культура організації технологічних процесів та операцій - процесів документостворення, документообігу та збереження документів; інформаційна культура в діловодстві; професійна та організаційна культура працівників служби діловодства; культура керування нею.

У другому підрозділі “Особливості дослідження культури діловодства” висвітлено спектр наукових дисциплін та наукових напрямів, які формують сукупність знань з культури діловодства. Насамперед це теорія діловодства та управлінське документознавство, загальний та інформаційний менеджмент в установі, архівознавство та керування документацією (документаційний менеджмент), правознавство, документна лінгвістика та мовний етикет, інформатика та теорія комунікацій тощо.

Окреслено основні напрями дослідження культури діловодства, починаючи з визначення її ролі в системі сукупних культурних цінностей установи, місця в корпоративній культурі установи. Показано значення культури діловодства як механізму, що сприяє поліпшенню якості прийняття управлінських рішень. Автором наведено і проаналізовано основні чинники, що впливають на рівень документаційного забезпечення управління, а також розкрито особливості організації здійснення досліджень у цьому напрямі.

У другому розділі “Історичні передумови формування культури сучасного діловодства в Україні (1917-1990 рр.)” досліджено особливості створення, розвитку та удосконалення національної системи діловодства, починаючи з періоду формування органів управління Центральної Ради; визначено основні риси культури діяльності служб діловодства українських урядів 1917-1919 рр. і розглянуто загальні тенденції та періоди розвитку культури діловодства в УСРР-УРСР.

У першому підрозділі “Культура діловодства в державному апараті українських урядів 1917-1919 рр.” доведено, що вже в перші місяці існування Української Народної Республіки було вжито низку заходів щодо удосконалення культури діловодства в державному апараті: створено канцелярію Центральної Ради і канцелярії в державних секретаріатах; діловодство почало здійснюватися українською мовою з публікацією законодавчих документів паралельно російською, єврейською і польською мовами; впроваджено зразки оформлення розпорядчих документів; затверджено порядок офіційного опублікування і набуття чинності нормативно-правових актів; створено Секретаріат Державного Писаря; запроваджено посаду розпорядника справами Ради Народних Міністрів.

Період існування Української Держави також виявився досить плідним з огляду на заходи щодо поліпшення стану організації діловодства та архівної справи. А саме: було затверджено штатні розписи вищих державних установ, зокрема Державної канцелярії, служб діловодства міністерств та судових органів; визначено порядок затвердження журналів засідань Ради Міністрів; встановлено порядок підготовки проектів законів, винесення їх на обговорення, розгляд, затвердження та опублікування; створено чітку систему організації діловодства в урядових структурах та в Державному Сенаті; розроблено засади архівної реформи.

Доведено, що попри незначний час існування Директорії УНР, він позначений певними кроками щодо вдосконалення системи діловодства в державному апараті, зокрема, започаткуванням ведення протоколів засідань Ради Народних Міністерств, активним використанням в діловодстві архівних документів і їх збереженням, підготовкою ряду законопроектів про силу розпорядчих документів, особливості їх створення, форми і порядок оголошення.

У другому підрозділі “Основні тенденції розвитку культури діловодства в УСРР-УРСР” зазначено, що діловодство 1920-х років характеризувалося впровадженням українського ділового мовлення (але з початку 1930-х років вже спостерігався поступовий відхід від використання української мови у діловодстві), виданням низки навчальних та практичних посібників з діловодства, розробленням архівістами принципів експертизи цінностей документів і здійснення її безпосередньо в установах під контролем представників архіву. Підвищенню рівня культури роботи з документами, розробленню теоретичних засад виконання діловодних процесів мала сприяти діяльність створеного в 1921 р. Всеукраїнського інституту праці, правонаступником якого став Всеукраїнський інститут раціоналізації управління (ліквідований у 1934 р.). Однак частка наукових тем з удосконалення діловодства була незначною порівняно із загальною кількістю наукових робіт цих інституцій. Слід відзначити лише певні їх рекомендації щодо уніфікації форм документів, вибору раціональних методів їх обліку, реєстрації, контролю виконання. З середини 1930-х років роботу щодо раціоналізації діловодних процесів було передано галузевим відомствам, які розробляли інструкції та правила роботи з документацією для підвідомчих установ. Відсутність централізованого керування діловодством, порушення зв'язків діловодства та архівної справи, припинення розвідок з розроблення раціональних способів організації діловодства призвели до зниження культури праці у цій сфері практичної діяльності. У спеціальних публікаціях тих часів починають порушуватися питання щодо посилення ролі архівів у нормативному та методичному забезпеченні організації діловодства.

1950-1960-ті роки позначені реалізацією низки заходів у загальносоюзному масштабі щодо підвищення рівня культури діловодства: контроль та методичне забезпечення організації діловодства покладається на державні архівні установи, які починають видавати примірні номенклатури справ, інструкції з діловодства для всіх установ; в архівній періодиці (зокрема, республіканському журналі “Архіви України”) дедалі більше уваги приділяється матеріалам, присвяченим культурі діловодства; поступово виокремлюється вузівська спеціальність організатора державного діловодства (у єдиному на весь СРСР профільному вищому навчальному закладі - Московському історико-архівному інституті), започатковано підготовку секретарів-діловодів на базі середніх спеціальних навчальних закладів, створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи як головну наукову установу, що почав планово здійснювати дослідження з організації діловодства.

1970-1980-ті роки характеризуються розробленням та впровадженням в установах України Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), спробами застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів, виданням класифікаторів інформації та документації, державних стандартів, спрямованих на уніфікацію діловодної термінології, процесів створення управлінських документів та роботи з машиночитаними документами. Реалізація положень ЄДСД, впровадження державних стандартів та класифікаторів документації, методичних розробок сприяла підвищенню рівня культури діловодства.

Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових інформаційних технологій, відсутність умов впровадження Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою засадою для формування вітчизняної культури діловодства.

У третьому розділі “Культура технологічних процесів діловодства в установах сучасної України” розглянуто рівень культури реалізації основних діловодних процесів та операцій в сучасних установах України.

У підрозділі “Культура організації процесів документостворення” автором дисертації проаналізовано характеристики культури створення службового документа, що складається з процесів укладання тексту службового документа та його оформлення. Культура їх реалізації залежить від знання працівником служби діловодства нормативних документів та методичних розробок щодо підготовки документа, його уміння застосовувати уніфіковані форми документа, зокрема, засоби уніфікації тексту та уніфікований формуляр, що дає можливість ефективно використовувати мовні кліше й уніфіковану структуризацію тексту (зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця, симбіотичні форми), а також необхідний склад реквізитів і досконале їх розміщення в документі.

Рівень культури під час створення службового документа відображується насамперед у якості текстостворення: послідовності і стислості викладу тексту, його достовірності і переконливості, етичності й естетичності, нормативності та правовій грамотності, поліфункціональності, правильному встановленні берегів, виборі формату паперу для фіксування документної інформації, виготовленні бланків службових документів, застосуванні друкувальних засобів (наприклад, тільки лазерного принтера для документів постійного строку зберігання). Створення документів потребує від працівника служби діловодства певного рівня регуляторної культури, чіткого дотримання процедур погодження проекту тексту документа, його візування й подальшого затвердження.

У підрозділі “Культура організації процесів документообігу та зберігання документів” висвітлено основні елементи культури організації роботи зі службовими документами, зокрема, розглянуто процес реєстрації документів, які створює чи отримує установа, організацію їх виконання та контролю, формування документів у справи, а також оформлення їх для передавання до архіву установи.

Зазначається, що реалізація цього комплексу процесів роботи зі службовими документами потребує не тільки культури дотримання таких нормативних документів, як інструкція з діловодства й номенклатура справ установи, переліки документів зі строками їх зберігання (типовий та відомчий), а також принципів ділової необхідності, однократної реєстрації документів та принципу паралельності. Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, у більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю. Культура проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності. Особливе історико-культурне значення в діловодстві мають процедури проведення експертизи цінності службових документів, коли визначається їх історична, соціально-правова, практична чи інша культурна цінність.

У підрозділі “Інформаційно-технологічна культура діловодства” розкрито поняття та виокремлено основні складові інформаційної культури установи, описано структуру і подано функціональні характеристики систем автоматизації діловодних процесів, зокрема зарубіжних систем та їх вітчизняних аналогів. З'ясовано сутність інформатизації діловодних операцій, проаналізовано основні вимоги до створення і функціонування систем обігу документів з електронним носієм, розглянуто види підсистем його автоматизації, охарактеризовано етапи створення “електронної канцелярії”. Показано, що ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути: простота використання й управління; вартість у розрахунку на одного користувача, технічна підтримка і навчання персоналу; підтримка кількох типів клієнтів та дотримання стандартів управління складними документами.

Зауважено, що вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп'ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв'язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Особливу увагу звернуто на роботу вітчизняних автоматизованих системи діловодних процесів. Лише недавно на українському ринку почали з'являтись комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови і організації, нормативні вимоги, можливість адаптації і технологію автоматизації. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства та електронного документообігу значну частку займають вітчизняні системи: “Атлас ДОК” корпорації “Атлас”, “АСКОД” центру комп'ютерних технологій “ИнфоПлюс”, “Megapolis™. Документообіг” закритого акціонерного товариства “Софтлайн”, “ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0” товариства з обмеженою відповідальністю “СВІТ Проф”. Так, система “ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0” вже функціонує у багатьох установах країни. Зазначена система впроваджена також для навчання в Європейському університеті, де під керівництвом автора дослідження ведеться підготовка майбутніх документознавців.

Четвертий розділ “Культура керування організацією діловодства в установі” розпочато з викладу матеріалу підрозділу “Служба діловодства як об'єкт керування в установі”. У ньому подано визначення культури служби діловодства як комплексу відносин, норм, звичок, традицій і форм поведінки персоналу, що впливають на рівень корпоративної культури всієї установи. Наголошено на тому, що культура служби діловодства досягається завдяки раціональній практичній роботі з документацією, ефективному використанню документно-інформаційних ресурсів, впровадженню сучасних комп'ютерних технологій та чіткій регламентації документообігу, результатом чого буде виважене прийняття рішень на всіх рівнях управління. Показано залежність культури служби діловодства від визначених в установі цілей, застосовуваних інформаційних технологій, системи керування та організаційної побудови.

Визначено, що організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв'язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з'ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації.

У підрозділі “Напрями вдосконалення культури управління діловодством в установі” дано визначення поняття “культура керування діловодством” як сукупність теоретичних і практичних положень, знань і умінь керівника щодо упорядкування документування і управління документаційним забезпеченням через систему прийняття управлінських рішень, внесених в його технологію, що мають узагальнюючий характер і стосуються діяльності тієї чи іншої установи, організації, підприємства. Докладно описано основні напрями і принципи побудови культури управління діловодством, що можуть мати місце за наявності у керівника відповідних її складових.

Визначено, що до основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Показано, що саме культура управління діловодством має забезпечити єдину методологію її застосування в усіх підрозділах організації, що прагнуть якісно налагодити цей процес відповідно до діючих вимог. Зокрема, має бути визначена відповідальність працівників організації за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами в організації мають бути зафіксовані в інструкції, затвердженій вищим керівництвом, із зазначенням обов'язків усіх працівників, які створюють, забезпечують рух документів та відповідають за нього.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в установах незалежно від їх підпорядкування, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур.

Результати проведеного дослідження, узагальнені у підрозділі “Впровадження цілісної системи керування діловодством”, переконують, що культура керування діловодством - це насамперед побудова цілісної системи управління документаційним забезпеченням (СУДЗ), яка має впроваджуватись за певним стратегічним планом. Хоча специфіка діяльності, обсяги документообігу та структура установи можуть впливати на особливості впровадження СУДЗ, її стратегія має будуватися за певними циклами управління, включаючи збирання інформації й уточнення її призначення, визначення кінцевої мети, з'ясування відмінностей між можливими і бажаними результатами, оцінку альтернатив, розробку стратегічного плану, організацію виконання запланованих заходів, врахування особливостей перехідного періоду, а також контроль і коригування виконання плану.

У підрозділі “Вимоги до підготовки документознавців-організаторів діловодства” висвітлено вимоги до професійної культури майбутнього керівника служби діловодства, складовими якої мають бути конкретно-предметні знання, компетентність та професійна творчість, інформаційна, праксеологічна і рефлексивна культура, необхідні індивідуально-психологічні якості та акмеологічні інваріанти, а також гуманізація його підготовки.

Доведено, що гуманізація підготовки керівників служб діловодства має виявлятись у формуванні в них такої культури управління, яка б органічно поєднувала сприйняття загальнолюдських моральних цінностей з етикою індивідуальної відповідальності. Практичне вирішення цього завдання може здійснюватися за такими напрямами: пізнання основ загальної культури, формування економічної культури, розвиток правової культури і свідомості, виховання сучасного рівня політичної культури, вдосконалення психолого-педагогічної культури. Перелічені напрями подані на прикладі підготовки фахівців з документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності в Європейському університеті за кредитно-модульною системою навчання.

Результати здійсненого дослідження дали можливість дійти таких висновків:

1. Культуру діловодства установи слід трактувати як сукупність вимог до рівня організації і технологій роботи з документами, професійних знань, вмінь, навичок і організаційної поведінки працівників служби діловодства, керування нею та рівень реалізації цих вимог. Вона є складовою загальної інформаційної культури, з одного боку, та корпоративної (організаційної) культури установи - з іншого. Її рівень визначає ефективність організації керування установою у цілому і у підсумку впливає на функціонування цієї установи і виконання нею профільних завдань. Це зумовлює необхідність дослідження культури діловодства як складного комплексного явища, що значною мірою відрізняється від усталеного сприйняття технологічного образу діловодства.

2. Перші спроби формування вітчизняної культури діловодства були зроблені під час існування УНР, Української гетьманської держави та Директорії УНР. Цей період прикметний налагодженням системи діловодства в державному апараті українських урядів, здійсненням діловодства українською мовою, розробкою положень й відповідних зразків оформлення документації, затвердженням порядку надання юридичної сили нормативно-розпорядчим документам, створенням мережі архівних установ.

Впродовж 1920-х років в УСРР було певною мірою розвинуто окремі компоненти вітчизняної культури діловодства (українізація діловодства, уніфікація в оформленні службових документів), однак в організації досліджень з діловодства все більше був відчутним економічний аспект, що базувався на удосконаленні культури організації праці. У подальшому, у 1930-ті роки позначається вплив централізованого нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в УСРР-УРСР. Цей процес особливо став помітним у період 1950-1980-х років, коли радянська Україна брала участь у формуванні і впровадженні загальносоюзної технологічної культури діловодства.

Рівень регуляторної та технологічної культури у радянському діловодстві 1980-х років склав основу для формування власної культури діловодства у початкові роки існування незалежної України. Разом з тим, незважаючи на значні досягнення в уніфікації та стандартизації технологічних процесів створення управлінської документації, організації роботи з нею та обгрунтуванні засад документаційного забезпечення управління, цілісного уявлення про культуру діловодства за радянських часів не було сформовано. Низький рівень автоматизації процесів діловодства не дозволяв досліджувати їх як інноваційний напрям культури, поза увагою залишалися питання визначення змісту інформаційної культури в установі, однобічно розглядалися питання професійної культури працівників служб діловодства та керування цією службою в установі.

Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами з керування документацією, впровадження комп'ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

3. Компонентами культури діловодства слід вважати:

· регуляторну культуру організації діловодних процесів (культура нормативно-правового регулювання, наукового, нормативного та методичного забезпечення);

· технологічну культуру, тобто культуру організації технологічних процесів та операцій - процесів документостворення (культура укладання текстів документів і ділового мовлення, оформлення документів), документообігу (культура опрацювання документів, контролю за їх виконанням), та збереження документів (організація зберігання та збереженості документів, формування та оформлення справ, експертиза цінності документів);

· культуру застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інші елементи інформаційної культури (культура комп'ютерного діловодства, застосування документів з електронним носієм, електронного документообігу, засобів електронного зв'язку, корпоративних та світової електронних мереж, культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації, підготовки інформаційно-аналітичних документів);

· організаційну культуру працівників служби діловодства (поєднання знань, умінь, навичок, відносин її працівників) та культуру організації діловодних процесів (як елементів професійної культури відповідальних за діловодство в підрозділах установи);

· культуру керування службою діловодства (елемент управлінської та правової культури керівника установи та керівника служби діловодства).

4. Підвищення рівня вітчизняної культури діловодства має відбуватись шляхом подальшого розроблення нормативно-правового та методичного забезпечення організації діловодства в країні, яке повинно грунтуватися на масштабних та багатоаспектних наукових дослідженнях з позицій документознавства, правознавства, загального та інформаційного менеджменту, інформатики, професіології. Це дозволить удосконалити технологічну культуру документостворення та документообігу у межах діловодства, забезпечить правомірність надання та реалізацію юридичної сили управлінським рішенням за допомогою управлінських документів щодо керування установою, а також збереженість документної управлінської інформації у службі діловодства та архіві установи.

Складовою загальної технологічної культури діловодства в установі є інформаційно-технологічна культура, яка насамперед виявляється за рахунок впровадження сучасних засобів інформатизації. Головною умовою забезпечення високого рівня культури діловодства є сумісність правил щодо створення, обігу та зберігання документів з паперовим носієм та документів з електронним носієм. Іншим компонентом є інформаційна культура працівників служби діловодства, яка проявляється в уміннях користування засобами комп'ютерного діловодства, пошуку необхідної офіційної інформації, підготовці аналітичних, фактографічних та інших інформаційних документів для забезпечення прийняття ефективних управлінських рішень.

Перспективним є застосування моделі культури служби діловодства, яка базується на комплексному аналізі її завдань та функцій як підрозділів служби, так і обов'язків й повноважень її працівників. Пропонована модель має застосовуватися під час організації служби діловодства, її реорганізації, оцінювання діяльності, набору та атестації персоналу, а також керування нею вищим керівництвом як одним з основних підрозділів установи.

Напрями змісту вузівської підготовки документознавців-організаторів діловодства, а також питання підвищення кваліфікації практичних працівників служб діловодства та архівів установ повинні відображати всі компоненти формування культури діловодства. Професійна культура документознавця має складатись із знання ним нормативно-розпорядчих актів, нормативних документів, методичних розробок, наукової літератури з організації діловодства, операцій технологічних процесів діловодства та архівної справи, комп'ютерної технології та засобів автоматизації діловодства, методів аналітико-синтетичного опрацювання та пошуку документної інформації, а також умінь і навичок керування службою діловодства, його гуманізації.

Основні положення дисертації викладено в публікаціях

Підручники:

1. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. К.: МАУП, 1997. 344 с.

Посібники:

1. Палеха Ю.І. Организация общего и кадрового делопроизводства. К.:МЗУУП., 1993. 268 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування. У 2-х частинах. К.: Вид-во Європейського університету.- 2001. 557 с.

Статті у наукових фахових виданнях:

1. Палеха Ю.І. Основні чинники впливу на вузівську підготовку документознавців // Студії з архівної справи та документознавства. 2004. Т. 11. С. 168 172.

2. Палеха Ю.І. До історії організації діловодства в державному апараті управлінських урядів 1917-1918 рр. // Студії з архівної справи та документознавства. 2004. Т.12. С. 132-136.

3. Палеха Ю.І. Діловодство у державному апараті часів Директорії // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2004. №3. С. 66-68.

4. Палеха Ю.І. Визначення і структура культури діловодства// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2004. №4. С. 40-44.

Статті в інших наукових виданнях:

1. Палеха Ю.І. Ворончук І.О. Делопроизводство периода Центральной Рады в Украине // Персонал. 1997. №4 С. 64-70.

2. Палеха Ю.И. Ворончук І.О. Создание национальной системы делопроизводства в Украине в 1917-1918 // Персонал. 1997. №5. С. 82-86.

3. Палеха Ю.І. Методологічні основи культури управління // Освіта та управління. 1998. №2. С. 62-65.

4. Палеха Ю.І. Культура діловодства як механізм документаційного забезпечення управління //Економіка управління. 2004. №3. С.87-91.

Анотація

Палеха Ю.І. Культура діловодства в сучасних установах України: становлення, технологія, організація, керування. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 07.00.10 - документознавство, архівознавство. - Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. - Київ, 2005.

Дисертацію присвячено дослідженню культури діловодства в сучасних установах України. Запропоновано визначення поняття “культура діловодства”. На підставі вивчення архівних документів, опублікованих нормативно-правових актів, спеціальної літератури розглянуто історичні етапи розвитку вітчизняної культури діловодства у ХХ столітті. Розглянуто стан культури документостворення та організації роботи з документами в сучасних установах, а також рівень її автоматизації, нормативного та методичного забезпечення як складових загальної культури діловодства. Викладено результати дослідження рівнів професійної культури працівників служб діловодства установ. Визначено зміст заходів щодо підвищення ефективності діяльності служби діловодства в установі та керування нею.

Ключові слова: культура діловодства, документування, документообіг, документаційне забезпечення управління, служба діловодства, керування діловодством.

Аннотация

Палеха Ю.И. Культура делопроизводства в современных учреждениях Украины: становление, технология, организация, управление. - Рукопись.

Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук по специальности 07.00.10 - документоведение, архивоведение. - Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения. - Киев, 2005.

В диссертационной работе исследуется культура делопроизводства в современных учреждениях Украины. Предложено определение понятия “культура делопроизводства”. На основании изученных архивных документов, опубликованных нормативно-правовых актов и специальной литературы рассмотрены исторические этапы развития отечественной культуры делопроизводства в ХХ ст.

Диссертационная работа является обоснованием культуры делопроизводства как совокупности требований к уровню организации и технологиям работы с документами, профессиональным знаниям, умениям, навыкам и организационному поведению работников службы деловодства, ефективности управления ею, а также уровню реализации этих требований. Раскрыты методологические основы формирования культуры делопроизводства как категории, которая позволяет эффективно, с учетом тенденций реального развития, обеспечивать необходимый уровень качественного документационного обеспечения управления. Определены и проанализированы основные составляющие культуры делопроизводства: культура документирования, культура документооборота, технологическая культура, культура органа делопроизводства и культура управления им, которые показаны во взаимосвязи и являются на сегодня актуальными проблемами, от решения которых зависит совершенствование организации управления современным производством.

Детализирована организационная сторона культуры управления делопроизводством с ее характеристиками, начиная с разработки на предприятии стратегии внедрения целостной системы управления документационным обеспечением его деятельности. Показано, что практическое решение задач создания должного уровня культуры делопроизводства в современных учреждениях возможно за счет подготовки высококвалифицированных документоведов и информационных аналитиков.

Ключевые слова: культура делопроизводства документирование, документооборот, документационное обеспечение управления, служба делопроизводства, управление делопроизводством.

Annotation

Palekha Y.I. Culture of Records Keeping in Contemporary Ukrainian Institutions: Beginning, Technology, Managerial Arrangements. - Manuscript.

The dissertation for the scientific degree of the Candidate of History Sciences with speciality 07.00.10 - documentation science, archivistics. - Ukrainian Scientific and Research Institute of Archives and Documentation. - Kyiv, 2005.

The dissertation paper has described principles that form the culture of record management as a category which allows, effectively, taking into account the tendencies of real development, to assure perfect documentation of managerial support. The paper determined and explained the fundamental components of the culture of record management: culture and regulatory culture of documentation, culture of document circulation, informational and technologic culture, culture of record management services and culture of their supervision, all these were shown in interconnection, and as topical problems of modern days.

This work developed and detailed the organizational side of record keeping culture with its relevant characteristics, starting from conception of the strategy for implementation at an enterprise a comprehensive system of document management supporting its activities. The paper has proved that the practical solutions of tasks devoted to appropriate levels of record management culture in contemporary institutions are possible due to training of highly qualified record management specialists.