Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Пути совершенствования документооборота на предприятиях

2. Порядок составления и оформления приказов по кадровым вопросам

3. Практическое задание: составьте служебную записку начальника отдела поставок Машиностроительного завода начальнику производственно-диспетчерского отдела об изготовлении оснастки (прессов) в количестве 3 штук для отправки по договору Васильевскому заводу керамики. Срок изготовления и поставки оснастки должен быть не позднее IV квартала 200 г.

Список литературы

1. Пути совершенствования документооборота на предприятиях

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

- сокращение объема документооборота,

- совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

- разработку моделей документооборота в и организациях;

- составление маршрутных карт технологического процесса;

- разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота рассмотрим подробно.

Унификация и стандартизация документов. Унификация документов - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

- при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);

- при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок».

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.

Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

2. Порядок составления и оформления приказов по кадровым вопросам

документ оформление кадровый электронный

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее -- Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

- списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;

- карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);

- личные дела;

- лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

- тарификационные ведомости;

- табели и наряды работников вредных профессий;

- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

- документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

- списки работников, уходящих на льготную пенсию;

- штатные расстановки;

- книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем -- 75 лет. Исключения составляют:

- акты о несчастных случаях, связанных с производством -- 45 лет;

- тарификационные ведомости -- 25 лет;

- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет -- 15 лет;

- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий -- 15 лет;

- списки работников, уходящих на льготную пенсию, -- 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются:

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее -- Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

- включать в дело по одному экземпляру документа;

- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);

- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

- дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу -- приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце -- лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

начальнику производственно-диспетчерского отдела

Машиностроительного завода

Иванову И.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«12» апреля 2013 г. №23

В связи с заключением договора с Василевским заводом керамики, прошу изготовить оснастку (прессов) в количестве 3 штук в срок не позднее IV квартала 2013г.

начальника отдела поставок

Машиностроительного завода подпись

Петров П.П.

Список литературы

документ оформление кадровый электронный

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2010 № 68.

Справочная правовая система «Консультант Плюс».

Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2009. - 372 с.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2008. - 160 с.

Размещено на Allbest.ru