Изучение организационной структуры делопроизводственной службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Изучение структуры предприятия
• 1.1 Общая характеристика предприятия
• 1.2 Анализ трудового коллектива предприятия
• 1.3 Общая характеристика торгово-технологического процесса
• 1.4 Общая характеристика взаимодействия предприятия с другими хозяйствующими субъектами
• 2. Изучение организационной структуры делопроизводственной службы
• 2.1 Требования к составлению и оформлению документов деловой и коммерческой переписки
• 2.2 Номенклатура дел, порядок ее ведения
• 2.3 Виды организационно-распорядительных документов
• 2.4 Организация труда в делопроизводственной службе
• 3. Изучение товарооборота предприятия
• 3.1 Характеристика поставщиков
• 3.2 Товарооборот предприятия
• 3.3 Характеристика рынков сбыта, формирование спроса на товары и услуги, предлагаемые предприятием, основные потребители
• 3.4 Правила приемки, хранения и реализации товаров
• 3.5 Нормы естественной убыли и управление товарными запасами
• 4. Бухгалтерская отчётность предприятия: состав и общие требования к ней
• 5. Информационные технологии, используемые на предприятии: их назначение и краткая характеристика
• Заключение
• Библиографический список


Введение

Практика является важнейшей частью учебного процесса. Основной целью практики является сбор и аналитическая обработка материала, систематизация и закрепление знаний, полученных в период обучения, а также сбор данных необходимых для написания курсовой работы.

Задачами практики являются:

- сбор данных о создании и развитии данной фирмы;

- выявление основных видов деятельности предприятия;

- ознакомление с организационной структурой и функциями управления на уровне предприятия;

- анализ фактических материалов, характеризующих производственную, финансовую, маркетинговую деятельность управления предприятием;

- изучение стиля руководства организацией;

- рассмотреть перспективы дальнейшего развития предприятия

- подбор необходимых материалов для написания отчета о прохождении

практики.



1. Изучение структуры предприятия

1.1 Общая характеристика предприятия

Магазин «Твой дом» расположен на первом этаже в 5-ти этажном кирпичном зданий. Значит, торговый зал встроен в жилой дом, а это встроенный тип магазина. Магазин располагает не большим комплексом помещений. Торговые помещения занимают важное место в общей совокупности помещений магазина. Большую часть площади всего магазина уделяют торговому залу. К помещениям для приемки, хранения и подготовки товаров к продаже относят приемочные, разгрузочные, фасовочные кладовые для хранения товара.

Собственником предприятия, занимающийся торгово-закупочной деятельностью хозяйственных товаров является индивидуальный предприниматель Лузин В. Н., зарегистрированный в инспекции Федеральной налоговой службы. Адрес физического лица: Тюменская область, г. Ишим, ул. Большая, 165 (Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) 312723203200255). Предприниматель имеет свою печать, свой расчетный счет.

Магазин располагает не большим комплексом помещений. Торговые помещения занимают важное место в общей совокупности помещений магазина. Большая часть площади всего магазина отведена торговому залу. К помещениям для приемки, хранения и подготовки товаров к продаже относят приемочные, разгрузочные, фасовочные кладовые для хранения товара. Для разгрузки транспортных средств оборудованы специальные места, не примыкающие к магазину, после выгрузки товар доставляется на склад грузчиком. Зона хранения товаров в магазине размещается в подвальном помещении. Помещение для хранения товаров оснащено соответствующим технологическим оборудованием - стеллажами, подтоварниками, коробками. К административно - бытовым помещениям относят кабинет директора, помещения для персонала, главная касса, все эти помещения находятся на уровне торгового зала.

В магазине имеются следующие отделы:

- Инструменты

- Строительные материалы

- Посуда

- Бытовая химия

- Домашняя утварь

- Люстры.

Для разгрузки транспортных средств в магазинах оборудованы специальные места. Помещения для приемки товаров по количеству и качеству примыкают к месту разгрузки. Зона для приемки товаров связана с помещениями для хранения и подготовки товаров к продаже. Кроме того, помещения для приемки товаров имеют кратчайшую связь с торговым залом. Зона хранения товаров в магазине размещается в подвальных помещениях. Помещения для хранения товаров оснащены соответствующим технологическим оборудованием - стеллажами, подтоварниками коробками. К административно - бытовым помещениям относят кабинет директора, помещения для персонала, главная касса, гардероб, все эти помещения находятся на уровне торгового зала.

1.2 Анализ трудового коллектива предприятия

Управленческий персонал состоит из работников, обеспечивающих управление трудовым процессом. Сюда входят руководящие работники - директор, менеджер, главный бухгалтер.

Общее руководство осуществляет директор, он же руководит планово-экономической работой, является наставником и примером для сотрудников, устанавливает цели и задачи предприятия. Ему подчинены остальные работники.

Главный бухгалтер руководит бухгалтерией магазина, принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства и кредиты банков, а также выполняет другие бухгалтерские операции.

Менеджер руководит коммерческой деятельностью, он выполняет основные функции в области коммерческой работы и организации деятельности фирмы. В них входят изучение спроса населения на предлагаемые фирмой услуги, заключение договоров и контроль за их выполнением, подготовка претензионных материалов. Он же организуют рекламную деятельность фирмы.

Кассиров на предприятии 4 человека, в их обязанности входит подготовка рабочего места к выполнению расчетных операций, проверка исправности контрольно-кассовой машины, запись показаний счетчиков, получение разменной монеты, выполнение расчетных операций с покупателями, осуществление сдачи выручки и т.д.

Персонал торгового зала занят непосредственно торговлей и обслуживанием клиентов. В магазине продавцов-консультантов 6 человека.

Вспомогательный персонал обеспечивает обслуживание основного торгового процесса. В эту категорию входит водитель-грузчик.

Среднесписочная численность работников за 2013г.: 14 чел.

Среднесписочная численность работников за 2012г.: 12 чел.

Таблица 1

Показатели движения персонала магазина Твой Дом за 2012 - 2013 год

Показатель	Число сотрудников
	2012г	2013г	Отклонение, +/-	Темп роста
Прнятые, чел	1	2	1	200 %
Уволенные , чел	1	0	1	0 %

Главной причиной текучести на предприятии является неудовлетворенность заработной платой. Также причиной текучести на предприятии явлется отсутствие офециального трудоустройства и слабо развитой социальной поддержки. В рамках социальной защиты работников на предприятии работодатель оплачивает отпуск работникам 4 недели в год и частично больничный, но это лишь малая часть того, что входит в возможности руководителя и поэтому для максимальной отдачи трудового потенциала работников стоит разработать мероприятия, направленные на социальную поддержку членов трудового коллектива. Устранение вышеперечисленных проблем, существующих на данный рассматриваемый период даст возможность выйти предприятию на новый уровень и будет способствовать стабилизации коллектива.

Возрастная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава используются следующие группировки: 18-20, 21-24, 25-30, 31-40.

Таблица 2

Половозрастной состав и структура работников предприятия

Наименование показателя	Количество	Из них
	Человек	%	Муж.	%	Жен.	%
За 2012 год
18-20 лет	3	25,0	1	33,3	2	66,7
21-24 лет	4	33,3	3	75,0	1	25,2
25-30 лет	3	25,0	1	33,3	2	66,7
31-40 лет	2	16,7	1	50,0	1	50,0
За 2013 год
18-20 лет	4	28,6	2	50,0	2	50,0
21-24 лет	5	35,7	3	60,0	2	40,0
25-30 лет	3	21,4	1	33,3	2	66,6
31-40 лет	2	14,3	1	50,0	1	50,0

Проведя анализ данных таблицы можно сделать следующие выводы:

В 2012г большинство работников относится к категории 21-24 года, в 2013г данный показатель остался неизменным. В 2013г. после проведённого анализа кадров были приняты еще 2 продавца-консультанта, в связи с этим количество сотрудников в возрасте 18-20 и 21-24 увеличелось. В 2013г как и в 2012г в коллективе равное количество мужчин и женщин.

Структура персонала по стажу рассматривается по стажу работы в данной организации. Стаж работы в данной организации характеризует стабильность трудового коллектива. В магазине Твой дом выделяют следующие периоды: до 1 года, 1, 2, 3 и более лет. (см. табл. 3).

Таблица 3

Стаж работников магазина Твой дом за 2012-2013гг., %

Стаж	2012г.	2013г.	Отклонение +/-	Темп роста, %
до 1 года	16,7	21,4	4,7	128,1
1-2 года	50,0	28,6	21,4	57,2
3 и более лет	33,3	50,0	16,7	150,2
Итого:	100	100	-	-

В 2012г приобладает стаж работников магазина 1-2 года, в 2013 г. 3 и олее лет, это говорит о стабильности трудового коллектива. В небольшой организации работадателю не выгодно затрачивать средства и время на поиск новых работников, их обучение и дольшейшую адаптацию, в связи с этим, сохранение стабильного коллектива является не мало важной целью данного предприятия. Руководящему составу магазина я предложилаввести регулярно проводить опрос сотрудников о качестве условий труда, на основании выявленных проблем проводить анализ ситуации и в дольнейшем корректировать условия. Например, временный индивидуальный график работы на период сессии для студентов или молодых родителей, плановый отпуск или за свой счёт, смена трудовой нагрузки для беременных и т. д. Однако стаж работы сотрудников, проработавших меньше 1 года увеличился, что объясняется расширением штата сотрудников для более быстрого и качественного обслуживания в дни большого потока клиентов.

Служба охраны труда отвечает за организацию работы на предприятии по созданию здоровых и безопасных условий труда работающих, предупреждению несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Магазин Твой дом относиться к предприятиям с количеством работающих менее 20 человек, и для выполнения функций службы охраны труда здесь привлекается посторонние специалисты на договорных началах, имеющие соответствующую подготовку.

Служба охраны труда подчиняется непосредственно работодателю.

Руководители и специалисты службы охраны труда по своей должности и заработной плате приравниваются к руководителям и специалистам основных производственно-технических служб.

Специалисты службы охраны труда в случае выявления нарушений охраны труда имеют право:

· выдавать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения предписания по устранению имеющихся недостатков, получать от них необходимые сведения, документацию и объяснения по вопросам охраны труда;

· требовать отстранения от работы лиц, не прошедших предусмотренных законодательством медицинского осмотра, обучения, инструктажа, проверки знаний и не имеют допуска к соответствующим работам или не выполняющих требований нормативно-правовых актов по охране труда;

· приостанавливать работу производства, участка, машин, механизмов, оборудования и других средств производства в случае нарушений, создающих угрозу жизни или здоровью работающих;

· направлять работодателю представление о привлечении к ответственности работников, нарушающих требования по охране труда.

· Предписание специалиста по охране труда может отменить лишь работодатель.

· Ликвидация службы охраны труда допускается только в случае ликвидации предприятия или прекращения использования наемного труда физическим лицом.

Инструктажи работников предприятия ИП Лузин В. Н. проводятся в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90. Организация обучения безопасности труда.

По характеру и времени проведения инструктажи подразделяют на вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый, целевой.

Вводный инструктаж по безопасности труда проводят со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы в данной сфере.

Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда. Программа водного инструктажа разрабатывается службой охраны труда с учетом требований стандартов ССБТ, правил, норм, инструкций по охране труда и особенностей предприятия. О его проведении делается запись в журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого, а также в документе о приеме на работу. Журналы регистрации инструктажей по охране труда прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя.

Периодичность аттестации - 1 раз в год для работников, и 1 раз в 3 года для руководителя.

1.3. Профессионально-квалификационные компетенции продавца.

В современной эффективной торговле продавцу принадлежит главная роль. От его профессиональных навыков и желания работать зависит не только успех конкретной продажи, но и мнение покупателя о компании, чьи услуги или товары он представляет.

Продавец консультант должен не только отлично знать всю теорию своей работы, но и быть прекрасным практиком.

Его две основные задачи - это оказать профессиональную помощь людям в выборе товара и грамотно подготовить покупку. При этом личные качества продавца консультанта очень важны. Человеку, посвятившему себя торговле, кроме умения прекрасно общаться с людьми, требуется еще и умение грамотно обращаться с цифрами и наличными деньгами, быстро складывать в уме суммы и вычислять скидки, уметь обращаться с компьютером и торговой базой, а также с различной оргтехникой.

Приведём краткий перечень личностных компетенций которыми должен обладать продавец-консультант, чтобы успешно продавать:

· Добросовестность;

· приветливым, вежливым и обходительным - ни в коем случае не грубить клиентам;

· коммуникабельным, то есть достаточно легко уметь вступать в контакт с потенциальными покупателями;

· целеустремленность;

· энергичным;

· грамотным, уметь излагать свои мысли

· умение сопереживать, понимать потребности клиента;

· терпение;

· стрессоустойчивость;

· артистичность;

· пунктуальность;

· способность располагать к себе;

· умение слушать и грамотно убеждать;

· уверенность в себе и своем товаре;

· умение со вкусом, аккуратно, но не броско и не вызывающе одеться, чтобы внимание клиента легко переключалось на товар (для того, чтобы эффективно общаться с потенциальным покупателем, продавец должен говорить и выглядеть так же, как его клиент).

У человека, кроме личных, должны быть еще и профессиональные качества продавца консультанта.

Продавец консультант должен обладать следующими профессиональными качествами:

· Отлично знать технологии продаж;

· Отлично знать все характеристики товара, его ассортимент;

· Хорошо знать правила торговли;

· Уметь эффективно управлять своим рабочим временем;

· Проявлять интерес ко всему новому и быстро пополнять свои знания;

· Быть всегда готовым к каким-либо временным трудностям;

· Уметь держать ориентир на профессиональный рост, а также рост прибыли компании;

· Быть достаточно гибким и уметь менять быстро и легко планы и методы.

Деловые качества продавца консультанта не допускают присутствия какой-либо агрессивности, грубости и отстаивания своей точки зрения, а также навязывание потенциальным покупателям своего личного мнения.

Личные и профессиональные качества продавца консультанта в его работе очень важны, и если человек какими-либо из них не обладает и не владеет, то вряд ли эта профессия ему подойдет, и он достигнет в ней высоких результатов.

Только опыт работы позволит человеку приобрести необходимые знания и навыки в профессии продавца консультанта, а также достигнуть каких-то высот.

Ключевыми навыками продавца консультанта являются:

· Умение оказать покупателям грамотную, компетентную консультацию по любому виду предложенного товара;

· Умение заинтересовать потенциального потребителя товаром;

· Умение спокойно решить все конфликтные ситуации;

· Умение грамотно организовать предлагаемый товар на витрине;

· Умение правильно выполнить подготовку товара к продаже;

· Умение организовать и осуществлять продажу продукции таким образом, чтобы у потребителя остались только приятные и положительные эмоции.

1.4 Общая характеристика торгово-технологического процесса

Метод продажи в магазине традиционный (через прилавок). Главной в магазине должна являться сфера услуг, например, при покупки крупногабаритного товара, его привозят на дом, при этом бесплатно. В магазине некоторое оборудование наложен гарантийный срок от 1-3 года, например, на электроинструмент, бытовые электроприборы. Конечно можно было развить услуги за счет сдачи в аренду торговых площадей, но магазин имеет весьма небольшую площадь, а свободного места просто нет, а другие магазины развили услуги с помощью этого. Некоторые отделы берут товар под реализацию, это позволяет отдавать деньги поставщику только при продаже товара, сумму процентной накрутки оставлять себе.

Выручка за день в каждой секции подсчитывается и записывается в журнал, также проводят режим показания на кассовом аппарате и заносят в журнал отчета, где ставится дата и показания кассового аппарата. Потом заведующий магазина по приходному кассовому ордеру сдает старшему кассиру в главную кассу. Ордер подписывается главным бухгалтером и старшим кассиром. Выдается квитанция к приходному кассовому ордеру и прилагает его к товарному отчета. На основании всех приходных и расходных документов составляется кассовый отчет за день.

В магазине имеется книга жалоб и предложений, которая выдается по первому требованию покупателя. При оформлении заявления покупатель ставит дату заполнения, пишет свои жалобы и предложения, после фамилию заявителя, домашний адрес или телефон. Все причины сообщаются в короткие сроки покупателю по телефону либо в письменном виде, и делается отметка в книге жалоб.

Важнейшим дополнением торгового - технологического оборудования магазина является торговый инвентарь, который предоставляет собой приспособления, инструменты и приборы, применяемые для показа и обработки товаров в процессе обслуживания покупателей, а также различных вспомогательных и хозяйственных операций. Продавцы должны быть оснащены необходимым инвентарем. У рабочего персонала магазина имеются на рабочем месте, ножницы, булавки, иголки, гвоздодёр для вскрытия тары, различные виды инвентаря: стандартный деревянный метр для отмерки клеёнки, бумага для упаковки, различные канцелярские принадлежности.

Продавец - кассир в магазине «Твой Дом» осуществляет прием товара по соответствующим документам, распаковывает, проверяет маркировку, очищает товар от загрязнения, проверяет комплектность, изучает особенности новых товаров. Затем подготавливает рабочее место к работе, размещает товары, оформляет витрину (товарную линейку), проверяет наличие торговых и рабочих документов, ценников и правильность их заполнения, размещает рекламные материалы на торговой точке. Проверяет соответствие цен в прайс-листах и ценниках на товар.

В магазине имеются следующие отделы и секции:

- Инструменты.

- Строительные материалы.

- Посуда.

- Бытовая химия.

- Домашняя утварь.

- Люстры.

В магазине используется свободная планировка, которая предполагает расстановку оборудования без определенной геометрической системы в соответствии с формой торгового зала. (Приложение 1)

Часы работы магазина с 9⁰⁰ ч. до 18⁰⁰ ч, с перерывом на обед с 13⁰⁰ ч. до 14⁰⁰ часов, а в выходные дни с 10⁰⁰ ч. до 16⁰⁰ ч, с перерывом на обед с 13⁰⁰ ч. до 14⁰⁰ часов. Магазин в ночное время остается под сигнализацией.

Ассортимент товаров в магазине ежедневно пополняется и расширяется за счет закупки товаров у предприятий производителей. Общая площадь магазина составляет 44,8 м, площадь отдела инструменты 22,5 м, посуды 13 м, люстр 44 м, строительных материалов 9,3 м, а подвал для разгрузки и хранения товара имеет площадь 44,8 м. Продажа товаров осуществляется традиционным методом. Основные посетители в магазине -- это жители города и района. Цены на товары зачастую ниже, чем у конкурентов, в особенности в отделе «посуда» и это привлекает покупателей. При долгом отсутствии спроса на товар из-за чрезмерной цены, на этот товар цену понижают до закупочной.

1.5 Общая характеристика взаимодействия предприятия с другими хозяйствующими субъектами

В ходе своей деятельности ИП Лузин вступает в финансовые отношения с другими предприятиями и организациями включающие отношения с поставщиками, покупателями, транспортными организациями, и другими организациями. Отношения предприятий друг с другом связаны с реализацией готовой продукции и приобретением материальных ценностей для хозяйственной деятельности. Организация этих отношений оказывает самое непосредственное влияние на конечные результаты производственной деятельности.

Финансовые отношения внутри предприятия охватывают отношения между рабочими и служащими. Отношения между подразделениями предприятия связаны с оплатой работ и услуг, распределением прибыли, оборотных средств и др. Роль их состоит в установлении определенных стимулов и материальной ответственности за качественное выполнение принятых обязательств.

Отношения с финансово-кредитной системой на ИП многообразны. Прежде всего, это отношения с бюджетами различных уровней и внебюджетными фондами, связанные с перечислением налогов и отчислений. Отношения со страховым звеном финансовой системы состоят из перечислений средств на социальное и медицинское страхование, а также страхование имущества предприятия.

Финансовые отношения с банками строятся как в части организации безналичных расчетов, так и при получении и погашении краткосрочных и долгосрочных кредитов. Организация безналичных расчетов оказывает непосредственное влияние на финансовое положение предприятий. Кредит является источником формирования оборотных средств, расширения производства, его ритмичности, улучшения качества продукции, способствует устранению временных финансовых трудностей предприятия.



2. Изучение организационной структуры делопроизводственной службы

Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

- Изучение существа вопроса.

- Подготовка и написание проекта текста письма.

- Согласование проекта письма.

- Подписание руководителем.

- Регистрация.

- Отправка.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

- Эмблему (логотип) организации

- Наименование организации-- автора документа

- Адрес организации

- Дату документа

- Регистрационный номер документа

- Ссылку на номер и дату входящего документа

- Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.



2.1 Требования к составлению и оформлению документов деловой и коммерческой переписки

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма -- его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

- оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

- письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

- рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Главная особенность заключается в том, что коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. На ИП Лузин в основном используется оферта.

Оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них. Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Оферта - письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора.

2.2 Номенклатура дел, порядок ее ведения

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов на ИП Лузин ведется номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

- индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

- наименование дела (заголовок);

- количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

- срок хранения;

- примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел руководствуются уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел .

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена архивной службой Российской Федерации, а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

На предприятии номенклатура дел имеет вид: (пример)

01-02 Приказы директора предприятия по основной деятельности.

01-03 Приказы директора предприятия по кадрам (о приеме, перемещении, увольнении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках).

01-04 Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, взыскания, командировки).

01-05 Должностные инструкции работников

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).



2.3 Виды организационно-распорядительных документов

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

На ИП Лузин основными формами документов по финансово-хозяйственной деятельности являются следующие:

- Договора с поставщиками, с заказчиками, договоры материальной ответственности и др. [Приложение 10]

- Различные счета, счета-фактуры. [Приложение 8]

- Акты приема-сдачи выполненных работ.

- Банковская документация.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.

На данном предприятии основными видами ОРД являются: штатное расписание, должностные инструкции, учредительные документы, приказы и распоряжения, докладные и служебные записки.

В магазине «Твой дом» действует учетная политика при вменённой системе налогообложения. ИП Лузин уплачивает ЕНВД, поэтому освобождаются от уплаты НДС в части видов деятельности, попадающих под вмененный налоговый режим, за исключением налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию Российской Федерации. Документ по данной отчетности отражен в [Приложении 2,3].

За организацию и методологию финансового учета ИП Лузин отвечает руководитель, то есть Лузин В. Н. Он назначает или освобождает от должности главного бухгалтера, который непосредственно ему и подчиняется. Руководитель контролирует выполнение требований главного бухгалтера по представлению всеми службами документов, сведений, оформленных надлежащим образом.

Документы, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

2.4 Организация труда в делопроизводственной службе

Служба ДОУ на ИП Лузин подчиненно непосредственно директору предприятия, который разрабатывает распорядительные документы. Прием и первичную обработку документов проводит бухгалтер.

На ИП действует централизованная форма организации работы с документами, предполагающая сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в бухгалтерии. В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем ИП с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Директор назначает ответственного за делопроизводство предприятия.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия, в состав которого включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разработал и подписал бузгалтер, утвердил директор.

3. Изучение товарооборота предприятия

3.1 Характеристика поставщиков

ИП Лузин специализируется на розничной продаже непродовольственных товаров.

Ассортимент товаров в магазине ежедневно пополняется за счет закупки товаров у предприятий производителей. Товар поступает в магазин с оптовых складов ближайших городов. Доставка осуществляется через транспортную компанию или доставляется водителем-грузчиком.

Большую часть товара магазина доставляют из г. Омска оптовой компании «ООО ИД-Сервис», «Домотехника». Так же компания «САНГ, бытовая химия» поставляет товар из г. Тюмень. Большинство товаров бытовой химии заказывается в г. Екатеринбург на оптовой базе «Шарташская».

«Твой дом» предоставляет покупателям ассортимент разных производителей, как русских, так и импортных. ИП Лузин работает с теми поставщиками, которые надежно зарекомендовали себя на рынке. В магазине имеется продукция разной ценовой категории, как Итальянских, Французских, Немецких производителей так и Российских, Белорусских, Китайских товаров.

Коммерческая деятельность торгового предприятия охватывает вопросы изучения спроса населения и рынка сбыта товаров, выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров, организации рациональных хозяйственных связей, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку товаров, организация учета и контроля за выполнением поставщиками договорных обязательств.



3.2 Товарооборот предприятия

Товарооборот - это важнейший показатель, характеризующий хозяйственную деятельность предприятия торговли. Он является оценочным показателем предприятия торговли, измерителем эффективности его деятельности.

Объем продажи товаров характеризует конкурентные позиции предприятия на рынке, его долю в общем объеме продаж, объем деятельности, степень устойчивости положения на рынке, способность продавать товары, пользующиеся спросом потребителей и обеспечивающие получение намеченных и стабильных результатов. Оценка конкурентоспособности торгового предприятия на конкретном рынке или его сегменте основывается на тщательном анализе товарооборота и позволяет определить его возможности на рынке. Результаты исследования берутся за основу при разработке стратегии предприятия, его товарной политики, при принятии решений о включении в ассортимент или снятии различных товаров с продажи, в процессе выработки оптимальных пропорций товарооборота.

Показатели товарооборота дают возможность выявить фактическую потребность в товарах, определить уровень покупательной способности населения, сформировать требования покупателей к товарам, установить факторы предпочтения при выборе товаров потребителями, а также увидеть перспективу изменения потребностей, выражаемую не только темпами изменения товарооборота, но и характером жизненного цикла товара.

Потребности покупателей и требования их к товару постоянно меняются, поэтому успех на рынке имеет то торговое предприятие, которое наилучшим образом приспособилось к оптимальному удовлетворению спроса. Зная объем и структуру товарооборота, предприятие может предугадывать смену фаз цикла спроса и жизненного цикла товара и пересматривать стратегию в соответствии с меняющимися условиями конкуренции на рынке. Эти тенденции влияют на динамику и структуру товарооборота предприятия.

Товарооборот ИП Лузин отражен в технико-экономических показателях деятельности предприятия. (Приложение 11)

По данным таблицы можно сделать вывод, что 2011 году по сравнению с прошлым годом товарооборот увеличился на 30%. В соответствии с увеличением расходов на оплату труда увеличивается и фонд заработной платы - на 1,1%.

трудовой делопроизводство рынок потребитель

Таблица 4

Выполнения плана товарооборота в динамике за 2 года по кварталам.

	2011г	2012г	Уд. вес, 2012г	Темп роста, %
План, тыс. руб.	1кв	620,0	650,0	26,0	104,8
	2кв	500,0	600,0	24,0	120,0
	3кв	520,0	610,0	24,4	117,3
	4кв	560,0	640,0	25,6	114,3
	Год	2200,0	2500,0	100,0	113,6
Факт, тыс. руб.	1кв	648,4	693,3	26,7	106,9
	2кв	436,7	539,7	20,8	123,6
	3кв	411,7	696,6	26,8	169,2
	4кв	503,2	670,4	25,7	133,2
	Год	2000,0	2600,0	100,0	130,0
% выполнения годового плана	90,9	104,0		114,4

Анализируя данную таблицу можно сделать вывод, что в 2011г запланированный товарооборот меньше фактического на 1,1%. Причиной этому послужили не предвиденные ремонтные работы в середине 2011г. Однако в 2012г план был перевыполнен на 43,3 тыс. рублей или на 1,04%.

Не смотря на то что в 2011г плановые показатели были не выполнены, на 2012г руководитель запланировал большую сумму, так как ожидал выполнение предыдущих показателей и дополнительной прибыли после ремонта.

В первом квартале каждого года наблюдается наибольший рост товарооборота, это связано с большим количеством праздников в данный период. Второй и третий кварталы в 2011г отличались снижением товарооборота в среднем на 20%, значительное влияние на данный показатель оказали ремонтные работы, проводившиеся в этот период. В четвёртом квартале 2011г наблюдается рост товарооборота на 44% в сравнении с предыдущим периодом, после окончания ремонтных работ. 2012г отличается относительно равномерной продажей товаров, с понижением продаж во 2 квартале.

3.3 Характеристика рынков сбыта, формирование спроса на товары и услуги, предлагаемые предприятием, основные потребители

К общим факторам, влияющим на формирование ассортимента товаров, относится покупательский спрос.

К специфическим факторам, оказывающим влияние на построение ассортимента товаров в магазине, относятся: условия товароснабжения - наличие стабильных источников, острая конкурентная борьба заставляет данное предприятие постоянно искать оптимальный вариант ассортимента продукции в соответствии с постоянно меняющимся потребительским спросом.

Рынок сбыта продукции - это экономическое пространство, где продавцы представляют свои товары и услуги, а покупатели имеют возможность ознакомиться с представленным и оплатить необходимое. Иными словами, это место (магазин, рынок, интернет-площадка, выставка и иное), где продавец сбывает товар покупателю.

Основные посетители в магазине -- это жители города и района, как правило, это семейные люди со средним достатком. Товарный ассортимент рассчитан как на женщин, так и для мужчин, что является неотъемлемым преимуществом. Цены на товары зачастую ниже, чем у конкурентов, в особенности в отделе «посуда» и это привлекает покупателей.

3.4 Правила приемки, хранения и реализации товаров

Приемка товаров по количеству и качеству на предприятии осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами, сопроводительными документами поставщика (продавца), обязательными требованиями государственных стандартов, договором, а также другими необходимыми документами.

При хранении товаров на складах, размещении и выкладке их в торговых залах работники предприятия строго соблюдают принципы товарного соседства, санитарные правила, нормы складирования и требования противопожарной безопасности. Режим хранения товаров (температура, влажность, освещение, сроки хранения) отвечает требованиям к качеству и безопасности, содержащимся в нормативно-технической документации.

На вывеске торговой организации должны быть приведены ее фирменное наименование (наименование), место нахождения (юридический адрес) и режим работы. Если деятельность, осуществляемая продавцом, подлежит лицензированию, то он обязан предоставить информацию о номере и сроке действия лицензии, а также об органе, ее выдавшем. Другая необходимая информация размещается в удобных для ознакомления покупателей местах.

До сведения покупателей в наглядной и доступной форме своевременно должна быть доведена необходимая и достоверная информация о товарах и их изготовителях, обеспечивающая возможность правильного выбора товаров.

Покупателю обязательно предоставляется информация, подтверждающая соответствие товаров установленным требованиям (например, в виде их маркировки знаком соответствия). Он вправе потребовать от продавца один из следующих и документов: сертификат или декларацию в соответствии; копию сертификата, заверенную держателем его подлинника, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат; Кроме того, покупателю предоставляется информация об оказываемых услугах, ценах на них и условиях оказания услуг, а также о формах обслуживания при продаже товаров.

3.5 Нормы естественной убыли и управление товарными запасами

Нормы естественной убыли разрабатываются на научной основе с использованием различных методов определения естественной убыли и утверждаются в установленном порядке. Нормы естественной убыли устанавливаются в процентах к товарообороту и являются предельными. В пределах норм естественной убыли потери относятся на издержки обращения. Потери сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц при проведении инвентаризации. Нормы естественной убыли не применяются при наличии признаков хищения, баратрии и других подобных противоправных действиях.

Норма естественной убыли -- предельная величина потери массы или объёма перевозимых грузов, или складируемых товарно-материальных ценностей, происходящих под воздействием внешней среды, вследствие определённых физико-химических свойств грузов или товаров. За такие потери перевозчик, торговое предприятие или склад не несут ответственности.

Управление товарными запасами заключается в их нормировании, оперативном учёте и контроле над их состоянием.

Нормирование товарных запасов подразумевает установление норматива товарных запасов. Под оптимальными товарными запасами понимают такое количество товаров, которое обеспечивало бы бесперебойное их предложение покупателям при минимуме затрат.

Контроль состояния запасов - это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учёта запасов и может осуществляться непрерывно, либо через определённые периоды.

На практике применяются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- порядок проверки: периодическая или непрерывная;

- пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;

- величина заказываемой партии: одинаковая или разная.

Товары в розничную торговую сеть поступают от производственных предприятий-поставщиков, со складов оптовых организаций и собственных складов торговых организаций. Свой путь в сферу обращения товары начинают с производственных предприятий, которые являются исходным звеном товародвижения. Промежуточными звеньями являются склады оптовых и розничных торговых организаций.

Под складской формой снабжения понимают поступление товаров в магазины со складов оптовых и розничных организаций, которые, принимая крупные партии товаров от поставщиков, выполняют все необходимые операции (распаковка, подсортировка, проверка качества и др.) по подготовке товаров к их дальнейшему продвижению в розничную торговую сеть.

Склады розничных торговых организаций имеют возможность отправлять в розничную торговую сеть самые различные товары в каждой партии, т. е. осуществлять дробную подсортировку. Однако во многих случаях эти склады не могут получать товары от иногородних поставщиков транзитными партиями. Поэтому в городах, где имеются базы оптовых организаций, происходит разделение труда между этими базами и складами розничных торговых предприятий.



4. Бухгалтерская отчётность предприятия: состав и общие требования к ней

Бухгалтерская отчетность организаций представляет собой совокупность данных, характеризующих финансовое положение организации, результаты деятельности и динамику их изменений. Отчетность составляется на основании данных бухгалтерского учета предприятия. В настоящее время утверждены и используются шесть форм отчетности:

- Форма №1 - Бухгалтерский баланс

- Форма №2 - Отчет о прибылях и убытках

- Форма №3 - Отчет об изменениях капитала

- Форма №4 - Отчет о движении денежных средств

- Форма №5 - Приложение к бухгалтерскому балансу

- Форма №6 - Отчет о целевом использовании полученных средств

Состав, содержание, правила формирования и заполнения бухгалтерской отчетности организаций регулируются законодательством РФ, а именно: ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", приказом Минфина №67н от 22.07.2003 г. "О формах бухгалтерской отчетности организации".

Основными формами бухгалтерской отчетности являются форма №1 (баланс) и формы №2 (отчет о прибылях и убытках). Формы №№3-5 раскрывают информацию, содержащуюся в формах 1-2.

Бухгалтерский баланс характеризует финансовое положение организации по состоянию на отчетную дату. Он раскрывает информацию об активах предприятия и источниках их образования (пассивах).

Отчет о прибылях и убытках должен характеризовать финансовые результаты деятельности организации за отчетный период.

Отчет об изменениях капитала раскрывает информацию об увеличении и уменьшении уставного, резервного капитала хозяйственных обществ.

Отчет о движении денежных средств характеризует изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

Приложение к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках должно раскрывать сведения, относящиеся к учетной политике организации, и обеспечивать пользователей дополнительными данными, которые нецелесообразно включать в бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках.

В бухгалтерскую отчетность должны включаться показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

Для составления бухгалтерской отчетности отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода.

По каждому числовому показателю бухгалтерской отчетности, кроме отчета, составляемого за первый отчетный период, должны быть приведены данные минимум за два года - отчетный и предшествующий отчетному.

Бухгалтерская отчетность составляется на русском языке в валюте Российской Федерации (рублях).

В магазине «Твой дом» действует учетная политика при вменённой системе налогообложения. Режим по ЕНВД - самый простой режим, как по учету, так и по отчетности. Книги покупок и книги продаж не ведутся.

Бухгалтерской отчетностью в ИП Лузин является налоговая декларация по единому налогу на вменённый доход [Приложение 2,3], она подаётся раз в квартал, также она является годовой бухгалтерской отчётностью. Другой бухгалтерской отчётности при специальном режиме в ИП Лузин нет, внутри предприятия ведется кассовая книга и учёт счетов по банковским операциям. Бухгалтерская отчетность в ИП Лузин подписывается руководителем.

Счёт-фактура применяется на ИП только для налогового учета НДС. [Приложение 5,6] На основании полученных счётов-фактур налогоплательщиком НДС формируется «Книга покупок», а на основании выданных счётов-фактур -- «Книга продаж» [Приложение 8].



5. Информационные технологии, используемые на предприятии: их назначение и краткая характеристика

В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для сбора, преобразования, обработки, хранения, защиты, передачи информации заинтересованному пользователю.

В ИП Лузин используется набор программных продуктов, таких, как «1С: Торговля», «1С: Документооборот», «1С: Электронный справочник бухгалтера». Данная фирма выпускает программный продукт для ведения учета договоров, входящий в модуль «1С: Документооборот». Программы используются для учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т.д.

Для обеспечения оперативного обмена информацией, электронными документами, была введена система электронной почты.

Система электронной почты предусматривает передачу сообщений и электронных документов посредством какой-либо компьютерной сети (средства телекоммуникации) с одного компьютера на другой.

Кроме системы электронной почты, важным источником получения информации является глобальная компьютерная сеть Internet. С помощью таких услуг сети Интернет, как телеконференции, World Wide Web, можно использовать разнообразную научную и техническую информацию из многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдаленных регионах, просматривать официальные сведения коммерческих организаций и пр.

...