Принципы эффективного использования рабочего времени

"Поглотители" времени	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской;

б) женский.

2. Возраст:

а) до 25 лет;

б) 25 - 29 лет;

в) 30 - 35 лет;

г) 36 - 40 лет;

д) 40 - 50 лет;

е) 51 и старше.

3. Занимая должность в организации _______.



Приложение 2

Матрица ответов

Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".

Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

а) да - 0;

б) иногда - 4;

в) нет - 3;

Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

а) да - 9;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

а) да - 6;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?

а) да - 4;

б) иногда - 0;

в) нет - 3;

Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

а) да - 2;

б) иногда - 0;

в) нет - 5;

Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 1;

Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

а) да - 5;

б) иногда - 2;

в) нет - 0;

Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 6;

Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 6;

Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

а) да - 1;

б) иногда - ;

в) нет секретаря - 6;

Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 6;

Пользуетесь ли Вы диктофоном?

а) да - 0;

б) иногда - 1;

в) нет - 6;

Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

а) да - 6;

б) иногда -1;

в) нет - 0;

Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

а) да - 6;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

а) да - 2;

б) иногда - 5;

в) нет - 0;

Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

а) да - 1;

б) иногда - 6;

в) нет - 0;

Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

а) да - 2;

б) иногда - 5;

в) нет - 0;

Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

а) да - 2;

б) иногда - 2;

в) нет - 3;

Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

а) да - 4;

б) иногда - 3;

в) нет - 0;

Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

а) да - 5;

б) иногда - 2;

в) нет -0.

Тест №2"Умение организовать свой труд".

1. Имеются ли у Вас главные, основные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели - 4;

Б. Разве нужно иметь какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива… - 0;

В. У меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению - 2; Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению - 1;

2. Составляете ли Вы план работы, дел на неделю, используя для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да - 4;

Б. Нет - 0;

В. Не могу сказать ни "да", ни "нет", так как намечаю главные дела в голове, а план на текущий день - в голове или на листе бумаге - 3;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает - 0;

Д. Составлять планы - это лишь игра взрослых людей в организованность - 0;

3. Отчитываете ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость - 4;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные причины - 2;

В. Сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя? - 0;

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня - хорошо, а что не удалось - выполню, может быть, в другой раз - 2;

4. Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его - 2;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их "эксплуатирую". При переписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись - 0; В. Записи телефонов, фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или криво, это не имеет особого значения - 0;

Г. использую общепринятую систему - в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность) - 5;

5. Вас окружают различные вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется - 0;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи - свое место - 5;

В. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. затем кладу их туда, куда придется, чтобы не загружать голову "расположением". Спустя некоторое время опять навожу порядок и т.д. - 2;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации - 0;

6. Можете ли Вы по истечении дня сказать, где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно потерять время?

А. Могу сказать о потерянном времени - 0;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время - 3;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а) - 0;

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно - 3;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях - 1;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса - 4;

Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого". Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки… ждешь "пустое" - 2;

В. Погружаюсь в "небытие" - 0;

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание" - 1;

8. Предположим, что Вам предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только содержанию доклада, но и его продолжительности?

А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его - 1;

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени - 6;

9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.) - 4;

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени - 2;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь - 0;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что - 1;

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете? А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку - 6; Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком - 1;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня - 0;

Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения - 0;

11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут - 5;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания - 2;

В. Как правило, опаздываю - 0;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя - 0;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать - 0;

12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

А. Считаю, что своевременность - это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя - 3;

Б. Своевременность выполнения - это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания - 0;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок - 4;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение - это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается - 0;

13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести? А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное - 3; Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное - 1;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню - хорошо, если не выполню - тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний - 1;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало - 2.

Список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:

Нечеткая постановка цели - 2 человека.

Отсутствие приоритета в делах - 3 человека.

Попытка слишком много сделать за один раз - 2 человека .

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения - 1 человек.

Плохое планирование трудового дня - 0 .

Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол - 0.

Чрезмерное чтение - 1 человек.

Скверная система досье - 0.

Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) - 0.

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров - 0.

Недостатки кооперации или разделения труда - 1 человек.

Отрывающие от дел телефонные звонки - 2 человека.

Незапланированные посетители - 2 человека.

Неспособность сказать "нет" - 3 человека.

Неполная, запоздалая информация - 2 человека.

Отсутствие самодисциплины - 0.

Неумение довести дело до конца - 0.

Отвлечение (шум) - 0.

Затяжные совещания - 1 человек.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям - 1 человек.

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь - 0.

Болтовня на частные темы - 0.

Излишняя коммуникабельность - 2 человека.

Чрезмерность деловых записей - 0.

Синдром "откладывания" -3 человека.

Желание знать все факты - 2 человека.

Длительные ожидания (например, условленной встречи) - 0.

Спешка, нетерпение - 0 .

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел - 1 человек.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим - 0.

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской - 0;

б) женский - 7.

2. Возраст:

а) до 25 лет - 0;

б) 25 - 29 лет - 1;

в) 30 - 35 лет - 1;

г) 36 - 40 лет - 2;

д) 40 - 50 лет - 2;

е) 51 и старше - 1.

3. Занимая должность в организации - начальник отдела - 3;

- специалист отдела - 3;

- руководитель подразделения - 1.



Приложение 3

Таблица 1. Матрица управления временем

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с "горящим сроком" исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
	Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Таблица 2. Последствия деятельности руководителя

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Стресс	Видение перспективы
	Самосожжение	Баланс сил
	Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и "вечный бой"	Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций
Неважные	3	4
	Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения	Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы



Таблица 3 - Шкала наблюдения видов деятельности и расхода времени в отделе организации деятельности Совета в течение 7 дней

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)
1	осуществление руководства и организации деятельности отдела	весь период	-
2	организация разработки планов работы Совета	весь период	весь период
3	осуществление работы по подготовке и проведению сессий Совета, его комиссий, рабочих групп и иных депутатских формирований, депутатских слушаний, а также проведению других организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением их деятельности	с 9до 9.30, с 14.00 до 16.00	от 1 до 2 часов
4	участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам	-	от 4 до 6 часов в день
5	координация и обеспечение деятельности постоянных комиссий Совета, оказание им необходимой помощи в подготовке заседаний, реализации принятых решений, заключений, рекомендаций	весь период	-
6	запрос по поручению Совета, его постоянных комиссий и структурных подразделений Совета от других учреждений и организаций материалов, необходимые для подготовки вопросов,	-	от 30 до 45 минут
	вносимых для рассмотрения на сессиях и заседаниях
7	оформление протоколов заседаний постоянных комиссий и сессий	-	от 1 до 2 часов
8	осуществление организационно-технического обеспечения сессий Совета и заседаний постоянных комиссий	-	до 20 минут
9	оповещение депутатов о предстоящих сессиях Совета, заседаниях постоянных комиссий с помощью факса и телефона	С

10.00 до 11.30 до 1,5 ч. 10 рассылка исходящей документации с помощью факса с 14.00 до 14.30 до 30 минут 11 совещания, собрания с 8.00 до 9.00, с 14.00 до 15.30 от 1 до 1,5 часов 12 работе со штатными службами - от 30 до 40 минут 13 прием посетителей - от 10 до 20 минут 14 время на перерыв и отдых с 9.50 до 10.05, с15.30 до 15.40 от 5 до 15 минут 

Таблица 4 - Листок наблюдения "дневных помех"

№	Помехи. Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?
1	чаепитие 2 раза в день	от 5 до 15	-	с коллегами и подчиненными
2	чтение периодики	до 30	-	-
3	пользование Интернетом в личных целях	от 20 до 40	-	-
4	разговор по телефону несколько раз в день	от 10 до 15	телефонный разговор	с семьей
5	время привезти себя в порядок перед зеркалом	от 5 до 10	-	-
6	разговоры на свои личные темы	до 5	-	с коллегами и подчиненными
7	посещение городских мероприятий в рабочее время (например, посвященное ко дню русского фольклора, ко дню Победы)	до 3 часов	-	-
8	незапланированные посетители	от 5 до 10	посетитель	-
	В итоге:	более 125 минут = 2 часа 5 минут

Размещено на Allbest.ru

...