Подготовка документов для сдачи в архив
Организация и основные принципы оперативного хранения документов. Подготовка дел к последующему хранению и использованию. Описание документов постоянного и долговременного хранения. Оформление дел, составление описей и передача дел в архив на хранение.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 10.09.2014 |
| Размер файла | 443,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию -- индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета -- 02, бухгалтерия -- 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: *распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); *расположение документов внутри дел в определенной последовательности; *оформление обложек дел.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М. : ЮНИТИ, 2003. - 296 с..
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.) Там же..
Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:
* в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
* каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
* в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;
* документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
* в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;
* документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М. : ЮНИТИ, 2003. - 298 с..
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года Там же..
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию Там же..
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле -- регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор) Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М. : ЮНИТИ, 2003. -295 с..
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел Там же..
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.
После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.
Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел".* Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Толщина каждого дела не должно превышать 30--40 мм, что составляет не более 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М. : ЮНИТИ, 2003. -298 с..
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений;
справки и другие документы, относящиеся данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел) Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М. : ЮНИТИ, 2003. -297 с..
В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
2.2 Передача дел в архив и их хранение
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002г.-Раздел3.7..
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002 г. - Раздел 3.7. .
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах Там же..
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Для сдачи дел в архив создается и утверждается ЭК (экспертная комиссия) из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят:
- зам. руководителя;
- зав. канцелярией или секретарь;
- представитель архива;
- ведущие специалисты.
Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел, описей, актов и т.дКузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М. : ЮНИТИ, 2003. - С 309. .
Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденным руководителем.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи.
Если архив не имеет достаточного помещения, допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.
Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.
Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. - 6-е издание, перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2008. - С 333..
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производиться с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и прием дела. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводиться проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается СП специальная комиссия.
Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы стеллажи и т.п Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. - 6-е издание, перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2008. - С 333.
С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др. для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий. Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их осмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку. На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений. Если дело вынести нельзя в архиве для работы с такими делами должно быть оборудовано специальное место стол, освещение и т.д. Желательно чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении. Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара. В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относительную влажность воздуха - 50-65%. В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов. Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.
Помещение хранилищ должно быть безопасными и в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводовБелов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. - 6-е издание, перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2008. - С 333. .
Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий, дела которых подлежат сдаче в государственный архив и по графику принимает от них дела.
До передачи в государственный архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков:
* в учреждениях государственного значения - 15 лет;
* в учреждениях областного подчинения - 10 лет;
*в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет;
* материалы по личному составу - 75 лет;
*записи актов гражданского состояния - 75 лет.
По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в государственный архив.
В архивы принимаются следующие документы:
- Дела, сформированные из документов, делопроизводство по которым завершено;
- Электронные документы, сформированные в системе электронного документооборота предприятия;
- Файлы документов в электронном виде, поступившие извне организации (то есть документы, поступившие по e-mail, на магнитных или оптических носителях);
- Так или иначе оцифрованные документы, являющиеся копиями документов на физических носителях.
Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. - 6-е издание, перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2008. - С 333..
При передаче бумажных дел на архивное хранение проводятся следующие процедуры:
- Проводится процедура проверки состояния дел;
- Используется система ввода документов в электронный архив (подразумевающая один из вариантов: распознавание, ручной ввод или импорт из какого-либо формата хранения данных);
- После ввода данных в архив производится размещение документа в системе хранения, подразумевающее среди всего прочего установление связи бумажного оригинала (если таковая присутствует) и электронной версии;
- Создаются электронные регистрационные карточки или их аналог, выступающие в той же роли, что и картотечные карточки в библиотеках.
Регистрационные карточки оформляются следующим образом:
- Реквизиты документа импортируются из системы электронного документооборота или вводятся оператором при передаче дел на архивное хранение;
- Вводятся архивные данные о физическом носителе (включая срок хранения, номер дела, тома, координаты шкафа и полки);
- Вводятся особые отметки, которые определяют порядок доступа к документу.
После размещения документов в электронном архиве и помещению их в физическом хранилище на указанные места, передача дел на архивное хранение считается завершенной.
При необходимости передачи дел на архивное хранение из системы электронного документооборота предприятия, данные согласовываются с сотрудником архива и проверяются на соответствие действующим нормативам сферы. Дело (документ и все связанные с ним файлы) размещаются в базе хранения. Также в архив может помещаться история версий и история доступа к документу. Бумажные носители с копиями документа из системы электронного документооборота также размещаются в архив или же производится их уничтожение.
Хранение документов в электронной форме:
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 124-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»..
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.
Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести парольФедеральный закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ; «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». .
В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Уже сегодня существует целый ряд законов, регулирующих определенные аспекты применения электронных документов. В первую очередь это:
* Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
* «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ;
*«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ;
* «О персональных данных» от 27.07.2006 № 153-ФЗ;
* «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. № 124-ФЗ.
В заключении можно предложить общи рекомендации по выбору систем управления электронными документами:
1. Для небольших и средних по масштабам организаций (20-100чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.
2. Для средних и крупных (более 500чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.
3. Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебное пособие /М.И.Басаков. - «Дашков и к», 2005. - С. 281-282..
Заключение
Из выше изложенного можно сделать вывод что, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить по документные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе документных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Создание электронного архива - подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.
Подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов - гарант успешного архива.
Список использованных источников и литературы
Источники
1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 № 632-р «О Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2008. № 20. Ст. 2372.
2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
4. Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 124-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
6. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002 г. Раздел 3.7.
7 . ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. «Термины и определения». М.: Госсстандарт России, 1998.
9. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. М., Изд-во стандартов, 1972.
Литература
1. Кирсанова, М.В., Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова - М.: ИНФ РАМ; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000. 208 с.
2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В.Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: Ю НИТИ - ДАНА, 2001. 208. 319 с.
3. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот / А.Н. Белов, А.А. Белов. М.: Эксмо, 2008. 313 - 318 с.
4. Басаков, М.И. Делопроизводство / М.И. Басаков. М.: ИТК «Басаков и Ко», 2005. 265 - 282 с.
5. Кудряева, В.П. Организация работы с документами / В.П. Кудряева. М.: ИНФА, 2002. 294 с.
6. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов. М.: Издательско - торговая компания «Дашков и Ко», 2006. 520.
7. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. М.: АСТ: Восток Запад, 2008. 427, [5] с.
Интернет ресурсы
1. Основные правовые акты и нормативные документы, регламентирующие делопроизводство. // http: //www.termika.ru/dou/.
2. Нормативные документы из различных сфер законодательства России. // http: //www.garant.ru.
3. Информационный портал для секретарей. // http: //www.sekretar.ru.
4. Архивы текстовых ресурсов журналов «Секретарь - референто», «Делопроизводство и документооборото», «Секретарское делоо» // http: //www.direktum.gsdou.htm.
Приложение 1
Методология организации архивного хранения документ
Методология организации архивного хранения электронных документов несколько отличается от хранения бумажных, однако и в тех и других используются одинаковые термины и определения.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ: ФУНКЦИИ
· Обеспечение сохранности документов: соблюдение требований к обработке дел и оборудованию архивохранилищ
· Размещение документов в хранилищах: рациональное использование помещений, сокращение затрат на поиск дел, обеспечение оптимальных условий хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств
· Проверка наличия и состояния дел: проверка фактического наличия и физического состояния дел.
· Выдача архивных справок, выписок, копий документов: по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан; имеют юридическую силу
Оперативное хранение
· Систематизация документов осуществляется в соответствии с установленными правилами хранения документов в организации (Номенклатурой дел, инструкциями по ДОУ и др.). Необходима для контроля исполнительской дисциплины и своевременного перераспределения документов.
· Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
· Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
· Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Схема. Документальный фонд организации
Методология организации архивного хранения документов.
http://www.docsup.ru/ver1/content/articles/3_archive_metodology/archive_1.shtml
Ведомственная структура хранения документов Архивного фонда РФ http://www.rusarchives.ru/news/grp_5.shtml
Приложение 2
Форма листа-заверителя.
|
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Номенклатура дел руководителя организации ______№______________ ______________________ ____________ _____________ (место составления) подпись расшифровка На 200________г. подписи Дата ________________
|
|||||
|
Индекс дела |
Структурное подразделение (или направление деятельности) и наименование дела |
Количество дел (томов) |
Срок хранения и статьи по перечню |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
В итоге делается следующая запись о категориях и количестве заведенных дел:
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе переходящих |
|
|
Постоянно Временно (свыше 10) Временно (до 10 лет включительно) Итого Подпись Гриф согласования с архивным учреждением |
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.
дипломная работа [66,1 K], добавлен 10.05.2015Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. Составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела.
презентация [160,4 K], добавлен 01.03.2014Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке.
контрольная работа [105,8 K], добавлен 19.09.2014Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.
курсовая работа [186,6 K], добавлен 02.03.2014Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009Работа с документацией на предприятии. Структура номенклатурных дел, этапы разработки номенклатуры. Требования к формированию дел и правила их хранения. Экспертиза ценности документов. Оформление дел и составление их описей. Передача дел в архив.
курсовая работа [28,1 K], добавлен 16.12.2009Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий.
контрольная работа [23,0 K], добавлен 03.06.2017Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи. Составление внутренней описи документов дела. Переплет дел. Оформление обложек дел постоянного и временного хранения. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации.
курсовая работа [33,0 K], добавлен 26.02.2009Этапы организации движения и учета документов: получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение или уничтожение, систематизация, подготовка к сдаче в архив. Документационное обеспечение управленческой деятельности ООО "Парадайз-Тур".
дипломная работа [265,8 K], добавлен 03.02.2014Этапы подготовки документов для передачи в архив: формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве, экспертиза ценности дел. Разработка социального проекта "Электронный архив Пермского края": определение целей и задач, оценка возможных рисков.
курсовая работа [34,4 K], добавлен 09.07.2011Прием, обработка, предварительное рассмотрение, распределение и регистрация документов. Формирование документального фонда общеобразовательной школы в МБОУ ООШ д. Ишимово: номенклатура, формирование и оформление дел; их подготовка для передачи в архив.
дипломная работа [57,7 K], добавлен 03.02.2014Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015Рассмотрение основных требований к формированию дел в делопроизводстве. Определение ряда нормативных актов, декларирующих работу архивов организаций. Изучение комплекса мероприятий по подготовке документов к хранению, налажевания быстрого поиска данных.
курсовая работа [36,2 K], добавлен 11.06.2014Аспекты создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Роль Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства, условия ее функционирования. Методология и принципы архивного хранения электронных документов.
реферат [22,4 K], добавлен 21.10.2011Изучение понятия "личное дело" - совокупности документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Определение правил составления, оформления, ведения и хранения личного дела. Подготовка личных дел к передаче в архив.
курсовая работа [35,3 K], добавлен 12.12.2011Архивные дела: понятие, сущность, функции. Основные правила работы архивов организаций. Анализ процесса проверки наличия и состояния архивных дел. Условия хранения электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Сроки хранения документов.
контрольная работа [76,3 K], добавлен 19.01.2016Понятие архивов, их основные задачи и функции. Анализ комплектования архива и требования к оформлению принимаемых дел. Методы совершенствования составления и оформления описей. Организация документов в пределах архивного фонда, схемы их систематизации.
дипломная работа [58,1 K], добавлен 11.03.2011Рассмотрение признаков (номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический, корреспондентский, географический) и требований к формированию дел. Определение принципов размещения документов. Изучение правил оформления дел, принимаемых в архив.
контрольная работа [27,2 K], добавлен 26.02.2010Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.
курсовая работа [31,4 K], добавлен 05.10.2013
