Методологія процесного управління як інструмент підвищення ефективності роботи органів регіонального управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

212

Механізм регулювання економіки, 2005, № 4

Методологія процесного управління як інструмент підвищення ефективності роботи органів регіонального управління

У роботі досліджуються проблеми підвищення ефективності роботи органів державного управління регіонального рівня .Досліджуються існуючі проблеми системи регіонального управління та обґрунтовується необхідність використання методів процесного управління для підвищення ефективності їх роботи. Досліджуються переваги процесного управління та практичні аспекти впровадження даного методу в органах регіонального управління.

В умовах інтеграції в світову економіку Україні, щоб запобігти негативних наслідків та в повній мірі реалізувати свій потенціал, належить найближчим часом вирішити широке коло завдань. Конкурентоспроможність країни сьогодні прийнято пов'язувати з можливістю розробки та використання високих технологій. У березні 2000 року Радою Європи був прийнятий десятилітній план економічних реформ для підготовки країн Євросоюзу до вимог нового, XXI століття, так звана Лісабонська програма. У програмі були поставлені такі важливі цілі, як прискорення економічного зростання, збільшення числа й підвищення якості робочих місць, розвиток соціальної інтеграції. Інструментами реалізації даної програми є реформа системи державного регулювання, інвестиції в освіту й професійне навчання, інвестиції в наукові дослідження й розробки, партнерство з бізнесом, посилення інвестицій в інформаційні й комунікаційні технології і їх використання в різних галузях економіки.

Провідну роль в рамках реалізації даної програми відіграє саме сектор інформаційних технологій. За оцінками Вів'єн Редінг, комісара Ради Європи у справах інформаційного суспільства й ЗМІ, інвестиції в ІКТ і технічний прогрес принесли приблизно 40% зростання продуктивності праці в Євросоюзі в другій половині 1990 років. Однак для США той самий показник склав 60% [3].

Враховуючи визначальний вплив на економічний розвиток системи державного управління пріоритетним напрямком технологічного розвитку держави в Україні слід вважати інформатизацію системи державного управління та створення сучасної інформаційно-технологічної інфраструктури для розвитку бізнесу і реалізації свого потенціалу громадянами. регіональний управління бізнес реінжиніринг

Все більше зростає потреба бізнесу та громадян в якісних послугах державних установ, в тому числі й органів регіонального управління. В умовах інформаційного суспільства все більш важливого значення набуває орієнтація системи регіонального управління на потреби бізнесу та громадян, що мешкають на даній території. Забезпечення єдиної точки доступу до послуг державних установ - ще одна важлива задача сучасного етапу реформування економіки. Запровадження системи єдиного вікна для реєстрації суб'єктів підприємницької діяльності стало першим кроком в цьому напрямку. Перспективним напрямом для України є реалізація на регіональному рівні схем соціально-економічного партнерства населення, влади і бізнесу, які також вимагають відповідної технологічної підтримки. В Україні вже виникає потреба в онлайновому доступі громадян до державних послуг за допомогою різних пристроїв в режимі 24 години на добу 7 днів на тиждень. Наступною задачею повістки дня стане реалізація проекту «електронного уряду». Тому слід вважати, що в майбутньому вимоги до органів державного управління будуть зростати при розширенні кола задач, що ними вирішуються, та існуючих бюджетних обмежень.

В наші дні деякі держави мають до 70-80 різних відомств, і ще стільки ж організацій можуть існувати на загальнодержавному, регіональному й місцевому рівні. При цьому неминуче відбувається перетин сфер відповідальності, і більшості державних установ доводиться діяти через інші організації для виконання своїх завдань і здійснення єдиної державної політики. Це найчастіше означає, що державні органи працюють не так продуктивно, як хотілося б не тільки їм самим, але й громадянам країни. Дублювання однієї й тієї самої інформації в різних державних структурах і різних комп'ютерних системах також надмірно підвищує витрати на державне управління й ускладнює виявлення помилок і випадків шахрайства [2].

Використання методів функціонального управління в системі регіональної влади на сьогодні усе більше загострює вищезазначені недоліки, а саме:

· проблему обміну інформацією;

· незацікавленість багатьох підрозділів системи регіонального управління у кінцевому результаті;

· високі витрати на підтримку ієрархії;

· передача результатів роботи між структурними підрозділами займає до 90% часу виконання роботи;

· проблему підтвердження повноважень;

· проблему прийняття рішень.

Особливо руйнівні конфлікти й боротьба за ресурси між структурними підрозділами системи управління. Все це призводить до того, що поставлені керівництвом держави завдання вирішуються не якісно й не вчасно.

Все це вимагає суттєвого реформування структури регіонального управління та оптимізації її діяльності. Одним з провідних напрямів підвищення ефективності роботи системи регіонального управління є використання передових методів управління. Для прогресу в галузі регіонального управління, на думку фахівців, потрібні нові ідеї й стратегії, висококваліфіковані кадри, гнучкі системи автоматизованого управління.

У світі для вирішення задач оптимізації управління на рівні регіонів все більше набуває поширення практика запозичення методів і технологій з приватного бізнесу. Таким шляхом, зокрема, йдуть США, Японія, більшість країн ЄС [4]. В рамках адміністративної реформи в Росії в системах регіонального управління також все більшу роль починають відігравати принципи горизонтальної кооперації, мережевих структур, взаємних угод і договорів. Вважається, що це повинно підвищити конкурентоспроможність держави і в першу чергу держсектору [1].

Для ефективної роботи в умовах інформаційного суспільства від структур регіонального управління вимагається:

· адаптивність;

· висока внутрішня ефективність;

· використання передових методів управління;

· швидка реакція на зміни.

Що ж необхідно сьогодні в першу чергу вдосконалювати в системах регіонального управління. На нашу думку, це:

• стратегія;

• оргструктура;

• операційна діяльність (бізнес-процеси).

За даними компанії Microsоft, уряд Росії у ході інвентаризації функцій міністерств і відомств нарахував близько 5600 функцій. Для порівняння: 400-500 функцій послуг у Німеччині, США, Великобританії, більшість з яких може бути надана в електронній формі. В Україні таких досліджень ще не проводилось, але ситуація, на нашу думку, мало чим відрізняється від російської. Тому рішення задачі оптимізації бізнес-процесів органів регіонального управління має величезне практичне значення й забезпечить кількаразове підвищення ефективності роботи органів регіональної влади.

Сьогодні провідні розробники програмного забезпечення пропонують органам державного управління випробувані та ефективні програмні рішення, що довели своє право на існування в умовах жорсткої ринкової конкуренції.

Розглянемо більш детально існуючі методи підвищення ефективності бізнесу, прийнятні для системи регіонального управління.

Серед сучасних методів підвищення ефективності бізнесу для органів регіонального управління найбільший інтерес викликають:

· впровадження ERP-систем;

· впровадження технологій CRM;

· впровадження автоматизованих систем моніторингу;

· впровадження систем автоматизації документообігу;

· впровадження інформаційно-аналітичних систем;

· використання методів і систем процесного управління (BPM).

Саме останній метод, на наш погляд, і є найбільш перспективним у цей час. Розглянемо більш докладно практичні аспекти впровадження процесного управління. Як відомо, будь-яка організація являє собою набір бізнес-процесів. Вони наявні незалежно від нашого знання про їх і їхнє сприйняття. На практиці робота не рухається вздовж функціональної ієрархії, вона проходить крізь організацію у вигляді набору бізнес-процесів, які в більшості організацій ніким не управляються й ніхто за них не відповідає. Через це досить ускладнено виявлення прихованих резервів підвищення ефективності роботи органів регіонального управління.

Система автоматизації органів регіонального управління в першу чергу має підвищувати якість процесу управління. Якість регіонального управління, на нашу думку, передбачає підтримку оптимальної траєкторії процесу регіонального соціально-економічного розвитку. Отже, це й буде основним критерієм якості. До якості управління регіоном може бути застосовано стандарт ISO 9001 (будь-який управлінський продукт повинен мати якість). Згідно з вимогами стандарту ISO 9001 будь-яка організація повинна:

· виявляти необхідні для системи менеджменту якості процеси й сфери їх застосування з усієї організації;

· визначати послідовність і взаємодію цих процесів;

· визначати необхідні критерії й методи, що дозволяють гарантувати, що функціонування й контроль цих процесів ефективні;

· забезпечувати наявність ресурсів і інформації, необхідних для підтримки функціонування й моніторингу цих процесів;

· вести моніторинг, вимірювати й аналізувати ці процеси, а також вживати необхідні дії для досягнення запланованих результатів і безперервного вдосконалювання цих процесів [5].

Впровадження системи процесного управління дозволить органам регіонального управління одержати значні переваги практично за всіма основними напрямками діяльності, а саме:

· організація управління;

· «клієнти» (бізнес та громадяни);

· власний персонал;

· адаптивність та швидка реакція на зміни;

· оптимізація роботи.

Що ж одержує система регіональної влади, перейшовши на даний метод управління? Основна користь полягає в такому:

· загальне підвищення ефективності роботи, що досягається за рахунок чіткої організації й гарантованої точності виконання бізнес-процесу, контролю використання ресурсів на виконання бізнес-процесів, розвантаження від рутинних робіт вищого керівництва для вирішення стратегічних завдань;

· поліпшується координація робіт між структурними підрозділами та органами управління, оскільки робота переходить з відділу у відділ з меншою кількістю помилок, скорочення конфліктів між підрозділами;

· підвищення швидкості виконання процесу, скорочення затримок між різними етапами процесу;

· одержання реальної картини про стан справ у регіоні та стан вирішення окремих задач;

· становлення чітких і прозорих процедур вирішення питань і виконання робіт в органах регіонального управління;

· досягається вимірність і передбачуваність результатів індивідуальної діяльності;

· узгодження проведених робіт зі стратегічними цілями соціально-економічного розвитку регіону;

· виникає можливість конструювання нових послуг і продуктів для бізнесу та громадян, а також реалізації схем соціально-економічного партнерства;

· можливості швидкого реагування на зміну ситуації в регіоні й швидкої адаптації інформаційної системи підтримки та ін.

Розглянемо склад системи процесного управління. Система процесного управління повинна включати:

· методи моделювання бізнес-процесів;

· засоби моделювання;

· систему регламентації процесів;

· засоби автоматизації потоків робіт;

· методи й засоби аналізу процесів;

· методи оптимізації;

· засоби й компоненти моніторингу.

Особливе значення в системах процесного управління мають методи моделювання бізнес-процесів. На сьогоднішній день для цієї задачі широко використовуються стандарти IDEF. Набувають популярності системи моделювання ARIS і BPML, хоча для останньої ще на розроблені якісні кошти автоматизації. Розпочато роботи з розробки стандарту UEML. Однак використання традиційних методів має ряд недоліків:

• висока трудомісткість моделювання;

• одержувані моделі бізнес-процесів об'ємні й складні для розуміння;

• високі вимоги до дотримання технології проектування;

• високі вимоги до кваліфікації аналітика;

• принцип декомпозиції ускладнює модифікацію моделей;

• високу складність поетапного нарощування моделей;

• для практичної реалізації потрібні додаткові моделі (реалізації, розгортання та ін.).

У сучасних українських умовах для банків може значний інтерес являти запропонована автором система моделювання SBPML.

Використання даного методу має цілий ряд переваг:

• високу швидкість побудови моделей;

• простоту навчання;

• високу ефективність на малих і середніх проектах;

• можливість поетапного нарощування, простота модифікації й розвитку моделей;

• можливість створення розподілених бізнес-процесів.

До основних недоліків варто віднести:

• відсутність графічної нотації;

• зростаючу складність моделювання в порівнянні із традиційними методами у великих проектах.

Розглянемо стратегію впровадження процесного управління в системі регіональної влади. Враховуючи високу ціну помилки в системах управління такого рівня, автором пропонується наступна стратегія «м'якого» впровадження. При даному підході всі роботи виконуються поетапно, різко не руйнуючи сформовану практику господарювання. Основними етапами є:

1. Виділення й моделювання існуючих бізнес-процесів.

Спостереження за існуючими бізнес-процесами й збір статистики з них. Результатом цього є:

· одержання реальної картини про стан справ в організації управління регіоном;

· забезпечення можливості спостереження виконання існуючих бізнес-процесів;

· діагностика й усвідомлення проблем;

· наробіток інформаційної бази для наступних етапів.

2. Аналіз результатів моніторингу бізнес-процесів, виявлення «вузьких місць», проблем і критичних елементів. Оцінка існуючих бізнес-процесів.

3. Одержання моделі банку у вигляді оптимізованих бізнес-процесів. Реінжиніринг і оптимізація бізнес-процесів органів регіонального управління.

4. Послідовна реорганізація бізнес-процесів органів регіонального управління. Послідовна заміна «старих» бізнес-процесів оптимізованими.

5. Вибір технології автоматизації. Впровадження системи автоматизації управління бізнес-процесами.

6. Оцінка ефективності реорганізації бізнес-процесів.

У такий спосіб забезпечується досягнення повного контролю й керованості бізнес-процесів управління регіоном, а також створення передумов для подальшого вдосконалювання системи регіонального управління. Основною перевагою даного методу є те, що вдосконалювання бізнес-процесів відбувається на основі зібраних об'єктивних даних, а не на основі експертних висновків консультантів. При цьому також слід враховувати складність оптимізації бізнес-процесів регіонального управління експертними методами та низьку якість такої роботи. На перших етапах для спостереження необхідно використовувати недорогі технології автоматизації, а вже після оптимізації обирати більш коштовні та продуктивні програмні рішення. Корисним є також первинна реалізація у регіоні невеликого пілотного проекту для демонстрації переваг використання процесного управління.

Впровадження методології процесного управління, що за останнє десятиріччя вже довела свою ефективність в тисячах організацій, в органах регіонального управління буде мати важливе позитивне значення для соціально-економічного розвитку регіону та держави в цілому.

Література

1 Лобанов В. Уроки и перспективы административной реформы в России//Проблемы теории и практики управления. - 2005. - № 1. - С. 43-51.

2 Модернизация государственного управления//Информационный бюллетень Microsoft. - 2004. - № 25. - С. 10-28.

3 Рединг В. Роль информационных технологий в реализации Лиссабонской программы//Материалы Второго ежегодного Форума Microsoft для государственных деятелей Европы//Информационный бюллетень Microsoft. - 2005. - № 28. - С. 9-11.

4 Сапегина О.П. Программно-целевой подход к организации управления регионом: мировой опыт//Проблемы и технологии управления социально-экономических систем//Сборник статей. Рос. акад. гос. службы при Президенте РФ. - М.: Изд-во РАГС, 2004. - С. 123-134.

5 Стандарт ISO 9001:2000 Системи менеджменту якості. - Вимоги.

Размещено на Allbest.ru