Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАДАНИЕ 1

Охарактеризуйте основные методы и формы организации контроля исполнения документов на предприятии

Ответ:

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

- автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки



лицевая сторона

оборотная сторона

Рисунок 1 - Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

ЗАДАНИЕ 2

Тест

1. Является ли наличие устава обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций:

1.1. Да

1.2. Нет

2. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

2.1. Решения

2.2. Указания

2.3. Приказы

2.4. Постановления

3. Какие документы рассылаются членам коллегиального органа перед заседанием?

3.1. Извещение

3.2. Повестка дня

3.3. Проекты решений

3.4. Информационные справки

3.5. Все перечисленные документы

4. С какой целью на письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

4.1. Для повышения эффективности документооборота

4.2. Для придания документу юридической силы

4.3. Для обеспечения легитимности документа

4.4. Для оперативной связи

5. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным?

5.1. Если не оговорены условия о месте работы

5.2. Если не оговорены условия о характере трудовой функции

5.3. Если не оговорены условия о времени действия трудового договора

5.4. Если не оговорены условия о размере оплаты труда

5.5. В любом из этих случаев

Пояснение:

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

- место и дата заключения трудового договора;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Согласно ст. 58 ТК РФ если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

6. Состав документов, возникающих в деятельности организации, должен быть определен…

6.1. Должностной инструкцией специалиста службы документационного обеспечения управления

6.2. Положением об организации (уставом)

6.3. Протоколом заседания коллегиального органа управления

6.4. Инструкцией по делопроизводству

ЗАДАНИЕ 3

Проанализировать правильность составления и оформления документа

Герб 1,2,3,4 Директору завода «Спецжелезобетон» 5 В.А. Борисову копия: главе администрации К.К. Петрову копия: начальнику ГНИ по Тайгинскому району В.Ф. Антонову 6 Текст Генеральный директор Подпись А.А. Петрунников Оттиск печати 7

1. Отсутствует реквизит «Код организации», проставляемый в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

2. Отсутствует реквизит «основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», представляющий 13-значный цифровой код.

3. Отсутствует реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)».

4. Отсутствует реквизит «Регистрационный номер документа», обязательно размещаемый на документе.

5. При оформлении реквизита «Адресат» почтовый адрес воспроизводится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, которые рекомендуют следующую последовательность: название улицы, номер дома, номер офиса, название города, почтовый индекс.

6. Отсутствует заголовок к тексту письма. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка письма 3 интервала.

7. На письме отсутствует реквизит «Отметка об исполнителе документа», включающий инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается от границ левого поля в нижнем углу последней страницы документа.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗАДАНИЕ 4

документ оформление распорядительный контроль

Составить проект документа

Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 05.10.2013 №____ «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета

Ответ:

ЗАДАНИЕ 5

Составить письмо деловому партнеру

Составьте письмо-претензию в адрес фирмы «Истар» с сообщением о том, что при испытаниях работы компьютеров модели «Notebook» были обнаружены следующее дефекты: пониженная мощность; невозможность запуска в эксплуатацию в течение длительного времени; расхождение по своей конструкции с чертежами. На основании вышеуказанного фирма «Индель» обращается с просьбой компенсировать расходы своих комитентов в сумме 4 тысячи долларов США, связанные с заменой дефектного товара.

Ответ:

Общество с ограниченной ответственностью Директору ОАО «Истар»

«Индель» В.П. Савельеву

ул.Мичурина, 48, г.Кемерово, 650000 Петрову П.П.

Тел.: (3842) 36-00-02 Провести контроль к 22.08.2012

ОКПО 27411234, ОГРН 4213238754210 Подпись

ИНН 6215552834, КПП 741200134 20.08.2012

20.08.2012 № 112__________________

На № 132-2/21 от 15.08.2012__________

О поставке просроченной продукции

Уважаемый Василий Петрович!

ООО «Индель» заявляет Вам о рекламации в связи с ненадлежащей поставкой Вашей стороной компьютеров модели «Notebook».

12 августа 2012 года Вашим предприятием для нужд ООО «Индель» была осуществлена отгрузка по железной дороге партии компьютеров. Вследствие проверки продукции были обнаружены следующее дефекты: пониженная мощность; невозможность запуска в эксплуатацию в течение длительного времени; расхождение по своей конструкции с чертежами..

В связи с изложенным предлагаем:

1) завизировать рекламационный акт (прилагается), после чего выслать один экземпляр в наш адрес;

2) компенсировать расходы комитентов в сумме 4 тысячи долларов США, связанные с заменой дефектного товара.

Приложение: 1. Акт приемки продукции на 2 л в 1 экз.

2. Рекламационный акт на 1 л. В 1 экз.

Генеральный директор ООО «Индель» Подпись А.Г. Поройко

Н.А. Маменко

(3842) 44-22-14

Отправлен факс от 20.08.2012 № 19 Канцелярия

В дело № 08-13 №93 от 20.08.2012

Подпись

20.08.2012

D:\Документы\Письма\2011\112.doc

ЗАДАНИЕ 6

Разработать пакет документов, включающий личное резюме, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу; а также оформить соответствующую запись в трудовой книжке.

Ответ:

1. Резюме

Ковалей Алина Анатольевна
Дата рождения	19 июня 1992 г.
Адрес	650024, г. Кемерово, пр. Ленина, 140, кв.10
Телефон	(3842) 48-29-75, 8-903-491-0506
E-mail	kovaliy19921991@mail.ru

Цель обращения

Должность	Менеджер

Образование

2010-н.в.	Российский государственный торгово-экономический университет Кемеровский Институт, факультет менеджмента

Дополнительное образование

01.06-20.09.2012 г.	Курсы менеджеров среднего звена в торговле

Опыт работы

08.2011-07.2012	ЗАО «Профи». Профиль деятельности: розничная торговля продуктами питания. Должность - менеджер

Дополнительная информация

Технические навыки	Word, Excel, Autocad, Internet, DOS, Corel Draw
Знание иностранных языков	Английский язык - разговорный
Личные качества	Ответственная, коммуникабельная, энергичная, трудолюбивая, дисциплинированная, желание повышать свой профессиональный уровень

12.05.2014

2. Заявление о приеме на работу

Директору ЗАО «Милана»

А.В. Афанасьеву

от Ковалей Алины Анатольевны

проживающей по адресу: г.Кемерово

пр.Ленина, 140, кв.10

Паспорт: серия 32 06 номер 123456

выдан УВД Ленинского района

город Кемерово «15» ноября 2006 года

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в ЗАО «Милана» на должность менеджера

с 14 мая 2014 года постоянно.

13 мая 2014 года подпись

3. Приказ по личному составу о приеме на работу

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 Код 0301001 75124589 Форма по ОКУД _Закрытое акционерное общество «Милана_ по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления 15-к 14.05.2014 ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме на работу работника Дата с 14.05.2014 по Принять на работу _________________Ковалей Алина Анатольевна ___________ (фамилия, имя, отчество) Табельный номер 188 в______________________________администрация________________________ (структурное подразделение) ______________________________менеджер______________________________ (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация) _____________________________постоянно__________________________________ (условия приема на работу, характер работы) с тарифной ставкой (окладом) ____50000____ руб. 00 коп. (цифрами) надбавкой _____________ руб. __ коп. (цифрами) с испытанием на срок _________________два___________________ месяца (ев) Основание: Трудовой договор от «_14_» __мая__ 2014 г. № ___8___ Руководитель организации___Директор___ __________ __А.В. Афанасьев___ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) С приказом (распоряжением) ознакомлен __________ «14» мая 2014 г.

4. Запись в трудовую книжку о приеме на работу

№ записи	Дата	Сведенья о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причины и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество (ЗАО) «Милана»
1	14	05	2014	Принята на работу менеджера	Приказ от 14 мая 2014 года №15-к

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

2. Андреев, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-изд., перераб. и доп. / В.И. Андреев. - М.: Гардарика, 2008. - 245 с.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 359 с.

4. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008. - 272 с.

5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 400 с.

6. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2009. - 345 с.

7. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - СПб.: Герда, 2008. - 421 с.

Размещено на Allbest.ru

...