Система коммуникаций организации

Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры (а не только директора), что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию (особенно это необходимо при приеме, регистрации и отслеживанию выполнения заказов). Система электронной почты также способствует совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает поток телефонных разговоров.

6. Для устранения такой преграды, как информационные перегрузки, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей. Например, контроль изготовления заказа по срокам, который в настоящий момент осуществляет директор, можно возложить на менеджер по сбыту. Таким образом, руководитель будет освобожден от части контрольных функций.

7. Для устранения конфликтных ситуаций, как коммуникационных преград, мною рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой метод преодоления конфликтов как внутриличностные методы, которые заключаются в умении правильно организовать собственное поведение, высказать свою точку зрения, не вызывая защитной реакции со стороны другого человека. Этот метод поможет сотруднику (руководителю) удержать позицию, не превращая другого работника в своего врага. Этот способ может быть полезен в любой обстановке.

Итак, коммуникацию следует рассматривать как непрерывный, систематический процесс, при котором заинтересованные стороны в организации узнают то, что им нужно знать. Хотя и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом открытое и свободное общение в рамках организации и на всех ее уровнях следует поощрять.

Роль коммуникации в организации невозможно недооценить. Эффективная коммуникация имеет огромное значение для формирования рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Она помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности, которые в свою очередь, доводят информацию до своих подчиненных, которым она необходима для достижения командных целей. Таким образом, эффективная коммуникация на всех уровнях является неотъемлемым залогом успеха и процветания всей организации.

3. Разработка рекомендаций по подходам к решению проблемы эффективных коммуникации в организации ООО «Фрэшритейл»

3.1 Выявление проблем и разработка рекомендаций

Способы и направления совершенствования:

- регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков);

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как показано ниже, информационные потребности в значительной мере зависит от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

- разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации;

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Вес работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджера, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимным), либо печатаются в информационном бюллетене.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

- совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний);

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе. Все эти примеры суть отображения ролей контролера, распределителя и источника в информационном процессе.

Планирование, реализация и контроль, формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

- совершенствование систем обратной связи;

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые и организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Например, фирма «Форд» направляет работников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Подобным образом мэр города лично посещает районы, чтобы удостовериться в нормальной реализации различных государственных программ, или с той же целью направляет от своего имени работников муниципалитета. Рассматривая необходимость обратной связи в организации, один на специалистов по обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

- использование современных информационных технологий (сети, e-mail, Интернет); Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

- выпуск информационных бюллетеней;

Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядов до сотрудников.

Технология видеозаписи дала в руки организаций еще одно средство формирования информационных каналов.

Заключение

Целью работы была разработка решения, направленного на проблемы эффективных коммуникаций в организации.

Объектом исследования в данной работе является торговое предприятие ООО «Фрэшритейл».

Анализируемый в данной работе супермаркет «Красный Яр» ООО «Фрешритейл» расположен по адресу: город Красноярск, ул. Матросова, 4.

Основной целью предприятия является удовлетворение потребности населения товарах народного потребления.

В ООО «Фрэшритейл» содержание процесса разработки предпринимательских управленческих решений определяется координацией, коммуникацией и принятием решений.

В исследуемой организации для координации сформирована такая процедура, которая предполагает непосредственное руководство действиями в виде распоряжений, приказов и предложений.

В данной организации существует три этапа процесса управления: определение цели, оценка состояния управляемой системы относительной цели и определение проблемы.

Мы выяснили, что в данной организации ООО «Фрэшритейл» коммуникации осуществляются внутри организации такими способами как: личная беседа с сотрудниками,рассылка циркуляров, распространение информации, используя электронные каналы связи.

Показателем зрелости, и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат, что не мало важно в данной организации. Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно.

На основании проведенного анализа рассматриваемому предприятию предложено регулировать информационные потоки; разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации; создать систему сбора предложений; проведение собраний, совещаний; совершенствование систем обратной связи; проводить опрос работников; использовать информационные технологий.

Осуществление выбранных подходах повлечет решением проблемы эффективных коммуникаций в организаций.

Библиографический список

1. Балдин К.В., Воробьёв С.Н., Уткин В.Б. Управленческие решения: Учебник. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». 2007.

2. Барышников Ю.Н. Разработка управленческого решения. М.: РАГС. 2011.

3. Веснин В.Р. Основы менеджмента. М: Проспект, 2011.

4. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. для студ. вузов по спец. «Менеджмент организации»/ В.Р. Веснин. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Проспект, 2009.

5. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский. М.: Гардарика, 2008. 528 с.

6. Виханский О.С. Стратегическое управление: учебник / О.С. Виханский. М.: Гардарика, 2009. 296 с.

7. Герчикова И. Н. Менеджмент: учебное пособие для вузов / И.Н. Герчикова. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. 501 с.

8. Глухов В.В. Основы менеджмента: учебно-справочное пособие / В.В. Глухов. С.-Пб.: Спец литература, 2010. 325 с.

9. Голубков Е.П. Технология принятия управленческих решений. М.: Издательство «Дело и Сервис», 2011.

10. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента: учебное пособие для вузов / Н.И. Кабушкин. М.: Остожье, 2009. 336 с.

11. Коротков Э.М. Исследование системы управления: учебник / Э.М. Коротков. М.: Издательско-консалтинговая компания «Дека», 2009. 285 с.

12. Коротков Э.М. Концепция менеджмента: учебное пособие / Э.М. Коротков. М.: Издательско-консалтинговая компания «Дека», 2007. 304 с.

13. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник М.: Издательство «Дело», 2011.

14. Лукичёва Л.И., Егорычев Д.Н. Управленческие решения. М.: Издательство «Омега-Л», 2010.

15. Менеджмент организации: учебное пособие / Румянцева З. П., Соломатин Н. А., Акбердин Р. З. и др. М.: ИНФРА-М, 2007. 432 с.

16. Менеджмент: Учебник / Русинов Ф.М., Разу М.Л., Денисов В.А. и др.; под ред. Ф.М. Русинова, М.Л. Разу. М.: ФБК - ПРЕСС, 2011. 504 с.

17. Мескон М. Основы менеджмента / М. Мескон. М: ДАНТА, 2008. 847 с.

18. Основы менеджмента: учеб. для студ. вузов, обуч. по эконом. спец./ под ред. И.В. Бородушко, В.В. Лукашевича. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 271 с.

19. Переверзев М.П. Менеджмент: учеб. для студ. вузов по спец. Социально-экономическое образование/ М.П. Переверзев, Н.А. Шайденко, Л.Е. Басовский; под общ. ред. проф. М.П. Переверзева. 2-е изд., доп. и перераб. М.: ИНФРА-М,2008. 330 с.

20. Томпсон А.А. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии: учебник для вузов / А.А. Томпсон. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2008. 576 с.

21. Управление организацией: учебник / под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. 2-е изд, перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2009. 669 с.

22. Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента: учебное пособие / Р.А. Фатхутдинов. М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез»», 2007. 352 с.

23. Фатхудинов Р.А. Стратегический менеджмент: учебник / Р.А. Фатхутдинов. М.: Дело, 2011. 448 с.

24. Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2010.

25. Юкаева В.С. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2011.

Размещено на Allbest.ru