Комплексный анализ документационного обеспечения управления

Размещено на http://allbest.ru

Министерство образования и науки РФ

ГОУ ВПО «Нижневартовский государственный университет»

Гуманитарный факультет

Кафедра Документоведения и всеобщей истории

Курсовая работа на тему:

«Комплексный анализ документационного обеспечения управления»

Выполнила: студентка 3 курса

Боброва Анастасия

Научный руководитель: Давыденко Екатерина Александровна

Нижневартовск 2014



Введение

документационный управление дело поручение

Делопроизводство- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с офисными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации. Получение информации, её обработка, принятие решения, доведение его до сведения исполнителей и подведение итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение её функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

- эффективность управления

- экономичность

-оперативность

- культура труда работников

Разработка новых информационных технологий в управлении. Много офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

- документирование

-организация работы с документами

Документирование- запись информации на различных носителях по установленным правилам.



Глава 1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТом Р.6.30.2003

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документов, расположенных в определённом порядке, составляет формуляр документа.

Порядки и правила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта- ГОСТ Р 6.30.2003.

Помимо указанного стандарта правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов

б) отраслевых стандартов РФ

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территории РФ в соответствии с заключёнными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р 6.30.2003.

Начнём с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введён в действие взамен прежнего ГОСТ Р 6.30-97, унаследовав от последнего не только структуру, но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30.2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

ГОСТ Р 6.30.2003 устанавливает изменённый состав реквизитов документа. Общее число реквизитов теперь не 29, а 30. Один реквизит исключён, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых.

Из содержания ГОСТ Р 6.30.2003 устранены положения, касающиеся регламента отдельных вопросов оформления документов. Из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датировки документов.

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или герба субъектов РФ». Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентирующие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р 6.30.2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Также изменён порядок применения требований ГОСТ Р 6.30.2003. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесённые к организационно- распорядительной документации, находящейся в обиходе как государственных так и не государственных организаций.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации

герб субъекта Российской Федерации

эмблема организации

код организации

основной государственный регистрационный номер юридического лица

идентификационный номер налогоплательщика

код формы документа

наименование организации

справочные данные об организации

наименование вида документа

дата документа

регистрационный номер документа

ссылка на регистрационный номер и дату документа

место составления документа

адресат

гриф утверждения документа

резолюция

заголовок к тексту

отметка о контроле

текст документа

отметка о наличии приложения

подпись

гриф согласования документа

визы согласования документа

оттиск печати

отметка о заверении копии

отметка об исполнителе

отметка об исполнении документа и направлении его в дело

отметка о поступлении дела в организацию

идентификатор электронной копии документа

Требования к оформлению реквизитов служебных документов

01.-Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционном законе «О Государственном гербе Российской Федерации

02- Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03- Эмблему организации помещают на бланке организаций в соответствии с уставом.

04- Код организации проставляют по Общероссийскому Классификатору предприятий и организаций.

05- Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06- Идентификационный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07- Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации .

08- Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.

09- Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

10- Наименование вида документа должно быть определено уставом.

11- Датой документа является дата его подписания или утверждения.

12-Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

13- Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14- Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации.

15- В качестве адресата могут быть организации ли структуные подразделения, юридические или физические лица.

16- Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом

17- Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения.

18- Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа

19- Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом «Контроль»

20- Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации.

21- Отметку о наличии приложения оформляют с помощью сокращений.

22- В состав реквизита подпись входит наименование должности лица, подписавшего документ

23- Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи и расшифровки подписи и дату составления.

24- Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

25- Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

26- При заверении копии документа проставляют заверительную надпись ВЕРНО, должность лица, заверившего документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения

27-Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

28- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении.

29- Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

30 Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, и содержащая наименование файла на машинном носителе.

Оформление бланков служебных документов

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Их оформляют в соответствии с приложением. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в неё реквизитов.

Для организации, её структурного подразделения, должностного лица, устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк

-бланк письма

-бланк конкретного вида документа

Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме письма. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих на ряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка.

Бланк- это лист бумаги с внесённой в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки.

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Общий бланк имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставления реквизита « название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «место составления или издания»

Бланки с угловым расположением реквизитов применяются при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения и резолюцию. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см- 28 машинописных знаков.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придаёт бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

Требования к оформлению информационно-справочных документов

Понятие основных информационно-справочных документов и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов.

Составление и оформление информационных справок.

Справки- документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы- внутренние справки оформляются не на бланке, внешние- на бланке с угловым расположением реквизитов.

Оформление докладных записок

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководителя. По своей сути они могут быть инициативными и информационными.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путём.

Информационная записка обычно несёт в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные записки отчётного характера обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведённого обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Составление и оформление объяснительных записок.

Объяснительная записка- документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресоваться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 и А5. Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если её содержание затрагивает личные вопросы.

Составление и оформление актов.

Акт- документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются в следующих случаях:

- обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб

- организации, реорганизации, переименовании и ликвидации организаций и их структурных подразделений

- по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приёма работ

- испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов

- инвентаризации

-вручения призов и дипломов

- наличия и состояния дел и документов

- проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины

- происшествий

- техники безопасности и охраны труда

-технического состояния

- нарушения трудовой дисциплины

-уничтожения печатей, штампов и во многих других случаях

Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо- обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставления слуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

Письма-рекламации содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

При заключении контрактов с иностранными партнёрами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчётного счёта и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.



Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами- организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения или организации.

Эффективная работа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожение или передачи на архивное хранение.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

- общепринятых принципов обработки документов

- принципов работы с документами конкретного предприятия

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативной методикой базой делопроизводства

- сложившихся национальных традиций работы с документами

- установленных руководством предприятия правил работы с документами

- квалификации делопроизводственной службы предприятия

Руководитель предприятия несёт персональную ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Формы организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная

-децентрализованная

-смешанная

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении, а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Её целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщённости структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе ДОУ и других структурных подразделениях.

Основные этапы документооборота

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

-первичную обработку

- предварительное рассмотрение

- регистрацию

- рассмотрение руководителем

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба ДОУ, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителем предприятия

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учёт количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учёта документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Приём и первичная обработка документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Документы, адресованные руководству организации, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Регистрация формы и их заполнение

Регистрация документов и фиксация факта создания или поступления документа в организацию осуществляется путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Все документы регистрируются на карточках.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться. Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Обработка входящих и исходящих документов

Получение секретарём входящих документов в почтовом отделении производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, её количества. В необходимых случаях указывается вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи- реестра на все полученные документы.

Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счёт и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации осуществляется секретарём непосредственно в офисе.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утверждённой номенклатуре дел организации. Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления. Поручение по исполнению входящего документа даётся, как правило, только одному должностному лицу.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется «расчёт рассылки», существенно облегчающий последующее конвертование документов.

После отправки исходящих документов секретарём на основании записей в журналах учёта осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учёта исходящих документов путём проставления отметки «отправлено, дата» в соответствующей графе.

Контроль и исполнение документов и поручений

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учёт и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела, или специально назначенным лицом.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, оставшемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов

- направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения

- получение информации о ходе и результатах исполнения

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения

- сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов

- снятие документов с контроля по указанию руководителей

-формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям и группам документов.



Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел- это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно- поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру, деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение.

В течение года в утверждённую номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, и т.д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведённых дел.

Формирование дел

При хранении документы группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «Формирование дел», т.к основной единицей организации учёта и хранения бумажных документов является дело.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполнительных документов по делам

- расположение документов внутри дела

- оформление обложки дела.

При формировании документов в дела используется номинальный признак заведения дел, т.е. основанием для группировки документов служит название разновидности документа, например приказы, справки и т.д.

В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещённый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно

- подлинники отделять от копий

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки и являются дополнением к основному материалу.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы, помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии- завершительную надпись, отметку «В дело №…»

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности

-оформление списка сотрудников, допущенных к делу

- оформление карточки учёта расширений и выдачи дела

- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документа

- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа

- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела

-нумерация листов документа в деле

- при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела

- подшивка документа в дело

- внесение отметки о подшивке в учётную карточку документа

- проверка правильности подшивки документа

- возвращение учётной карточки документа в соответствующую картотеку

В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенности процедуры оформления дела при его закрытии

- подшивка и оформление заверительного листа

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела

- опечатывание концов шнурка на заверительном листе

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела

- проставление отметки о закрытии дела в номенклатуре дел

- при необходимости- внесение дела в инвентарную опись законченных дел

- по окончании года- закрытие номенклатуры дел

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел

- при необходимости- внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных дел

Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Хранение дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплёт дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: « Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Я написала курсовую работу на тему « Комплексный анализ документационного обеспечения управления». В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства, как первичная обработка документов; регистрационные формы и их заполнение; обработка исходящих и входящих документов; номенклатура дел и порядок работы с ней; формирование дел; хранение дел.

В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс документооборота. Также они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и.т.д.

Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдаётся в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие- М.: ЗАО « Бизнес- школа « Интел- синтез», 1997.

Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования.- М.: Мастерство, 2000.

Кузнецов И.Н. « Делопроизводство: учебно-справочное пособие» М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»,2007.

Тимофеев М.В. Кадровая служба и управление персоналом предприятия.- Спб.: Тритон, 2006.

Размещено на Allbest.ru

...