Документирование движения кадров

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. КЛАССИФИКАЦИЯ И НАЗНАЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

2.1 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА НА РАБОТУ

2.2 ПЕРЕВОД РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ

2.3 УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

3.1 ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (КОНТРАКТЫ)

3.2 ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

3.3 ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ ФОРМЫ Т-2

ГЛАВА 4. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

ГЛАВА 5. ЛИЧНОЕ ДЕЛО

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

кадровый документация трудовой оформление

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер. В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

- организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);

- распорядительные (приказы по личному составу);

- информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);

- документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.

Цель данной курсовой работы - на основании изучения литературы и документных источников рассмотреть вопрос кадровой документации, документирование трудовой деятельности.

В работе ставится задача раскрыть классификацию и назначение кадровой документации, документирование движения кадров, документы по личному составу, а также ведение и оформление трудовых книжек и личное дело.

При написании курсовой работы были использованы такие источники, как Трудовой кодекс Республики Беларусь, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника - трудовой книжки.

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) - документирование трудовой деятельности.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

ГЛАВА 1. КЛАССИФИКАЦИЯ И НАЗНАЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Кадровая документация ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, принятым 8 июля 1999 г., Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников от 26 марта 2004 г. № 2. персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации к руководителю могут быть применены штрафные санкции инспекцией по труду Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение - отдел кадров или отдельное должностное лица. В маленьких организациях с небольшим штатом сотрудников функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

личные:

- заявление - просьба о приеме на работу;

- автобиография - документ, составляемый автором самостоятельно;

- характеристика - отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника;

организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.)

распорядительные (приказы по личному составу);

информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты. Личные листки по учету кадров, личная карточка рабочих и служащих (форма Т-2), содержащая набор данных о работнике, заполняется при приеме. Последняя запись в личной карточке - приказ об увольнении);

договоры (трудовые контракты);

бланки строгой отчетности - трудовые книжки.

Кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности. Система документации по оформлению трудовых отношений или кадровые документы включают в себя:

приказы о приеме на работу, передвижениях по службе, увольнении, предоставлении отпусков, об объявлении поощрений, о применении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины;

трудовые договоры (коллективные и индивидуальные), контракты;

трудовые книжки;

табель учета рабочего времени;

штатное расписание;

должностные инструкции;

договоры о материальной ответственности;

правила внутреннего трудового распорядка или устав о дисциплине.

Основными юридическими документами, регулирующими трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником в организации, являются:

трудовой кодекс Республики Беларусь от 8 июля 1999 г.;

коллективный договор;

контракт;

индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда;

договор подряда.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

2.1 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА НА РАБОТУ

Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основание может послужить и письменный трудовой договор (контракт).

Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления - А4.

Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.

Реквизиты заявления:

адресат;

автор;

наименование вида документа;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

дата.

В реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда - номер телефона, паспортные данные).

После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника.

Трудовой контракт - этот договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении и регулировании трудовых отношений.

Под трудовым договором понимается соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию, соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами, соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Сторонами трудового договора являются наниматель и работник.

Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

Уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений.

Работник - лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй - у работника.

Реквизиты трудового контракта:

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер документа;

место составления;

текст (наименование сторон, права, обязанности, ответственность сторон);

подписи;

печать.

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку, военный билет, справку о последнем занятии, документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.

На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.

После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по начислению заработной платы, а в отделе кадров - личное дело работника.

2.2 ПЕРЕВОД РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ

Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости) временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов.

При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться прежняя зарплата.

Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает в себя следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указывать название должности, структурного подразделение, вид перевода, причину перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям Трудового кодекса. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, о чем производится соответствующая запись на первом экземпляре.

2.3 УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА

Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).

Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы.

В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.

При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация.

После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке.

Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении, отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении, другие приказы.

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров предприятий.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);

трудовые книжки;

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате и др.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на предприятие и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет. Поэтому она выделена в самостоятельную группу.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составление документов в следующем порядке:

заявление о приеме;

трудовой договор (контракт) с работником;

приказ о приеме;

запись в трудовой книжке;

личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После его подписания издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме направляются в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

заявление работника об увольнении;

приказ об увольнении;

запись в трудовой книжке;

запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

Заявление об увольнении работник пишет за один месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет на согласование руководителю. Последний издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и личной карточке формы Т-2. копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов следующий:

заявление о переводе;

приказ о переводе на другую должность;

запись в трудовой книжке;

запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

3.1 ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (КОНТРАКТЫ)

Прием на работу может осуществляться в соответствии с трудовым договором или контрактом.

Трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Содержание и условия трудового договора определяются ст. 19 Трудового кодекса и при необходимости дополняются соглашением нанимателя и работника.

Иногда наниматели должны соблюдать определенные условия, предшествующей заключению трудового договора. Так, ст. 24 Трудового кодекса устанавливает, что в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иным законодательством о труде, заключению трудового договора могут предшествовать проведение конкурса, избрание на должность и иные мероприятия, позволяющие определить профессиональную пригодность претендующего на соответствующую работу, должность.

Заключая трудовой договор, наниматель обязан (ст. 54 Трудового кодекса):

потребовать от работника документы, установленные законодательством;

ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности;

провести вводный инструктаж по охране труда;

завести (заполнить) на работника трудовую книжку;

оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.

Трудовой договор всех видов (срочный, временный, с совместителями и др.) заключается в письменной форме. Исключение составляют домашние работники, трудовой договор с которыми не заключается, если работа носит краткосрочный характер (ст. 309 Трудового кодекса).

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а устраивающийся на работу должен предъявить:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Лица в возрасте от 14 до 16 лет представляют свидетельство о рождении;

2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу). Такими документами являются военный билет и приписное свидетельство;

3) трудовую книжку (кроме лиц, впервые поступающих на работу);

4) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

5) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с требованиями законодательства. Например, по направлениям Государственной службы занятости;

6) заключение Медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов). Работника кадровой службы должно интересовать, является ли поступающий на работу инвалидом. При положительном ответе необходимо требовать заключение МРЭК, чтобы иметь возможность трудоустроить гражданина в соответствии с состоянием его здоровья;

7) декларацию о доходах и имуществе. Ее должны представлять претенденты на должности государственных служащих в соответствии со ст. 23 Закона от 14 июля 2003 г. № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»;

8) медицинское заключение о состоянии здоровья. Его должны представлять лица, которые обязаны проходить предварительный медицинский осмотр при поступлении на работу;

9) другие документы подтверждения иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами. Так, наниматели имеют право требовать при приеме на работу предъявления свидетельства социального страхования, а в случае его отсутствия - сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица в органах, осуществляющих персонифицированный учет. Из других документов, которые можно требовать, следует назвать: характеристику с последнего места работы при участии в конкурсе для замещения должностей научных работников и профессорско-преподавательского состава; справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме совместителей на тяжелую работу или работу с вредными условиями труда.

Согласно ст. 17 Трудового кодекса, трудовые договоры могут заключаться:

на неопределенный срок;

определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор);

время выполнения определенной работы;

время выполнения обязанностей временного отсутствующего работника. За которым в соответствии с Трудовым кодексом сохраняется место работы;

время выполнения сезонных работ.

Верхний предел срочного трудового договора определен пятью годами. Следует иметь в виду, что если срочный трудовой договор заключен на срок свыше 5 лет, то по истечении пятилетнего срока трудовые отношения считаются продолженными на неопределенный срок. Нижний предел срочного трудового договора в законодательстве не указан. На основании норм трудового законодательства можно сделать вывод, что нижней границей является 2 месяца, а для замещения отсутствующего работника - 4 месяца.

По истечении установленного срока трудовой договор может быть:

прекращен по инициативе любой из сторон;

продлен на неопределенный срок, если трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не требует их прекращения;

продлен либо перезаключен на новый срок.

Форма трудового договора как письменного документа разрабатывается нанимателем с учетом правового статуса организации, возможностей по стимулированию труда работника, требований ст. 19 Трудового кодекса, других обстоятельств.

Примерная форма трудового договора утверждена Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155.

После заключения трудового договора прием оформляется приказом (распоряжение) нанимателя. Такое требование содержится в п. 5 ст. 54 Трудового кодекса.

Приказ (распоряжение) не может противоречить содержанию трудового договора. В приказе (распоряжении) следует указывать, что его основанием является соответствующий трудовой договор.

Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись.

Если приказ (распоряжение) не издан, то это не влияет на действительность заключенного трудового договора.

Возможность заключения контрактов установлена Декретом Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изм и доп. от 27 февраля 2002 г. № 145, 4 апреля 2002 г. № 10, 30 августа 2002 г. № 22). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 58. 1/512; 2002. № 27. 1/3550. № 43. 1/361.1, № 100. 1/4003. В нем содержится определение понятия «контракт» и установлены нормы, регулирующие отношения сторон.

Во исполнение Декрета № 29 Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 сентября 1999 г. № 1476 (с изм. и доп. по состоянию на 26 октября 2004 г. № 1341) утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками. Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 78. 5/1741; 2000. № 8. 5/2409; 2002. № 30. 5/10072; 2004. № 137. 5/14719. № 172. 5/15054. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003г. № 1271 (с изм. и доп. от 26 октября 2004 г. № 1341) утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими. Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 115. 5/13151; 2004. № 137. 5/14714. № 172. 5/15054.

Декрет № 29 предоставил нанимателям право заключать с работниками контракты, а не закрепил обязанность «переводить» на контракты работающих по трудовым договорам с неопределенным сроком действия и принимать по контрактам всех трудоустраивающихся лиц.

Контракт - это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника.

Отметим признаки, отличающие контракт от обычного трудового договора:

трудовой контракт всегда заключается на определенный срок, а трудовой договор может заключаться и на неопределенный срок;

трудовой контракт содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде. Эти особенности могут как улучшать, так и ухудшать правовое положение работника;

трудовой контракт предусматривает выплату работнику минимальной компенсации за ухудшение его правового положения при досрочном расторжении контракта с работником из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения его условий по вине нанимателя;

трудовой контракт согласно п. 1 Декрета № 29 заключается на срок не менее одного года. По общему правилу верхний предел контрактов не превышает пять лет.

Однако в ряде случаев наниматель независимо от профессионального уровня подготовки, квалификации работников, продолжительности стажа работы в организации заключает с работниками контракты на срок не более одного года, что создает социальную напряженность в трудовых коллективах.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26 октября 2004 г. № 1341 «О внесении дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь по вопросам заключения контрактов» направлено на решение указанных проблем, создание условий для стабильной работы трудовых коллективов, повышение эффективности и качества труда работников.

В частности, предлагается определять срок действия контракта при его заключении и переводе на контрактную форму найма добросовестным работникам, имеющим длительный стаж работы и не допускающим нарушения трудовой исполнительной дисциплины, продолжительностью не менее трех лет.

Отдельно выделяют работников с высоким профессиональным уровнем и квалификацией. С ними предлагается заключать контракт на срок не менее пяти лет.

С целью социальной защиты работников предпенсионного возраста и женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком в возрасте до трех лет, предлагается заключать с ними контракты соответственно на срок до достижения пенсионного возраста и нахождения в указанном отпуске.

С целью реализации ст. 10 Закона Республики Беларусь «О профессиональных союзах», направленной на защиту трудовых прав граждан - членов профсоюзов при заключении или расторжении трудовых договоров (контрактов), в вышеназванном Постановлении Совета Министров Республики Беларусь предусмотрена также норма об обсуждении содержания контракта работника - члена профсоюза с участием представителя соответствующего профсоюза.

Важно обратить внимание на то, что заключение трудового контракта с работником, работающим у нанимателя по трудовому договору с неопределенным сроком, есть изменение существенных условий труда для работника. При этом такое изменение должно осуществляться по обоснованным производственным, организационным и экономическим причинам, о чем работник должен быть письменно предупрежден не позднее чем за один месяц до заключения контракта.

Согласно ст. 32 Трудового кодекса, существенными условиями труда работника признаются: 1) система оплаты труда; 2) размеры оплаты труда; 3) гарантии; 4) режим работы; 5) наименование профессии; 6) наименование должности; 7) установление неполного рабочего времени; 8) отмена неполного рабочего времени; 9) совмещение профессий и др.

Для сообщения работнику о том, что с ним будет заключен трудовой контракт, ему предъявляется документ - предупреждение (уведомление) о заключении с ним трудового контракта. Предупреждение оформляется в двух экземплярах (первый экземпляр - для работника, второй - для нанимателя). Одновременно с предупреждением целесообразно вручить работнику проект трудового контракта.

Вручая уведомление и проект трудового контракта работнику, наниматель предлагает ему сделать на втором экземпляре уведомления личную подпись о получении, а также о том, что он ознакомлен с предложением перейти на контрактную форму найма и ему известно, что отказ от заключения контракта после истечения месячного срока с момента ознакомления с данным уведомлением может повлечь за собой увольнение по п. 5 ст. 35 Трудового кодекса.

Следует подчеркнуть, что в письменном предупреждении работник не просто ставит личную подпись, а выражает свое отношение к сделанному ему предложению заключить контракт словами «Согласен» или «Не согласен» с указанием мотивов несогласия.

Если работник продолжает отказываться от заключения контракта по истечении месячного срока, наниматель вправе издать приказ о прекращении трудового договора, т.е. уволить работника по п. 5 ст. 35 Трудового кодекса. При этом работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка (ст. 48 Трудового кодекса).

После того как по истечении срока предупреждения работник согласился перейти на контрактную форму найма (выразил в уведомлении свое согласие), наступает стадия подписания трудового контракта.

Следует отметить, что подписываются первый и второй экземпляры трудового контракта.

Один экземпляр отдается работнику, второй наниматель оставляет в отделе кадров, где ответственные работники осуществляют контроль за окончанием срока его действия.

После заключения трудового контракта наниматель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу при изначальном принятии работника по контракту или приказ (распоряжение) о заключении трудового контракта с работником, ранее принятым по трудовому договору на неопределенный срок.

Условия контракта можно разделить на две группы. К первой группе относятся обязательные условия и сведения, изложенные в п. 2 Декрета № 29, например срок и периодичность (не реже одного раза в месяц) выплаты заработной платы, обеспечение нанимателем повышения квалификации работников и др.; ко второй - дополнительные по сравнению с законодательством трудовые и социально-бытовые льготы и гарантии для работника, дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством.

Контракты оформляются нанимателем в соответствии со следующими действующими примерными формами:

примерная форма контракта нанимателя с работником - утверждена Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1180 (с изм. и доп. по состоянию на 25 августа 2004 н. № 1012); Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 62. 5/1417; 2004. № 137. 5/14714.

примерная форма контракта с государственными служащими - утверждена Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. №1271 (с изм. и доп. по состоянию на 26 октября 2004 г. № 1341); Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 115. 5/13151; 2004. № 137. 5/14714. №172. 5/15054.

примерная форма контракта с руководителем государственного предприятия ,объединения, организации, учреждения - утверждена Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 26 сентября 1994 г. № 99 (в ред. от 1 сентября 1999 г. № 115, с изм. и доп. по состоянию на 24 июня 2004 г. № 71). Бюллетень нормативно-правовой информации. 1994. № 11; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 174. 8/14641.

3.2 ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказ по личному составу - это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

Приказы по личному составу оформляют в следующих случаях: прием, перевод, увольнение, поощрение, премирование, предоставление отпуска, командирование, наложение дисциплинарного взыскания и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Заключение трудового договора (контракта) с работником не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении.

Большинство форм приказов по личному составу унифицировано в рамках Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Приказы по личному составу оформляют на общих или специальных бланках.

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу должен точно передавать смысл текста. Он грамматически согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос о чем?, например: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т.д. В случае оформления приказа на одного работника в заголовке указываются его фамилия и инициалы.

Часто приказ распространяется на двух и более работников (сложный приказ). В этом случае его текст разбивают на пункты, а в реквизите «Заголовок к тексту» фамилии работников не указывают.

Допускается издание сложных приказов по личному составу, содержащих несколько предписываемых действий (прием, перевод, увольнение и т.д.). Такой приказ называется сводным. В нем приводят не конкретный, а общий заголовок «По личному составу».

Текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. В приказе по личному составу констатирующая часть (о причине его издания) может отсутствовать.

Распорядительная часть приказов по личному составу начинается словами, передающими предписываемые действия, например: УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д. После распорядительного слова с новой строки прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество полностью и остальной текст распорядительной части.

Затем в приказе по личному составу указывается основание - название соответствующих документов (заявление, докладная или объяснительная записки, трудовой договор (контракт) и др.).

Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца) и отделяется от распорядительной части двумя интервалами. Данное слово остается открытым, т.е. вторую и последующую строки текста основания печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

В сложных приказах основание указывают после каждого пункта. Если несколько пунктов приказа имеют одно основание, его помещают в конце текста.

В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается на основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Право подписи имеет руководитель организации или заместитель руководителя.

Процедуре удостоверения приказа должна предшествовать операция внутреннего согласования (визирование). Лицо, которое должно завизировать проект приказа, определяется в организационных документах (уставе, положениях или исходя из содержания документа. Первым проект приказа визирует исполнитель.

Визы размещают на первом экземпляре на лицевой стороне ниже реквизита «Подпись» или на обороте последнего лица.

Для ознакомления с приказом работников, которых он касается, необходимо выполнить еще «Визу ознакомления». Она включает слова «С приказом ознакомлен (а,ы)», личную подпись работника, ее расшифровку (в одну строку) и под личной подписью - дату ознакомления. «Виза ознакомления» располагается ниже реквизита «Виза».

После подписания приказы по личному составу регистрируются, проставляются дата и регистрационный индекс. Последний включает порядковый регистрационный номер (в пределах делопроизводственного года) и буквенное обозначение через дефис.

3.3 ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ ФОРМЫ Т-2

Основным документом по учету персонала организаций является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работниками. В разделе I «Общие сведения» указываются данные из паспорта: фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Сведения об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника переносят из трудовой книжки. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работниками. В разделе I «Общие сведения» указываются данные из паспорта: фамилия, имя, отчество, год месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Сведения об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника переносят из трудовой книжки. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из билета работника.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки размещены разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения разделов «Назначения и перемещения» и «Дата и причина увольнения». Записи в разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Сведения необходимо заполнять с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе «Дополнительные сведения» указываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Личные карточки заполняются рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки нумеруют и составляют их внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 - 75 лет.

В настоящее время на практике используют два варианта личных карточек формы Т-2, утвержденных еще во времена СССР.

Личная карточка, утвержденная ЦСУ СССР от 28 декабря 1989 г. № 241, включает пять разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) отпуска; 5) дополнительные сведения.

Личная карточка, утвержденная Постановлением Госкомстата СССР в 1990 г., состоит из восьми разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) повышение квалификации; 5) переподготовка: 6) отпуска; 7) аттестация; 8) дополнительные сведения.

Оба варианта карточек давно устарели и не соответствуют современным требованиям государственной кадровой политики.

В России личная карточка формы Т-2 усовершенствована и унифицирована. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утверждены два Лида личных карточек государственного служащего. Для научных и научно-педагогических работников установлена специальная учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).

ГЛАВА 4. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Трудовые книжки на работников ведут во всех организациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без данного документа не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Если лицо устраивается на работу впервые, на него заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии, не позднее недельного срока после приема на работу.

При заведении трудовой книжки сначала оформляется титульный лист, содержащий сведения о ее владельце: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, подпись владельца трудовой книжки, подпись работника, ее оформившего, дата заполнения и печать организации.

Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О трудовых книжках работников» от 10 декабря 1997 г. № 1635 (с изм. и доп. по состоянию на 11 июля 2001 г. № 1023) Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь. 1999. № 17. Ст. 480; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001. № 67. 5/6374., а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (с изм. и доп. от 11 мая 2000 г. № 72). Бюллетень нормативно-правовой информации. 1998 . № 11; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 54. 8/3514.

Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

о работнике;

работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

награждениях и поощрениях;

подготовке, повышении квалификации и переподготовке;

назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указываются на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок о незаконченном высшем образовании. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Записи на последующих страницах трудовой книжки начинаются с простановки штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, то делается запись отдельной строкой (приложение 1).

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа. Записи производятся аккуратно перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Изменения записей в титульном листе трудовой книжки производятся администрацией по последнему месту работы на основании соответствующих документов - паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества - со ссылкой на номер и дату этих документов. При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки; они удостоверяются подписью руководителя предприятия или начальника отдела кадров и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

В таком же порядке вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

При заполнении раздела «Сведения о работе» (приложение 2) в графе 1 проставляется порядковый номер записи; в графе 2 - дата прием; в графе 3 - указание действия и должность; в графе 4 - основание.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и выдается администрацией организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются его серия и номер.

С каждой записью, вносимой на основании приказа по личному составу в трудовую книжку (вкладыш), администрация предприятия обязана ознакомить владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой дублируется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника. Поскольку трудовые книжки - документы строгой отчетности, они должны храниться в специально оборудованном месте.

Владелец, потерявший трудовую книжку, обязан незамедлительно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать новую трудовую книжку или вкладыш в нее с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по общим правилам.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.

При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация предприятии взимает с работника денежный взнос.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

В организации ведется книга учета трудовых книжек и вкладышей в них, где регистрируются трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные вновь (приложение 3). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета.

ГЛАВА 5. ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела - 75 лет.

Нормативно-правовым актом, устанавливающим единые требования к личным делам работников организации Республики Беларусь является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция), утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2. Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 8/10795

Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности, за исключением личных дел учащихся учреждений образования.

Согласно Инструкции личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Следует отметить, что среди категорий работников, в отношении которых ведение личных дел является обязательным, отсутствуют материально ответственные лица. К последним относятся как работники на должностях руководителей и специалистов (директор, бухгалтер, заведующий лабораторией), так и рабочие (сторож, санитар, медсестра и т.п.). При ведении личных дел на работников организации следует в первую очередь руководствоваться тем, к какой категории они принадлежат: руководители или специалисты.

В соответствии с Инструкцией формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на ее руководителя.

В технологии работы с личными делами можно выделить две основные операции: 1) формирование и ведение личного дела, включая составление и оформление документов; 2) учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.

В личном деле документы группируются в такой последовательности: внутренняя опись документов личного дела; личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включают такие документы, как:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников согласно законодательству);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь. 1997. № 24. Артыкул 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в соответствии с законодательством);

контракт (для государственных служащих), справка-объективка, анкета;

копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

...