Порядок движения документов в организации

2. Общая характеристика ОАО «Покровский рудник» как отдельного предприятия, входящего в Группу Компаний Петропавловск. Организация документооборота в ОАО «Покровский рудник»

ОАО «Покровский рудник» - крупнейшее золотодобывающее предприятие Амурской области, осуществляет разработку месторождения Покровское и Пионер; это первое в постсоветской России горно-металлургическое предприятие, запущенное в эксплуатацию с нулевого цикла. Основным акционером компании является Peter Hambro Mining - британская горнодобывающая компания со 100 % российскими активами. Группой «Петропавловск» (Peter Hambro Mining) была получена совмещенная лицензия на разработку и эксплуатацию Покровского золоторудного месторождения. Покровский рудник стал для Группы основой для дальнейшего развития.

Группа Компаний «Петропавловск» объединяет золоторудные и металлургические предприятия, строительные и геологоразведочные компании, проектные и научные институты. Деятельность Группы сосредоточена на Дальнем Востоке России. В центре деятельности Группы - приобретение, разведка, разработка месторождений полезных ископаемых и создание на их базе современных металлургических производств. Группа основана в 1994 году, и ее изначальная деятельность - разработка золоторудных месторождений. Сегодня, наряду с золотодобывающими проектами активно развиваются проекты по созданию производственного комплекса черной металлургии и сопутствующих инфраструктурных объектов. Основные производственные активы Группы сосредоточены в Амурской области.

Производство золота на Покровском месторождении было начато в 1999 году. Сегодня горно-гидрометаллургический завод на Покровском месторождении - самое крупное и современное золотодобывающее предприятие на Дальнем Востоке. Показатели себестоимости золота, произведенного на Покровском горно-металлургическом комбинате, - одни из самых низких в мире. Этому способствует близость к транспортной инфраструктуре региона и наличие гидроэлектростанции в г. Зея, обеспечивающей рудник электроэнергией.

По итогам 2009 года производство золота на Покровском руднике составило 190 100 тройских унций.

На Покровском руднике работает около 2800 человек.

Усилиями Группы на руднике создана развитая инфраструктура, включая систему энергоснабжения, водопровод и подъездную дорогу. Также построены теплостанция, геологическая лаборатория, вахтовый поселок, столовая и административный комплекс.

Организационно-управленческая структура Группы представлена таким образом, что решение всех задач проводится эффективно. Совет директоров ведёт свою деятельность при поддержке Исполнительного комитета, а также опытных руководителей предприятий.

Управление Группой осуществляется из двух главных офисов: в Москве и в Лондоне. Производственный менеджмент осуществляется из Благовещенска, административного центра Амурской области. Местное операционное управление базируется также в производственных подразделениях «Покровский рудник» (с. Тыгда), «Пионер» и в северо-западном регионе Амурской области.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО «Покровский рудник».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «Покровский рудник», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

Основными правилами организации документооборота на ОАО «Покровский рудник» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ОАО «Покровский рудник» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в структурном подразделении Группы Компаний Петропавловск, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, не регламентирован инструкцией по делопроизводству.

Через приемную генерального директора (г. Благовещенск) проходит переписка наиболее крупных структурных подразделений Группы Компаний Петропавловск (особенно если они территориально разнесены) и приказы генерального директора. Через приемную генерального директора также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Документы, поступившие, в ОАО «Покровский рудник» начинают свой путь к исполнению с приемной генерального директора. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

- документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

- документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются заместителю генерального директора (по рассмотрению важности документа передаются на вахтовый поселок, где также располагается приемная генерального директора; за документооборот отвечает секретарь производственной базы), второго потока - в структурные подразделения (бухгалтерию, отдел материально-технического снабжения и т.п.).

В г. Благовещенск за организацию документооборота отвечает секретарь генерального директора, руководство осуществляет заместитель генерального директора. В с. Тыгда (вахтовый поселок) руководство осуществляет генеральный директор, организует систему документооборота секретарь производственной базы. И в г. Благовещенск, и в вахтовом поселке есть структурные подразделения, такие как бухгалтерия, отдел материально-технического снабжения, отдел кадров и т.п. Но и в г. Благовещенск эти структурные подразделения территориально разбросаны, поэтому очень важно организовать рационально систему документооборота.

Секретарь производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «Покровский рудник» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «Покровский рудник» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ОАО «Покровский рудник».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «Покровский рудник» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. При регистрации документов используется индексация документов, которая включает индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации (Приложение А, Б).

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «Покровский рудник» используют две формы регистрации документов: журналы и использование персонального компьютера - автоматизированная электронная. Форма автоматизированной электронной регистрации входящих документов представлена в приложении В, в журнале также фиксируется, кому переданы на исполнение документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Заместитель генерального директора вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Исходящие документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». Примеры исходящих документов представлены в Приложениях Г, Д.

Заполнение журнала исходящих документов представлено в Приложении Е.

После регистрации проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ОАО «Покровский рудник» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. В организации ведется журнал регистрации почтовых отправлений, где указывается наименование документа, адресат и вид отправки (Приложение Ж). Также составляется список внутренних почтовых отправлений каждый день за подписью секретаря с печатью общего отдела, в почтовом отделении также ставится при отправлении документов печать, к списку подклеивается копия квитанции.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО «Покровский рудник». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Регистрируются приказы по г. Благовещенск, по с. Тыгда отдельной нумерацией, ведется журнал регистрации приказов (Приложение К) Согласно графикам дежурства на объектах секретарем составляется табель учета рабочего времени за каждый месяц, на основании этого документа начисляется заработная плата. Для производственных нужд секретарем составляются специальные заявки согласно регламенту подачи заявок, подписываются заместителем генерального директора и передаются в отдел материально-технического снабжения. Регламент подачи заявок представлен в Приложении Л.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых и бухгалтерских решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. Внутренняя переписка, представленная служебной запиской, заявлением, представлением, представлена в Приложениях М, Н, П.

Для документов, переданных в ОАО «Покровский рудник» из ЗАО «УК «Петропавловск» ведутся реестры, где указываются перечень документов, их количество, отправитель и получатель (Приложение Р). Также реестры ведутся для входящих писем, переданных в бухгалтерию ОАО «Покровский рудник» по причине территориального разделения в пределах города, для документов, переданных в канцелярию «УК «Петропавловск», в приемную ОАО «Покровский рудник» с. Тыгда.

В результате проведенных экспертных оценок на основании приказов генерального директора отбираются к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы, составляются акты к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Библиографический список

1 ГОСТ Р 6.30-2007 Унифицированные система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов. М., 1997.

2 Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М: Изд-во ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

3 Информационные технологии управления: учеб. пособие / сост.: Ю.М. Черкасов и др.- М.: ИНФРА-М, 2001.- 216 с.

4 Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова.- 3-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.- 304 с.- (Серия «Высшее образование»).

5 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.- 320 с.

6 Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999.- 93 с.

7 Максимович, Г.Ю. Автоматизация информационного обеспечения управления / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело.- 2003.- № 11(40).- С. 25-27.

8 Менеджмент: Учеб. пособие / под ред. В.В Лукашевича, Н.И. Астаховой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.- 255 с.

9 Организация работы с документами: Учебник / под ред. В.А. Кудрявцева.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2003.- 592 с.

10 Пшенко, А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам / А.В. Пшенко. - М.: Изд-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

11 Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер. с англ. / Клер Тейлор.- М.: Сол Систем; Финансы и статистика. 1997.- 176 с.

12 Уткин, Э.А. Профессия-менеджер: научное издание / Э.А. Уткин.- М.: Экономика, 1992.- 176 с.

13 Янковая, В.Ф. Документооборот организации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт.- № 7.- 2005.- С. 26-28.

14 Янковая, В.Ф. Экспедиционная обработка документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт.- № 8.- 2006.- С. 34-35.

Размещено на Allbest.ru