Размещено на http://www.allbest.ru/

План

• Введение
• 1. Разработка стратегического плана автоматизации компании "КМ - Техника"
• 1.1 Цели и задачи бизнеса компании
• 1.2 Цели автоматизации компании
• 1.3 Способ автоматизации компании
• 1.4 Ограничения
• 1.5 Анализ требований к ИС
• 1.6 Способ приобретения ИС
• 2. Разработка оперативного плана автоматизации компании
• 2.1 Описание проекта автоматизации компании "КМ-Техника"
• 2.2 Ресурсное планирование проекта автоматизации
• 2.3 Стоимостный анализ проекта
• 3. Подготовка итоговой презентации по проекту автоматизации компании "КМ-Техника"

Введение

Предприятие "КМ-Техника" по своей организационно-правовой форме является обществом с ограниченной ответственностью.

Общество зарегистрировано и поставлено на налоговый учет 17 июня 2003 года. Основными видами деятельности ООО "КМ-Техника" является продажа, ремонт и обслуживание копировально-множительной техники следующих производителей: Kyocera, Canon, HP, Rizo, Samsung. А также продажа расходных материалов для офисной техники.

ООО "КМ-Техника" является официальным представителем Kyocera Mita на территории Хакасии и юга Красноярского края, осуществляет продажу а также гарантийное и послегарантийное обслуживание оргтехники Kyocera.

С развитием компании возникла необходимость не только в товарном и бухгалтерском учете, но и в управлении развитием компании. Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа. Для достижения этих целей необходимо: повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов; повышение контроля над выполняемыми операциями; изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей; управление финансами; планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

Разработанные компанией системы на данный момент не удовлетворяют предъявляемым требованиям своей функциональностью и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

В центральном офисе компании в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала 2009 года с бюджетом $700000.

1. Разработка стратегического плана автоматизации компании "КМ - Техника"

Целью работы компании "КМ - Техника" является продажа обслуживание и ремонт офисной техники и на этой основе извлечение прибыли в социальных и экономических интересах акционеров общества и членов трудового коллектива филиала и общества в целом.

1.2 Цели автоматизации компании

Целью автоматизации компании является автоматизация товарного и бухгалтерского учета, так как система компании на данный момент не удовлетворяют предъявляемым требованиям своей функциональностью и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

1.3 Способ автоматизации компании

· Хаотичная автоматизация

При таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или программное обеспечение и т. д.

В результате предприятие, в лучшем случае, получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в некоторых случаях может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.

· Автоматизация по участкам

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Данный тип автоматизации выбирается в следующих случаях:

* инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;

* существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;

* технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков. Основное средство автоматизации - специализированные АСУ технологическим процессами. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий - единственно возможный способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться.

· Автоматизация по направлениям

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от их начала до их конца, при этом требуется проведения реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели документооборота всего предприятия. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценки полученных результатов.

· Полная автоматизация управления предприятием

АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.

Комплексная автоматизация - это прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте.

Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.

· Комплексная автоматизация управления предприятием.

Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространение системы электронного документооборота на все функции управления и все бизнес-процессы предприятия за счёт системной интеграции при внедрении. Практическим результатом перехода к единой системе документооборота становится общий для всего предприятия стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений). Можно отменить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации документооборота предприятием: повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы. Выбор одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота определяется результатом анализа текущего и планируемого состояния предприятия на определённый период. При этом конкретизируется набор функций системы автоматизации документооборота, который будет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей предприятия.

· Системы в компании не отвечает предъявленным требованиям. Для данной компании более всего подойдет автоматизация по направлениям. Поскольку этот метод предполагает участие всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Автоматизация будет проводится по таким направлениям как: расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

1.4 Ограничения

автоматизация учет логистика дистрибуция

Величина инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации-$700000.

Временные ограничения - до 2009 г.

Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: все действия сотрудников должны быть скоординированы; необходимо обучение персонала; прием дополнительного персонала после автоматизации.

Возможные технические ограничения: низкая скорость обработки данных - необходимы новые технические средства (компьютеры); все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.

1.5 Анализ требований к ИС

Описать функции, которые должна выполнять будущая система:

· исключение дублирования данных при учете товароматериальных ценностей;

· автоматизация учета в компании;

· учет потребностей потребителей;

· управление финансами;

· планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Описание классов ИС для автоматизации компании

· В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями.

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого "коробочного" программного обеспечения, требуют достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании - поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей. Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

· MRP-- система планирования потребностей в материалах, одна из наиболее популярных в мире логистических концепций, на основе которой разработано и функционирует большое число микрологистических систем. MRP-система применяется при работе с материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на который зависит от спроса на специфическую готовую продукцию, т. е. спрос на исходные материальные ресурсы сильно зависит от спроса потребителей на конечную продукцию.

Основные проблемы, возникающие при внедрении системы MRP относятся к разработке информационного, программно-математического обеспечения расчётов и выбору комплекса вычислительной и оргтехники, т. е. те проблемы, которые являются типичными для автоматизированных систем управления производством и технологическими процессами.

Система MRP позволяет определить, сколько и в какие сроки необходимо произвести конечной продукции. Затем система определяет время и необходимые количества материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.

Основные недостатки MRP-систем:

значительный объём вычислений и предварительной обработки данных

возрастание логистических затрат на обработку заказов и транспортировку при стремлении фирмы ещё больше уменьшить запасы МР или перейти на работу с малыми заказами с высокой частотой их выполнения

нечувствительность к кратковременным изменениям спроса

большое количество отказов из-за большой размерности системы и её сложности

· OLAP-- технология обработки информации, включающая составление и динамическую публикацию отчётов и документов. Используется аналитиками для быстрой обработки сложных запросов к базе данных. Служит для подготовки бизнес-отчётов по продажам, маркетингу, в целях управления. Причина использования OLAP для обработки запросов - это скорость. Реляционные БД хранят сущности в отдельных таблицах, которые обычно хорошо нормализованы. Эта структура удобна для операционных БД (системы OLTP), но сложные многотабличные запросы в ней выполняются относительно медленно. OLAP делает мгновенный снимок реляционной БД и структурирует её в пространственную модель для запросов. Заявленное время обработки запросов в OLAP составляет около 0,1 % от аналогичных запросов в реляционную БД.

· CRM - система управления взаимодействием с клиентами - корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах (контрагентах) и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином "CRM-система" понимается программный продукт (ПО), направленный на реализацию концепции CRM. Этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется). CRM - модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей, управление качеством, обучение и повышение квалификации сотрудников компании, развитие персонала, управление мотивацией персонала. Технологии для поддержки модели CRM должны являться частью общей клиент ориентированной стратегии компании.

Выбираем класс ИС - ERP, так как она наиболее соответствует требованием организации. В ходе внедрения проектная команда, может исправить неполадки и произвести настройку модулей. Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. Данный класс позволяет доработать систему таким образам, чтобы она соответствовала данной организации, а так же производится полная отладка модулей и параллельное обучение персонала.

1.6 Способ приобретения ИС

Способ покупки. Преимуществом является то, что на рынке уже существуют необходимые компании, предоставляющие информационные системы по автоматизации электронного документооборота, которые документированы, протестированы и сопровождаются компанией разработчиком. Риск неудачного внедрения минимизирован. Будет проведена консультация с заказчиком. Проект сопровождается и имеет в архиве историю изменений; ИС отлажены и успешно функционируют.

Недостатки заключаются в высокой стоимости ИС, и иногда готовые ИС требуют дополнительную отладку для конкретной организации.

Список ИС в которых реализованы необходимые функции

Данные системы позволят полностью контролировать всю работу предприятия начиная от учета постоянных затрат предприятия и заканчивая, непосредственно самого объекта учета - техники Kyocera, Canon, HP, Rizo, Samsung.

2. Разработка оперативного плана автоматизации компании

2.1 Описание проекта автоматизации компании "КМ-Техника"

Процесс автоматизации компании "КМ-Техника" разбит на пять основных задач:

· Анализ предприятия - требуется для четкого представления работы предприятия, а также для поиска недостатков автоматизации;

· Закупка программного обеспечения - производится на основе анализа предприятия;

· Установка программного и аппаратного обеспечения - включает в себя монтаж и внедрение ПО и АО;

· Выполнение пилотного проекта - позволит выявить недостатки плана автоматизации и исправить их до полного внедрения проекта;

· Обучение персонала - курсы для работников по использованию нового программного обеспечения.

При детализации этапов работы некоторые задачи были разбиты на несколько подзадач.

1. Анализ предприятия

· Анализ структуры

· Анализ задач для оптимизации

· Определение требований к ПО

· Исследование рынка ПО

· Анализ потребностей в дополнительном оборудовании

· Обзор рынка технологических средств

2. Закупка программного обеспечения

· Закупка ПО

· Закупка оборудования

· Завоз оборудования на предприятие

3. Установка программного и аппаратного обеспечения

· Монтаж оборудования

· Установка ПО

· Интеграция (внедрение) ПО

На рисунке 1 представлена диаграмма Ганта, отражающая структуру проекта автоматизации компании "КМ-Техника".

Рисунок 1. Диаграмма Ганта

2.2 Ресурсное планирование проекта автоматизации

В таблицу ресурсов были внесены все используемые ресурсы. Произведено распределение этих ресурсов между работами проекта. При анализе таблицы ресурсов перегруженных ресурсов не выявлено.

На рисунке 2 представлена таблица ресурсов.

Рисунок 2. таблица ресурсов

На рисунках 3-7 представлен отчет "Дела по исполнителям и времени"

Рисунок 3. отчет "Дела по исполнителям и времени"

Рисунок 4. отчет "Дела по исполнителям и времени"

Рисунок 5. отчет "Дела по исполнителям и времени"

Рисунок 6. отчет "Дела по исполнителям и времени"

Рисунок 7. отчет "Дела по исполнителям и времени"

2.3 Стоимостный анализ проекта

На рисунке 8 приведена таблица "Затраты"

Рисунок 8. таблица "Затраты"

На рисунке 9 представлен отчет "Движение денежных средств".

На рисунке 10 представлен отчет о бюджете.

Рисунок 9. отчет "Движение денежных средств"

Рисунок 10. отчет о бюджете

На основании выше приведенных отчетов можно сделать вывод, что стоимость проекта автоматизации равна 121850 рублям. Данная стоимость не превышает выставленное компанией ограничение в $700000.

3. Подготовка итоговой презентации по проекту автоматизации компании "КМ-Техника"

Далее представлены слайды презентации "Стратегический и оперативный план автоматизации".

Размещено на Allbest.ru