Особенности подготовки и проведения переговоров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Умение общаться, искусство общения, знание психологических особенностей и их применение в жизни необходимы каждому человек, а особенно тем специалистам, чья работа построена на постоянных контактах типа «человек - человек» - политикам, бизнесменам, менеджерам и многим другим. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он не решал, - создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения.

Переговоры -- неотъемлемая часть жизни любого человека. Почти каждый день нам приходится вести какие-то микропереговоры, будь то покупка какой-нибудь вещи, устройство на работу или сдача экзаменов в институте. Поэтому каждому необходимо знать маленькие хитрости, которые могут помочь добиться успеха при переговорах.

Общение с людьми - это наука и искусство. Не секрет, что успех любых деловых переговоров зависит от степени подготовленности участников к переговорному процессу. Главным образом - от выбранной ими стратегии и модели ведения деловых переговоров. Но иногда это не срабатывает. Что нужно знать переговорщику перед проведением сложных переговоров? Как готовиться к переговорному процессу? Какие методы и инструменты использовать, чтобы убедить клиента?

Актуальность темы обусловлена тем, что на фоне развития хозяйственной деятельности новый импульс к развитию получила профессиональная этика, она предъявляет разнообразные требования к личности руководителя. Данный вид деятельности предполагает постоянный контакт с общественностью, что, в свою очередь, ведет к более высоким требованиям к профессиональным качествам руководителя.

Особенность делового общения заключается в том, что руководитель в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта; основная задача такого делового общения - продуктивное сотрудничество, защита своих интересов. Немаловажным фактором здесь является умение руководителя проводить прием посетителей, вести переговоры.

Поэтому цель данной контрольной работы - проанализировать особенности подготовки и проведения деловых и переговоров. Объект исследования - особенности процесса делового общения. Предмет исследования - способы проведения деловых переговоров.

Задачи:

1 изучение деловых переговоров, их сущность и виды;

2 изучение методов и техники ведения деловых переговоров.

1. Сущность и этапы деловых переговоров

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести с ним переговоры, решить спорные вопросы и наладить взаимовыгодное сотрудничество. Того, как хорошо они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности.

В политической, предпринимательской, коммерческой и других сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

Деловые переговоры - специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. Цель переговоров - найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Мы всегда, в том или ином виде, ведем переговоры в обыденной жизни. На службе мы стремимся добиться от начальства лучших условий. Тем, кому это удается, больше зарабатывает, получает большую свободу и пользуется большим уважением. Если переговоры завершены успешно, выигрывают обе стороны, но обычно одна сторона приобретает больше, чем другая.

Все меньше и меньше людей соглашается с навязанными кем-то решениями, будь то в деловой сфере, политике или семейных отношениях.

Уже сегодня большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагаются определенные надежды, справедливо полагая, что они должны:

- привести к разумному соглашению, если таковое возможно;

- улучшить или, по крайней мере, не испортить отношений.

Современные средства связи позволяют решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонимание и согласованы основные условия сотрудничества.

В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид по этапам:

1. Подготовка переговоров

2. Проведение переговоров

3. Решение проблемы (завершение переговоров)

1.1 Подготовка переговоров

Психологическая подготовка Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов / под. ред. В.Н. Лавриненко. - М., 2005

Любые переговоры, связаны со значительным психологическим напряжением и требуют от участников максимальной выдержки, умения чувствовать и сочувствовать.

На переговоры не следует идти слишком хмурым, обиженным или напуганным. Чрезмерное возбуждение (обида, гнев, радость, печаль), эмоционально снижают способность четко высказывать свои мысли, что негативно сказывается на результатах переговорного процесса. Умелое использование эмоций делает переговоры полноценными и результаты более эффективные и оптимальные.

Участники переговоров, которые умеют руководить своими эмоциями («разряжать» чрезмерное психологическое напряжение), имеют значительно больше шансов на успех.

Достаточно подготовленные руководители небезуспешно используют с этой целью разнообразные психотехники, аутотренинги. Полностью оправданным может быть использование методики рационального контроля, самоконтроля, управления эмоциями, которую предложила австралийские ученые Хелена Корнелиус и Шошана Фейр. Методика содержит ряд вопросов, ответы на которые помогают осознать свое эмоциональное состояние и откорректировать его. Хелена Корнелиус и Шошана Фэйр «Выиграть может каждый» Москва. Издательство «Стрингер» 1992г.

Психологическая подготовка является очень важной составной частью подготовительного процесса. Она дает возможность осознать свои чувства и эмоции. Психологическое освобождение от проблем (подозрение, страх и др.) наступает сразу во время беседы о нем.

Организационная подготовка

Этот аспект подготовительной работы связан с формированием делегации, определением места, времени переговоров, времени встречи, сценария заседания, согласования многих других вопросов относительно ведения переговоров. деловой переговоры компромисс

Формирование делегации (команды) охватывает уточнение количественного и персонального (качественного) состава группы, подбор конкретных кандидатур, назначение председателя. Важными критериями при этом, являются профессионализм участников переговорного процесса. Внутри делегации, на этом этапе подготовки к переговорам является возможное распределение обязанностей, функций с учетом навыков, опыты, склонностей ее участников. Главная задача - добиться, чтобы все участники на переговорах работали слаженно, четко как одна команда.

Объединение в деловых переговорах процессов межличностного общения и обмена информацией предъявляет высокие требования к коммуникативным и профессиональным способностям участников переговоров. Команда подбирается таким образом, что бы кто-то умел задавать необходимые вопросы или перевести разговор в другую плоскость, кто-то мог снять эмоциональное напряжение. Не менее важно умение максимально, точно и лаконично изложить суть вопроса, главные идеи, предложения, условия.

Завершает организационную подготовку подготовительного периода переговоров разработка сценария будущих переговоров, который должен предусмотреть разнообразные варианты поведения участников, соответствующие превентивные действия, направленные на обеспечение результата.

Содержательная подготовка

Работа относительно подготовки содержания переговоров, как правило, происходит по таким направлениям:

1 Анализ проблемы, диагноз ситуации, которая обусловила предстоящие переговоры. Именно с этого начинается содержательный аспект их подготовки, который предусматривает выяснение, уточнение позиционных интересов и потребностей обоих сторон. Собственные интересы участники переговоров в большинстве случаев формируют по таким направлениям:

· личные интересы, цели и потребности;

· групповые потребности и интересы;

· цели развития организации.

Позицию партнера на переговорах моделируют с учетом таких вопросов:

· исходные установки;

· тактики, которым партнер отдает предпочтение;

· средства усиления своей позиции в переговорах;

· потребности, обусловливающие интересы;

· интересы партнера, которые совпадают с собственными интересами;

· интересы партнера, которые не совпадают с собственными интересами.

2 Формирование общего подхода к переговорам, их целей, задач и позиций. Эта работа предусматривает согласование цели переговоров, функций, которые могут быть благодаря им реализованы, уточнение цели переговоров, переговорных целей противоположной стороны.

3 Прогнозирование изменение ситуации и возможных вариантов разрешения проблемы. Этому предшествуют поиски наиболее оптимальных ответов на вопросы, которые составляют суть переговоров, согласование вероятных корректив для достижения наиболее оптимального для обеих сторон варианта решения, а также прогнозирование негативных последствий, возможных последствий реализации обратного варианта.

4 Проектирование наиболее благоприятных условий. Вариант решения проблем может измениться из-за новых физических, морально-психологических, социально-экономических, социально-психологических и других условий проведения переговоров. Например, изменения могут быть обусловлены пересмотром основных ценностей. Поэтому, чрезвычайно важно прогнозировать условия проведения переговоров.

5 Подготовка, анализ предложений, составление необходимых документов. На этом этапе происходит оценивание, ранжирование вариантов в зависимости от степени их возможного принятия. Важно продумать возможные предложения, соответствующие определенному варианту решения проблемы, а также их аргументацию. Подготовка завершается написанием документов и материалов, что требует от участников подготовки переговоров тщательной их формулировки

Подготовка содержательной части переговоров должна подтвердить компетентность участников переговорного процесса, их умение ориентироваться в ситуации неопределенности или меняющихся условий, аргументировано доказывать правильность предложенных вариантов решения проблем.

Тактическая подготовка

Цель тактической подготовки подготовительного периода состоит в выборе методов и способов ведения переговоров, распределении ролей между участниками команды, налаживании конструктивных равноправных отношений с партнером. Бытует мнение, что деловые отношения с партнерами по переговорам должны, прежде всего, быть дружескими. Такое мнение беспомощно перед аргументом, что переговоры это не только сплоченность, общность, а и разногласия и конфликт интересов, они строятся на взаимовыгодной основе. Распространенной является и точка зрения, согласно которой к партнеру на переговорах необходимо относится жестко, а любые проявления дружелюбия - неуместны.

Если первый подход ошибочен некритическим отношением к противоположной стороне, то другой - излишним предубеждением, эгоистичностью, а потому оба не могут претендовать на конструктивность, а их использование не может быть эффективным.

1.2 Проведение переговоров

Успешные переговоры в наше время - это, прежде всего, взаимовыгодные решения. Остальные функции переговоров сосуществуют друг с другом и часто на переговорах реализуются одновременно, имея большую или меньшую значимость. Некоторые из них, такие как информационно-коммуникативная функция, присутствуют на всех переговорах, другие появляются временами, поэтому в целом можно говорить об иерархии функции переговоров. И все же сегодня к переговорам обычно прибегают тогда, когда в одностороннем порядке решить проблему либо невозможно, либо это связано слишком с большими затратами.

Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов: Деловое общение. Деловой этикет: Учебное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

1. Выбор средств ведения переговоров

На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, которые будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд и других, способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход.

2. Установление контакта между сторонами

На этом этапе:

ѕ устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;

ѕ выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;

ѕ устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, настроенность на одну волну, развивается переговорное взаимодействие;

ѕ договариваются об обязательности процедуры переговоров;

ѕ договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон.

3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации

На этом этапе:

ѕ выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;

ѕ проверяется точность данных;

ѕ минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;

ѕ выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

4. Разработка плана переговоров

На этом этапе:

ѕ определяются стратегия и тактика, которые способны привести стороны к соглашению;

ѕ выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, которые будут обсуждаться.

5. Формирование атмосферы взаимного доверия

На этом этапе:

ѕ ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;

ѕ подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;

ѕ формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;

ѕ создается обстановка доверия и эффективной коммуникации.

Так же переговоры делятся на пять составляющих:

1 техника переговоров

2 компромисс

3 сдерживание

4 логическое мышление

5 эмоции

Техника переговоров

За переговорным столом могут быть допущены ошибки, если одна сторона пытается ускорить процесс посредством техники ведения переговоров. Никогда не показывайте, что вы готовы быстро отойти от своей позиции. Если вы начнете такой отход, именно вам, а не другой стороне придется предпринять следующий отход. Не ставьте себя под давление, снижая "планки", например, фиксированные цены, дату поставки, выплаты за работу в выходные дни и т.п. Если вы это сделаете, вы сами установите предел того, что вы сможете достигнуть.

Компромисс

Компромисс - это один из наиболее распространенных методов в практике ведения переговоров. Это достаточно хороший путь заключения сделок и достижения соглашения на общей основе. Он отличается от ведения переговоров и, пожалуй, банален. Вы можете отдать больше, чем это действительно необходимо. Многие британские бизнесмены обращаются к компромиссу в качестве своего первоначального выбора, когда он должен быть всегда последним спасительным средством.

Сдерживание

Сдерживание - обычное явление в торговых сделках между США и европейскими компаниями. Это слишком тяжелая тактика, когда одна компания играет мускулами в попытках получить то, чего она добивается. Но грубые угрозы крупных компаний могут иметь обратную реакцию в случае возникновения колебаний на рынке. Когда покупатель угрожает выйти из сделки, если не будет предоставлена особая скидка, поставщик, несомненно, запомнит эту ситуацию, и если поставки станут редкими, такой покупатель пожалеет о своих прежних требованиях.

Логическое мышление

Логическое мышление посредством фактов и цифр практикуется в шведо- и германо-говорящих странах. Оно связано с эффективностью и тщательной подготовкой, поэтому прежде чем задать вопрос, подумайте о вероятном ответе.

Эмоции

Использование эмоций может быть очень полезным в коммерческих сделках, но, как и сдерживание, их нужно использовать с осторожностью. Этот метод имеет тенденцию к использованию на территориях Средиземного моря, но редко используется в Северной Европе или на Дальнем Востоке. Если используются эмоции, постарайтесь держать их под контролем, не давая себе подвергаться излишнему стрессу.

1.3 Завершение переговоров

Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч. Головина А.С. Деловые переговоры. Стратегия победы.- СПб.: Питер, 2007.- 192 с.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов.

Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

2. Анализ итогов деловых переговоров

Анализ итогов переговоров преследует следующие цели: Этика деловых отношений (Лачугина Ю. Н.)

· сравнение целей переговоров с их результатами;

· определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

· деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

· анализ сразу по завершении переговоров. Такой анализ; помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

· анализ на высшем уровне руководства организацией. Такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственности; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

· индивидуальный анализ деловых переговоров. Это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.

В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

· правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам?

· соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и требованиям?

· насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе?

· как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане?

· что определило результат переговоров? как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров?

· кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

Получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть решающее значение для будущего организации.

Заключение

Таким образом, переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

Они предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Успех переговоров всецело зависит; от того, насколько хорошо вы к ним подготовились.

Особое внимание следует обращать на построение отношений в процессе подготовки и проведения беседы, опираясь на принцип равноправия сторон, проявляя уважение, предупредительность, соблюдая баланс интересов.

Всякие переговоры требуют тщательной подготовки: чем интенсивней они ведутся (с использование анализов, расчетов экономического эффекта, заключений и т. д.), тем больше шансы на успех. Обратная же картина наблюдается в том случае, когда при ведении переговоров в должной мере не учитываются различные объективные и психологические аспекты.

Чтобы переговоры развивались успешно необходимо сразу же после их начала постараться найти общую с партнером позицию. В начале переговоров затроньте бесспорные не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета. После этой фразы переходите к обсуждению таких пунктов, договориться по которым можно относительно легко. И только после этого остановитесь на важнейших вопросах повестки переговоров требующих подробного обсуждения. Успех переговоров всецело зависит; от того, насколько хорошо вы к ним подготовились.

Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не только собственные, но и партнера по переговорам. Правила организации и проведения деловых бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон.

Список использованной литературы

1 Сидоров П.И., Путин М.Е., Коноплева И.А. Деловое общение: Учебник для вузов/ Под ред. проф. П.И. Сидорова. - 2-е изд., перераб. - М.: ИНФРА_М, 2012. - 384с.

2 Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет. М., 2002

3 Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов / под. ред. В.Н. Лавриненко. - М., 2005

4 Рева В. Е.. Деловое общение. Учебное пособие: Пенза, ПГУ, 2003

5 Головина А.С. Деловые переговоры. Стратегия победы.- СПб.: Питер, 2007.- 192 с.

6 Лахани Д. Искусство убеждения, или Как получить то, что ты хочешь. - М.: Эксмо, 2007. - 288 с.

7 Шейнов В.П. Как управлять другими, как управлять собой. - Мн., 1997.

8 Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов / под. ред. В.Н. Лавриненко. - М., 2005

Размещено на Allbest.ru

...