Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный экономический университет»

Кафедра технологии производства

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

МИНСК 2013

Содержание

автоматизированный управление документ информация

1. Оценка экономической эффективности и окупаемости автоматизированных систем документационного обеспечения управления

2. Комплексные автоматизированные системы управления информацией

2.1 Автоматизированные информационные системы в управлении организацией

2.2 Системы электронного управления документами в корпоративных информационных системах

Список использованных источников

1. Оценка экономической эффективности и окупаемости автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Понятие эффективности информационных технологий служит предметом дискуссий уже несколько десятилетий¹ Сосновский, О.А. Оценка эффективности ИТ: Современные подходы // О. Сосновский, Б. Железко, Т. Ткалич // ITБеларуси. - 2010. - № 8. - С. 14-17.. Одновременно с этим технический прогресс и возросшая динамика экономических процессов ставят перед руководителями различных уровней задачу получения адекватных оценок экономической эффективности внедрения ИТ.

Сегодня приходится говорить о Фрагментарности, непоследовательности политики предприятий в области внедрения и использования информационных технологий. Из опрошенных представителей предприятий 83,3 % отметили, что их компания нуждается в интеллектуальных средствах автоматизации труда. В то же время лишь 6 % предприятий полностью перешли на электронный документооборот и только в 29,9 % случаев он составляет более 80 % общего объема документооборота.

Тем не менее результаты исследования свидетельствуют о понимании респондентами перспектив и полезности применения ИТ для поддержки управленческих процедур, в частности, принятия: решений, а именно:

· 81,3 % опрошенных признают необходимость использования компьютерных систем при подготовке нескольких альтернативных вариантов решений и выборе оптимального;

· 90,4 % респондентов считают, что автоматизация управленческих процедур повлечет улучшение производственных и экономических показателей, однако мало кто из руководителей представляет, как это улучшение практически оценить.

Традиционно понятие экономической эффективности базировалось на соотношении результатов и затрат (продукция и услуги - затраты труда и средств производства; прибыль - авансируемый основной и оборотный капитал и др.).

Если посмотреть на проблему эффективности внедрения ИТ в историческом аспекте, то становится очевидным, что она возникла с появлением автоматизированных систем управления (АСУ). Первые отечественные методические разработки, касающиеся эффективности применения ЭВМ в управлении, появились в 1965-1969 гг. В 1975 г. постановлением Государственного комитета по науке и технике Совета Министров СССР и Президиума Академии наук СССР была утверждена Методика определения экономической эффективности автоматизированных систем управления предприятиями и производственными объединениями. Более поздние методические материалы, стандарты основывались, как правило, на этом официальном документе.

Отечественный и зарубежный опыт пока не подтверждает возможность создания универсальной методики, которая обеспечивала бы однозначную и достоверную оценку любого ИТ-проекта. У большинства разработчиков и пользователей существует убеждение, что целесообразно оценивать именно инвестиционные затраты на ИТ-проекты.

В настоящее время эталоном выполнения анализа инвестиционных проектов служит стандартизированный подход к методам оценки инвестиций, разработанный Международным центром промышленных исследований при ЮНИДО (Организация Объединенных Наций по промышленному развитию) (UNIOO - United Nations Industrial Development Organization). Он предусматривает общий порядок оценки любого инвестиционного проекта (независимо от отраслевой принадлежности и степени сложности) и общие критерии коммерческой привлекательности - финансовая состоятельность (финансовая оценка) и эффективность (экономическая оценка).

Финансовая оценка включает отчеты о движении денежных средств и прибыли, баланс и соответствующие показатели. Экономическая оценка предусматривает использование простых (статистических) методов для расчета простой нормы прибыли и сроков окупаемости, а также применение методов дисконтирования для определения текущей отчетности проекта (NPV) и внутренней нормы прибыли (IRR).

В Беларуси оценка эффективности инвестиционных ИТ-проектов выполняется в соответствии со следующими документами:

· Инструкцией по оценке эффективности использования в народном хозяйстве Республики результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ;

· Инструкцией по оценке эффективности использования результатов исследований и разработок в промышленности;

· Правилами по разработке бизнес-плана инвестиционных проектов;

· Основным положениям по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг).

Определяемая таким образом экономическая эффективность не позволяет учесть все факторы воздействия ИТ на предприятие, так как эффективность ИТ помимо экономических (в том числе чисто финансовых) оценок должно включать и неэкономические. Показатель экономической эффективности, как правило, можно рассчитать лишь приближенно в связи со сложностью оценки всех результатов внедрения в количественном выражении. Основную трудность представляет оценка косвенных параметров.

Косвенные результаты внедрения ИС условно делятся на две группы: 1) качественные, 2) стратегические. Качественные преимущества состоят в улучшении управляемости бизнеса, правильной мотивации персонала, удобстве и комфортных условиях работы. Стратегические преимущества - это повышение конкурентоспособности и достижение лидирующих позиций на рынке.

В настоящее время сформировалась система показателей и методов, ориентированных на оценку эффективности инвестиционных ИТ-проектов. К ним относятся:

· показатели снижения затрат и увеличения прибыли;

· показатели эффективности инвестиций (традиционный NPV-анализ (Net Present Value), рентабельность инвестиций (ROI; Return Оn Investment) и внутренняя норма доходности (IRR; Internal Rate Return);

· совокупная стоимость владения (ТСО; Total Cost of Ownership);

· экономическая добавленная стоимость (ЕVА; Economic Value Added);

· ожидаемая результативность проекта (ROV; Real Орtions Valuation);

· рентабельность менеджмента (ROM; Return Оn Menegment);

· рентабельность чистых активов (ROA; Return Оn Assets);

· рентабельность рабочей (эксплуатируемой) инфраструктуры (ROE; Return On Equity);

· метод аналогий;

· метод экспертных оценок;

· метод Портера (цепочек увеличения стоимости);

· метод реинжиниринга бизнес-процессов;

· метод стратегического корпоративного реинжиниринга;

· нормативный метод.

Некоторые организации для определения эффективности, внедрения АС ДОУ используют метод, включающий следующие этапы расчетов:

1. Определение расходов.

Предположим, что имеется организация с числом N сотрудников. Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Для этого необходимо учесть:

· стоимость одной лицензии ПО (L). Обычно она находится в диапазоне от 150 до 800 дол. США на рабочее место и в значительной степени зависит от числа закупаемых лицензий, т.е. количества рабочих мест в АС ДОУ;

· стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АС ДОУ (компьютеры, принтеры, сканеры и т.д.) (Н). Эта величина в большинстве случаев практически пропорциональна N. если не требуется закупки дорогой специализированной техники, например промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности зависит от текущей степени оснащенности техникой. До начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится тех-ники примерно на 1500 дол. США (стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40 %, в большинстве организаций эта цифра не больше;

· стоимость работ по внедрению системы (V). Эта величина не пропорциональна размеру организации, но находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени обусловлена тем, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Можно считать, что стоимость внедрения равна

V=M·W+M·W·F(N), (2.1)

где М - число человеко-месяцев, необходимое для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6); W - средняя стоимость 1 месяца работ (по проработке требований, созданию проекта, доработке ПО, инсталляции и обучению); F - функция характеристики размера организации.

Второе слагаемое, зависящее от F, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи из-за размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и представлено на графике (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Функция зависимости величины коэффициента от количества рабочих мест для расчета поправки к стоимости работ при учете числа рабочих мест в АС ДОУ

Необходимо учесть также расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составлять до 15-20 % стоимости системы в год.

2. Оцека прямого эффекта.

Начнем с оценки прямой экономии средств. Предположим, что она включает только стоимость бумаги и рабочего времени сотрудников, сэкономленных при внедрении АС ДОУ. Это постоянные расходы, поэтому нужно определить их за месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Данные расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, в силу чего расчеты будут априорно носить характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой за месяц бумаги можно подсчитать исходя из того, сколько один сотрудник может за месяц прочитать и усвоить страниц документов. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. Однако минимальное число страниц, которые он успевает прочесть в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, т.е. 4-5 страниц, иначе нельзя сказать, что этот сотрудник не работает с документами, а значит, он не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги из бухгалтерии. В нашем общем примере, поскольку этот фактор не имеет большой значимости в балансе доходов и расходов, предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят

21·25·Р·N. (2.2)

Стоимость сбереженного рабочего времени складывается:

· из экономии усилий за счет повторного использования существующих документов;

· экономии времени на поиск нужных документов посредством систематизации хранения документов и применении эффективных средств поиска информации;

· * ускорения всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация занимается решением достаточно похожих задач, то очевидно, что повторное использование существующих документов весьма реально. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для других (коммерческие предложения, аналитические обзоры, предварительные проекты, переписка), к сожалению, в большинстве случаев оно невозможно. Однако практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно «взять» от 20 до 30 % (не по объему текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений, поэтому можно исходить из того, что коэффициент повторного использования равен 25 %. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30 % своего рабочего времени (этот параметр никем не измерялся, но по мнению авторов данного пособия такое значение является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5 % их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена: ее значения достигают 30 % рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше и скорее всего, находится в диапазоне 5-10 %. Для определенности мы возьмем значение 5 %. Таким образом, общая экономия рабочего времени по двум вышеназванным факторам составит примерно 12 %.

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения АС ДОУ. Она тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте почту сотрудникам обычно два раза в день разносит канцелярия. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении АС ДОУ документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках у кого-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другой работой и соответственно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется в течение не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника, равных S, экономия может составить

(0,1/0,3)·S·N. (2.3)

Стоит отметить, что проверить это можно только на практике. Другими словами, это еще 10-30 % экономии рабочего времени.

Вопросы для самоконтроля

1. Что представляет собой процесс автоматизации документационного обеспечения управления?

2. Что представляет собой автоматизированная система Документационного обеспечения управления? Какие основные задачи она должна решать?

3. Кратко охарактеризуйте три основных способа реализации АС ДОУ.

4. Какие классы инструментальных средств современных информационных технологий используются при создании АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

5. Что представляют собой средства создания документов в современной АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

6. Что представляют собой системы управления базами данных в современной АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

7. Что представляют собой системы обеспечения групповой работы (системы класса groupware) в современной АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

8. Что представляют собой системы управления документами в современной АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

9. Что представляют собой системы электронной почты в современной АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

10. Что представляют собой системы управления деловы-ми процессами (системы класса workflow) в современной АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

11. Какие важнейшие функции должна выполнять любая современная система автоматизации ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

12. Почему организации, внедряющие у себя АС ДОУ, далеко не всегда получают желаемый результат?

13. Какая технологическая проблема возникает при внедрении АС ДОУ?

14. Почему в качестве одной из важнейших проблем внедрения АС ДОУ отмечают недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления?

15. Почему негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования?

16. Почему автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами?

17. Почему организация рационального, соответствующего потребностям организации делопроизводства требует построения его единой корпоративной системы?

18. Какие две группы автоматических устройств используются в настоящее время в Документационном обеспечении управления? Кратко охарактеризуйте их.

19. На какие две группы подразделяются средства организационной и коммуникационной техники, агрегированные с компьютерной техникой в рамках Документационного обеспечения управления? Кратко охарактеризуйте их.

20. Что представляют собой основные средства автоматизированной обработки информации? Кратко охарактеризуйте их.

21. Что представляют собой вспомогательные средства автоматизированной обработки информации? Кратко охарактеризуйте их.

22. На какие четыре класса подразделяются средства вычислительной техники? Кратко охарактеризуйте их.

23. Что представляет собой программное обеспечение применительно к сфере документационного обеспечения управления? Кратко охарактеризуйте его.

24. Что представляет собой системное программное обеспечение применительно к сфере документационного обеспечения управления? Кратко охарактеризуйте его.

25. Что представляет собой инструментальное программное обеспечение применительно к сфере документационного обеспечения управления? Кратко охарактеризуйте его.

26. Что представляет собой прикладное программное обеспечение применительно к сфере документационного обеспечения управления? Кратко охарактеризуйте его.

27. Какие основные элементы включает программное обеспечение офисных технологий? Кратко охарактеризуйте их.

28. Какие основные элементы включают в себя прикладные программные средства документационного обеспечения управленческой деятельности? Кратко охарактеризуйте их.

29. Какие функции возлагаются на системы подготовки текстовых документов? Какие элементы входят в их состав? Кратко охарактеризуйте их.

30. Какие основные функции выполняют текстовые редакторы в рамках наиболее распространенных офисных систем? Кратко охарактеризуйте их.

31. Дайте общую характеристику средств коммуникационной техники, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

32. Дайте общую характеристику групп средств организационной техники, применяемых в сфере документационного обеспечения управления.

33. Дайте общую характеристику средств копирования и оперативного размножения документов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

34. Дайте общую характеристику средств составления и изготовления текстов документов, применяемых в сфере документационного обеспечения управления.

35. Дайте общую характеристику средств обработки документов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

36. Дайте общую характеристику средств хранения, поиска и транспортировки документов, применяемых в сфере документационного обеспечения управления.

37. Дайте общую характеристику средств административно-управленческой связи, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

38. Дайте общую характеристику специализированного оборудования, применяемого в сфере документационного обеспечения управления.

39. Дайте общую характеристику организационных показателей, влияющих на выбор технических средств, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

40. Дайте общую характеристику технических показателей, воздействующих на выбор технических средств, применяемых в сфере документационного обеспечения управления.

41. Сформулируйте и кратко охарактеризуйте ярко выраженные положительные стороны внедрения АС ДОУ.

42. Сформулируйте и кратко охарактеризуйте основные проблемы, препятствующие широкому внедрению АС ДОУ.

43. Кратко охарактеризуйте основные положения Типовых требований по управлению электронными документами (MoReq).

44. Назовите и кратко охарактеризуйте важнейшие требования MoReq.

45. Необходимы ли в практике внедрения АС ДОУ стандарты, определяющие возможные меры по обеспечению защиты ИТ и предотвращению угроз безопасности? Аргументируйте ответ.

46. Почему в настоящее время представляется необходимым определение оптимальных путей и методов интеграции системы ДОУ и иных систем менеджмента организации?

47. Дайте краткую характеристику серии стандартов ISO 30300.

48. Дайте общую характеристику АС ДОУ, представленных на рынке Республики Беларусь.

49. Какие недостатки характерны для русифицированных зарубежных АС ДОУ, используемых отечественными организациями?

50. Перечислите важнейшие критерии, по которым необходимо осуществлять выбор АС ДОУ.

51. Каков состав основных функций АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

52. Какие элементы включает полная совокупная стоимость АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

53. Какие элементы включает качественная техническая поддержка современных АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

54. Каковы наиболее распространенные предпочтения заказчиков при выборе АС ДОУ? Кратко охарактеризуйте их.

55. Дайте общую характеристику системы «ДЕЛО», назовите ее сильные и слабые стороны.

56. Дайте общую характеристику системы LanDocs, назовите ее сильные и слабые стороны.

57. Дайте общую характеристику системы «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО», назовите ее сильные и слабые стороны.

58. Дайте общую характеристику системы «Канцлер», назовите ее сильные и слабые стороны.

59. Дайте общую характеристику системы DWARF, назовите ее сильные и слабые стороны.

60. Дайте общую характеристику семейства программных продуктов ISIDA DMS, назовите его сильные и слабые стороны.

61. Дайте общую характеристику системы «ORCHID», назовите ее сильные и слабые стороны.

62. Дайте общую характеристику системы «РЕКОРД», назовите ее сильные и слабые стороны.

63. Какими качественными характеристиками должна обладать современная АС ДОУ?

64. Перечислите и кратко охарактеризуйте основные этапы подбора АС ДОУ.

65. Перечислите и кратко охарактеризуйте основные этапы внедрения АС ДОУ в организации.

66. Охарактеризуйте основные факторы, влияющие на решение о выборе АС ДОУ.

67. Охарактеризуйте основные факторы, влияющие на сроки внедрения АС ДОУ.

68. Назовите и кратко охарактеризуйте основные организационные риски внедрения АС ДОУ в организации.

69. Назовите и кратко охарактеризуйте основные административные риски внедрения АС ДОУ в организации.

70. Назовите и кратко охарактеризуйте основные психологические риски внедрения АС ДОУ в организации.

71. Назовите и кратко охарактеризуйте основные преимущества внедрения АС ДОУ в организации.

72. Назовите и кратко охарактеризуйте важнейшие качественные показатели эффективности использования АС ДОУ в организации.

73. Перечислите и кратко охарактеризуйте факторы, от которых зависит стоимость АС ДОУ.

74. Опишите механизм и этапы оценки эффективности внедрения АС ДОУ и возврата инвестиций в него.

2. Комплексные автоматизированные системы управления информацией

2.1 Автоматизированные информационные системы в управлении организацией

Для успешного развития организации необходимо наличие конкурентных преимуществ и эффективной системы управления. Последняя должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять процессом достижения целевых показателей (изменениями). Кроме того, организация должна решать важную задачу сохранения стабильности, поддержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации. Целевые функции процессов стабилизации и развития (изменений) противоположны. Развитие организации отрицательно сказывается на ее управляемости, быстро устаревающая административная модель управления сдерживает развитие.

Как социально-техническая система организация постоянно развивается - начиная с момента возникновения бизнес-идеи и заканчивая прекращением ее деятельности. Вместе с ней непрерывно меняются система управления и информационная система.

Информационная система (ИС) - это инфраструктура организации, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками (а не только документами), включающая в себя непосредственно саму информацию, правила по работе с нею и поддержке системы, персонал, работающий с данными, осуществляющий поддержку и развитие инфраструктуры, и инструментарий.

Как управленческая подсистема не поддерживает полный управленческий цикл: планирование, организацию, контроль, мотивацию. ИС предприятия имеет два уровня: на первом решается задача принятия стратегических решений, на втором - управления внутренней и внешней эффективностью.

Для системы управления информационная система - то же самое, что нервная система для человека. Чем выше уровень управления, тем больше оно абстрагируется от процесса выпуска продукции и услуг (цеха), тем значимее роль информации как производственного ресурса и инструмента, тем больше рабочего времени и прочих ресурсов затрачивается на обработку информации и приведение ее в вид, пригодный для анализа и принятия решения. Работа с информацией - самая важная функция бизнеса. Информационная система решает жизненно важные для организации управленческие задачи и с этой целью потребляет ее ресурсы.

В отличие от системы управления и информационной системы, автоматизированная информационная система, административные механизмы меняются не каждый день, а только в процессе принятия формальных организационных решений.

Автоматизированная информационная система (АИС) - информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных используются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

Как и ИС, АИС имеет два уровня: на первом поддерживается процесс стратегического управления (системы класса ВРМ), на втором - управление внутренней (системы управления корпоративными ресурсами (ERP), активами и фондами (ЕАM) и внешней (системы управления отношениями с клиентами (CRM), цепочками поставок (SCM) эффективностью.

АИС является моделью, фиксирующей весьма ограниченный список информационных потоков информационной системы, кроме того, она выступает частью административного механизма - формальной регулирующей модели организации. Они регламентируют лишь незначительную часть бизнес-процессов. Как правило, они фиксируют лишь то, что нуждается в ограничениях или целевом управлении. Например, не регламентируется то, как надо перемещаться по помещениям (не летать, не заходить в окна, никого не толкать), но это не препятствует жизнедеятельности офиса. Проекты развития административных механизмов традиционно включают в себя задачи постановки стратегического управления, обновления организационной структуры, разработки политики информационного обеспечения бизнеса, формирования системы развития кадров и мотивационных механизмов, развития нормативной базы, совершенствования маркетингового управления.

Административные механизмы и АИС - это не самостоятельные, а отделяемые управленческие инструменты (рис. 3.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.1 Место АИС и административных механизмов в системе управления предприятием

Работы по совершенствованию административных механизмов и автоматизированной информационной системы сопутствуют процессам развития организации и системы управления, но никогда не идентичны им, точно так же, как модель объекта никогда не является самим объектом.

Система административных механизмов и автоматизированная информационная система - это «затратные части» системы управления организацией. Уровень их развития существенно влияет на эффективность системы управления в целом. Это своего рода «рычаг», без которого организация не может расти.

Таким образом, административные механизмы, автоматизированная информационная система - это инструментарий технологий управления и информационного обеспечения бизнеса. При этом развитие организации непрерывно влияет на систему управления, и, как следствие, - на информационную систему обеспечения данного процесса. Развитие технологий и инструментария (автоматизированной информационной системы и административных механизмов) должно быть синхронизировано с ним.

Различают шесть категорий систем, которые составляют средства электронного управления документами (ЭУД):

1) ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM) - Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Нummingbird РС DOCS);

2) корпоративные (Enterprise-centric EDM) - Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Согр., Oracle (Context);

3) управления контентом (Content management) - Adobe, Excalibur;

4) управления информацией (порталы) (lnformation Мanagement) - Excalibur, OracleContext, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station);

5) управления образами (Imaging);

6) управления потоками работ (Workflow management) - Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Системы ЭУД ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических сфер деятельности. Они обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включают технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают наличие корпоративной инфраструктуры для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступной, как правило, всем пользователям в организации. Их основные возможности аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД применяются для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для последующего повторного использования и компиляции. Потенциальная доступность информации не в виде документов облегчает процесс обмена ею.

По мнению специалистов, понятие «документ» уже не так актуально, на первый план вышел термин «контент». Поставщики систем управления документами не приемлют слова «документ» и называют свои продукты системами управления контентом. Это не просто дань моде, а реакция на потребности клиентов.

Действительно, чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения; затем, после утверждения, он публикуется на сайте в НТМL-формате или преобразуется в PDF для дальнейшего распространения. С точки зрения потребителя информации, это один и тот же документ, а с точки зрения классической системы управления документами - три разных.

Обеспечив поддержку всего жизненного цикла документов, поставщики стали именовать свои продукты системами управления контентом, что подчеркивает их новое качество: они смогли отделить информацию-контент от документа-формы, научившись управлять представлением этой информации. Тем не менее можно считать, что документ и контент - практически одно и то же.

Системы управления информацией (порталы) обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Интернет, Интранет и Экстранет. Они дают организациям возможность накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных, обеспечивать интерактивность и совместную работу с документами.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения биз-нес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Существует множество типов workflow, которые отражают разные приемы и способы работы. Различают производственные (prodиctive), административные, коллаборативные, ориентированные на документы и другие типы workflow.

Система workflow - дирижер, который руководит совместной работой исполнителей. Конечно, властный дирижер может заставить исполнителей играть так, как ему нужно, но результат едва ли будет убедительным, когда есть скрытое противостояние, поэтому, выбирая workflow, следует в первую очередь сопоставить предлагаемое решение с принятой практикой работы организации и иметь в виду, что движение документов - это еще не все. Не менее важны возможности интеграции с другими бизнес-приложениями, включая ERP и CRM. Роль workflow - обеспечить совместную работу не только людей, но и различных приложений.

Среди производителей систем управления документами, а теперь и ЕСМ, правилом хорошего тона стало наличие модуля workflow в составе их решений. Однако чаще всего это простые средства, которые не могут решить всех задач организации. Их несомненное достоинство - тесная интеграция с основной системой. Но это же и является недостатком: система workflow должна организовывать взаимодействие не только сотрудников, но и различных организаций. И бизнес-процесс не всегда стоит выстраивать «от документа» - документы сопровождают процесс, порождаться в его ходе, могут использоваться для принятия решений, но не всегда являются его движущей силой.

В годы Второй мировой войны коллаборационистами во Франции презрительно называли марионеточное правительство Виши. Сегодня Vichy - это известная косметическая фирма, а collaboration - весьма популярная технология. Саймон Ховард из компании Gartner утверждает, что на смену workflow идет collaboration - взаимодействие и коллективная работа.

Чем же нехороша технология workflow? В первую очередь долгим циклом внедрения. Сначала нужно описать бизнес-процессы, затем их оптимизировать и реализовать в виде wогkflоw-процедур. За это время в организации могут произойти столь существенные изменения, что все придется начинать заново. В противоположность этому collaboration позволяет работать «с колес» - поддержать процессы взаимодействия в слабо формализованной среде. Еще одна причина нынешнего бума collaboration - возможность включить в бизнес-процессы сторонние организации и внешних консультантов, реализовать концепцию расширенного предприятия,. (Extended Enterprise).

Итак, workflow можно продолжать использовать для поддержки рутинных стандартных процедур с целью их интенсификации и оптимизации, а технология collaboration необходима там, где есть творческие процессы, которые трудно поддаются формализации, где деятельность организована скорее по проектному принципу, где требуется поддержать работу распределенных команд и рабочих групп.

Большое значение для организации имеет правильный выбор системы автоматизации бизнес-процессов. В частности, система документационного обеспечения управления должна быть настолько гибкой, чтобы позволить начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами в первую очередь нуждаются в АС ДОУ, что служит толчком к началу осуществления данного процесса. Если в организации внедрена АС ДОУ и сотрудники имеют возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители - проследить в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов (например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее исполнение договоров, взаимодействие разных подразделений организации и т.д.), то именно наличие этих возможностей позволяет компании начать совершенствование своих бизнес-процессов. Удачно выбранная АС ДОУ должна быть одновременно гибкой и масштабируемой для того, чтобы удовлетворить потребности развивающегося бизнеса. Также важно, чтобы процесс изменения процедур АС ДОУ был простым, наглядным и его могли поддерживать непосредственно ключевые пользователи системы.

Подтверждением того, что системы управления документами больше не связаны лишь с узкой сферой «канцелярского» документооборота, является то, что практически все современные системы именуются не системами класса «Document Management», а позиционируются гораздо более емко, например, «Enterprise Content Management» (ЕСМ), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждой организации функций. Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую ее часть, тесно интегрированную с остальными их функциями.

На необходимость того, чтобы АС ДОУ нового поколения были инструментом структурирования корпоративной информации, хотелось бы указать особо. Корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурировании корпоративной информации (т.е. представления ее в виде записей в базе данных), нежели на совершенствование методов обработки неструктурированных сведений. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со стопроцентной достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая·в электронном документообороте предприятия, является критически важной. Правильный подход состоит больше в использовании технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, хранимой в базах данных, а не применении методов обработки хаотичной неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала.

2.2 Системы электронного управления документами в корпоративных информационных системах

Организация - это единый организм, в котором руководители различного уровня, а также специалисты технологического, экономического и юридического профиля часто принимают комплексные решения, касающиеся всей компании. Для упрощения управления организацией необходимо иметь эффективную корпоративную информационную систему (КИС), включающую функции планирования, управления, анализа и принятия решений.

КИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует согласно регламенту, определенному методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов КИС могут быть отнесены к различным классам. Это системы (подсистемы):

· управления технологическими объектами и/или процессами (класс А);

· подготовки и учета производственной деятельности предприятия (класс В);

· планирования и анализа производственной деятельности, предприятия (класс С).

Появившиеся первыми системы класса А были разработаны для решения задач управления процессами и в основном охватывали сферу складского, бухгалтерского или материального учета. Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) является одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:

· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

· наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

· наличием контура обратной связи.

Список использованных источников

1 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. Введ. 01.07.2005. Минск: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005. 15 с.

2 В.В. Паневчик, М.В. Самойлов, Е.С. Какошко, В.В. Акулич. Технология и автоматизация делопроизводства: Т38 учеб. пособие: в 2 ч. / В.В. Паневчик [и др.]; под ред. В.В. Паневчика. Минск: БГЭУ, 2012. Ч.2. 335 с.

Размещено на Allbest.ru

...