- поточне оцінювання персоналу (контроль відповідності персоналу конкретним потребам виробництва, службові переміщення, аналіз ділових якостей працівника);

- мотивація дотримання належного режиму трудової діяльності та високої продуктивності праці;

- постійний контроль за безпекою праці на виробництві;

- забезпечення соціального захистку персоналу підприємства.

Для здійснення кадрової політики, її завдань на підприємствах створюються кадрові служби, перелік їх функцій наведений у табл.

Функції і форми кадрового менеджменту

Методологія управління персоналом припускає розгляд сутності персоналу організації як об'єкта управління, процесу формування поведінки індивідів, що відповідає цілям і задачам організації, методів і принципів управління персоналом.

Технологія управління персоналом припускає організацію наймання, відбору, прийому персоналу, його ділову оцінку, профорієнтацію і адаптацію, навчання, управління його діловою кар'єрою і службово-фаховим просуванням, мотивацію та організацію праці, управління конфліктами і стресами, забезпечення соціального розвитку організації, звільнення персоналу та ін. Сюди ж варто віднести «питання взаємодії керівників організації з профспілками і службами зайнятості, управління безпекою персоналу» [17,56].

«Механізм управління кадрами виробництва включає різноманітні державні і суспільні формування:

- місцеві державні адміністрації;

- профспілкові органи, що контролюють дотримання адміністрацією підприємств, організацій і установ прав працівників;

- організації та підприємства, що визначають загальний напрямок кадрової політики підприємства» [36,43].

До державних органів управління відносяться органи по праці і соціальних питаннях, центри зайнятості населення, кадрові служби державних підприємств, організацій, а також міністерств і відомств.

«Таким чином, система управління кадрами являє собою комплекс цілей, задач і основних напрямків діяльності, а також різноманітних видів, форм, методів і відповідного механізму управління, спрямованих на підвищення продуктивності праці і якості роботи. Управління персоналом являє собою особливу сферу управління у зв'язку зі специфікою його об'єкта - людини» [8, 167].

2.3 Документознавство по кадрах

Розпорядчі документи

Всі документи, які ведуться відділом кадрів поділяються на розпорядчі та особові.

До розпорядчих документів по особовому складі (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складі регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 №253:

- №П-1 (наказ про прийом на роботу);

- №П-5 (наказ про переведення на іншу роботу));

- №П-6 (наказ про надання відпустки);

- №П-7 (Список №_ про надання відпустки);

- №П-8 (наказ про припинення трудового договору);

Типові форми будуть додаватися при розгляді конкретних наказів по видах.

На підприємствах, в установах, організаціях і фірмах (невеликих) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Перший примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу.

У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, який оголошується працівнику під розписку. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеної правом прийняття на роботу.

Після ознайомлення працівника з наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі №П-2 робляться відповідні записи, і працівник у графі «Підпис власника трудової книжки» ставить свій підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеної правом прийняття на роботу.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

- роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних та шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

- ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку з колективним договором;

- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

- проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачене законодавством (ст. 25 КЗпП України).

Готуючи накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

У ст. 21 КЗпП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін (у т.ч. матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі довгострокового, можуть встановлятися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Специфічним є також прийняття на роботу на матеріально відповідальні посади.

Згідно зі ст. 134 і 135 КЗпП України, крім обов'язкових документів, між працівником і підприємством, установою, організацією укладається письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної відповідальності на незабезпечення цілісності майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей.

Укладання договору про майнову відповідальність забезпечує відшкодування матеріально-відповідальними особами вартості заподіяної шкоди. Договори про майнову відповідальність мають бути підписані при визначенні матеріально-відповідальних осіб на роботу.

Договір про майнову відповідальність складають у двох примірниках, перший з яких зберігається у відділі кадрів підприємства або установи у особовій справі матеріально-відповідальної особи, а другий передається працівникові, який підписав договір.

Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

У Конституції України в ст. 45 записано: кожний, хто працює має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки.

Згідно зі ст. 10 Закону України «Про відпустки» і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві, в установі, організації.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше, як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання із щорічної відпустки допускається зі згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації з додержанням вимог частини шостої ст. 79 КЗпП України та в інших випадках, передбачених законодавством.

Підготовка та оформлення наказів про заохочення та стягнення

До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комітетом підприємства, установи, організації. Заохочення оголошуються наказом в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці «Відомості про заохочення».

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один із таких засобів:

- догана;

- звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників і інші дисциплінарні стягнення. Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право приймати на роботу (обирати, затверджувати і призначати на посади) працівника. Також стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення. Не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням його у відпустці. Дисциплінарне стягнення оголошується у наказі і повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП України). До застосування стягнення власник або уповноважений ним орган повинен отримати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (на випадок відмови складається акт). За кожне порушення дисципліни може бути застосоване лише одне дисциплінарне стягнення. Стягнення діє протягом року. Проте за сумлінну працю може бути знято раніше. Протягом дії стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.

Для контролю за застосуванням стягнень і їх обліку у відділі кадрів ведеться журнал обліку дисциплінарних стягнень по формі:

Форма журналу обліку дисциплінарних стягнень

Облікові документи по кадрах

Управлінська діяльність знаходить своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо.

Найхарактерніше для всіх документів те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам. Як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Тому він повинен правильно бути складений як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксований у особових документах.

Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт.

До основних документів з обліку кадрів (особового складу) належать:

- накази про прийняття, переведення та звільнення працівників (первинні документи з обліку чисельності працівників);

- особова картка за формою №П-2 (ведеться на всіх працівників, незалежно від строку, трудового договору і форми власності, виду діяльності і галузевої належності підприємства, установи, організації);

- особова справа (ведеться на керівників, спеціалістів та матеріально-відповідальних працівників);

- штатно-посадова книга, алфавітна книга, книга руху кадрів тощо.

Оформлення і ведення особової картки по формі №П-2

Основним обліковим документом особового складу (кадрів, персоналу) є особова картка по формі №П-2.

Особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності.

На сумісників, тимчасових працівників, жінок, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, особові картки комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу підприємства, установи, організації. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, яка відповідає за оформлення працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров'я.

Особові картки (форма №П-2ДС) заповнюють усі органи, установи (організації), на працівників на яких поширюється Закон України «Про державну службу».

Записи здійснюються у точній відповідності до формування чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або ст. 30 Закону України «Про державну службу». Особова картка по формі №2ДС затверджена Мінстатом України від 26.12.95 №343.

Оформлення та ведення особових справ

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості, про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній. Проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім - усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи у алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. До особової справи входять такі документи:

1) додаток до особового листка з обліку кадрів;

2) особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4*6 см;

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи кванти);

6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7) документи на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;

9) матеріали проведення атестацій;

10) внутрішній опис документів.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на підприємстві і до номенклатури справ установи не заносяться.

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання та звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, у крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Заповнення особового листка з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів є одним із основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.

Список використаної літератури

1. Афанасьєв М.В., Гончаров А.Б. Економіка підприємства: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни / За ред. проф. М.В. Афанасьєва. - Х.: ВД «ІНЖЕК», 2003. - 410 с.

2. Бойчик І. М. Е4кономіка підприємства. Навчальний посібник.: - К.: Атака, 2002.-480 с.

3. Бойчик І.М., Харів П.С., Хопчан М.І., Піча Ю.В. Економіка підприємства: Навч. посібник для студентів економічних спеціальностей вищих навчальних закладів 1-4 рівнів акредитації. 2-е видання, виправлене і доповнене. - К.: «Каравела»; Львів: «Новий світ - 2000», 2001. - 298 с.

4. Грузинов В. Экопомика предприятий. - - М.: Финансы и статистика, 1998. 208 с.

5. Зайцев Н. Экономика промышленного предприятия. - М.: ИНФРА-М. 1998. 336 с.

6. Кобзев П.М. Конспект лекций по курсу «Стратегическое управление предприятием». - X., ХГЗУ, 2002 г. - 160 с.

7. Колот А.М. Проблеми становлення та розвитку соціально-трудових відносин в Україні // Україна: аспекти праці. -2000. - №3.

8. Лібанова Е.М. Ринок праці: (Соціально-демографічні аспекти) // Державний центр зайнятості; Інститут підготовки кадрів Державної служби зайнятості. - К., 1996. - 132 с.

9. Менар К. Экономика организаций. - М.: ИНФРА-М, 1996. - 160 с.

10. Моніторинг соціальних процесів в Україні / За ред. І.К. Бондар, Г.В. Ярошенко, В.І. Науменко, Н.А. Соколенко. - К.: Знання, 1999.

11. Орлов П.А. Экономика предприятия. - X.: изд-во ХГЗУ, 2000 г. - 480с

12. Основи ринкової економіки / За ред. В.М. Петюха. - К.:Урожай, 1995.

13. Покропивний С.Ф., Колот В.М. Підприємництво: стратегія, організація, ефективність: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 1998.-352 с.

14. Полякова И.А., Ремизов К.С. Справочник экономиста по труду. - М.: Экономика, 1998.

15. Петюх В.М. Ринок праці. Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 1999.

16. Проблеми формування ринкової економіки: Міжвід. наук. зб. Спец. вип. Управління людськими ресурсами: проблеми теорії та практики. - К.: КНЕУ, 2001.

17. Пятова А. Управління трудовими ресурсами: Навчально-методичний посібник для студентів економічних спеціальностей. - Черкаси: VLADCO, 1997. - 172 с.

18. Рофе А.И., Збышко Б.Г., Ишин В.В. Рынок труда, занятость населения, экономика ресурсов для труда: Учеб. пособие /Под ред. А.И. Рофе. - М.: МИК, 1997.

19. Сергеев Й. Экономика предприятия. - М.: Фис, 1997.-304 с.

20. Слезингер Г.Э. Труд в условиях рыночной экономики. - М., 1996.

21. Стешенко В., Рудницький О., Хомра О., Стефановський А. Демографічні перспективи України до 2026 року / НАН України; Інститут економіки. - К., 1999. - 55 с.

22. Соціальне партнерство на ринку праці України /Ю.М. Маршавін, С.В. Бакуменко, В.М. Данюк, О.С.Зінченко, А.М. Колот, Н.В. Мартиненко: Навч. посібник. - К., 1998.

23. Соціальне партнерство / С.В. Бакуменко, І.Є. Левенець: Навч. посібник. - К., 1999.

24. Тимош І.М. Економіка праці: Навч. посібник. - Тернопіль: Астон, 2001.

25. Томпсон А..Экономика фирмьі. - М.: Бином, 1998. -544 с.

26. Экономика предприятия. Конспект лекций. - 4.1. Афанасьєв Н. В, Кажанова Е.Ф. - X., ХГЗУ, 1999. - 89 с.

27. Экономика предприятия. Конспект лекций. - 4.2. Афанасьев Н.В., Кажанова Е.Ф. - X., ХГЗУ, 2000. - 52 с.

28. Экономика предприятия: Задачи. Ситуации. Рсшения: Учеб. Посо-бие / С.Ф. Покропивний, Г, А. Швиданенко, А, С.

Федонин й др.; Под ред. С.Ф. Покропивного. - К.: Знання - Прес, 2001. - 343 с.

29. Економіка підприємства: Структурно-логічний павч. посібник / За рсд. Покропивного С.Ф. - К.: КНЕУ, 2001, - 457 с.

30. Економіка виробничого підприємства. - Львів: Оксарт, 1996. - 416 с.

31. Економіка підприємств: Підр.: У 2 т. / За ред. С.Ф. Покропивного. - К.: Хвиля-Прес, 1995. - Т.І. - 400 с.; Т. 2. - 280 с.

32. Экономика предприятия / Под ред. В.М. Семенова. - М.: Центр зкономики й маркетинга, 1998. - 312 с.

33. Экономика предприятия / Под ред. О. Валкова. - М.:ИНФРА-М, 1997. - 416 с.

Размещено на Allbest.ru