Кадровая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Классификация документов организации

2. Виды и назначение кадровой документации

3. Состав кадровой документации

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, его обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документ - это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.

1. Классификация документов организации

Документы классифицируются по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме -индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кинодокументы, фоно- и аудиодокументы, электронные и т. д.;

- по юридической силе - подлинные и подложные;

- по стадиям подготовки - черновики и подлинники (оригиналы).

Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.

Подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или замены его другим документом.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Выписка - фрагмент содержательной части документа, имеющий состав реквизитов основного документа и подтвержденный необходимыми подписями должностных лиц и печатью.

Дубликат - документ, выдаваемый в случае утери владельцем подлинного документа (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

В настоящее время в сфере управления кадрами имеется достаточно широкая и разнообразная база нормативно-методических документов и литературы по предлагаемой в статье тематике. Наиболее полно классификация и систематизация кадровых документов изложена в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Перечень типовых документов).

В ОКУД документы по кадрам включены в ряд унифицированных систем документации: система организационно-распорядительной документации; система первичной учетной документации; система отчетно-статистической документации; система документации по труду и др. Каждому документу присвоен свой номер.

Например:

0253201|4 |Справка по вопросам основной и кадровой

0281000|0 |Документация по приему на работу

0281071|4 |Заявление о приеме на работу

0281081|6 |Контракт о назначении на должность

0281151|8 |Приказ о приеме на работу

0281161|3 |Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

0283000|7 | Документация по увольнению с работы

0283071|1 |Заявление об увольнении

0283151|5 |Приказ об увольнении

0283161|0 |Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

0284000|0 | Документация по оформлению отпусков

0284021|8 |График отпусков

0284071|5 |Заявление о предоставлении отпуска

0284151|9 |Приказ о предоставлении отпуска и т.д.

В УСОРД кадровые документы распределены по управленческим, кадровым задачам: прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы; оформление отпусков; оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.

Для практических работников служб кадров при составлении номенклатуры дел основой является Перечень типовых документов, раздел 6 "Работа с кадрами", который систематизирует кадровые документы по следующим рубрикам:

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров.

6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации.

6.3. Проведение аттестации и установление квалификации.

6.4. Награждение, присвоение почетных званий.

6.5. Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней.

Однако часть документов по кадрам находится в других разделах Перечня. Например, документы о заработной плате работников содержит раздел "Учет и отчетность"; документы по труду находятся в разделах "Организация и использование трудовых ресурсов", "Социально-культурное развитие трудовых коллективов"; документы по организации управления кадрами помещены в разделе "Организация системы управления".

Внутри разделов и рубрик даны примерные названия групп видов и разновидностей кадровых документов, систематизированные по различным принципам. управленческий кадровый документация

2. Виды и назначение кадровой документации

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

- локальные нормативные акты,

- распорядительные документы,

- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,

- информационно-расчетные документы,

- официальная внутренняя переписка,

- журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.

Распорядительные документы. К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:

- приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);

- приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

- трудовая книжка,

- трудовой договор,

- справка о трудовой деятельности,

- копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:

- личная карточка работника,

- штатное расписание,

- график отпусков,

- табель учета рабочего времени,

- график сменности,

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений.

Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля или регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ранее перечисленные внутренние документы организации делятся на три блока:

- обязательные,

- условно обязательные (зависящие от специфики организации),

- рекомендательные.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы.

Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

3. Состав кадровой документации

Есть кадровые документы, наличие которых обязательно для всех организаций и документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях.

Обязательный состав кадровой документации:

- штатное расписание;

- график отпусков;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- табели учета рабочего времени;

- приказы;

- основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры);

- документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- трудовые книжки;

- личные дела работников: Трудовой договор. Договор о соблюдении коммерческой тайны (если необходимо), Договор о полной материальной ответственности (если необходимо), Личная карточка, Копии документов (всех страниц паспорта, всех страниц трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования, ИНН, документа об образовании, для иногородних - копия регистрации по месту жительства, для иностранцев - копии миграционной карты и разрешения на работу, копия загранпаспорта с отметками о въезде), Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (желательно), заявление о приеме на работу, заявление на вычеты по НДФЛ.

Дополнительные документы:

- положение о коммерческой тайне, если вы собираетесь заключать договора о соблюдении коммерческой тайны. По законодательству, чтобы требовать от работников соблюдения этой тайны, необходимо поставить их в известность, какая конкретно информация является коммерческой тайной, определить круг лиц, которые имеют доступ к этой информации и принять меры по охране этой информации;

- положение о премировании, если собираетесь выплачивать премии, т.к. необходимо установить критерии и порядок премирования;

- должностные инструкции, если эта информация не прописана в трудовых договорах;

- положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист), если собираетесь проводить аттестацию работников;

- график сменности - при наличии сменной работы;

- коллективный договор, если одна из сторон (работник или работодатель) изъявили желание его заключить. В нем обычно прописываются дополнительные гарантии и компенсации работникам.

Большинство кадровых документов должны храниться в течение 75 лет.

В Приложении 1 приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и прочее).

Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов, он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). - М.: Гросс-Медиа, 2007. - 192 с.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. - 152с.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2009. - 544 с.

4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.-2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2006.- 272с.

5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2007. - 314 с.

6. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №2.

7. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. - М.: Дело и Сервис, 2005. - 160 с.

Приложение

Таблица Кадровые документы

№п/п	Наименование документа	Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа
Первоочередные обязательные локальные акты
1	Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя	Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
2	Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя	Статьи 189, 190 ТК РФ
3	Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя	Раздел Х ТК РФ
4	Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных	Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ
5	Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем	Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
6	Локальные нормативные акты по оплате труда	Статья 135 ТК РФ
7	Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров)	Статья 136 ТК РФ
Обязательные локальные акты организации, действующие определенный период времени
8	Табели учета использования рабочего времени	Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
9	График отпусков на календарный год	Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Журналы учета и книги учета
10	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н
11	Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу	Статья 68 ТК РФ
12	Журнал учета мероприятий по контролю	Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ
13	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная)	Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
14	Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная)	Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
Приказы (распоряжения) работодателя
15	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
16	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5,
17	Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ
18	Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)	Статья 193 ТК РФ
19	Приказы о прекращении действия трудового договора	Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8,
20	Приказы о направлении работника в командировку	Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
21	Приказы о предоставления отпуска	Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
22	Приказы о поощрении работников	Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно
23	Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок)	Статьи 67, 59 ТК РФ
24	Трудовые книжки, кроме внешних совместителей	Статьи 65, 66 ТК РФ
25	Личные карточки работников	Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
26	Документы работников, требуемые законодательством (копии): - документы удостоверяющие личность; - трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.); - документ об образовании; - справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.	Статья 65 ТК РФ
27	Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре	Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6
28	Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников	Статьи 243, 244 ТК РФ
Документы о выплате заработной платы
29	Форма расчетного листка при выплате заработной платы	Статья 136 ТК РФ
30	Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями	Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Документы для оформления отпусков
31	Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска	Статья 123 ТК РФ
32	Личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией	Статьи 124, 125, 126 ТК РФ
33	Записка-расчет о предоставлении отпуска	Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
34	Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.)	Статья 136 ТК РФ
Отдельные документы, оформляемые при увольнении работника
35	Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.)	Статьи 77-84 ТК РФ
36	Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений	Статьи 71, 79, 180 ТК РФ

Размещено на Allbest.ru

...