Управление делопроизводством в России

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Каково распределение рынка электронного управления документами по разным типам технологий, и каковы размеры этого рынка в принципе? Данные, на которые можно сослаться - это, опять-таки, отчеты и прогнозы IDC. К сожалению, последние из опубликованных данных об объемах продаж основных поставщиков, относились к 1998 г. В 1998 г. оборот мирового рынка систем электронного управления документами составлял около $ 750 млн. Чтобы лучше почувствовать объем рынка систем ЭУД, мы можем сравнить его с рынком интегрированных систем для совместной работы (см. определение ниже). Прогноз IDC мирового оборота рынка ЭУД на 2010 г. составляет $ 6,37 млрд., а рынка интегрированных систем для совместной работы - $ 4,48 млрд.

Европейский рынок электронных систем управления документами в 1998 г. составлял около $ 200 млн. и был распределен по оборотам следующим образом:

- корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) - 30%

- системы управления контентом - 4%

- системы управления информацией - 4%

- системы управления образами - 35%

- системы управления потоками работ - 26%

При этом по прогнозам IDC средний годовой рост мирового рынка систем электронного управления документами вплоть до 2014 г. будет составлять около 48 % . Опережающие темпы роста будут испытывать технологии управления контентом и информацией.

Основные свойства СЭД

1. Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

2. Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему, СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии. Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

3. Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

- хранилища атрибутов документов (карточек);

- хранилища документов;

- сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком -- низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

4. Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

5.Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

- полный контроль над документом;

- право редактировать, но не уничтожать документ;

- право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

- право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;

- право читать документ, но не редактировать его;

- право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

- полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

6. Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

7 Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики -- viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САRD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

8 Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция "красного карандаша", широко предлагаются третьими фирмами.

9 Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

2.2 Актуальность внедрения систем электронного документооборота

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави ло организации документооборота -- оперативное прохожде ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

К первой группе эффектов относятся:

Прямой эффект от внедрения автоматизированной системы, поддающийся количественным подсчетам.

Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме):

- на расходные материалы (бумагу);

- на оборудование (копировально-множительную технику и др.);

- на доставку информации в бумажном виде;

- на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников:

- на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);

- на прохождение документов;

- на поиск нужных документов;

- на повторное использование документов.

Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода к полномасштабному применению электронных документов в управлении можно выделить следующие:

Первая группа - Исчисляемый эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых):относят

Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.).

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.

Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации.

Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей (удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.).

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

2.3 Обзор и сравнение систем автоматизации документооборота

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме [26]. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

2.3.1 Система электронного документооборота ДЕЛО

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» - это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.

Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления:

- позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;

- позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов;

- предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;

- масштабируемо система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством;

- поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства;

- поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа над проектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

- создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;

- изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

- согласование проекта документа;

- утверждение проекта документа;

- регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов

Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.

2.3.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия;

- обеспечение надежности учета и хранения документации;

- организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

- осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;

- организовывать контроль исполнения поручений;

- формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.

В состав системы входят следующие модули:

- АРМ Пользователя;

- АРМ Администратора;

- модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации;

- дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

- менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов;

- средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей;

Дополнительно в систему могут входить:

- "НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

- "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов

Основными функциями системы являются:

- регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

- постановка документов на контроль;

- возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

- возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

- слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

- разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

- протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

- подготовка и печать журналов и отчетов;

- рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

- возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

2.3.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информа ционных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Использование системы в практической деятельности вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

- организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.

- формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.

- улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.

- повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.

- достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.

- возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.

- возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.

создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

2.3.4 Система электронного документооборота LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

- система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

- корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

- система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

- система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе - сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

2.3.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

- повысить скорость принятия решений и их качество

- усилить контроль исполнительской дисциплины

- повысить управляемость организации

- увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:

- крупные коммерческие предприятия и холдинги

- федеральные органы власти

- региональные органы государственной власти и другие

государственные предприятия

- территориально распределённые предприятия

- компании со сложной организационной структурой

- компании с большим объёмом документооборота

- небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

- работа с внутренними документами организации

- обработка входящих и исходящих документов

- управление внешними контактами

- работа с договорами организации

- организация новостных каналов и конференций

- ведение справочника организации в электронном виде

- поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

организация и планирование мероприятий.

2.3.6 Система электронного документооборота DIRECTUM

DIRECTUM - корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

- управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.), полнотекстовый и атрибутивный поиск, версии документов и электронно-цифровая подпись, структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

- управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow), выдача электронных заданий и контроль их исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

- управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания.

- канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов, контроль местонахождения бумажных документов.

- управление взаимодействием с клиентами.

Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

- сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line, иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

- сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

- предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов, встроенный язык программирования, настройка форм карточек и событий, интеграция с другими системами.

2.3.7 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

- система является лидером среди российских систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра" в октябре 2005 года);

- низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии с справочником "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения");

- простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

- гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

- веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

- работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

- возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.



2.3.8 Система электронного документооборота DocsVision

Новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision - результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

- автоматизация управления предприятием

- поддержка процессного подхода в организации управления

- автоматизация систем менеджмента качества

- автоматизация процессов согласования и утверждения документов

- средства контроля исполнения документов и заданий

- маршрутизация и доставка документов на рабочие места

пользователей

- управление процессами обработки документов

- организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

- автоматизация канцелярии

- создание электронного архива документов

Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:

Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами -- регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (см. Приложение №1). Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900 $ (MS SQL Server 2005) до 4000 $ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0 $) (см. Приложение №2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (см. Приложение №3).

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (см. Приложение №4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (см. Приложение №1) наличие в системе дополнительного функционала (см. Приложение №5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из (см. Приложение №5) наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Важными характеристиками СЭД (см. Приложение №6) являются её безопасность, надёжность и производительность. Из (см. Приложение №6) следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы. Итоговый результат показан в таблице цена\функционал (см. Приложение №7)

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота, как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow. Таким образом, использование аналитических выкладок, предложенных в обзоре, поможет организациям, заинтересованным в автоматизации документооборота, сделать наиболее приемлемый выбор решения и тем самым избежать целого ряда “скрытых” на начальном этапе внедрения проблем, связанных с использованием систем электронного документооборота.

Обзор подготовлен на основе анализа технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision, Optima-Workflow. Исследование возможностей систем Босс-Референт, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, LanDocs проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не предоставляют.



2.4 Основные проблемы при внедрении СЭД

Для успешного внедрения СЭД в организации необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Электронный документооборот или более широко - автоматизация процессов подготовки и согласования документов - находит все большее применение в различных сферах деятельности бизнеса и государства. Согласно отчету Gartner, в настоящее время в мире насчитывается более 70 млн. пользователей СЭД. При этом мировой рынок систем документооборота является одним из быстрорастущих - по оценкам IDC его рост составляет до 47,2% в год. В России наблюдается похожая ситуация - исследования РБК определяют объем рынка СЭД в 2004 г. на уровне $ 60 млн., при этом отмечается тенденция к его увеличению. Уже в 2010 г. этот рынок оценен экспертами в $ 260 млн. В то же время, применение систем документооборота сопряжено с рядом трудностей как организационного, так и технического характера.

По мнению Александра Миракова, директора проектов компании РБК СОФТ, «все проблемы по реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором - недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы - это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами». Попробуем разобраться с указанными трудностями более подробно.

«Мелочи» для руководства

На первом месте при подготовке к внедрению электронного документооборота в компании находятся организационные вопросы. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время. Для привлечения «административного ресурса» поддержки СЭД необходимо продемонстрировать все преимущества, которые предоставляет новая система, и обучать руководство практической работе с ней.

После того, как цели заданы, не менее серьезное внимание следует уделить формированию рабочей группы проекта. Успех во многом зависит от того, насколько тесно сотрудничают специалисты ИТ-службы и подразделения-заказчика. Необходимо четко распределить обязанности и сферы ответственности между сотрудниками всех отделов, привлеченных к внедрению.

Разработка по принципу «сделай сам» не эффективна

Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. По словам Сергея Кузнецова, руководителя научно-информационного центра «Горбачев-фонда», разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована. «Опору необходимо делать на уже готовые решения от производителей» - сказал в своем сообщении на форуме «Электронный документооборот 2008» Сергей Кузнецов. Однако выбор ПО затруднен отсутствием объективных общепринятых требований к СЭД. Не в последнюю очередь это обусловлено недостаточной подготовленностью нормативно-методической базы со стороны государства.

...