Профессия делопроизводителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Профессия делопроизводителя требует от человека, избравшего её, высокого уровня подготовленности и целого комплекса деловых и личностных качеств.

Специфика работы делопроизводителя заключается в том, что ему приходится выполнять работу не только с документами (составлять, редактировать, оформлять, систематизировать, готовить документы на архивное хранение) используя современную оргтехнику, средства связи, в том, числе и ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с различными должностными лицами, посетителями; решать вопросы по телефону, активно участвовать в подготовке заседаний, совещаний; работу хозяйственного характера. Делопроизводитель должен иметь широкий кругозор и обладать развитым интеллектом, но еще важнее - психологическую компетентность и способность к сопереживанию, готовность к сотрудничеству, эмоциональную зрелость.

Очень важным фактором в работе делопроизводителя является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в его стиле, оказывать максимальную помощь руководителю и экономить его время.

За последние годы профессия претерпела существенные изменения. С появлением информационных технологий упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска, хранения и пересылки адресату. В то же время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

От профессионального уровня делопроизводителя во многом зависит престиж и успешная деятельность организации.

Цель данной работы: Изучение правил оформления и составления документации по личному составу.

Исходя из поставленной цели ставлю перед собой следующие задачи:

- Охарактеризовать структуру документов по личному составу; - Изучить правила оформления трудового договора, определить особенности составления трудового договора; - Изучить и охарактеризовать особенности оформление приема на работу; - Изучить и охарактеризовать особенности оформления следующих документов по личному составу: _ заявления; - трудовой книжки; - личной карточки; - личного дела. - Изучить требования подготовки документов по личному составу к архивному хранению.



Глава 1. Делопроизводство по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Самары показала, что они практически остались без архива. делопроизводитель престиж трудовой договор

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников . К документам по личному составу относятся: - заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры; - приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе); - трудовые книжки; - личные дела; - личные карточки формы Т-2; - лицевые счета по заработной плате и др. На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; 3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 4) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; 5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.



1.1 Заявление о приеме на работу

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица,

о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.



1.2 Оформление трудового договора

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Стороны трудового договора - работник и работодатель.

Правильное оформление трудового договора важно для работника и работодателя, поскольку это основной документ, на котором основываются трудовые отношения. Однако правильность оформления трудового договора может также проверить трудовой инспектор, и при обнаружении ошибок в оформлении или в условиях договора работодатель может быть привлечен к административной ответственности, установленной за нарушение трудового законодательства..

Трудовой договор заключается в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Письменная форма предусмотрена для всех видов трудовых договоров. Поэтому независимо от того, заключается ли срочный трудовой договор или договор на неопределенный срок, является ли место работы для работника основным или это работа по совместительству, необходимо оформлять трудовые отношения путем заключения письменного трудового договора.

Если трудовой договор не оформлен в письменной форме, этот факт является основанием для привлечения работодателя к ответственности за несоблюдение трудового законодательства.



Глава 2. Оформление документов по личному составу

Документы по личному составу - это те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия.

За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение.

Для удобства текущего пользования информацией документы по личному составу оформляются отделом кадров следующим образом:

- Формируются дела для каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т.д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы; - Каждому делу присваивается учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись; - Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам.

Все работы по оформлению документов по личному составу при передаче дел на архивное хранение также ложатся на плечи сотрудников кадрового подразделения. В этом случае требуется следующее оформление:

- Подшивка. Все листы дела нумеруются и скрепляются между собой нитью на четыре прокола, затем место прошива скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц. - Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с перечислением фамилий уволенных сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку.

- Оформление обложки дела. На ней указываются необходимые реквизиты: название, дата, срок хранения документов , номер и т.д.

Следует помнить, что передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства.

Сам процесс сдачи в архив происходит под контролем сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.

Организация отвечает за сохранность и нераспространение личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения.

2.1 Оформление приказа о приеме на работу

Прием на работу оформляются приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилам внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.



2.2 Оформление трудовой книжки

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год. Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, тогда ее дополняют вкладышем.

Без трудовой книжки вкладыш не действителен. При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша.

Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат». При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании раннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения).

Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате. Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение. Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образования и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листе книжки.

Раннее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.

Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров. Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана. Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, а при ее отсутствии - вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается.

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок во время вынужденного прогула. Днем увольнения считают день выдачи трудовой книжки. Издаю новый приказ о новом дне увольнения.

При увольнении рабочего, служащего вне записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенных в трудовую книжку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку или высылают почтой по их требованию. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки. В организации ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек.

Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации.

На испорченные бланки составляют акт.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.

Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока, они могут быть уничтожены в установленном порядке.



2.3 Оформление личной карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV - «Аттестация», V - «Повышение квалификации» и VI - «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знания иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре и хранится в сейфе.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

2.4 Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы: - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; - анкета или личный листок по учету кадров; - автобиография или резюме; - копии документов об образовании; - копии документов об утверждении в должности; - копии характеристик;

- трудовой договор; - копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учету кадров; - справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются: - паспорт; - трудовая книжка; - военный билет; - документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

- документы об имеющихся изобретениях. В графе «Образование» анкеты или личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно.

Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии:

- название документа (автобиография);

- имя, отчество, фамилия автора;

- число, месяц и год рождения; место рождения;

- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

- образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность

- награды и поощрения; участие в общественной работе;

- семейное положение и состав семьи;

- домашний адрес и телефон; дата;

- личная подпись.

2.5 Анализ оформления документов по личному составу на примере Военного Комиссариата Промышленного района

В соответствии с учебным планом, я проходила преддипломную практику в Военном Комиссариате Промышленного района.

Преддипломная практика является неотъемлемой частью учебного процесса. В ходе ее прохождения происходит углубление и закрепления знаний и профессиональных навыков, полученных в процессе обучения на основе изучения практических ситуаций.

Целью данной практики является не только ознакомление с деятельностью Военного Комиссариата, но и сбор, и анализ материала, необходимого для дипломной работы. Практические навыки играют определяющую роль в профессиональной деятельности любого специалиста. Чем больший опыт накоплен человеком по практическому использованию своих теоретических знаний, тем более эффективна работа такого сотрудника.

Подготовка к написанию дипломного проекта предусматривает изучение темы будущей работы, знакомство со всеми ее тонкостями и нюансами. Необходимо составить наиболее полное представление о предмете работы и хорошо ориентироваться в данном вопросе.

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

При прохождении практики в Военном Комиссариате Промышленного района я занимала должность помощника секретаря руководителя. Поскольку функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел военнослужащих. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, нумеровались страницы для дел военнослужащих.

Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.

Обложка дела оформляется по установленной форме. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы.

Мне практика помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы по оформлению документов. Помогла в приобретении первоначального профессионального опыта в качестве делопроизводителя. В частности я научилась работать с кадровой документацией, оформлять документы по личному составу.

Также, в практической части, я научилась оформлять личное дело сотрудника, подшивать его, составлять и оформлять приказы, а также заносить сведения о приказах в регистрационные журналы.

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

Я поняла, что на практике будут востребованы все знания, полученные мной в техникуме.



Заключение

Таким образом, в нашей жизни большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов - ТК РФ, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентировании законодательными и нормативными актами РФ таких документов, как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника - трудовой книжки.



Список литературы

1. ГОСТ 51144-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология. - 2-е изд., перераб. и доп. - М., 2007.

4. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения и управления/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000.

5. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.04.2001 г. № 37 - М.: 2001г.

6. Конституция Российской Федерации. Принята 25.07.2003 г.

7. Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и образцы документов: учебно-практическое пособие.-М.,2007.

8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

9. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. Проф. В.А. Кудряева.-М.,2003.

10. Нормы времени на работе по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утвержден постановлением Минтруда от 10.09.1993 г. № 152-М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995г.

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 г. - М.: Росархив, 2000.

12. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден начальником ГАУ при СМ СССР 15.08.1998 г.-М.: Главархив, 1989.

13. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие. -М., 2002.

14. Пшенко А.В., Доронина П.А., Делопроизводство: практическое пособие. -М., 2004.

15. Пшенко А.В., Степанов Е.А., Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности. -М., 2007.

16. Саттон Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения. - СПБ., 2005.

17. Секретарское дело6 учебно-практическое пособие. - М., 2005.

18. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. - М., 1997

19. Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. -М.: Росархив; ВНИИДАД, 1998 г.

20. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). -М.: ВНИИДАД, 1996.

21. Федеральный закон от 20.07.2006-г. № 149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

22. Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

23. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

24. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

25. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. оформление документов. -М., 2004.

Размещено на Allbest.ru

...