Планирование – подготовка к реализации целей. Преимущества планирования в менеджменте

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЛЕКЦИЯ

Планирование - подготовка к реализации целей. Преимущества планирования в менеджменте

1. Основа планирования

Постарайтесь вспомнить, когда вы последний раз составляли план. Это было неделю, месяц или год назад? Может быть, вы считаете, что никогда не занимались планированием? На самом деле вы, возможно, планировали всего несколько минут назад. Вы поставили перед собой цель - изучить эту тему. Вы определили, что вам потребуется для этого: эта информация, несколько листов бумаги, авторучка, чтобы делать записи, пара часов свободного времени, чтобы можно было сосредоточиться.

Возможно также, что в глубине сознания вы продумали, что станете делать, если кто-то прервет вас или вы не успеете закончить знакомство с информацией в запланированное время.

Процесс планирования представляет собой последовательное выполнение различных этапов, довольно простых по своей сути. Это совсем не означает, что планировать просто. Тем не менее, рассматривание планирование как процесс, помогает понять механизм планирования.

Результатом планирования является план. Любой план, чтобы быть полным, должен содержать три основных элемента, представляющих собой ответы на следующие вопросы:

- Чего мы хотим достичь?

- Как мы собираемся достичь этого?

- Что нам потребуется, чтобы достичь этого?

Планирование очень похоже на подготовку к путешествию. Нужно найти наилучший маршрут из пункта, где вы сейчас находитесь, в пункт, где хотите оказаться. При этом следует продумать, что вам может потребоваться, чтоб добраться до пункта назначения.

Важно, чтобы эти вышеуказанные элементы были четко сформулированы в ясных высказываниях. Если вам не вполне ясно, чего вы хотите достичь, у вас мало шансов найти путь и цели, а тем более достичь ее.

Наконец, как бы ни был хорош план, не стоит и приступать к его реализации, если у вас нет необходимых ресурсов.

Таким образом, логика планирования включает в себя семь основных этапов:

- Чего мы хотим достичь?

- Каков наилучший путь к цели?

- Что необходимо сделать для достижения цели?

- Какова очередность необходимых действий?

- Какие ресурсы необходимы для достижения цели?

- Выполнимо ли намеченное?

- Кто, что и когда должен сделать?

Общим правилом при планировании можно считать следующее: «Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».

От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. Для разработки плана дня, чаще всего, требуется 5-10минут.

Преимущества планирования в самоменеджменте:

- достижение цели (выяснение профессиональных и личных целей, достижение данных целей кратчайшим путем, реалистичное рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени);

- выигрыш во времени (экономия времени для действительно важных дел, для семьи, для досуга), четкое представление о времени (что, где, когда, к какому времени необходимо сделать?), лучшая оценка времени;

- приоритеты (концентрация на действительно важных задачах, определение степени важности дел, выявление дел, которые могут быть поручены другим);

- сроки - установление реальных сроков, учет потребности во времени;

- резерв времени - создание резерва времени для непредвиденных дел;

- эффективность - рациональное использование времени, более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки», делегирование (перепоручение) дел - рациональное распределение поручений;

- уменьшение стресса - больше удовольствия от работы, меньше раздражения, нетерпения.

2.Принципы и правила планирования

Можно выделить наиболее основные признаки и правила планирования, которые можно применить в практике самоменеджмента:

1. Основное соотношение (60:40). Составлять план следует лишь на определенную часть своего времени. Как показывает опыт, лучше всего на 60%. При этом свое время надо распределять между тремя блоками: 60% - запланированное время; 20% - непредвиденное время; 20%- спонтанное время (творчество, управленческая деятельность).

Конечно, в зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени.

Следует задокументировать и перепроверить то, как и на что вы использует (транжирите) свое время. Таким образом, вы приобретаете:

- постоянное представление о расходах своего времени;

- приобретение опыта как основы для будущих расчетов потребностей во времени.

3. Сведение задач воедино - план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделить их, например, на долго, средне и краткосрочные задачи.

4. Регулярность - системность - последовательность. Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

План следует составлять письменно, фиксировать в них результаты или цели (конечное состояние), а не просто какое - либо действие. Например, вместо записи «позвонить Иванову», лучше «согласовать с Ивановым дату встречи». Таким образом, ваша активность будет изначально направлена на конечный результат. Именно поэтому всегда задавайтесь вопросами:

- В чем цель этого разговора, этой работы, этой поездки?

- Чего я хочу достичь?

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

5. Устанавливайте точные сроки для всех видов деятельности. Таким

образом вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, откладывания дел. Следует устранить из своего обихода неопределенные, неточные формулировки, такие как «как можно скорее». Непонятно, что это можно означать? Через час? В течение дня? Через неделю? Без фиксации четких сроков при договоренности с другой стороны вы создаете питательную среду для всевозможных упреков, конфликтов, недопонимания.

6. Всегда устанавливайте приоритеты.

Точно определяйте, какого рода приоритеты вы отдаете каждому делу.

Избавляйтесь от «тирании» спешных дел. Самые срочные (спешные) дела не всегда бывают самыми важными, однако именно спешные и неотложные дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени.

«Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов. Это получается, когда предпочтение отдается не важному перед важным, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой недели». Срочные задачи, как правило, предполагают немедленного поступка, действия.

7. Делегируйте (перепоручайте) дела, которые можно поручить вашим близким или подчиненным.

Процесс делегирования также можно оформить в виде таблицы.

3. Система планирования времени

В деловой и повседневной личной жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

- Долгосрочные цели (3-5 лет и более). Планы составляются на несколько лет;

- Среднесрочные цели (1-3 года). Составляются годовые планы;

- Текущие цели (неделя, 3 месяца). Составляются месячные, декадные планы.

Согласно пирамиде Франклина (дерево целей) (см. схему) жизненные ценности лежат в основе планирования. Главные жизненные ценности подчинены глобальной цели и генеральному плану достижения целей.

Для достижения генерального плана составляются планы на год, три месяца и на их основе составляются планы на неделю и месяц. Последние в конце концов воплощаются в планах дня.

План на несколько лет вперед составляются как план жизни. Пример документального оформления приведен в таблице «План на 2013- 2015 годы»

Годовой план. Из плана на несколько лет вперед выводится годовой план. В него переносятся все те задачи и цели, которые там были поставлены.

В конце уходящего года следует установить задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом желательно разбить плановый период поквартально.

Квартальный план. Квартальный план служит инструментом контроля по выполнению годового плана. В конце каждого квартала устанавливаются ориентиры на ближайшие три месяца и определяется, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие - перенести, от каких - избавиться.

Месячный план. В месячный план переносятся цели и задачи из квартального плана.

Декадный план. Декадный план предполагает более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана, составляется распорядок всех дел на неделю.

Дневной план. Строится на базе декадного плана. В нем устанавливается задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных задач. На примере дневного плана рассмотрим пять стадий системного планирования времени.

4. Составление и реализация плана дня методом «Альпы»

Принципиально следует составлять планы дня в письменной форме, так как планы дня, которые держатся в голове, легко отвергаются. Если вы зафиксировали письменно то, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и созидательно противодействовать «помехам» внутреннего и внешнего порядка

Пять стадий метода «Альпы». Метод «Альпы» относительно прост и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня.

Метод «Альпы» включает пять стадий:

- Составление заданий (перечень дел);

- Оценка длительности акции (действий);

- Резервирование времени (в соотношении 60:40);

- Принятие решений по приоритетам и перепоручению;

- Контроль (учет не сделанного).

Первая стадия: составление задания. Запишите на листке бумаги все то, что вы хотите сделать назавтра:

- Задачи из списка дел или из недельного, месячного плана;

- Невыполненные дела накануне;

- Добавившиеся дела;

- Сроки, которые надо соблюсти.

Список заданий составляется так, чтобы:

- В первом приближении распределить их по приоритетам;

- Подразделить их на затяжные и краткие, непродолжительные;

- Перепроверьте задания, связанные с личными контактами на предмет возможности решения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.). Это только начало составления вашего плана дня.

Вторая стадия: оценка длительности акций. Против каждого задания поставьте приблизительное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно, однако после накопления опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Следует иметь в виду, что работа часто требует столько времени, сколько есть в вашем распоряжении.

Третья стадия: резервирование времени про запас. При составлении плана дня придерживаетесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60%. Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено про запас. Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая при этом приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должно быть либо перенесено на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решения по приоритетам, сокращениям

и перепоручению. Целью данной стадии должно быть сокращение время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов.

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного. Как показывает опыт, не все планы удается выполнить и даже не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существует две возможности:

- Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;

- Вы отказываетесь от него, так как иногда проблемы разрешаются сами.

5. Что дает метод «Альпы»

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут вам многократный выигрыш во времени. Ниже приводим основные доводы в пользу метода:

- Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

- Планирование следующего дня.

- Четкое представление о задачах дня.

- Преодоление забывчивости.

- Концентрация на наиболее существенном.

- Уменьшение объема «бумажной» работы.

- Достижение целей дня.

- Выделение более важных и менее важных дел.

- Принятие решений об установлении приоритетов и перепоручении.

- Сокращение помех и нежелательных перерывов.

- Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

- Улучшение самоконтроля.

- Ощущение успеха в конце рабочего дня.

- Повышение удовлетворенности и мотивации.

- Рост личных результатов.

- Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Составляйте план следующего дня до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день.

планирование профессиональный альпы

6. Что делать дальше

- Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня, это составление годового плана в общих чертах.

- Следующим шагом можете ввести декадный, а затем месячный план.

Интегрированное, непрерывное планирование времени должно охватывать также квартальный план и включать, таким образом, все стадии системы планирования времени - от расширенного годового плана до плана дня. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах вы сможете составить план как для нескольких периодов жизни, так и для всей жизни.

Размещено на Allbest.ru