Виды и этапы контроля деятельности организации

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Разработка организации и дальнейший контроль за ее деятельностью - одни из наиболее важных управленческих процессов. Успех организации в значительной степени зависит от их эффективности.

Оперативное управление организацией практически невозможно, если менеджер не владеет эффективными технологиями выработки, принятия и осуществления управленческих решений.

Чтобы начать какое-либо дело, необходимо сначала определить цель своих действий. Это должен понимать каждый профессиональный менеджер.

Цель должна быть стратегическая - на долговременную перспективу и тактическая - для каждого конкретного действия.

Также цели должны быть конкретными и измеримыми. Это значит, что для каждой цели должен существовать критерий, по которому можно было бы понять, насколько она достигнута. Реализация контроля - одной из главных функций управления, невозможна, если такого критерия нет.

Контроль за деятельностью организации ведется постоянно, непрерывно, начиная с непосредственного ее создания и до самой последней стадии оценки конечных результатов деятельности.

При возникновении в деятельности организации каких-либо отклонений контрольные мероприятия помогают выявить их. Определив причину их возникновения, устраняют их до того, как они серьезно повлияют на эффективность функционирования организации.

Для всех организаций, независимо от их особенностей, контрольная деятельность имеет огромное значение. Значение контроля для эффективности деятельности организации тем большее, чем большее количество целей стоит перед ней, чем большее количество задач она призвана решать и чем сложнее ее структура.

1. Виды контроля

По направленности и назначению выделяют внутренний и внешний контроль.

Внутренний контроль осуществляется внутри организации (фирмы). Контролирующие органы (субъект) и контролируемые организации (объект) при внутреннем контроле объединены в одну систему. Главной задачей данного вида контроля является обеспечение надлежащего функционирования и управления самой организации.

При несоблюдении установленных правил по осуществлению той или иной деятельности, а также при невыполнении субъектами общественных отношений своих обязанностей могут наступить какие-либо негативные последствия. Так вот, главной задачей внешнего контроля является защита организации от этих последствий.

На протяжении всего функционирования организации осуществляется: предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль. Предварительный контроль над деятельностью организации осуществляется через планирование и создание организационных структур. Это пример того, как наиболее важные виды контроля организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Этот вид контроля предупреждает нарушения нецелесообразности действий и решений.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Производится реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Чтобы быть уверенным, что организационная структура развивается в заданном направлении, необходимо строго соблюдать правила и линии поведения, необходимые для обеспечения выполнения планов.

Предварительный контроль в организации используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

1. При проведении предварительного контроля по отношению к человеческим ресурсам производится тщательный анализ тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. Далее осуществляется отбор наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым, чтобы убедиться, что он сможет выполнить порученные ему обязанности. Для привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников, можно также установить справедливые размеры выплат и компенсации, проводить психологические тесты, многочисленные собеседования с работником перед его наймом.

Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

2. В любой организации устанавливается обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов, так как продукцию высокого качества из плохого сырья получить невозможно. Для этого устанавливаются стандарты минимально допустимых уровней качества, и осуществляется проверка соответствия поступающих материалов этим требованиям. Как правило, выбирается такой поставщик, который доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. Запас материальных ресурсов также обеспечивается в таком количестве, которое позволило бы избежать дефицита.

3. Механизмом предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который дает уверенность в обеспечении наличными средствами организации, когда это будет необходимо. Также бюджет не позволяет организации исчерпать свои наличные средства до конца, устанавливая предельные значения затрат.

Текущий контроль. Данный вид контроля выявляет и своевременно пресекает нарушения и отклонения в деятельности организации.

Ликвидировать отклонения от намеченных планов и инструкций можно только при регулярной проверке работы подчиненных, обсуждении возникших проблем и предложений по усовершенствованию работы.

Текущий контроль осуществляется непосредственно во время проведения работ. Он базируется на обратной связи, т.е. производится измерение фактических результатов, полученных уже после проведения определенной части работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль. Данный вид контроля устанавливает результативность, законченность, экономичность, целесообразность деятельности организации. Скрывает упущения и недостатки. Обратная связь при заключительном контроле используется после того как выполнена вся работа. Полученные результаты сравниваются с требуемыми либо сразу по завершению работы, либо по истечении определенного заранее периода времени.

Таким образом, заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Соответственно, появляется возможность сформулировать новые планы так, чтобы избежать возникших проблем в будущем.

В конечном итоге заключительный контроль способствует мотивации, связывая мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.

2. Этапы контроля

контрольный управленческий подчиненный

В проведении контроля над деятельностью организации есть три четко различимых этапа:

Этап А - установление стандартов.

Стандарты, используемые для контроля, выбираются из многочисленных целей и стратегий организации. В качестве стандартов для контроля используются цели, характеризующиеся наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, позволяющего оценить степень выполнения работы. Данные показатели результативности (конкретный критерий и определенный период времени) точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Руководство имеет возможность сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Если для объема продаж или прибыли установить показатели результативности легко, то для такой величины как повышение материального уровня это сделать весьма проблематично. Связано это с тем, что становится трудно выразить ее в числовых показателях, а зачастую это сделать вообще невозможно. Но такие не поддающиеся количественному измерению величины можно выразить в численном виде косвенно. Также получить необходимую информацию можно посредством проведения различного рода обследований и опросов.

Этап Б - сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

На данном этапе контроля менеджеру необходимо определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым. Если имеются отклонения от стандартов, то необходимо принять решение о том, насколько они допустимы или относительно безопасны. После этого уже принимается непосредственно решение о начале действий. Деятельность этапа контроля включает определение масштаба отклонений, измерение результатов, передачу информации и ее оценку.

Масштаб отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги, устанавливает руководство высшего звена. Важная проблема данного процесса контроля это выбор критических точек. Контролировать необходимо лишь то, что заслуживает особого внимания.

Измерение результатов, на основе которых можно судить о том, насколько соблюдались установленные стандарты - является самым трудным и дорогостоящим элементом контроля.

Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля.

Для эффективной работы системы контроля необходимо и установленные стандарты, и достигнутые результаты обязательно донести до сведения работников организации. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия.

Оценка информации о результатах. Информация может быть важной или совсем не нужной. Считать важной информацию можно, если она адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Этап В -- принятие необходимых корректирующих действий.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджеру необходимо решить, что делать: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Но рассчитывать на то, что случившееся один раз повторится снова нельзя. Поэтому необходимо подвергать изменениям даже наиболее совершенные методы и повторять циклы контроля, продолжая измерять результаты.

Устранение отклонения проводится для того, чтобы понять причину его возникновения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Но не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными. Связано это с тем, что они строятся на планах. Таким образом необходимо провести пересмотр планов и, вследствие этого, пересмотр стандартов.

Заключение

Контроль над деятельностью организации не является конечным пунктом всего процесса управления организацией.

Вообще такого пункта на практике не существует, так как каждая управленческая функция движима другой. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Общее значение контроля деятельности организации определяется его конечными целями. Таким образом, оно заключается в поддержании наиболее эффективной деятельности организации.

Список литературы

1. Андрушкив Б.М., Кузьмин О.Е. Основы менеджмента.,1995.

2. Паркинсон, С. Нортког, Рустомжи М.К. Искусство управления. - СПб.: Лениздат, 1992.

3. Менеджмент организации. / Под редакцией З.П. Румянцевой. - М.: Лига, 1996.

4. Литвак Б.Г. Экспертные оценки и принятие решений. - М.: Патент, 1996.

5. Гроув С. Эндрю Высоко эффективный менеджмент. Москва, 1996.

6. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд.: Учебник. - Мн.: «Гардарика», 1996.

7. Басовский Л.Е. Менеджмент. - М.: «Новое Знание» 2005.

8. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента»: Учебное пособие 3е издание. М.: Минск: «Новое издание». 2000.

Размещено на Allbest.ru