Система управления и понятие управленческой структуры

Размещено на http://www.allbest.ru/

Школа научного управления (1885-1920) - работы Ф.У. Тейлора, Френка и Лилии Гилбрет и Генри Гантта.

Классическая или административная школа в управлении (1920-1950) - представители Анри Файоль, Линдалл Урвик, Джеймс Д. Муни, А.К. Рейли. Целью классической школы было создание универсальных принципов управления

Школа человеческих отношений. (1930-1950) - представители Мери Паркер Фоллетт и Элтон Мэйо. Именно мисс Фоллетт была первой, кто определил менеджмент как «обеспечение выполнения работы с помощью других сил».

Новые школы и современные научные подходы в управлении - системный подход исходит из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой, хотя и имеет свои ограниченные цели, но при этом теснейшим образом связан с другими элементами. Одним из представителей системного подхода, впервые рассмотревших предприятие как социальную систему, был американский исследователь Честер Бернард (1887--1961). Другим представителем системного подхода можно считать крупного современного теоретика в области управления Питера Друкера (род. в 1909 г.). Американский исследователь Д. Форрестер разработал формальную модель организационной системы промышленного предприятия.

В 1980-е гг. одной из наиболее популярных теорий в рамках системного подхода стала концепция «7-S», разработанная Э. Атосом, Р. Паскалем, Т. Питерсом и Р. Уотерменом. «7-S» -- это семь взаимосвязанных переменных, названия которых в английском языке начинаются с буквы «S»: «стратегия», «структура», «система управления», «персонал», «квалификация сотрудников», «организационные ценности». Изменения в одной переменной через систему связей оказывают влияние на состояние остальных, поэтому поддержание баланса и гармонии между ними составляет главную задачу современного менеджмента.

Ситуационный подход составил одну из основ активно разрабатываемой в настоящее время концепции стратегического управления, одним из основоположников которой является крупный американский специалист в области менеджмента Игорь Ансофф. Суть ситуационного подхода состоит в том, что одни и те же функции управления по-разному реализуются в конкретных ситуациях, поэтому задача менеджмента состоит в том, чтобы на основе всестороннего анализа формирующих эти ситуации факторов подобрать подходящие приемы и методы решения возникающих проблем с учетом их достоинств, недостатков, последствий и реальных возможностей применения, чтобы достичь или наименьших отрицательных результатов, или наибольшего положительного эффекта.

Менеджмент - функция управления, т.е. вид профессиональной деятельности по управлению людьми в любой отрасли экономики и в любой сфере.

Основные цели менеджмента - прогнозирование, планирование и достижение намеченных результатов бизнеса. Задачей менеджеров является обеспечение прибыльности деятельности фирмы посредством рациональной организации производственного процесса, включая управление производством и развитие технико-технологической базы, а также эффективное использование кадрового потенциала при одновременном повышении квалификации и творческой активности каждого работника. Важнейшей задачей менеджеров является организация процессов производства товаров и услуг с учетом потребностей потребителей на основе имеющихся материальных ресурсов и обеспечение достаточной рентабельности предприятия, его стабильного положения на рынке.

Система -- это совокупность связанных и взаимодействующих друг с другом элементов, составляющих некоторое целостное образование, имеющее новые свойства, отсутствующие у ее элементов.

Большие системы (БС) -- это такие системы, которые могут быть представлены совокупностью подсистем постоянно уменьшающегося уровня сложности вплоть до элементарных подсистем, выполняющих в рамках данной большой системы базовые элементарные функции.

Процесс представления БС в виде иерархии подсистем называется декомпозицией.

Примером декомпозиции БС является представление народного хозяйства (национальной экономики страны) как совокупности подсистем -- отраслей, объединений, предприятий, цехов, участков, рабочих мест.

Существует много способов классификации, мы же рассмотрим наиболее распространенные:

1) по происхождению;

2) по специфике содержания;

3) по объективности существования;

4) по степени связи с окружающей средой;

5) по зависимости от времени;

6) по обусловленности действия;

7) по месту в иерархии систем.

По происхождению различают системы:

а) естественные (природные), например, звездные образования, Солнечная система, планеты, материки, океаны и т. п.;

б) искусственные (антропогенные), то есть обязанные своим происхождением труду человека или побочным результатам труда (например, города, предприятия, машины).

По специфике содержания:

-- технические;

-- технологические;

-- информационные;

-- социальные;

-- экономические.

По объективности существования системы могут быть:

-- материальными (существующими объективно, то есть независимо от сознания человека);

-- идеальными, то есть «сконструированными» в сознании человека в виде гипотез, образов, представлений.

Системы различаются по степени связи с окружающей средой и могут быть:

а) открытыми;

б) относительно обособленными;

в) закрытыми;

г) изолированными.

По зависимости от времени различают системы:

а) статические, параметры которых не зависят от времени;

б) динамические -- их параметры связаны со временем, или, как говорят, являются функцией времени.

По обусловленности действия системы бывают:

а) детерминированными;

б) вероятностными.

Системы различаются по месту в иерархии систем:

а) суперсистемы;

б) большие системы;

в) подсистемы;

г) элементы.

Системы управления -- совокупности форм, с помощью которых на практике реализуются процесс управления.

По функциональному признаку система управления делится на ряд подсистем: технологическую, техническую, организационную, экономическую, социальную.

Техническая система представляет собой комплекс машин и оборудования, которые могут решать конкретные задачи.

Технологическая - ряд последовательно протекающих по определенным правилам и нормам процессов производства и стадий производства.

Организационная система заключается в единстве технических и экономических процессов, выражается в упорядочивании этих процессов. Цель организации - это достижение наивысшего производственного эффекта наименьшими затратами.

Экономическая - природные, трудовые, материально-вещественные, информационные ресурсы.

Единство социальных отношений составляет социальную систему.

Система управления строится на основе двух ведущих принципов: принцип иерархичности и принцип обратной связи.

Принцип иерархичности заключается в создании многоступенчатой системы управления, при которой первичные производственные звенья управляются органами, находящимися под контролем органов следующего уровня.

Принцип обратной связи. Обратная связь - это сигналы выражающие реакцию объекта на управляющее воздействие.

Под функциями управления понимаются особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда.

Функции управления

1. Планирование -- определение системы целей функционирования и развития социально-экономических систем а также путей и средств их достижения. При этом особенное значение имеют целеполагание (определение системы целей), единство функционирования и развития, сопряжение целей с путями и средствами их достижения.

2. Прогнозирование - определение системы вероятностных целей функционирования и развития социально-экономических систем и вероятностных путей и способов их достижения; принципиально отличается от планирования введением вероятностного характера целей и путей их достижения; в отличие от других функций управления не имеет характера активного воздействия субъекта управления на объект.

3. Регулирование -- процесс устранения отклонений в функционировании социально-экономической системы от заданных плановых значений (норм) или от естественного хода процесса; здесь особая роль принадлежит как целенаправленности деятельности, так и элементам прогноза -- оценке возможных последствий вмешательства в управляемый процесс.

4. Организация -- обоснование и выбор элементов управляющей и управляемой систем, а также установление пространственно-временных и причинно-следственных связей между ними; в этом случае особенно важны элементы организационной деятельности как аналитико-синтетической, а также формирование целостной системы.

5. Контроль -- выявление степени соответствия текущих показателей плановым (установленным) заданиям (норме).

6. Учет -- подведение итогов деятельности социально-экономической системы за определенный отрезок времени.

7. Анализ -- сбор, хранение, обработка и использование информации для обоснования и реализации других функций управления.

Мотивация - процесс стимулирования самого себя и других к деятельности, направленной на достижение индивидуальных и личных целей организации.

Механизм мотивирования включает потребности субъекта и объекта управления и является формой воплощения и практической реализации возможностей субъекта управления.

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию; состояние человека, определяемое нуждой, необходимостью в чем-либо. Бывают первичные и вторичные.

Побуждение - это ощущение недостатка в чем-либо, имеющее определенную направленность и сконцентрировано на достижение цели.

Цели - нечто, что осознается как средство удовлетворения потребности.

Средством побуждения людей к эффективной деятельности является вознаграждение - то, что человек считает для себя ценным.

Руководитель высшего звена - высший организационный уровень, наиболее малочисленный в системе управления. Руководители высшего звена отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом или для основной части организации.

Руководитель среднего звена - координирует и контролирует работу младших начальников. Это организационный уровень наиболее многочисленный в системе управления и иногда возникает необходимость в разделении данной группы на два уровня: верхний средний и низший средний. Характер работы руководителя среднего звена в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом. В основном руководители среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового уровня.

Руководитель низового звена - организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Руководители низшего звена, в основном, осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители низшего звена часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование.

В случае широкого понимания миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования организации.

В сопровождающей миссию расшифровке должны быть отражены следующие характеристики организации:

целевые ориентиры организации, отражающие то, на решение каких задач направлена деятельность организации, и то, к чему стремится организация в своей деятельности в долгосрочной перспективе;

сфера деятельности организации, отражающая то, какой продукт организация предлагает покупателям, и то, на каком рынке организация осуществляет реализацию своего продукта;

философия организации, находящая проявление в тех ценностях и верованиях, которые приняты в организации;

возможности и способы осуществления деятельности организации, отражающие то, в чем сила организации, в чем ее отличительные возможности для выживания в долгосрочной перспективе, каким способом и с помощью какой технологии организация выполняет свою работу, какие для этого имеются ноу-хау и передовая техника

Теория потребностей А. Маслоу: Физиологические потребности, Потребности в безопасности и уверенности в будущем, Социальные потребности, Потребности в уважении, Потребности самовыраж.

Теория Альдерфера:

К. Альдерфер выделяет три иерархических уровня потребностей:

1. Потребности существования ( физиологические, материальные и т.д.).

2. Связующие потребности ( межличностное взаимодействие, оценки, отношения).

3. Потребности роста (самовыражения, развития).

Теория МакКлелланда:

Теория Дэвида МакКлелланда- модель мотивации, делающая основной упор на потребности высших уровней: потребности власти, успеха, причастности.

Потребность власти - желание воздействовать на других людей. МакКлелланд выделяет две стороны власти:

Личная власть - когда усилия направлены на достижение личных целей.

Социальная власть - усилия направлены на достижение организационных целей.

Теория Герцберга:

Фредерик Герцберг разработал двухфакторную теорию потребностей, в которой выделяет гигиенические факторы и мотиваторы.

Гигиенические факторы, или факторы здоровья, лежат в среде, окружающей сферу деятельности человека, это- размер оплаты, условия труда, межличностные отношения и характер контроля со стороны непосредственного начальника, политика фирмы и администрации.

Мотиваторы - факторы, проистекающие из сущности самой работы. Это успех и продвижение по службе, высокая степень ответственности, возможности творческого и делового роста и т.д.

Модель Портера-Лоулера - ситуационная теория мотивации, объединяющая элементы теории ожиданий и теории справедливости. Она включает пять переменных величин: усилие, ожидание, результативность, вознаграждение и удовлетворение.

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;

коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);

ориентирующую, на что нужно обращать особое внимание;

стимулирующую к более эффективной и качественной работе, ибо по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;

корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу

Различают: предварительный, текущий, заключительный

Целеполагание - процесс обоснования и формирования целей развития управляемого объекта на основе анализа общественных потребностей в его продукции и услугах и исходя из реальных возможностей их наиболее полного удовлетворения.

Правильно организованный процесс выработки целей предполагает прохождение четырех фаз:

выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении;

установление целей для организации в целом;

построение иерархии целей;

установление индивидуальных целей.

По степени важности для организации цели разделяются на стратегические и тактические. Стратегические ориентированы на решение перспективных масштабных проблем.

Тактические цели являются промежуточными по отношению к стратегическим.

По содержанию цели делятся на технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно технические, социальные

Проблема - сложная теоретическая или практическая задача, для решения которой не существует общепринятых методов.

Управленческое решение - совокупный результат творческого субъекта процесса субъекта и действий коллектива объекта управления, направленный на разрешение конкретной ситуации, обусловленной функционирующей системой.

По степени влияния на будущее организации, они делятся на стратегические и тактические. Первые определяют основные пути ее развития; вторые -- конкретные способы продвижения по ним.

В соответствии с временным горизонтом можно говорить о перспективных решениях, реализуемых в будущем, и текущих, ориентированных на нужды сегодняшнего дня. В зависимости от продолжительности периода реализации принято выделять долгосрочные (свыше 5 лет), среднесрочные (от года до 5 лет) и краткосрочные (до одного года) решения.

По степени обязательности исполнения решения подразделяются на директивные, рекомендательные и ориентирующие, что на практике зависит от целого ряда обстоятельств, например, уровня, на котором принимается решение, сроков его действия, важности для организации.

Управленческая информация - совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.

Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, т.е. информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Стимулирующая информация в отличие от специфической информации не просто делает получателя осведомленным в чем-либо, но и требует действия, которое является автоматическим, т.е. заранее запрограммированным. Исключительная информация подобна стимулирующей в том смысле, что стимулирует действие. Однако она стимулирует специфический тип деятельности. Контрольная информация, необходима для рассмотрения отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Распределительная (ли распределяющая) информация. Она необходима для решений о том как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами.

Итак, коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. В процессе обмена информацией выделяют 4 базовых элемента: система управление управленческая структура

· Отправитель;

· Сообщение;

· Канал;

· Получатель.

Коммуникационный стиль -- это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими.

Централизация -- это концентрация прав принятия решений, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организации. Централизация является реакцией организованной системы, направленной на предотвращение искажения информации при передаче ее через все увеличивающееся количество уровней управления

Децентрализация -- это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача соответствующих этой ответственности прав на нижние уровни управления организацией

При подчинении всех работников единой воле руководителя возникает так называемая линейная структура.

Основные достоинства ЛСУ:

относительная простота подбора руководителей каждого из уровней управления;

оперативность принятия и реализация управленческих решений;

относительная простота реализации функций управления.

Основные недостатки ЛСУ:

разобщенность горизонтальных связей в производственных системах;

возможность излишней жесткости в управлении;

при большом числе уровней управления (больше четырех) удлиняется процесс принятия и реализации управленческих решений;

ограниченная пригодность в условиях диверсификации производства.

Области применения:

-- предприятия с численностью до 300-500 человек с высоким уровнем технологической или предметной специализации (металлообработка, заготовительное производство, сборка, оказание однородных услуг и т. п.);

-- предприятия местной промышленности (например, деревообработка, изготовление продукции из местного сырья, производство товаров широкого потребления).

Линейно-функциональные системы управления

Основные достоинства ЛФСУ:

1) высокий уровень специализации управленческой деятельности в определенных, конкретных сферах, что обеспечивает высокое качество и высокую эффективность принимаемых специализированных управленческих решений;

2) компетентный охват практически всех сфер управленческой деятельности;

3) максимальная адаптация к разнообразным требованиям и условиям диверсификации производства;

4) относительная простота подбора руководителей для управления специализированными сферами управленческой деятельности.

Основные недостатки ЛФСУ:

1) нарушение принципа единоначалия;

2) трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений, обеспечения их комплексности;

3) сложность подбора руководителей высших уровней управления.

Области применения: средние и крупные промышленные предприятия, проектно-конструкторские и исследовательские организации, производственные и научно-производственные объединения с численностью 500-3000 чел.

Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру. Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет.

Лидером, таким образом, становиться лицо, принявшее на себя добровольно большую ответственность, чем предписано должностью

Существуют два типа лидеров: инструментальный в деловых отношениях и экспрессивный в межличностных (обычно наиболее уважаемый человек).

Формальная власть -- это власть должности, «внешняя координирующая сила», обеспечивающая единство действий всех исполнителей.

Реальная власть -- это власть авторитета, обусловленного местом человека не только в официальной, но и неофициальной системе отношений и измеряется либо числом людей, которые добровольно готовы данному лицу подчиняться, либо степенью зависимости его от окружающих.

Власть, основанная на законном принуждении или его возможности называется административной; она существует как в государственных, так и негосударственных организациях -- главное, чтобы их деятельность и соответствующие требования руководителей официально регламентировались.

Личная харизма -- это привлекательность для окружающих тех или иных черт человека или его в целом.

К стилям управления относятся: авторитарный, демократический и либерально-попустительский.

Концептуальной основой авторитарного стиля управления и его "эксплуататорской" и "благожелательной" разновидностей является известная "Теория X" Дугласа Мак-Грегора.

"Эксплуататорский" авторитарный стиль сводится к тому, что руководитель, не доверяя подчиненным и не спрашивая их мнения и советов, единолично решает все вопросы и берет на себя ответственность за все, давая исполнителям лишь указания, что, как и когда делать, а в качестве основной формы стимулирования использует наказание.

Организации, в которых доминирует демократический стиль управления, характеризуются высокой степенью децентрализации полномочий, активным участием сотрудников в принятии решении, созданием таких условий, при которых выполнение служебных обязанностей оказывается для них привлекательно, а достижение при этом успеха служит вознаграждением.

Там же, где речь идет о необходимости стимулирования творческого подхода исполнителей к решению поставленных задач, наиболее предпочтителен либеральный стиль управления .Его суть состоит в том, что руководитель ставит перед исполнителями проблему, создает необходимые организационные условия для их работы, определяет ее правила, задает границы решения, а сам от ходит на второй план За собой он оставляет функции консультанта, арбитра, эксперта, оценивающего полученные результаты

Методы управления -- это система способов воздействия субъекта управления на объект для достижения определенного результата.

Методы формирования и использования общественного и индивидуального сознания, социальной активности, основывающиеся на общественно значимых морально-этических категориях и ценностях, образуют в совокупности социально-психологические, или воспитательные, методы управления (СПМУ).

Экономические методы управления (ЭМУ) -- это способы воздействия на людей, имеющие в своей основе экономические отношения людей и использование их экономических интересов.

Особое место в системе методов управления занимают организационно-распорядительные методы управления (ОРМУ). Они включают приемы и способы воздействия субъекта управления на объект управления на основе силы и авторитета власти -- указов, законов, постановлений, приказов, распоряжений, указаний, инструкций и т. п. Эти методы устанавливают обязанности, права, ответственность каждого руководителя и подчиненного (исполнителя), а также каждого звена и уровня управления.

Размещено на Allbest.ru

...