Составление и оформление документов на примере МУП "Земельно-кадастровое бюро"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

КУРСОВАЯ РАБОТА по документоведению

Составление и оформление документов на примере МУП «Земельно-кадастровое бюро»

Выполнила:

Студентка заочной формы обучения

По специальности 350800 «Документоведение и

Документационное обеспечение управления»

Юламанова Айгуль Рамилевна

Научный руководитель:

Профессор кафедры РЯЛ и МП

Кандидат педагогических наук, доцент

Санина Людмила Дмитриевна

Магнитогорск 2010

Оглавление

Введение

1. Общие требования к оформлению и составлению документов

1.1 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.1.1 Приказ

1.1.2 Служебное письмо

1.1.3 Справка

1.1.4 Заявление

1.1.5 Правила внутреннего трудового распорядка

2. Составление и оформление отдельных видов документов на примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро»

2.1 Анализ приказа

2.2 Анализ служебного письма

2.3 Анализ справки

2.4 Анализ заявления

2.5 Анализ Правил внутреннего трудового распорядка

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документации, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота - составление и оформление документов на примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро».

1. Общие требования к оформлению и составлению документов

Основные требования к составлению и оформлению управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах - государственных стандартах, которые являются основной для конкретизации правил работы с документами каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждая организация устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

· обеспечение юридической силы документа;

· создание условий для оперативного исполнения документов;

· возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

· возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на индекс и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков форматов А3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

1.1 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.1.1 Приказ

Приказ -- это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата документа, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?"

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа -- это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие. документ приказ служебный трудовой

При составлении проекта приказа необходимо:

-- увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

-- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

-- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

-- обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

-- указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

-- указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

1.1.2 Служебное письмо

Служебное письмо -- это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста -- пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах -- отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах -- печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение -- формулу уважительного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!") и заключительную формулу вежливости ("С уважением").

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию.

Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи".

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: "На № от ".

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения- автора, при необходимости -- руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

1.1.3 Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведение биографического или служебного характера.

Справки бывают двух видов:

· содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

· выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оставляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки -- для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние -- на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом- составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

1.1.4 Заявление

Заявление -- это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются

наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения -- документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

1.1.5 Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным правовым актом - документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации.

Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрение за успешные работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и некоторые другие.

Особое внимание в Правилах уделяется разделу, оговаривающему порядок найма, перевода и увольнения работников. В разделе рассматривается процедура приема работников, в частности, список необходимых документов для поступления на работу, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, подробно регламентируются вопросы перевода работников, указывается порядок расторжения трудового договора.

При составлении правил трудового распорядка конкретной организации разработчики руководствуются действующими Типовыми правилами внутреннего распорядка при корректировке их на соответствие Трудовому кодексу и другими законодательным актам Российской Федерации. Титульный лист Правил оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами Правил являются: наименование организации; гриф утверждения документа; наименование вида документа; текст (структура текста); подпись; визы согласования документа.

2. Составление и оформление отдельных видов документов на примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро»

Муниципальное унитарное предприятие «Земельно-кадастровое бюро» создано в 1994 году. Основной деятельностью предприятия является - межевание земельных участков: замер, отрисовка, составление межевого плана.

Штатная численность сотрудников - 16 человек. В штатном расписании не предусмотрен делопроизводитель, поэтому организацию и ведение делопроизводства ведут совместно бухгалтер, юрист и инженер.

2.1 Анализ приказа

Приказ оформлен на общем бланке формата А4. Размер полей соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, продольное расположение реквизитов, документ оформлен на общем бланке.

Рассмотрим и проанализируем основные реквизиты:

1 наименование организации - реквизит размещен правильно, наименование организации соответствует наименованию, закрепленному в учредительных документах, реквизит является обязательным и необходим для идентификации, обеспечивающий юридическую силу;

2 наименование вида документа - реквизит размещен правильно, оформляется только на бланках конкретного вида документа, в данном документе - приказ;

3 заголовок к тексту - реквизит размещен верно;

4 текст - в тексте документа констатирующая часть отсутствует, так как предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа не начата со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», что является грубой ошибкой. В тексте допущена лексическая ошибка - плеоназм, то есть речевая избыточность, слово «временно» дублирует слово «на время», имеющее такое же значение.

5 подпись - так как документ оформлен на общем бланке, наименование должностей лиц сокращенное. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

6 регистрационный номер документа - является обязательным реквизитом каждого документа. По усмотрению организации номер состоит только порядкового номера и буквы «К», что означает - кадровый приказ. Регистрационный номер выполняет поисковую и юридическую функцию;

7 место составления - реквизит пропущен;

8 дата документа - обязательный реквизит всех документов. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа, реквизит размещен не верно.

Реквизиты дата и регистрационный номер расположены не правильно, так как в документе продольное расположение реквизитов, дата и регистрационный номер должны располагаться под реквизитом «наименование вида документа» с левой стороны.

Допущенные ошибки не влияют на юридическую силу документа.

2.2 Анализ служебного письма

Служебное письмо оформлено на бланке письма формата А4, изготовлен на белой бумаге. Расположение реквизитов - продольное, центрированным способом. Размер правого поля менее 10 мм, что не соответствует требованиям п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003.

Анализ состава реквизитов:

1 эмблема или товарный знак организации - данный реквизит оформлен не правильно, так как не зарегистрирован в установленном порядке.

2 наименование организации - реквизит размещен правильно, наименование организации соответствует наименованию, закрепленному в учредительных документах, реквизит является обязательным на бланках писем и необходим для идентификации, обеспечивающий юридическую силу;

3 код организации - не проставлен;

4 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) - не проставлен;

5 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) - ИНН проставлен в соответствии с документом, выданным налоговым органом, КПП - не проставлен;

6 справочные данные о предприятии - юридический адрес организации оформлен не правильно. По Правилам оказания услуг почтовой связи необходимо: Строительная ул., 6 , г. Учалы, Республика Башкортостан, 453700.

По усмотрению организации в справочные данные включены: номер телефона, факса, счет в банке.

7 дата документа - обязательный реквизит всех документов. На бланке отмечено место для даты, заранее набран год. Число, месяц написаны от руки. Так как дата оформлена цифровым способом, буква г. не пишется. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа;

8 регистрационный номер документа - является обязательным реквизитом каждого документа. По усмотрению организации номер состоит только из порядкового номера, рядом с датой документа. Регистрационный номер выполняет поисковую и юридическую функцию; ссылка на регистрационный номер и дату документа - ссылка на номер отсутствует, так как письмо, не является ответом на поступивший запрос;

9 адресат - должность и фамилия указаны в дательном падеже. Реквизит является обязательным;

10 заголовок к тексту - реквизит пропущен, обязателен при составлении письма на бланке формата А4;

11 текст документа - содержит одну заключительную часть (цель и основание). В тексте допущена орфографическая ошибка - существительное карта должно употребляться в родительном падеже;

12 отметка о наличии приложения - если письмо имеет приложение, названное уже в тексте, тогда указывают только число листов и число экземпляров;

13 подпись - так как документ оформлен на бланке, наименование должностей лиц должно быть сокращенным. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

14 отметка об исполнителе - реквизит размещен правильно, записан не верно - вначале пишутся инициалы, а затем фамилия исполнителя;

Текст осложнен речевой избыточностью: «МР Учалинский район РБ» дублируется, так как в наименовании организации уже прописано полное название предприятия; слова «Исх.» перед регистрационным номером и «Исп.» на отметке об исполнителе не предполагаются формуляром-образцом.

В документе выявлены недостатки: не проставлены реквизиты ОКПО, ОГРН юридического лица и КПП, являющимися обязательными на бланках писем; нет заголовка к тексту. Наличие этих ошибок говорит о том, что составитель этого документа не знаком с основами делопроизводства.

2.3 Анализ справки

Справка оформлена на бланке письма формата А4, изготовлена на белой бумаге. Расположение реквизитов - продольное, центрированным способом. Размер правого поля менее 10 мм, что не соответствует требованиям п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003.

Анализ состава реквизитов:

Так как справка оформлена на том же бланке, что и служебное письмо, замечания и ошибки по бланку те же (п.2.1.2.)

1 заголовок к тексту - реквизит пропущен, обязателен при составлении справки на бланке формата А4;

2 наименование вида документа - реквизит размещен верно;

3 место составления - реквизит может отсутствовать;

4 текст документа - реквизит оформлен правильно, так как состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, во второй приводятся сведения отражающие существо вопроса. В тексте допущены лексические ошибки - речевая избыточность-плеоназм, слова дублируются;

5 подпись - так как документ оформлен на бланке, наименование должностей лиц должно быть сокращенным. При отсутствии директора, фамилия которого напечатана в справке, а подписал заместитель директора, должна быть указана его фактическая должность и фамилия. Черточка перед словом «директор» не ставиться. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

Текст осложнен речевой избыточностью: «крестьянское (фермерское) хозяйство» повторяется.

Выявленные ошибки те же, что и в п. 2.2.

2.4 Анализ заявления

Заявление о приеме на работу оформлено на бланке формата А4, изготовлен на белой бумаге. Размер правого и верхнего поля менее 10 мм, что не соответствует требованиям п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003.

Заявление заполняется в свободной форме. С правой стороны от центра указаны должность руководителя, его фамилия и инициалы, а также фамилия, имя, отчества кандидата на должность. С левой стороны проставлена резолюция, которая отписана отделу кадров, нет формулировки о принятии на работу. В связи с отсутствием в данной организации отдела кадров - заявление отписано не существующей службе.

Анализ состава реквизитов:

1 наименование вида документа - реквизит оформлен правильно;

2 дата документа - дата оформлена цифровым способом. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа;

3 регистрационный номер документа - реквизит пропущен, является обязательным реквизитом каждого документа.

4 текст документа - реквизит оформлен правильно, текст состоит из одной части, содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса;

5 подпись - так как документ оформлен на бланке, наименование должностей лиц должно быть сокращенным. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

В МУП «Земельно-кадастровое бюро» кадровыми вопросами занимается бухгалтер, в заявление резолюцию необходимо было написать следующим образом: бухгалтеру Михайловой Л.Б. оформить.

2.5 Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка оформлено на бланке формата А4, изготовлено на белой бумаге. Размеры полей соответствует требованиям п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003.

Правила оформлены на общем бланке, без титульного листа, на восьми листах не имеющее нумерацию. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы необходимо нумеровать.

Анализ состава реквизитов:

1 наименование организации - реквизит пропущен;

2 гриф утверждения - реквизит размещен правильно, слово «УТВЕРЖДАЮ» должно быть написано прописными буквами без кавычек;

3 Наименование вида документа - реквизит оформлен правильно, в центре документа, после грифа утверждения;

4 Текст четко структурированы и содержат все разделы по формуляру-образцу.

Документ оформлен с незначительными недостатками, которые не влияют на юридическую силу документа.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщения, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность, кому он адресован, или для круга его участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

На примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро» мы рассмотрели и проанализировали составление и оформление нескольких видов документов. В документах очень много орфографических и лексических ошибок (плеоназмов), все документы не соответствуют формуляру-образцу, не разработана инструкция и не достаточно внедрена в организацию работа по делопроизводству. В данной организации службу делопроизводства ведут несколько работников, по совместительству от основных обязанностей, поэтому много ошибок и упущений.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу на предприятии должен вести специалист (секретарь, делопроизводитель и т.п.).

Исходя из вышеизложенного, рекомендую: ввести в штатное расписание должность делопроизводителя или закрепить за конкретным работником организацию и ведение делопроизводства, либо распределить обязанности между работниками и внести изменения в должностную инструкцию с указанием всех обязанностей, которые закрепляются за ними; разработать инструкцию по делопроизводству; составить формуляр-образец для руководства; изучить нормативно-методическую базу, ГОСТ.

Пакет общегосударственных нормативно- методических документов необходимо каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству предприятия. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате предприятия.

Список источников и литературы

Источники

1. Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

2. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.

3. Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

4. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и изложению стандартов.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

7. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 1 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

8. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.

9. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

10. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 8 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/В.И. Андреева.-2-е изд., перераб. и доп..-М.: КНОРУС, 2007.-248 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/Изд. 10-е, перераб. и доп., М.: ООО «Управление персоналом», 2005.

3. Анодина Н.Н. Документооборот в организации.- М.:Изд-во Омега, 2006.

4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 5-е изд., перераб. и доп.// Серия «Учебники и учебные пособия». - Ростов н/Д.; изд-во «Феникс», 2003.

5. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов.- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2007. - 560 с.

6. Ватолина М.В. Организация работы с документами/ Серия «Высшее образование», Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 173 с.

7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

8. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

9. Кузнецов И.Н.Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кє», 2006.-520 с.

10. Ларин М.В. Оформление служебных документов: рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003/ М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - 2-е изд. - М.: МЦФЭР, 2006. - 111 с.

11. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.

12. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. - 4-е изд., испр. - М.:Омега-Л, 2007. - 319 с.

13. Охотников В.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М. - Ростов-

14. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления.- М.: Проспект, 2004.

15. Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах на предприятии, в отделе кадров, в службе ДОУ, ГОСТы, нормативы, бланки. М.: ПрессЮрЛит, 2004. - 216 с.

16. Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело. 2007. №2. С. 17-19.

17. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.- 176 с.

18. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособ., М.: Омега-Л, 2007.- 342 с.

19. Чувенков Л.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов, Комментарий к ГОСТ 6.30-2003. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004

20. Янковская В.Ф. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. ВНИИДАД. М., 2007.- 136 с.

Размещено на Allbest.ru

...