Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Характеристика должности секретаря-референта

1.1 Должность секретаря-референта

1.2 Структура рабочего процесса секретаря-референта

1.3 Планировка и обслуживание рабочего места

1.4 Организация рабочего места и труда секретаря на данном предприятии

2. Исследование процесса выполнения своих обязанностей секретарем-референтом

2.1 Карта ФРВ

2.2 Сводный баланс рабочего дня секретаря-референта

3. Анализ результатов полученных в ходе наблюдения

4. Нормирование и организация труда секретаря-референта

4.1 Организация работы секретаря-референта

4.2 Нормирование труда в области секретарского обслуживания

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В своей работе я проведу анализ использования рабочего времени и пути сокращения непроизводственных затрат и потерь рабочего времени на примере секретаря-референта.

Главной целью моей работы является выявление потерь рабочего времени и устранение их на основе проведения организационно-технических мероприятий.

Одним из важнейших направлений обеспечения социальной направленности рыночной экономики является рационально построенная организация труда на всех уровнях управления.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что предприятиям, независимо от форм собственности, предоставлены права самостоятельного решения вопросов по организации, нормированию и оплате труда. За счет результатов своего труда предприятия должны покрывать текущие производственные затраты, в том числе и на оплату труда, осуществлять вложения на расширение и реконструкцию производства, обеспечивать социальное развитие, выполнять обязательства перед бюджетом, банками и другими органами. Изучение затрат рабочего времени и времени использования оборудования производится с целью:

1. выявления структуры затрат рабочего времени, устранения потерь и непроизводительных затрат рабочего времени путем более полного использования возможностей оборудования, технологии, организации труда и производства;

2. выявления и оценки применяемых методов и приемов труда;

3. определения оптимального варианта содержания и последовательности выполнения отдельных элементов операции;

4. расчета норм и нормативов;

5. выявления причин невыполнения или значительного перевыполнения норм.

1. Характеристика должности секретаря-референта

1.1 Должность секретаря-референта

Секретарь - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. Современный секретарь - «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.

Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

· функции по документационному обеспечению управления;

· функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

1.2 Структура работы секретаря-референта

Производственный процесс - совокупность действий работников и орудий труда для достижения результата в работе. Комплексы операций секретаря делятся на оперативные и подготовительно-заключительные.

1.3 Планировка и обслуживание рабочего места

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря обеспечивает максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

в помещении приемной находятся только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

мебель для посетителей находится в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.



1.4 Организация рабочего места и труда секретаря на предприятии

Основное требование это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сократить физические усилия работника.

Условия труда это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека.

Группы факторов:

1. Санитарно-гигиенические (температура, влажность воздуха, освещение, шум, окраска стен и т.д.)

2. Эстетические (озеленение служебного помещения, использование в интерьерах произведения живописи и прикладного искусства)

3. Психофизиологические связаны с осуществлением мер психофизиологического характера т.е. чередование труда и отдыха.

4. Социально-психологические связаны с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе (снятие психологических барьеров, создание нормального психологического климата)

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.

Работа по содержанию благоприятных условий труда должна носить комплексный характер, это относится к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда.

Психофизиологические условия труда необходимы для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности на длительный период. секретарь референт рабочий

На данном предприятии соблюдены все факторы, благоприятно воздействующие на организацию работы секретаря-референта:

1. Освещенность рабочего места и помещения достаточная.

2. Температурный режим служебных помещений 18-20^о, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, в летний 50-55%.

3. Шум в служебных помещениях незначительный (>40 дц).

Уровень постоянных шумов, проникающих в служебное помещение определяется в соответствии с действующими нормами не более 40 дц. Борьба с шумом ведется путем звукоизоляции.

4. Цветовое оформление служебных помещений соответствует функциям помещения.

Организация рабочего места секретаря-референта

Рис. 2. Кабинет приемной генерального директора: 1 Стол рабочий; 2 Конференц-приставка; 3 Боковой стол; 4 Боковая тумба; 5 Мобильная тумба; 6 Кресло рабочее подъемно-поворотное; 7 Подставка под аппаратуру; 8 Стул угловой для компьютера; 9 Стол - приставка угловой для компьютера; 10 Кресло для посетителей; 11 Комплект мягкой мебели; 12 Цветочница



2. Исследование процесса выполнения своих обязанностей секретарем-референтом

2.1 Карта ФРВ

Карта наблюдения №1

Дата «21» октября 2012

Кабинет №3

Участок: приемная генерального директора

Состав исполнителей:

Таблица 1. Карта наблюдения №1

№ п/п	Фамилия, Имя, Отчество	Тарифный разряд	Стаж работы по данной специальности	Возраст	Профессия, образование
1.	Гаврилова Светлана Викторовна	7*	2,5 года	26	секретарь-референт

Тип компьютера, состояние: Офисный Компьютер Preon Office 735 (OOG), рабочее

Тип принтера-сканера, состояние: Xerox WorkCentre 6015B, рабочее

Тип факса, состояние: Panasonic KX-MB2051RU, рабочее

Тип офисного телефона, состояние: Panasonic KX-TS2368, рабочее

Система платы труда: повременно-премиальная

Итого:

§ Подготовительно-заключительное время, Т_пз 10 мин.

§ Оперативное время, Т_оп 450мин.

§ Время перерывов в работе, Т_пер : 20 мин.

Фотография рабочего времени №1

Дата:21.10.12

Начало наблюдений: 9⁰⁰ и 14⁰⁰

Окончание проведения:13⁰⁰ и 18⁰⁰

Продолжительность: 480 мин

Место наблюдения: приемная генерального директора

ФИО исполнителя: Гаврилова С.В

Образование: Средне специальное- секретарь

Специальность: секретарь-референт

Стаж работы: 2,5 года

ФИО наблюдателя: Бурмистрова А.Г

Специальность: студент-практикант

Таблица 2. Фотография рабочего времени №1

№ п/п	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время в часах и минутах (начало операции)	Продолжительность (мин)	Индекс
1.	Приход на рабочее место (включение оргтехники, подготовка рабочего места)	9.00	5	Тпз
2.	Получение электронной почты	9.05	5	Топ
3.	Разговор с коллегой на личную тему	9.10	20	Тпнд
4.	Выполнение поручений директора	9.30	80	Топ
5.	Подготовка документов, ведение документации	10.50	85	Топ
7.	Телефонные переговоры	12.15	45	Топ
8.	Обеденный перерыв	13.00	60
9.	Прием посетителей	14.00	90	Топ
10.	Проверка эл. почты, выполнение работ на компьютере	15.30	85	Топ
11.	Сбор и подготовка для подписи исполненных документов	16.55	25	Топ
12.	Подготовка документов за прошедший квартал к сдаче в архив	17.20	10	Топ
13.	Отчет перед директором о проделанной работе	17.30	15	Топ
14.	Составление плана на следующий день	17.45	10	Топ
15.	Завершение работы, выключение оргтехники, наведение порядка на рабочем месте	17.55	5	Тпз
Итого			480

Так как каждая операция рабочего процесса секретаря-референта единична, уникальна, не имеет повторений, то составление сводки одноименных затрат рабочего времени не имеет смысла.

Рассчитаем неучтённое время на личные нужды и выделим его из времени нарушения трудовой дисциплины.

Время на личные нужды (Т_ЛН):

Т_ЛН = ;

Т_ЛН == 11,4 мин.

Возьмем условный норматив на отдых секретаря 4%

Т_отд= Т_оп *4%/100%= 450*4%/100%= 18 мин.

Составляем фактический, аналитический и проектируемый балансы рабочего времени, используя коэффициент пропорциональности.

=

С помощью данного коэффициента определяется оперативное время и время отдыха проектируемого баланса рабочего времени.

= *К_ПР = 450*1=450мин

= *К_ПР = 18*1=18мин

2.2 Сводный баланс рабочего дня секретаря-референта

Таблица 3. Сводный баланс рабочего дня секретаря-референта

№ п/п	Категория затрат рабочего времени	Фактический баланс рабочего времени	Аналитический баланс рабочего времени	Проектируемый баланс рабочего времени
		мин	%	мин	%	мин	%
1	Топ	450	93,7	450	93,7	450	93,7
2	ТПЗ	10	2,1	10	2,1	10	2,1
3	ТОБ	-	-	-	-	-	-
4	ТПТ	-	-	-	-	-	-
5	ТПНТ	-	-	-	-	-	-
6	ТПНД	20	4,2	-	-	-	-
7	ТОТД	-	-	8,6	1,8	8,6	1,8
8	ТЛН	-	-	11,4	2,4	11,4	2,4
9	Всего	480	100	480	100	480	100

Анализ ФРВ:

1.Коэффициент использования рабочего времени:

= = 0,976;

2.Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины:

;

Сумма данных коэффициентов должна равняться единице.

К_ирв + К_пнд = 0,9958+0,042= 1

3.Коэффициенты производительной работы:

= 0,958;

4.Коэффициенты оперативного времени:

= 0,937;



3. Анализ результатов полученных в ходе наблюдения

В результате анализа расчетов, проведенных во второй главе данного проекта можно сделать следующие выводы:

1. Коэффициент использования рабочего времени показывает, что 99,5% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 0,5% времени смены. При этом все 0,5% приходится на потери, связанные с нарушением трудовой дисциплины.

2. Коэффициент оперативного рабочего времени равен (0,93). Это связано с малыми затратами рабочего времени на подготовительно-заключительные работы.

3. Коэффициент производительной работы равен (0,958).

Фотография рабочего времени является достаточно универсальным и доступным инструментом нормирования труда, изучения структуры затрат рабочего времени, проверки соблюдения технологической дисциплины, разработки мероприятий по повышению производительности труда и сокращению непроизводительных потерь рабочего времени.



4. Нормирование и организация труда секретаря-референта

4.1 Организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса -- секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, -- оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

Наличие должностной инструкции -- важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта.

Функции и задачи секретаря-референта.

Здесь необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телепрограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.

4.2 Нормирование труда в области секретарского обслуживания

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, нормативы численности персонала, а также нормативы управляемости и соотношений численности.

В основе всех нормативов лежит норматив времени - величина затрат времени на выполнение определенного вида работ при определенных организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Нормирование труда служащих учреждений необходимо для повышения эффективности работы учреждений. Измерение и нормирование трудовых затрат, нормирование труда в учреждении при правильном их использовании могут служить для: определения расходов на работу всего учреждения; совершенствования методов труда; поощрения служащих к труду; равномерного распределения рабочей нагрузки во времени; улучшения планирования работы учреждения; определения потребности в штатах; определения необходимости сверхурочных работ; составления в бюджета учреждения; улучшения трудовой дисциплины; сокращения необходимости принятия волевых решений; обеспечения рационального использования технических средств; решения вопросов повышении квалификации служащих.

При оценке фактических затрат управленческого труда используются как общие методы изучения трудовых процессов в аппарате управления, так и специальные, которые позволяют путем расчета и анализа определить трудовые затраты по отдельным видам документов и документальным операциям в целом. Типовые нормы времени на документальные операции разработаны на основе фотохронометражных наблюдении (фотографии рабочего дня, хронометраж) и передового опыта работы. Эти нормы учитывают время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности. К настоящему времени разработаны единые нормы времени на часто повторяющиеся работы по документационным функциям.



Заключение

В ходе работы над проектом был проведен анализ, который включил в себя:

1. Анализ использования трудовых ресурсов;

2. Определение величины потерь рабочего времени с помощью фотографии рабочего дня;

3. Составление баланса рабочего времени;

4. Анализ состояния организации и обслуживания рабочего места;

5. Анализ состояния и организации труда секретаря.

Важнейшие задачи нормирования труда - последовательное улучшение организации труда и производства, снижение трудоемкости продукции, усиление материальной заинтересованности работников в повышении эффективности производства, поддержание экономически обоснованных соотношений между ростом производительности труда и заработной платы.

Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая - с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Совершенствование трудового процесса предполагает рациональное сочетание во времени всех элементов труда, а также установление взаимосвязи между участниками производства.

Применение фотографии рабочего времени в течение всего рабочего дня поможет улучшить организацию труда и повысить его производительность за счет эффективного использования всего фонда времени. Для этого следует провести несложные расчеты соответствующих коэффициентов, после чего, по результатам расчетов, разработать мероприятия для повышения производительности труда.

Список использованной литературы

1. Генкин Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях. Учебник для ВУЗов. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Норма, 2004 - 432 с.

2. Секретарское дело /В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М.: ТК Велби, 2007.- 608 с.

3. Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.

4. Методические указания для разработки курсового проекта по курсу «Организация,нормирование и оплата труда»студентам специальности 07.14 «Экономика и управление в отраслях горной промышленности и геологоразведке»(для заочного обучения).Моск.геологоразведочный ин-т; Сост.В.Т.Борисович,А.С.Мокеева,В.Н.Абрамов.М.,1992,18с.

5. Интернет ресурс - http://bibliotekar.ru/biznes-60/7.htm

6. Интернет ресурс - http://www.surwiki.ru/wiki/index.php/

7. Интернет ресурс - http://abc.vvsu.ru/Books/organiz_normir_oplata/

Размещено на Allbest.ru

...