Усиление взаимосвязанности и переплетение всех сторон деятельности организации: финансовой, маркетинговой, производственной, экологической, социальной и других, а также усложнение, расширение и интенсификация как внутренних, так и внешних отношений привело к формированию в середине XX века так называемого системного подхода. Этот подход имеет важное значение при обосновании управленческих решений, в самых различных областях.

Системный подход исходит из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой, хотя и имеет свои ограниченные цели, но при этом теснейшим образом связан с другими элементами. В соответствии с этим управленческие действия не просто функционально вытекают друг из друга, на что делал акцент процессный подход, а все без исключения оказывают друг на друга как непосредственное, так и опосредованное воздействие. Изменения в одном из них неизбежно обусловливают изменения в остальных, а в конечном результате во всей организации. Поэтому каждый руководитель организации, принимая свои собственные решения, должен учитывать их последствия для общих интересов.

Одним из представителей системного подхода, впервые рассмотревших предприятие как социальную систему, был американский исследователь Честер Бернард (1887-1961). Он был социологом организаций, изучавший экономику в Гарварде (1906-1909), но не получивший ученую степень, потому что был "слишком занят и думал, что будет бессмысленно изучать курс лабораторной работы". Хотя, отсутствие степени бакалавра никак не помешало ему получить семь почетных докторских степеней за свой труд по исследованию природы и целей организаций.

Наиболее известной работой Бернарда стала "Функции администратора", содержавшая восемь лекций, прочитанных в Институте Лоуэлла с ноября по декабрь 1937 г. Целью этих лекций была разработка теории организаций и исследование характера кооперативных систем. Для Бернарда поиск общностей в организациях был затруднен слишком большим акцентом на характере государства и церкви и происхождении и характере власти. Он жаловался, что большинство исследований рассматривало социальные волнения и реформы и "практически не занималось формальной организацией как конкретным социальным процессом, с помощью которого осуществляется социальное действие". Социальные неудачи на протяжении всей истории были обязаны неумению обеспечивать человеческое сотрудничество в формальных организациях. Бернард отмечал, что "формальная организация - это вид сотрудничества между людьми, которое является осознанным, преднамеренным и имеет определенные цели".

Изучение формальных организаций давало возможность обеспечить сотрудничество и обеспечить достижение трех главных целей:

1. Обеспечить выживание организации путем "поддержания равновесия комплексного характера в непрерывно изменяющейся среде физических, биологических и социальных материалов, элементов и сил" в пределах организации;

2. исследовать важнейшие силы, к которым должно быть применено урегулирование;

3. проанализировать функции исполнителей на всех уровнях управления и контроль над формальными организациями.

Концепция Бернарда, которая включает как внутреннее равновесие, так и внешнее приспособление, была столь оригинальной, что вызвала критику со стороны тех, кто твердо придерживался традиционного представления о внутриорганизационном анализе. Бернард отклонил это традиционное представление об организации, имеющее границы и включающее определенное число членов; он включил в свою концепцию об организациях вкладчиков, поставщиков, заказчиков и других людей, чьи действия способствовали деятельности фирмы, хотя они и не могли рассматриваться в качестве "членов" фирмы.

Его конструкции кооперативной системы начинались с индивидуума как дискретного, отдельного существа. Вместе с тем, он отмечал, что люди не могут функционировать без вовлечения во взаимодействие, социальные отношения с другими людьми. Как индивидуумы люди имеют возможность выбирать между вступлением или невступлением в некую определенную кооперативную систему. Они делают этот выбор на основании каких-то своих "мотивов", то есть целей, желаний, импульсов, момента. Или рассматривая какие - либо альтернативы, имевшиеся в наличии. Организации через организационную функцию изменяют, модифицируют индивидуальные действия и мотивы путем влияния и контроля. Однако, эта модификация не всегда ведет к достижению как целей организации, так и целей отдельных работников.

Сотрудничество в пределах формальных организаций позволяет расширить возможности группы за пределы возможностей отдельного человека, например, при перемещении тяжелых предметов, производстве кораблей, самолетов, автомобилей, строительстве зданий, мостов и т.д. Люди объединяют свои усилия, чтобы делать то, что они не смогли бы сделать в одиночку; и, когда цель достигается, их попытки являются эффективными. Однако, у индивидуумов есть персональные мотивы, а степень, до которой они продолжают способствовать общим усилиям, зависит от удовлетворенности или неудовлетворенности, которую они лично испытывают при этом. Если их мотивы не удовлетворяются, то они отказываются от дальнейших попыток сотрудничества или выходят из системы, так как с их точки зрения система неэффективна. В конечном счете "единственной мерой эффективности кооперативной системы является способность выживания". Под этим Бернард подразумевал способность системы предложить достаточное количество стимулов для того, чтобы удовлетворить индивидуальные мотивы в преследовании групповых целей. Выражаясь современными терминами, формальная организация должна восполнить энергию или приобрести отрицательную энергию, предлагая удовлетворение потребностей своим членам. Если организация не эффективна, то она не будет действовать и поэтому не выживет. Для Бернарда это было универсальным принципом теории организации, который признавался исследователями Хоторна и лучшими теоретиками организации позднее. Попытка соединить требования к формальной организации с потребностями социочеловеческой системы была вехой в развитии теории управления.

Бернард определил организацию как "систему сознательно скоординированных персональных действий или сил" и использовал это определение, чтобы объять все типы организаций: военные, религиозные, академические, деловые и другие.

Различия между организациями существуют в физической и социальной среде: в количестве и способностях вовлеченных лиц или в договорах, по которым лица способствовали организации. Однако, эти различия не отрицали универсальность его определения формальной организации как "системы сознательно скоординированных действий или сил двух или более лиц". Организация состоит из людей, чьи действия скоординированы и поэтому стали системой. С системой должны обращаться, как с целым, потому что каждая часть в значительной мере связана с другой частью, включенной в систему. Существуют различные уровни систем, располагаясь от отделов или подсистем в фирме к конгломератам большого количества систем, формирующих "общество" в целом. Независимо от уровня анализируемой системы, все они содержат три универсальных элемента:

1) готовность сотрудничать;

2) общую цель;

3) коммуникации.

По определению, организация не может существовать без людей. Выражаясь языком Бернарда, готовность к сотрудничеству была необходима и "означает самопожертвование, отказ от контроля над персональным поведением, деперсонализацию личных действий". Люди должны иметь желание способствовать целям системы, но интенсивность и длительность этого желания колеблется, так как они основаны на удовлетворенности или неудовлетворенности членов организации. Организация должна обеспечить адекватные стимулы, как физические, так и социальные, чтобы вознаградить жертву со стороны работников выбором данной организации и участием в данной системе. Для отдельной личности эта готовность является объединенным эффектом "персональных желаний и пожеланий" участия, а для организации это объединенный эффект "предложенных стимулов и трудностей".

Обеспечение готовности включает в себя "экономику побуждений", которая состоит из двух частей:

1) предложение объективных побуждений;

2) изменение субъективных отношений путем убеждения.

Объективные побуждения - это побуждения материальные: (деньги), нематериальные (престиж, власть и т.п.) и "общественные” (социальная совместимость, участие в принятии решений и т.п.). Бернард, уклонившись от обсуждения вопроса о действенности или эффективности тех или иных мотиваторов, подчеркивал субъективность индивидуальных поводов. Убеждение или изменение отношений было субъективным методом, который заключался в поиске индивидуальных мотивов. Убеждение - это не принуждение, а внушение идей, разработанных для улучшения сотрудничества. Под эту категорию подходят обращение к лояльности, убеждение в организационной цели и другое.

Цель, как второй универсальный элемент, связана с желанием сотрудничать. Желание не может появиться до тех пор, пока члены организации не знают, какие усилия требуются от них и какое удовлетворение они получат в результате сотрудничества. Менеджер обязан добиться признания всеми членами организации общей цели организации. Необязательно, чтобы цель предназначалась какому-либо одному члену, но необходимо, чтобы он воспринимал ее как значимую для организации в целом. Мотивы всей организации и персональные мотивы различаются, и индивидуум вносит свой вклад, не потому, что его личные мотивы совпадают с мотивами организации, а потому, что он чувствует, что его персональная удовлетворенность зависит от выполнения цели организации.

Процесс, с помощью которого эти два первых универсальных элемента становятся динамичными, осуществляется с помощью коммуникации. Вся активность основана на коммуникации. Бернард разработал некоторые ее "принципы":

каналы связи должны быть отчетливо определены;

объективная власть требует определенного формального канала связи с каждым членом организации, то есть каждый должен докладывать и быть подчиненным кому-либо;

линия коммуникации должна быть настолько прямой и короткой, насколько это возможно, чтобы ускорить коммуникации и уменьшить искажения, вызванные передачей через многие каналы.

Бернард разработал и другие принципы, но они охватывают сущность внимания и акцента, которые он сделал на коммуникациях.

Идентификация этих трех универсальных элементов в формальной организации вела Бернарда к поиску общностей в "неформальной организации". Неформальную организацию он определил как "совокупность персональных контактов и взаимодействий в ассоциированной группе людей", которые не были частью формальной организации. Без структуры и часто без осознанной объединенной цели, неформальные группировки возникают в не связанных с работой контактах и, в свою очередь, устанавливают определенные отношения, традиции и нормы. Неформальные организации часто создают условия, ведущие к формальным организациям и наоборот. Бернард нашел три функции неформальной организации: коммуникации; обеспечение сплоченности в формальной организации путем регулирования готовности служить; поддержание чувств персональной принадлежности и самоуважения.

Эти функции представляются универсальными и делают неформальную организацию необходимой частью формальной организации. Неформальные действия служат для того, чтобы сделать организацию более эффективной.

3. Функции руководителя