Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Санітарно-гігієнічні вимоги до приймальної директора

2. Введення та редагування табличних даних

3. Складання та оформлення довідково-інформаційних документів

4. Діловий костюм

Висновки

Використані джерела

Вступ

Професія секретаря, секретаря-референта жадає від людини, котрий обрав її, хорошою підготовленості, широкого кругозору, всього комплексу ділових та особистих якостей, пов'язаних із специфікою секретарського праці.

Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами.

У сучасному світі практично в усіх сферах діяльності надійно зайняв своє місце комп'ютер. Комп'ютери застосовуються усюди, починаючи від збереження різноманітних архівів, завершуючи програмним управлінням верстатів на заводах.

Робота оператора комп'ютерного набору одноманітна. Але водночас вона вимагає від оператора високої відповідальності і постійної уваги протягом усього робочого дня. У таких умовах добре справляються з роботою оператори з високим рівнем емоційної стійкості.

Недостатній рівень розвитку самовладання, емоційної стабільності створює передумови для виникнення стану підвищеної стомлюваності, нервового напруження. Тому завжди потрібно пам'ятати про самоконтроль для збереження свого здоров'я.

1. Санітарно-гігієнічні вимоги до приймальної директора

Приміщення кабінету повинно мати природне і штучне освітлення. Основний потік природного світла повинне бути ліворуч. Орієнтація віконних прорізів повинна бути на північ або на північний схід. Не допускається напрямок основного світлового потоку природного світла ззаду і спереду працює на ПЕОМ. При двосторонньому освітленні при глибині приміщення кабінету більше 6 обов'язково пристрій правостороннього підсвітки, висота якого повинна бути не менше 2,2 м від підлоги.

В освітлювальних установках кабінету повинна бути використана система загального освітлення, виконана стельовими або підвісними люмінесцентними світильниками, рівномірно розташованими по стелі рядами у вигляді суцільних ліній з двох сторін про робочого столу. Світильники, а також віконні пройоми не повинні позначатися на екранах.

У приміщеннях з ПЕОМ через забруднення повітря антропогенними речовинами органічної природи і діоксидом вуглецю рекомендується мати припливно-витяжну вентиляцію, що забезпечує оптимальний температурно-вологісний режим для всіх кліматичних зон. Оптимальні параметри Допустимі параметри Температура, Відносна вологість.

При відсутності припливно-витяжної вентиляції можна організувати кондиціонування повітря за допомогою побутових кондиціонерів. Рахунок кондиціонерів повинен бути проведений інженером з вентиляції в залежності від їх продуктивності, кількості теплонадлишків від машин, людей, сонячної радіації та джерел штучного освітлення.

Електропостачання кабінету має бути виконано відповідно до вимог ГОСТ 28139-89 та ПУЕ. Підводка електричної напруги до столів повинна бути стаціонарною і прихованою. Розташування електрощита і Пристрої захисного вимикання повинен давати можливість миттєвого відключення системи електропостачання.

Для забезпечення пожежної безпеки кабінет МВТ повинен бути укомплектований 2-ма вуглекислотними вогнегасниками (типу ВВ-2).

Поверхня підлоги повинна бути рівною, без вибоїн, неслизькою, зручною для очищення та вологого прибирання, мати антистатичні властивості.

Для внутрішнього оздоблення приміщень з ПЕОМ і ВДТ не дозволяється застосовувати синтетичні матеріали, що виділяють у повітря шкідливі хімічні речовини та сполуки. До них можна віднести деревно-стружкові плити, шаруватий паперовий пластик, шпалери, що миються, рулонні синтетичні покриття та інших

Рівень шуму на робочому місці у всіх навчальних приміщеннях з ВДТ і ПЕОМ не повинен перевищувати 50 дБА. (Санітарні норми допустимого шуму в приміщеннях житлових і громадських будівель і на території житлової забудови N 3077-84, п.7.2).

Площа приміщень кабінету визначається відповідно до вимог нормативного документа.

2. Введення та редагування табличних даних

Microsoft Excel 2000 - табличний процесор, програма для створення й обробки електронних таблиць.

Електронна таблиця розглядається як об'єкт опрацювання, а табличний процесор - засіб опрацювання електронних таблиць. Під опрацюванням розуміється аналіз даних, їх корекція, синтез висновків, прийняття рішень, експерименти - все, що стосується дослідницької діяльності людини, яка використовує в своїй практичній професійній діяльності електронні таблиці і табличний процесор.

Одне з комірок таблиці завжди є активним, активна комірка виділяється рамкою. Щоб зробити комірку активною, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цієї комірки або натиснути на ньому мишею.

Для виділення декількох суміжних комірок необхідно установити покажчик миші на одному з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші комірки.

Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.

Мал.8

Заповнення комірок

Для введення даних у комірку необхідно зробити її активною і ввести дані з клавіатури. Дані з'являться у комірці та у рядку редагування (мал.8). Для завершення введення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес введення даних закінчиться й активним буде сусідня комірка.

Щоб відредагувати дані у комірці, необхідно:

1. зробити комірку активною і натиснути клавішу F2, або двічі натиснути у комірці мишею;

2. у комірці з'явиться текстовий курсор, який можна пересунути клавішами керування курсором у потрібне місце і відредагувати дані;

3. вийти з режиму редагування клавішею Enter.

Форматування табличних даних

Дані в Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводитися в форматі Загальний. Можна змінити формат подання інформації у виділених клітинках. Для цього виконайте команду Формат | Клітинки. З'явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому потрібно вибрати вкладку Число.

У лівій частині вікна діалогу Формат ячеек у списку Числові формати наведені назви всіх використовуваних в Excel форматів (див. Рис.). Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. На малюнку зі списку Числові формати обрано рядок (усі формати). У правому вікні Тип ви можете переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації.

Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди Excel чи ввести свій (користувацький) код формату.

Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в поле введення Тип.

Будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення або значення помилки, інтерпретується як текст. Введений текст вирівнюється в комірці по лівому краю.

Рис. формат числа

Щоб ввести текст, виділіть комірку і наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщати до 255 символів. Можна форматувати окремі символи чи фрагменти тексту в комірці та вводити текст у формулах, діаграмах, текстових вікнах.

Для форматування розташування тексту в комірці використовується закладка Вирівнювання в діалоговому вікні Формат клітинок.

Тут Ви можете розташувати текст для читання знизу-вгору, згори-вниз, вирівняти по правому, лівому, нижньому чи верхньому краю комірки, можна переносити слова тексту в межах комірки.

За допомогою інших закладок Ви можете відформатувати шрифт, параметри рамки навколо комірки, способи заливання комірки різним кольором, включити або зняти захист з комірки.

Стиль подання даних

Поки даних у вашій таблиці небагато і проблем роботи з ними теж небагато, але коли ви ввійдете в смак роботи з таблицями в Excel, у вас з'явиться природне бажання впорядкувати формати даних, бо якщо цього не зробити, то навіть просте завдання зміни формату може викликати серйозні проблеми.

Одним із способів упорядкування даних є введення стилю. Ви вводите телефонні номери - один стиль, заповнюєте таблицю продажів - інший стиль, вводите дані в телефонно-адресну книгу - третій стиль. Після цього для зміни подання даних досить лише змінити потрібний стиль і дані, відображувані цим стилем, зміняться автоматично.

Перед сортуванням даних важливо правильно виділити область, у якій відбуватиметься сортування. Якщо перед вибором меню Данные / .Помістити курсор усередину таблиці, то Excel автоматично виділить усі її рядки і стовпці. Якщо ж виділити тільки частину таблиці, то і сортування відбудеться тільки у межах виділеної області. Наприклад, якщо ви виділите тільки стовпець із прізвищами співробітників, але не виділите стовпець із сумами належних їм виплат, то прізвища будуть перевпорядковані, але суми виплат залишаться нерухомими в колишніх комірках. Так можна зіпсувати дані, на введення яких був витрачений значний час. Виправити помилку можна, якщо відразу після неправильного сортування натиснути кнопку скасування, або закрити файл, не зберігаючи на диску внесені зміни.

Якщо сортування відбувається за одним ключем, то достатньо просто встановити курсор у ключове поле і скористатися однією з кнопок. При цьому Excel сам виділить всю таблицю і виконає сортування за обраним ключем. Щоб Excel зміг правильно визначити межі таблиці, у ній не повинно бути пустих рядків чи стовпців.

Для сортування за декількома полями слід помістити курсор усередину таблиці або виділити діапазон комірок, що підлягає сортуванню, та вибрати в меню Данные опцію Сортировка. В результаті не екрані з'явиться вікно.

Якщо ви бажаєте сортувати стовпці (а не рядки, як це робиться за замовчуванням), то сповістіть про це програмі, клацнувши у вікні, що з'явилося, на кнопці Параметры. Там же можна задати режим, що забезпечує сортування назв місяців, днів тижня тощо не в алфавітному, а в хронологічному порядку.

Звичайно Excel вважає перший рядок шапкою таблиці, що не бере участі в сортуванні. Якщо ж таблиця не має шапки, і її перший рядок підлягає сортуванню нарівні з іншими, то у вікні сортування слід вибрати: Идентифікувати поля по позначенням столбців листа.

У графі Сортировать по виберіть заголовок чи координату стовпця, по якому буде виконуватися сортування, а також напрямок сортування: по возрастанию або по убыванию.

Записи, що містять однакові значення ключового поля, у свою чергу, можуть бути відсортовані по другому ключовому полю, якщо ви заповните графу Затем по. Наприклад, при сортуванні персоналу записи з однаковими прізвищами сортуються по іменах. Аналогічно, записи, що містять однакові значення в двох перших ключових полях, можна піддати сортуванню, указавши третє ключове поле в графі В последнюю очередь по. Наприклад, якщо збігаються і прізвище, і ім'я, то сортування здійснюється за полем по батькові.

Для виконання сортування з обраними параметрами, клацніть мишкою на кнопці ОК.

Підведення підсумків можна виконувати тільки після виконання відповідного сортування даних. Якщо, наприклад, вам потрібно підвести підсумки по датах із проміжними підсумками по товарах, то і сортування повинне виконуватися в першу чергу по датах, у другу - по товарах.

Сортування необхідне тому, що рядки з підсумками додаються там, де відбувається зміна значення даних. Наприклад, підсумок по даті додається там, де відбувається зміна дати. Отже значення, по яких підводиться підсумок, повинні групуватися разом, а не бути розкиданими по таблиці.

Фільтрація

При вирішенні багатьох задач виникає потреба здійснювати фільтрацію даних, тобто відображати й обробляти не всі рядки, наявні в таблиці, а тільки ті, що задовольняють визначеним умовам.

Excel має два засоби для фільтрації даних - автофільтр і розширений фільтр.

Щоб установити автофільтр, треба помістити курсор усередину таблиці і вибрати в меню Данные опції Фильтр Автофильтр. В результаті біля заголовків стовпців з'являться кнопки списків, що розгортаються, з яких можна вибрати наступні опції:

- (Все) - знімає фільтр із даного стовпця і забезпечує вивід рядків із будь-якими значеннями в даному стовпці;

- (Первые 10...) - дозволяє відфільтрувати задану кількість або заданий відсоток найбільших або найменших елементів даного стовпця;

- (Условие...)дозволяє задати одну або дві умови фільтрації у формі рівності або нерівності

Якщо умов дві, то їх можна зв'язати логічною операцією І чи АБО. У першому випадку будуть відфільтровані рядки, для яких одночасно виконуються обидві умови, у другому - хоча б одна з них.

У списку містяться також усі значення даних, присутніх в даному стовпці. Вибір такої опції приводить до того, що через фільтр пройдуть тільки рядки з обраним вами значенням.

Для зняття автофільтра потрібно виконати ті ж дії, що і при його встановленні.

Щоб використати розширений фільтр, потрібно створити допоміжну таблицю, що має таку ж шапку, як і шапка вхідної таблиці, що підлягає фільтрації. Для цього найзручніше просто скопіювати шапку вхідної таблиці.

Якщо помістити в допоміжну таблицю деяке значення, то у відфільтрованій таблиці будуть показані тільки ті рядки, що містять зазначене вами значення в одноіменному стовпці.

У комірки допоміжної таблиці можна включати і нерівності. Наприклад, вираз <100 забезпечить фільтрацію чисел, менших ста.

Якщо рядок допоміжної таблиці містить декілька заповнених комірок, то всі задані ними умови повинні виконуватися одночасно. Якщо в допоміжній таблиці заповнені декілька рядків, то через фільтр пройдуть дані, що задовольняють умові, заданій хоча б в одному з рядків допоміжної таблиці.

Для накладення розширеного фільтра, необхідно помістити курсор усередині основної таблиці і вибрати в меню Даныеопції Фильтр і Расширенный фильтр. При цьому в поле Исходный диапазон (рис. 6) буде автоматично занесений діапазон комірок вхідної таблиці. Для занесення діапазону комірок, допоміжної таблиці, у поле Диапазон условий, потрібно установити курсор у це поле, а потім виділити мишкою допоміжну таблицю разом з шапкою.

При бажанні можна задати також діапазон комірок, куди треба помістити результати фільтрації, якщо ви не хочете фільтрувати список на місці. Є також можливість відображати в результатах тільки унікальні записи. Тобто, якщо таблиця містить записи що повторюються, то результат фільтрації міститиме тільки по одному екземплярові кожного з них.

Для зняття розширеного фільтра потрібно вибрати в меню Данные Фильтр і Отобразить все.

3. Складання та оформлення довідково-інформаційних документів

Загальна характеристика документів. Службові записки

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до уваги.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки

Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про явища і факти, які вже здійснилися, про виконані роботи, про ситуацію, що склалася.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А 4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П.І.Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П.І.Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків.

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

- документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

- з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах паперу, підписує виконувач).

Довідки - їхні види та правила оформлення

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу. секретарський редагування документ

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код підприємства, код форми документа.

2. Реквізити штампа загального бланку.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).

10. Підпис.

11. Відмітка про направлення до справи.

Протоколи, витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

- Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

- Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

- Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

1. Найменування організації та її підвідомств.

2. Назва документа (протокол).

3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

4. Дата засідання.

5. Місце засідання.

6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

7. Заголовок до тексту.

8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

13. Підписи голови та секретаря.

14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово "СЛУХАЛИ" пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступаючих і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

ПРОФТЕХУЧИЛИЩЕ № 17

ПРОТОКОЛ

12.11.2003 № 3

Київ

Про загальні збори учнів

Голова - Совенко В.А.

Секретар - Каніщенко Т. Б.

Присутні: директор училища Кучер Л.Д., викладачі: Куценко А.А., Грицюта Ф.С., Севастюк Б.М., Кличко Л.С., учні.

Порядок денний:

1. Підготовка учнів до виробничої практики.

2. Робота з озеленення й опорядження навколишньої території.

1 СЛУХАЛИ:

Куценко А.А. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

1. Севастюк Б.М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім учням взяти участь у виробничій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

Голова зборів (підпис) В.А. Совенко

Секретар (підпис) Т.Б. Каніщенко

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

18.01.2002 № 5

Київ

Засідання кафедри української

мови

Голова - Луценко А. А

Секретар - Токарева А. М

Присутні: доц. Коломієць Ф. С., доц. Марченко Ю.Ю., ст. викл. Ткаченко Л.В.,асист. ШумейкоЛ. Б.,асист. Лепеха І. І..аспірант Крикун С.В.

1 СЛУХАЛИ:

Крикун С.В. - затвердження теми кандидатської дисертації.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні "Темпоративна синтаксема у структурі простого речення".

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича.

Голова - Луценко А. А

Згідно з оригіналом

Секретар Токарева А. М

28.01.2002

Службові листи

Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.

На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

- Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.

- На прохання підвідомчих установ.

- При здійсненні оперативних зв'язків.

- Рекламна діяльність фірми.

- По роботі з клієнтами.

- Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.

Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.

Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.

Формуляр листа включає наступні реквізити:

1. Емблему, нагороди.

2. Назву та адресу організації - відправника.

3. Номер та дату листа.

4. Адресат. Номер та дата ініціативного документа.

5. Текст.

6. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.

7. Підпис керівника.

8. Віза виконувача.

На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретні частини тексту.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.

- запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.

- інформаційні, гарантійні.

Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.

Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.

Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.

Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник.

ТОВ "Ф.М.Д."

вул. Караванського, 57, м. Суми, 33546

тел. (034) 295-0192, тел./факс (034) 292-0196

Код ЄДРПОУ 11511361

Генеральному директорові

ЗАТ "БАКОП"

Самчуку П. І.

вул. Садова, 122, оф. 302

м. Суми, 40054

"___" __________ 20____р.

Щодо погодження умов

постачання сировини

Шановний Петре Івановичу!

Надсилаємо Вам договір про постачання сировини.

Просимо підписати, засвідчити печаткою і надіслати один примірник на нашу адресу.

Додаток: договір про постачання сировини від 17.11.2011 № 113/25-ДСК

на 5 арк. у 2 примірниках.

З повагою,

Директор Петелько В. І. Петелько

ТОВ "КРАСА"

вул. Колоса, 11, м. Вінниця, 10021,

тел. 0 (14) 295-0192, тел./факс 0 (14) 292-0196

Код ЄДРПОУ 11511361

Директору ПП "Краєвид"

Столяр З. І.

вул. Скирди, 12, м. Вінниця, 10054

______________ № _____________

На № _______ від ______________

Щодо звинувачень про затримку надання документів

Шановна Зінаїдо Іванівно!

Ваш лист викликав у нас здивування з приводу звинувачення щодо затримки передання технічної документації. Розуміємо, що ситуація вкрай неприємна, проте насамперед знімаємо із себе вину за згадану затримку й хочемо нагадати обставини, за яких це сталося.

Згідно з пунктом 2 нашого договору від 10.10.2011 № 53, технічну документацію необхідно передати протягом місяця із дня відкриття Вами на нашу користь безвідкличного акредитиву на суму 20 000 грн.

Крайнім терміном відкриття акредитиву було встановлено 20 жовтня 2011 року.

Однак Ви порушили зобов'язання й спізнилися на 8 днів. Гадаємо, ви розумієте, що саме таке порушення договору з Вашого боку й зумовило затримку передання технічної документації.

Беручи до уваги викладене вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.

Повідомляємо, технічна документація буде надана до 22 листопада 2011 року.

З повагою директор Прокопенко В.В.

Акт

Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).

Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.

Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.

Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.

Основні реквізити акту:

1. Реквізити штампа загального бланку.

2. Код підприємства.

3. Код форми документу

4. Назва виду документа.

5. Дата, індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Гриф затвердження. 8. Текст.

8. Відмітка про наявність додатків.

9. Підпис голови та членів комісії.

10. Відмітка про візування.

11. Відмітка про контроль.

12. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.

Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).

У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.

В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

__________ М.Ю. Мазур

"___" ____________ 2012 р.

АКТ

30.08.2012 № 45

Київ

Про грошовій обіг

Підстава: наказ директора заводу від 01.02.2012 № 45

Складений комісією в складі:

Голова - начальник Господарського управління Бурба О.П.

Члени комісії:

1. Начальник відділу матеріального забезпечення Кучеренко С.М.

2. Завідувач секретом експлуатації Фальченко Т.О.

Комісією станом на 30 липня 2012 року встановлено:

Назва матеріальних цінностей	Інвентарний номер	Кількість	Ціна	Дата придбання	Примітка

Акт складений у двох примірниках:

1-й прим. - до бухгалтерії заводу

2-й прим. - до господарського відділу

Голова комісії О.П. Бурба

Члени комісії С.М. Кучеренко Т.О. Фальченко

Телефонограми

Це термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах "передано" і "прийнято" вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

ТЕЛЕФОНОГРАМА

№ 25 від 14.06.2012

Кому _______________________ прийняв _______________________

Від кого _________________________ передав ______________________

Час __________________

28 червня 2012 року відбудеться круглий стіл за темою

"Освіта 21 століття"

Адреса: вул.. Бориспільська, 7, оф. 1012, м. Київ

Іванченко4. Діловий костюм

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця центр зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю "ідеальний секретар", який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс з секретаря. Секретар - візитна карточка шефа.

Отже, давайте проаналізуємо деякі не менш важливі елементи, які відносяться до іміджу секретаря.

Одяг

Як говорить народна приказка - "зустрічають по одягу". І це дійсно так. В момент зустрічі з кимось новим для нас ми відразу ідентифікуємо - порівнюємо, співставляємо його з усіма людьми, яких ми зустрічали до цього. Відбувається своєрідна "класифікація": зім'ята сорочка, бахрома на штанях, заношені туфлі - бомж; класичний костюм, краватка, дипломат у руках - бізнесмен. Про це в першу чергу говорить одяг.

Як підказують психологи - перше враження дуже часто залишається домінуючим протягом довгого періоду.

Одягатися гарно необхідно завжди - справляти хороше враження на оточуючих.

В гардеробі секретаря повинно бути декілька костюмів нейтральних кольорів на всі випадки і пори року. Діловий одяг обов'язковий навіть влітку. Колір костюму такий ж важливий як і фасон. Колір може не тільки покращувати зовнішність, а й діяти на оточуючих. Найкраща тканина для нього - шерсть, твід, полотно. У запасі у неї завжди буде довга шерстяна спідниця, і тоді повідомлення про вечір або банкет не застане її зненацька: таку спідницю вона зможе одягнути до любої із своїх блузок.

Влітку бізнес леді не з'явиться на службу у строкатому платті, вона віддасть перевагу костюмові світлих тонів.

Кращі кольори для ділового костюму жінки - темно-синій, темно-коричневий, сірий, світло-синій, рудувато-коричневий. Найбільш приємними для чоловічого ока рахуються блідо-жовтий, рожевий, темно-синій, бежевий. Можна відмітити ще три кольори: чорний, білий та червоний. Однак з червоним кольором треба бути дужче обережною. Костюм цього кольору краще одягати на багатолюдні свята, презентації, конференції, зустрічі. Тоді Ви ні в якому разі не залишитеся непоміченою.

Ні при яких обставинах не надягайте костюм яскраво жовтого чи помаранчевого кольору - вони нервують навколишніх. Найгірший колір для костюму ділової людини - білий. Він надасть вам не умісний на роботі парадний вигляд, а крім того, найменша плямка може "зап'ятнити" вашу репутацію. Білою може бути тільки блуза.

Одне з головних правил - чим менше оголеного тіла, тим більше до вас довіри. Ідеальна довжина для спідниці - до коліна. Довше можна, коротше - ні в якому випадку.

Але діловий костюм - це не тільки суворі костюми. В ньому повинні бути речі, які можуть трохи відступати від ділових канонів. Це плаття, якому дозволено бути трохи яскравішим і довшим ніж звичайне.

І так, бізнес леді запам'ятає, що темно-коричневий, темно-синій, колір іржі та бежевий є найбільш підходящими як для службового плаття, так і для плаття, викликаючого цікавість та увагу чоловіків.

Поєднання в одязі двох або більше кольорів свідчить, що ви людина, яка не знає почуття міри. М'які тони (бежевий, білий, зелений) створять про вас враження, як про людину спокійну, врівноважену. Яскравий одяг вкаже, що ви бажаєте бути в центрі уваги і надаєте перевагу колективній роботі. У взутті і про всілякі вільності нема і речі. Скажіть "ні" "шпилькам", туфлям на плоскій підошві і босоніжкам з відкритим носком. Скажіть "так" лодочкам чорного, коричневого чи темно-синього кольору на середньому каблуці.

Прикраси

Найкращими є прикраси з золота (найважливіша з яких обручка). Але надаючи своєму вигляду вишуканості, пам'ятайте, що почуття міри - закон елегантності. А з аксесуарів буде доцільним носити кейс.

Цікаві дослідження провели американські спеціалісти. Вони помітили, що дуже багато навіть незаміжніх бізнес леді при контакті з новими знайомими у діловій сфері одягають обручки. Цим самим вони викликають повагу у спостережливих і проникливих партнерів, йдуть до вирішення ділової задачі, не відволікаючись на обговорення особистих тем. У повсякденному спілкуванні, на службі краще носити тільки одну каблучку плюс ще одну - дві прикраси, які не надто кидаються у очі і не надто великі. Тому, що не слід забувати, що прикраси не повинні заважати роботі. Секретарю, у якої всі пальці у каблучках, буде нелегко друкувати на машинці, працювати з листами, документами і т.д.

Багато дорогоцінних прикрас в денний час видасть ваше незнання ділового етикету та відсутність смаку. Крім того, такий перебір в гардеробі може стати ознакою хитрості, бажання домінувати в усьому.

Косметика

Здавалося б яка різниця зроблений манікюр чи ні. Співрозмовник можливо й не зверне уваги на ваші нігті, але підсвідомо відчує неприязнь.

Доглянутий зовнішній вигляд включає в себе і акуратну, але разом з тим просту зачіску. З розпущеним довгим волоссям із завитушками ви можете створити враження впевненої в собі особи. Прямі гладко зачесані волоси середньої довжини - ідеальний варіант ділової зачіски. Вони виглядають акуратно і в міру консервативно та легко укладаються. Ніяких локонів, але якщо волоси крутяться від природи їх краще випрямити за допомогою гребінця і фену. Темно-русий і каштановий - ідеальний колір для ділової жінки. Рахується, що чим темніше волосся тим строгіша характеристика жінки.

В діловому макіяжі існує чіткий етикет: ваш вигляд повинен відповідати іміджу фірми і посади яку ви займаєте. Потрібно підбирати помаду в пастельних тонах, без блиску і перламутру. Щоб вас сприймали як ділову жінку, слід робити акцент на очі, а не на губи. Пудра і капля румян нададуть обличчю здорового вигляду.

Слабинка кожної жінки - парфуми. Коли ділова жінка зустрічається з впливовими чоловіками, вона намагається показати себе як розумну і чарівну жінку. Ніщо так не сприяє цьому враженню, як хороша французька косметика. Тонкі, дорогі парфуми зроблять чоловіків Вашими прихильниками, а майже невідчутні аромати квітів закріплять Ваш авторитет.

Секрет успіху - в хорошому іміджі, незмінними складовими якого є вірний макіяж, одяг, манера розмовляти та жестикулювати. Можна мати відповідну освіту, яскравий талант і небачені можливості, але якщо імідж не продуманий ваші замисли можуть залишитися тільки мріями. Зовсім не потрібно шукати поради в іміджмейкера - варто спробувати самотужки, спираючись на свої кращі особисті дані.

Щоб не розвіяти приємне враження, необхідно розположити до себе слухача з першого слова. Навряд чи дуже різкий голос викличе у партнера симпатію - він вирішить, що ви нав'язуєте йому свою думку; невнятне бормотання не тільки викличе злість, але й охарактеризує вас як невпевнену в собі особу, ну а високий голос заставить співрозмовника засумніватися чи можна вам довіряти. Так що, якщо хочете створити гарну думку про себе швидше потурбуйтеся про те, щоб ваш голос звучав привабливо. Найпростіший спосіб це - записати свою мову на магнітофон, а потім прослухати її. Але мати приємний голос мало. Для того щоб знайти спільну мову з співрозмовником, підлаштовуєтесь до тембру і темпу. Дійти до взаєморозуміння з співрозмовником буде набагато простіше, якщо ви дасте йому зрозуміти, що він почутий і пам'ятайте увага повинна бути чистосердечна.

Про те, чи встановився між вами контакт, можна судити по очах. Якщо співрозмовник дивиться в очі, це значить він зацікавлений і уважно слухає, а якщо уникає погляду то або щось приховує або думає про щось своє.

Однаково важливо не тільки те як ви говорите, а й що ви говорите. Необхідно продумати свою промову до найменших дрібниць. Також мова жестів може сказати більше чим будь які слова. Жести можуть розповісти навколишнім про ваші почуття і навіть настрій.

Отже, елегантний костюм, гарна мова правильні жести - це ще не все, якщо немає самоповаги, любові до себе, віри в свої сили і відвертого бажання відчути проблеми співрозмовника, тобто шарму. Це велика сила, яка може піднести будь-яку жінку до вершини успіху. Імідж, пронизаний чарівністю, зачарує особу з якою ви спілкуєтеся, і вона вже бачить перед собою не "діловий костюм", а яскраву Особистість. Не автомат з завченими жестами і фальшивою посмішкою, а Жінку, окутану ореолом загадковості.

Висновки

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми, організації без секретаря неможливо. Секретар - перший, з ким зустрічається відвідувач в установі. Від нього багато від чому залежить, як розпочне свій робочий день керівник. Від поведінки секретаря залежить престиж фірми, в якій він працює, зрештою, настрій партнерів і клієнтів фірми, установи, організації.

Дотримання стандартів із діловодства сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їхнє складання, обробку й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їхнього розміщення. Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення або обробка документа. Адже правильно підготовлений та оформлений документ свідчить про культуру виконавця.

Крім того, секретар повинен знати службовий етикет, додержуватися корпоративного іміджу свого підприємства, завжди намагатися з кращої сторони представляти своє підприємство та керівника.

Усіма цими знаннями можна оволодіти за короткий час, але справжня майстерність, як і в будь-якій іншій професії, приходить із роками. Тільки згодом секретар відчує всі тонкощі цієї професії.

Використані джерела

1. Глушаков С.В.,Персональний комп'ютер. Учебний курс.-Харків: Фомо; М.:ООО.Фирма "Издательство Аст",2004.-499с.

2. Інформаційна тривога. // Пробудись. - 1998. - 8 січня. - С. 3-12.

3. Інформатика: Базовмй курс/ Симонович С.В.і др. - СПб.: Пітер, 2008

4. Курс користувачів персональним комп'ютером. Автори: Г.В. Саєнко та Т.Б. Волобуєва. 2006 рік.

5. Лапін В.М. Безпека життєдіяльності людини. К.: Т-во "Знання", КОО, 2000. - 186 с.

6. Малахов В.А. Етика: Курс лекцій. - К., 1996.

7. Практичний курс інформатики. Автори: В.Д. Руденко; О.М. Макарчук; М.О. Патланжоглу.

8. Проект програми курсу "Основи інформатики та обчислювальної техніки" для загальноосвітньої школи (автори: Жалдак М.і., Морзе М.В., Науменко Г.Г.). Електронний варіант.

9. Рудненко В.Д.,Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. - К.:Фенікс, 2007. -304 с.

10. Чмут Т.К. Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч.посіб. 3-те вид., стер., - К.: Вікар, 2003.

Размещено на Allbest.ru

...