Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

• Вступ
• Інтерфейс microsoft word
• Реєстрація, індексація та систематизація документів
• Етикет прийому відвідувачів і ведення службового засідання
• Раціональна організація робочого місця офіса працівника
• Висновки
• Використані джерела

ВСТУП

Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Специфіка роботи секретаря - численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. А тому доброзичливість, комунікабельність і культура спілкування (делікатність і тактовність) для секретаря просто незамінні. У будь-якої людини, після спілкування з секретарем повинне залишитися відчуття, що фірма зробить все можливе, щоб вирішити його проблему.

Важливим умінням для секретаря є здатність організувати своє робоче місце і час.

Серед більшості професій, які сьогодні популярні, є одна особлива - оператор комп'ютерного набору. Computer Science - комп'ютерна наука. Наука, яка є досить молодою, але стала необхідною складовою освіти сучасної людини. Найвидатніше досягнення у цій галузі - це створення персонального комп'ютера, який швидко посів значне місце у повсякденному житті.

Ретельність, терпіння, стійкість уваги, вміння бачити те, що стоїть за умовними знаками, здатність довго зосереджувати увагу, швидкість і точність рухів, схильність до роботи на одинці, ось основні вимоги до оператора комп'ютерного набору.

індексація документ картотека офіс

ІНТЕРФЕЙС MICROSOFT WORD

Текстовий редактор -- це програма, призначена для створення та опрацювання текстової інформації.

Текст, оформлений за допомогою текстового редактора, зазвичай називається текстовим документом. Текстовим документом називають також і файл, в якому цей текст зберігається.

Завантаження редактора тексту Microsoft Word здійснюється через головне меню, яке викликається кнопкою Пуск Панелі завдань, через панель Microsoft Office, або за допомогою ярлика на робочому столі.

Результатом завантаження стає відкриття розгорнутого вікна редактора, в заголовку якого знаходиться ім'я нового документа Документ1, яке присвоюється автоматично (рис.1.1).

Рис. 1.1

Вид екранного інтерфейсу з зазначенням його основних елементів представлений на рис. 1.1. Основу інтерфейсу становить головне меню і панелі інструментів. Особливістю редактора Word є можливість налаштування робочого екрана відповідно до індивідуальних переваг користувача. На рис. 1.1 зображений, так званий, стандартний інтерфейс. Тому розглянемо його трохи докладніше. Рядок головного меню побудована у відповідності зі стандартом де-факто, існуючим в Windows. Більш докладне знайомство з його функціями буде продовжено при розгляді відповідних розділів редактора. Панелі інструментів, включення / вимикання яких проводиться за допомогою вкладеного меню Панелі інструментів меню Вид, можуть перебувати як у положенні представленому на рис.1.1, так і виводитися за допомогою миші в будь-який зручний місце на екрані. При цьому вони перетворюються в окремі вікна (рис. 1.2).

Рис. 1.2

Нижче наводиться перелік кнопок основних панелей інструментів. Панель Стандартна (рис.1.2 а):

1. створення документа;

2. відкриття документа;

3. збереження документа;

4. друк документа;

5. перегляд документа перед друком;

6. перевірка орфографії;

7. вирізати фрагмент (помістити в Буфер обміну);

8. копіювати фрагмент в Буфер обміну;

9. вставити фрагмент з буфера обміну;

10. формат за зразком;

11. відмінити виправлення;

12. повернути виправлення;

13. додати гіперпосилання (при створенні web-сторінок Internet);

14. включити / відключити панель інструментів Web;

15. включити / відключити панель Таблиці і межі;

16. вставити таблицю;вставити таблицю Microsoft Excel;

17. колонки тексту;включити / виключити панель Малювання;включити / відключити схему документа;

18. показати спеціальні символи;

19. виклик Редактора формул;

20. меню, що випадає Масштаб;

21. виклик Помічника.

Панель Форматування (рис. 1.2 б):

1. меню, що випадає Стиль;

2. меню, що випадає Тип шрифту;

3. меню, що випадає Розмір шрифту;

4. група кнопок Накреслення шрифту;

5. група кнопок Тип вирівнювання абзацу;

6. група кнопок Списки (нумерований і маркірований список);

7. зменшити відступ абзацу;

8. збільшити відступ абзацу;

9. вставка ступенів та індексів;

10. установка зовнішніх меж абзацу;

11. маркірування фрагмента кольором;

12. колір шрифту.

Панель Таблиці і межі (рис. 1.2 в):

1. інструмент для малювання таблиць;

2. ластик;

3. випадають меню Тип лінії і Товщина лінії;

4. колір меж таблиці;

5. установка зовнішніх кордонів (аналогічно панелі Форматування);

6. колір заливки клітинок таблиці;

7. об'єднання осередків;

8. розбиття осередків;

9. група кнопок для установки типу вирівнювання по вертикалі;група кнопок вирівнювання стовпців і рядків таблиці;

10. автоформат таблиці;

11. зміна напрямку тексту;

12. група кнопки сортування інформації в комірках таблиці;

13. автосумування вмісту елементів таблиці.

Панель Малювання (рис. 1.2 г):

1. спливаюче меню Дії;

2. кнопка Вибір об'єкта;

3. кнопка Вільне обертання;

4. спливаюче меню Автофігури;

5. група кнопок Лінія, Стрілка, Прямокутник, Еліпс, Рамка з текстом;

6. додавання об'єкта WordArt;

7. група кнопок для установки Кольори фону, Кольори лінії і Кольори шрифту;

8. кнопки Тип лінії, Тип штриха і Вид стрілки;

9. кнопки Тінь і Обсяг.

Детальний розгляд дій з панелями інструментів буде проводитися в міру викладу відповідного матеріалу.

Зверху і зліва від робочої сторінки документа розташовані лінійки. Частковий горизонтальної лінійки представлений на рис. 1.3. Робоча область сторінки виділена білим кольором, а область полів - сірим кольором. На лінійці видно повзунки, що визначають межі відступів: першого рядка абзацу (новий рядок), а також правого і лівого відступів абзацу. Переміщення повзунків можливо за допомогою миші.

Сама нижня рядок робочого вікна називається рядком статусу (рис. 1.4). У неї виводиться інформація про номер поточної сторінки, номері поточного розділу, про кількість робочих сторінок документа. Тут же є інформація про поточний розташуванні курсору: відстань від верхньої межі листа в сантиметрах, номер поточного рядка і колонки.

РЕЄСТРАЦІЯ, ІНДЕКСАЦІЯ ТА СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Реєстрація та облік документів

Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.

Порядок обробки документів, що надходять

Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляду керівництвом і доставляються виконавцям.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.

Документи, адресовані керівництву організації або не мають вказівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час. Документи, рішення по яких виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.

При необхідності невідкладного рішення по надійшов документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Порядок обробки відправляються документів

Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.

Передача документів усередині організації

Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.

Передача документів на ОЦ для обробки, а також отримання документів (машинограм) з ОЦ здійснюється через секретаря структурного підрозділу або особа, відповідальна за документаційне забезпечення.

Облік кількості документів

Облік повинен провадиться в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.

У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.

Підрахунок кількості машинозчитуваних здійснюється за обліковими картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибірки заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації

В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їх основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.

Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (за наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін

Правила реєстрації й індексування документів

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікатором. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і що надходять з вищестоящих , підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машиночитаних, машинограм).

Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший воно повторно не реєструється.

Реєстрація документів провадиться в межах груп залежно від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи.

Реєстрація вступників та створюваних документів проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи з постачання - у відділі постачання, протоколи і рішення колегії - у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або їх їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.

Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку реєстраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстрованого масиву.

Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на реєстраційно-контрольних картках установленої форми.

Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-розмножувальна і обчислювальна техніка.

В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованого реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.

Довідкові картотеки формуються з реєстраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів.

Складаються наступні картотеки:

- Довідкові;

- Контрольно-довідкові;

- З географії документів, що надходять;

- За пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- Тематичні (накази, рішення) і ін

Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.

Види реєстраційних облікових форм

У практичній діяльності використовують різні реєстраційні облікові форми: журнальну, карткову, комп'ютерну.

Журнальну форму реєстрації використовують організації та структурні підрозділи, де документообіг менше 500-600 документів на рік.

Усі аркуші журналів нумерують у правому верхньому кутку, починаючи з другого. Усі аркуші прошивають міцними нитками. Кінці ниток виводять на останній пронумерований лист (зворотний бік). Використовуючи паперовий квадрат по діаметру більше круглої печатки, склеюють середини решт нитки. Зверху ставлять печатку організації з захопленням частини квадрата або безпосередньо в середину квадрата. На цій же сторінці роблять напис, що посвідчують правильність оформлення.

Наприклад:

«У цьому журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено круглою печаткою 90 (дев'яносто) листів».

Напис запевняє особистим підписом діловод (секретар), вказуючи посаду, і проводячи розшифровку особистого підпису (прізвище, ініціали).

Після закінчення записів у журналі, роблять напис, наприклад такого, змісту, «У даному журналі зареєстровано 372 документа з № 1 по № 372. Випадково пропущений номер 41 ». Запис завіряють підписом.

Усі журнали мають номери по номенклатурі справ.

На обкладинці журналу повинно бути написано: назва журналу, назва організації, реєстраційний номер за номенклатурою справ, в правому нижньому кутку - розпочато 00.00.00 і закінчено 00.00.00. Числа початку і закінчення журналу ставлять по реєстрації першого і останнього документа в журналі (у межах календарного року).

Журнальна форма реєстрації має свої технологічні недоліки:

1. Формальний характер закріплення документа за валовим порядковим номером;

2. Складності ведення по журналу пошукової, довідкової та контрольної роботи;

3. Складності обов'язкової багаторазової реєстрації документів;

4. Відсутність можливості відобразити рух документа в процесі розгляду і виконання.

Для реєстрації документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку.

Виготовляють картки друкарським способом на папері формату А5 (148x210 мм). Для більш швидкої орієнтації можна застосовувати колірні відмінності за категоріями документів. У цьому випадку картки виготовляють з кольоровими смугами по верхньому полю. Можливий кольоровий бланк картки: для вхідних документів - зеленого, вихідних - синього, внутрішніх - жовтого кольору.

Реєстраційні графи на картці, у журналі та комп'ютері істотних відмінностей не мають.

Організація, регламентує в інструкції з діловодства:

1. Розташування реквізитів на картці;

2. Зони для запису;

3. Порядок використання зворотного боку картки;

4. Склад додаткових реквізитів (визначає організація);

5. Кількість заповнених примірників карток (визначається числом довідкових, контрольних та контрольно-довідкових картотек, які мають канцелярії та структурні підрозділи).

Довідкова картотека

Довідкова картотека складається з 2-х частин і містить:

- Картки на невиконані документи, в т.ч. спрямовані в структурні підрозділи для ознайомлення та вивчення;

- Картки на виконані документи.

Картотека невиконаних документів включає наступні групи карток:

- На документи, що поступили;

- На документи, систематизовані за кореспондентам;

- На документи внутрішнього користування, що згруповано за структурним підрозділам, керівникам, фахівцям;

- На документи, об'єднані датою надходження.

Частина картотеки на виконані документи формують за схемою номенклатури справ або за напрямками діяльності організації. Всередині розділів картки розташовують по датам Надходження.

Довідковий відділ контрольно-довідкової картотеки за виконаним пропозиціями, заявами, скаргами будують за алфавітом прізвищ заявників.

Робота з картотеками передбачає:

1. Своєчасне надходження карток на знову зареєстровані документи;

2. Регулярне виконання операцій по веденню картотеки;

3. Внесення до картки додаткових відомостей (резолюцій, відміток про передачу фахівцям, про виконання і т.д.);

4. Внесення змін до записів;

5. Перестановку карток з одного розділу картотеки в іншій.

При правильному веденні картотек довідкова і пошукова робота здійснюється оперативно та ефективно.

Систематизація документів і формування справ

Справа - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

1. до справи включаються документи, робота над якими завершена;

2. документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

3. документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

4. формуються в різні справи;

5. документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

6. до справи включається один примірник документа;

7. кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

8. до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

9. до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

10. документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

11. документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

- протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв'язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності:

- документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200-250 аркушів (30-40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2-3 рази.

ЕТИКЕТ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧІВ І ВЕДЕННЯ СЛУЖБОВОГО ЗАСІДАННЯ

У діяльності кожного керівника зазвичай багато часу забирає прийом відвідувачів. За правилами етикету службових взаємин, керівник, менеджер зобов'язані приймати відвідувачів у точно призначений час. Насамперед бажано визначити дні, години і місце прийому. Якщо керівник через обставини, що склалися, не в змозі сам провести прийом, він має доручити це своєму заступникові, котрий зобов'язаний потім повідомити його про результати прийому.

Доцільно практикувати попередній запис на прийом із зазначенням питання, з яким відвідувач має намір звернутися. Це дасть керівникові змогу підготуватися до проведення прийому, отримавши необхідні відомості від співробітників установи або інших компетентних осіб.

Утім, такий порядок не є обов'язковим, відвідувачів можна прийняти і без попереднього запису. У такому разі секретар має доповісти начальникові, хто і з якого питання прийшов, і в жодному разі не вирішувати самостійно, кого пропустити, а кому відмовити.

Етикет прийому на прохання відвідувача має низку особливостей. Передусім варто брати до уваги те, що відвідувач йде на прийом з власної ініціативи, сподіваючись, що його вислухають, не перервуть, до його прохання або пропозиції поставляться уважно. На прийомі він прагне обговорити наболіле питання й домогтися позитивного рішення. Будь-які вияви тяганини й бюрократизму, зверхності й чванливості під час прийому неприпустимі.

Питання, з якими відвідувачі звертаються до керівника, можуть бути найрізноманітнішими. їх можна розподілити на дві основні групи: питання особистого характеру (поліпшення житлових умов, підвищення заробітної плати, надання відпустки) і питання, що торкаються суспільних інтересів.

Керівник, котрий веде прийом, зобов'язаний бути чемним, делікатним, уважним до відвідувача. Якщо керівник здатний перейнятися особистими турботами і потребами робітника або службовця, виробничими інтересами конструктора, винахідника, раціоналізатора, то таким прийомом будуть задоволені обидві сторони, а позитивний результат не забариться датися взнаки.

Ясна річ, у людей виникатимуть питання, стосовно яких їм необхідно порадитися з керівником. Тому прийом як форма спілкування, налагодження контакту керівника з колективом, процес взаємного пізнання і виховної роботи не може бути замінений нічим.

Встановлені дні та години прийому відвідувачів не означають, що в інший час керівник не приймає відвідувачів, адже можуть виникнути й екстрені ситуації. Приміром, запроваджений так званий директорський день дає можливість кожному порозумітися з будь-якого нагального питання із генеральним директором.

Прийом має проходити так, щоб керівника не відривали інші відвідувачі, телефонні дзвінки тощо. Треба дати відвідувачу можливість спокійно викласти своє прохання або пропозицію, створивши при цьому обстановку невимушеної бесіди. Необхідно зважати на характер відвідувача, а також на ту обставину, що під час прийому керівника пересічна людина зазвичай хвилюється. Етикет зобов'язує терпляче вислухати відвідувача. Якщо він відхиляється від основного питання, слід тактовно спрямувати розмову в потрібне річище. Якщо відвідувач прийшов зі скаргою стосовно якоїсь події, потрібно уточнити, де і коли ця подія сталася, зґясувати, які особи і якою мірою до цього причетні. Керівник має вміти ставити питання в такій формі, щоб вони спонукали до відвертої, довірчої й аргументованої розмови.

Ставити питання треба так, щоб вони не передбачали односкладових відповідей на кшталт "так" чи "ні". Зокрема, питання стосовно ситуації, що склалася, керівник зобов'язаний виявити такт і уміння уважно вислухати співрозмовника. Вихований керівник слухає 60-70% часу, а решту часу говорить.

Коли мету бесіди досягнуто, керівникові варто тактовно підбити підсумки бесіди і оцінити розмову. Якщо питання розв'язано позитивно, слід сказати, яких заходів буде вжито, і встановити терміни виконання їх. Якщо питання потребує додаткового вивчення, необхідно переконати в цьому відвідувача і запросити його прийти ще раз. У тому випадку, якщо прохання або пропозиція відвідувача не обґрунтовані й не можуть бути виконані, керівник має пояснити це людині, навівши вагомі аргументи. Керівник у жодному разі не має давати відвідувачу обіцянок, якщо немає твердої впевненості в тому, що вони можуть бути виконані. Чітка, ґрунтована на знанні справи відповідь, навіть негативна, буде сприйнята правильно.

Неприпустимими є знущальні, формально-бюрократичні заяви на зразок: "Прийому немає, чекайте!", "Заходьте завтра", "Зайдіть за тиждень", "Заходьте іншим разом", що свідчать про байдужість, душевну глухоту до потреб, прохань і пропозицій відвідувачів. Усе це, поза всяким сумнівом, завдає чималої шкоди людям і справі.

Хоч яким копітким є етикет службового прийому, керівник має бути уважним і тактовним із відвідувачами, здатним до співпереживання, співчуття і милосердя.

Конче важливим є своєчасний контроль за виконанням рішень, ухвалених внаслідок обговорення прохань або пропозицій відвідувачів.

Керівник, менеджер, якщо він пунктуальний і тактовний, ніколи не змусить відвідувачів довго очікувати у приймальні. Якщо він не може прийняти відвідувачів у призначений час, він обов'язково має доручи секретареві вибачитися перед тими, хто очікує, за невеличку затримку.

Керівникові, котрий розмовляє зі співробітником або відвідувачем, не слід в цей час переглядати газети й часописи, що лежать на столі, перегортати папери, які не стосуються справи; невпинно розмовляти по телефону; дивитися вбік, "стукотіти" пальцями по столу. Знаючи індивідуальні якості підлеглого, особливості його роботи, вдумливий керівник зуміє правильно оцінити його трудові досягнення.

Як правило, секретар начальника індивідуально вирішує, кого впустити до нього, а кого ні. Однак секретар зобов'язаний зареєструвати прохання відвідувача і передати його за призначенням (навіть за відсутності начальника), а потім повідомити заявника. Дуже прикро, але так чинять не скрізь.

Прийом відвідувачів -- це державна службова діяльність керівника, адже більшість відвідувачів сприймає його як представника держави, як людину, котра уособлює цю владу.

Практика службових взаємовідносин свідчить, що тривалість засідань значною мірою зумовлена особистими якостями керівника. Істотну роль відіграє також професійна підготовка і загальний рівень культури, інтелект учасників засідання.

Під час наради не слід нишком позіхати, читати газету, переглядати часописи, книжки... Чоловіки можуть зняти піджаки тільки тоді, коли це зробив головуючий. Можна обмінятися кількома словами із сусідами, але не заводити при цьому тривалі дискусії.

Якщо у виступі учасника засідання (наради) висловлюються необґрунтовані думки і пропозиції, головуючий має аргументовано й тактовно наголосити припущені помилки. Заперечуючи якусь пропозицію учасника засідання, керівник має обґрунтувати свої заперечення, а не відхиляти пропозицію категоричним ні.

Коли у діловому засіданні бере участь обмежене коло учасників, керівник може з власної ініціативи надавати слово тому чи тому учасникові засідання. У разі виникнення конфліктів або розбіжностей між учасниками засідання керівник зобов'язаний допомогти розібратися в них.

За етикетом ділового спілкування сучасний керівник має відповідати таким вимогам:

1. бути компетентним у справі, яку він очолює або за яку відповідає;

2. бути психологом -- вміти вести діалог і розуміти людину, з якою цей діалог ведеться;

3. виявляти у розмовах із підлеглими і людьми, з якими веде справу, коректність і такт;

4. пам'ятати, що захвалювання шкодить;

5. пам'ятати, що "точність -- це ввічливість королів";

6. уміти вести діалог, а не монолог;

7. уміти приймати рішення спільно;

8. бути відповідальним в усіх справах;

9. володіти відчуттям нового та йти на розумний ризик;

10. бути розумною мірою гнучким, не втрачати відчуття часу, актуальності подій;

11. мати високу працездатність, не втрачати постійного прагнення бути кращим і найдосконалішим.

РАЦІОНАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ ОФІСА ПРАЦІВНИКА

Робоче місце - це зона трудової діяльності одного або кількох виконавців, яка забезпечена необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.

Організація робочого місця вимагає системи заходів щодо забезпечення робочого місця засобами і предметами праці та їх функціонального розміщення. Організація робочого місця включає: забезпечення робочого місця меблями, і довідковими матеріалами, номенклатура яких визначається характером виконуваних робіт. До них належать:

1. інструкції зі справочинства;

2. посадові інструкції;

3. списки працівників з зазначенням їх адрес, номерів телефонів;

4. індексацію пунктів зв'язку;

5. розклад руху автобусів, поїздів і літаків;

6. словники;

7. графіки проведення громадських заходів і т.д.

Раціональна організація робочого місця передбачає також виявлення найбільш і найменш зручних зон приміщення, площі поверхні столу для виконання трудомістких операцій. Робоче місце кожного працівника канцелярії має бути організоване так, щоб його розумові та фізичні особливості спрямовувалися на виконання службових обов'язків без перешкод та незручностей. Технічні засоби та сучасне обладнання дають змогу створити нормальні умови для роботи персоналу.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати: письмові столи, конторські шафи - звичайні та для документів, приставні столи, підстольні стільці та тумби для зберігання паперів, настольну картотеку, набір канцелярського приладдя, друкарські машинки, персональні комп'ютери, зшивачі документів, сучасні засоби зв'язку, телефакс.

Робочий стіл працівника канцелярії має бути обладнаний засобами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконання операції. У верхній лівій шухляді столу доцільно покласти касету з стрічкою-липучкою, клей, коробку для канцелярських дрібниць. У правій верхній шухляді має міститися реєстрація або контрольна картотека. До настільного набору мають входити комплект ручок, олівців і паперу для записів.

Довідкові матеріали постійного використання зручно розташовувати вертикально у стелажах для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюють ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою зручно було брати трубку, а правою записувати інформацію. Тут же на підставці - телефонний довідник.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо) для загального користування мають бути доступні кожному з робітників канцелярії.

Письмові столи для друкарських машин та приставки до них виготовляють нижче звичайних, 68 см заввишки. У шухлядках столу розміщують папір для друку, папір копіювальний, стрічку, коректор та інші предмети, необхідні для роботи на машині та на ПК.

Для зручності роботи за письмовим столом застосовують гвинтово-обертовий стілець з сидінням зі спинкою та підлікотниками. Форма і розміри сидіння та спинки стільця мають забезпечувати рівномірний розподіл ваги тіла працівника.

Обладнують приміщення робочих підрозділів різними канцелярськими шафами, де зберігають папери, бланки, канцелярське приладдя. Розставляють меблі так, щоб був привабливим зовнішній вигляд приміщення.

Для зберігання документів з грифом обмеження доступу, печаток і штампів використовують сейфи. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти туди документи. Після роботи працівник, відповідальний за документи обмеженого користування, повинен закрити сейф, опечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відтиск печатки.

ВИСНОВКИ

Професія секретаря керівника найнеобхідніша професія у процесі діловодства. З давніх часів на плечі секретаря були покладені обов'язки із складання та оформлення документів.

В обов'язки секретаря входить щоденний ранішній прийом кореспонденції, її обробка, ведення контрольної картотеки, розкладання документів у справи. Саме ці щоденні, щотижневі, щомісячні види робіт і входять в основу плану особистої роботи секретаря.

Пліч опліч з діловодством та професією секретаря йде етикет, а саме мистецтво спілкування.

Спілкування - це міжособистісна і міжгрупова взаємодія, основу якої становить пізнання одне одного і обмін певними результатами психічної діяльності (інформацією, думками, почуттями, оцінками тощо). Потреба у спілкуванні розвивається від простих форм (потреба в емоційному контакті) до складніших (у співробітництві, інтимно-особистісному спілкуванні і т. ін.).

Робоче місце сучасного секретаря не можливо уявити без офісної техніки. Не можна обійтись й без настільних наборів в яких безліч корисних приладів: олівців, ручок, лінійок, гумок, степлерів, скріпок, кнопок. Всі ці предмети на перший погляд ні що з себе не представляють, але як без них? Під час робочого дня помічнику керівника неодноразово приходиться користуватися пристроями введення інформації.

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА

1. Гаєвський О. Ю. Інформатика : 7-11 кл. Навч. Посіб. - К.: Видавництво А.С.К., 2004. - 512 с. : іл.

2. Гогіташеілі Г. Г. Управління охороною праці на підприємстві. -- Л.: Львів, політехн. ін-т, 1991. -- 38 с.

3. Документи і діловодство: довідковий посібник. Сост. Лихачов М.Т. - М.: «Економіка», 1991.

4. Етика. Під ред. А. А. Гусейнова і Е.Л. Дубко. М. Гардарики 2000. А. А. Гусейнов, Р. Г. Апресян. Етика. М. Гардарики. Ю. А. Шрейдер2000.

5. Етика. Введення в предмет. М. "Текст", 1998. Етика. Енциклопедичний словник. - М., Гардарики, 2001.

6. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1999.

7. «Основи діловодства» - вимоги до тексту документа, Л.П. Салазкіна, Кемерово, 1997 р.

8. Пасько В. Microsoft Office'07, К.: BHV, 2007.

9. Проект програми курсу "Основи інформатики та обчислювальної техніки" для загальноосвітньої школи (автори: Жалдак М.і., Морзе М.В., Науменко Г.Г.). Електронний варіант.

10. http://www.big-library.com.ua

Размещено на Allbest.ru

...