Примеры реализации систем электронного документооборота

В качестве примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание

Система разработана на базе СЭД LanDocs.

Модуль программного обеспечения Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

1. документирования - процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;

2. организации работы с документами - процедур организации документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи в дело.

Система позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства, как организации работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:

· гибкая регистрационная карточка;

· настройка справочников системы на специфику делопроизводственных процессов организации;

· развитые средства разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы.

Область применения системы LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

· создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

· создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

· учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

· автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

· автоматизированная рассылка документов и контроль исполнения документов и поручений;

· обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

· подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

· интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.

Основные функции системы

Система позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрации документов;

· ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;

· обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;

· контроля исполнения документов и заданий;

· работы в режиме замещения исполнителя;

· отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;

· навигации и поиска документов;

· архивирования документов, восстановления документов из архива;

· отчетности по документообороту;

· сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;

· интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграции с внешними Windows-приложениями;

· рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;

· применения электронной подписи;

· выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;

· работы через Интернет;

· ведения справочников.

Документ в системе

СЭД - система, ориентированная на работу с документами. Документ в ней представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом - регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе, понимают специальный информационный объект - «Документ LanDocs».

Документ LanDocs - это совокупность трех основных составляющих:

· регистрационной карточки;

· текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке);

· сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу).

При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект - документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный документ.

Регистрационная карточка - заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) - прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом представляют собой совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных электронных цифровых подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

В качестве еще одного примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, которые используются в Управлении делами Президента Республики Беларусь, министерствах финансов, сельского хозяйства и продовольствия и т. п.

Пакет прикладных программ «Канцлер» является системой электронного документооборота, которая способна комплексно решить все задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Пакет прикладных программ «Канцлер» стал результатом тщательного исследования программных сред, детального изучения потребностей пользователя и нормативно-правовой базы. СЭД «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения-модули, связанные между собой «Базовой системой»:

· «Делопроизводство»

· «Управление персоналом»

· «Договоры»

· «Архивное дело»

· «Обращения граждан»

· «Гербовые бланки»

· «Потоковое сканирование»

· «Электронная цифровая подпись»

· «Система менеджмента качества»

· «Задания»

· «Нормативные акты»

Система электронного документооборота позволяет организовывать хранение, маршрутизацию и движение документов, коллективную и групповую работу сотрудников, автоматизировать деловые процессы предприятия. Электронный документооборот объединяет сотрудников, необходимую им информацию и деловые процессы в единую безопасную, надежную и динамичную рабочую среду, автоматизирует деловые процессы предприятия.

Эффективность ППП «Канцлер» достигается за счет ускорения обработки документов и решения срочных задач, укрепления исполнительской дисциплины, повышения эффективности и производительности труда.

Основной целью создания ЕИС КВП Республики Беларусь является повышение качества контроля за выполнением поручений Главы государства и совершенствование работы государственного аппарата управления в целом. Процесс контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь в настоящее время реализуется в связанной структуре государственных органов.

Ведущая роль в указанной структуре госорганов принадлежит Администрации Президента Республики Беларусь как распорядительному органу, организующему оформление и доведение до исполнителей решений Президента Республики Беларусь в виде конкретных контролируемых поручений. Из Администрации Президента Республики Беларусь после регистрации и постановки на внутренний контроль поручения Главы государства направляются в другие государственные органы для исполнения и контроля исполнения. При этом предусматривается, что в госорганах должны быть обеспечены симметричные меры по организации контроля исполнения и полноты владения информацией, направляемой из Администрации Президента Республики Беларусь.

Основным исполнителем поручений Главы государства является Совет Министров Республики Беларусь, вместе с тем, поручения могут направляться Администрацией Президента Республики Беларусь непосредственно в министерства и ведомства, в территориальные госорганы, в иные государственные учреждения и организации. О направлении поручений в нижестоящие госорганы соответствующие вышестоящие органы должны уведомляться.

В настоящее время в системе ЕИС КВП ПРБ интегрировано и успешно эксплуатируются 4 системы документооборота:

1. Система документооборота на основе Lotus Domino / Notes (Администрация Президента Республики Беларусь)

2. Система документооборота на основе Oracle (Комитет государственного контроля Республики Беларусь)

3. Система документооборота "LanDocs" (Совет Министров Республики Беларусь)

4. Система документооборота "Канцлер" на основе Lotus Notes (Управление делами Президента Республики Беларусь)

Контрольные вопросы к теме 11

1. Что такое бумажный документ?

2. Что такое электронный документ?

3. В чем заключается процесс выработки и проверки ЭЦП?

4. Какие компоненты необходимы для успешного применения ЭЦП?

5. Как классифицируются системы электронного документооборота?

6. Каковы основные требования к системам электронного документооборота?

7. Опишите системы электронного документооборота, которые Вы знаете.



ЛИТЕРАТУРА

1. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. №357-З «Об электронном документе».

2. Закон Республики Беларусь «Об информатизации».// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1997. с. 8-22.

3. «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», от 23.05.1995 г. №13, Мн.: БелНИЦДААД, 1995.-107с.

4. СТБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования».

5. СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи».

6. СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».

7. Гражданский кодекс Республики Беларусь Кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. №218-З (Ведамасці Нацыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь, 1999 г., №7-9, ст.101)

8. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. - М.: Изд-во стандартов, 1981. - 4с.

9. СТБ 6.38-2004 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

10. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984. - 8 с.

11. Приказ Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь 2 июня 2006 г. № 109 "О некоторых вопросах выдачи электронных документов". Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 112, 8/14715.

12. Положение о Фонде цифровых копий архивных документов (утверждено приказом Первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 22 июня 2007 г. № 31).

13. Основные правила работы ведомственных архивов. - М.: 1988. - 173 с.

14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 269 с.

15. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения./Авт.-сост. С.В.Жумарь, И.С.Гурина, Г.П.Краснокутская и др.- Мн., БелНИИДАД, 2001. - 182 с.

16. Методические указания по практическому применению СТБ. 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / Авт.-разр. Э.Н.Давыдова, Н.А.Камполе, А.Е.Рыбаков.-Мн.: БелНИИДАД,2005.-68с.

17. Альбом форм организационно-распорядительной документации. Авт.-разр. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков.-Мн.: БелНИИДАД,2006.-144с.

18. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. - Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. - 231 с. - (Система открытого образования).

19. Собалевский, Сергей Владимирович. Делопроизводство: курс лекций / С. В. Собалевский; Академия управления при Президенте Республики Беларусь. - Изд., 2-е, доп. - Минск, 2005. - 143 с. - (Система открытого образования).

20. Быченков В.Ф. Документы и документооборот в автоматизированных системах организационного управления. Учебное пособие. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000.- 154 с.

21. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. - 240 с.

22. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 1999. - 288 с.

23. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 59с.

24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2-е изд.испр. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.-328 с.

25. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2-е, испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

26. Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, - 575с.

27. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999 - 304 с.

28. Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000 -256с.

29. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1998 - 208 с.

ГЛОССАРИЙ

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета - документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы - документы, необходимые для ведения бухгалтерского чета и являющиеся письменным доказательством финансовых, хозяйственных операций.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ - документ, поступивший в организацию.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь.

Государственный стандарт - нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документация - совокупность документов по определенному предмету.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Индекс дела, номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) - документ, регламентирующий правила приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними в учреждении.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Информационные продукты (продукция) - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Информационные процессы - процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации - идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа - идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

Общий бланк - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Республики Беларусь в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных форм документов - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Типовой срок исполнения документов - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Вопросы к зачету

1. Основные понятия и определения делопроизводства. Документ и документооборот.

2. Роль документов в обществе. Функции документов.

3. Требования к документированной информации. Унификация документов и технологий работы с документами.

4. Юридическая сила документов. Обеспечение юридической силы документов на бумажном и машинном носителях.

5. Классификации документов, используемые в практике делопроизводства.

6. Нормативно-методическая база делопроизводства. Нормативные правовые акты, государственные стандарты, классификаторы и другие нормативные документы.

7. Унифицированные системы документации (УСД). Определение и назначение УСД. Примеры УСД.

8. Виды нормативно-правовых актов (НПА).

9. Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

10. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Виды документов. Логическая структура текста документов.

11. Составление и оформление информационно-справочных документов. Виды документов. Логическая структура текста документов

12. Формирование и текущее хранение дел

13. Организация работы с документами. Организация службы ДОУ и ее функции.

14. Документооборот входящих, исходящих и внутренних документов (первичная обработка, регистрация, исполнение и контроль). Сроки исполнения документов.

15. Регистрационные формы и особенности их использования.

16. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.

17. Номенклатура дел организации. Назначение, порядок разработки и ведения. Логическая структура документа.

18. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа.

19. Основные регламентированные процедуры работы с документами в ведомственном архиве (формирование, оформление и хранение дел, экспертиза ценности документов, передача в архив).

20. Основные положения закона «Об электронном документе».

21. Виды систем автоматизации работы с документами и их функциональные возможности.

22. Электронный и бумажный документооборот.

23. Электронно-цифровая подпись.



Учебное издание

Система открытого образования

Гваева Ирена Викторовна

Тепляков Анатолий Адамович

Делопроизводство в государственной службе

Курс лекций

В авторской редакции

Ответственный за выпуск О.Н. Солдатова

Технический редактор Т.В. Жибуль

Художник обложки О.А. Стасевич

Компьютерная верстка И.В. Гваева

Подписано в печать 11.10.2008.

Формат _/16. Бумага офсетная.

Гарнитура Times. Печать трафаретная.

Усл.печ.л. 12,79. Уч.-изд.л. 13,75. Тираж 100 экз. Заказ

Издатель и полиграфическое исполнение:

Академия управления при Президенте Республики Беларусь

ЛИ № 02330/0056905 от 01.04.2004 г.

ЛП № 02330/0056837 от 11.05.2004 г.

220007, г. Минск, ул. Московская, 17.

Отпечатано с оригинал-макета заказчика.

Размещено на Allbest.ru

...